Office80個超級技巧

1、office xp 80個超級技巧1. 快速定位-書簽在需要定位的位置，選取“插入”功能表中的“書簽”命令，打開書簽對話方塊；在其中，設置好書簽名後，按“添加”即可；在同樣的對話方塊中，選擇一個書簽，單擊定位即可。專家點評:知道書簽功能的用戶不在少數，不過使用書簽的人卻為數不多，也許是我們的文檔多不夠大吧？實際上書簽除了定位功能外還有很多作用，如很多和書簽有關的word域；文檔內的超連結以及文檔目錄2. 使用自定義序列排序使用自定義序列排序在excel排序對話方塊中選擇主要關鍵字後單擊選項，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易於控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，我以前如

2、果排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序後再轉置專家點評:自定義排序只應用於“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自定義排序次序。若要用自定義排序次序對多個資料列排序，則可以逐列進行排序。例如，如果要根據列a或列b進行排序，可先根據列b排序，然後通過“排序選項”對話方塊確定自定義排序次序。下一步就是根據列a排序。3. 在powerpoint中巧妙插入新幻燈片在編輯powerpoint時，不時的要插入一張新幻燈片，採用點擊“插入”-“新幻燈片”-“請選取自動版式”-“確定”，的確過於繁瑣，有捷徑嗎？有。如果想在當前幻燈片的後面插入一張新幻燈片，試一試“shift+enter(回車

3、鍵)”，奇妙吧！當然了“ctrl+m”也可以。不信？你試試看.專家點評:在格式工具欄中有一個新幻燈片按鈕，也是一個快速插入新幻燈片的方法；如果偏愛快捷鍵，則建議使用“ctrl+m”。“shift+enter(回車鍵)”在不同的視圖和狀態下會有不同的作用，僅在幻燈片縮略圖窗格中選定一張幻燈片的情況下，才能起到插入一張新幻燈片的作用。4. 平均word文檔的分欄 我們在對word文檔進行分欄的過程，往往會遇到最後一頁的欄是不等長的，其實，你只要將定位插入點到文檔末尾，然後選擇“插入|分隔符號”命令，在彈出的對話方塊中選擇“連續”單選按鈕，然後“確定”，這時候最後一頁的欄也變成等長的了。專家點評:本

4、方法將在分欄內容的最後插入一個連續型分節符號。我通常的作法是，先在內容後面插入一個空行，但分欄時不選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄，則直接分欄即可，不必這麼麻煩。5. 更快速的“全部保存”有文章介紹過,在word2000中想保存多篇打開的文檔，可以按住shift鍵，選擇“檔”功能表中的“全部保存”即可；其實有更快速的方法：可以按住shift鍵，然後滑鼠單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖示就變成“全部保存”的圖示，鬆開滑鼠，即保存完畢。專家點評:這是我盼望已久的一個技巧。實際上這種方法在excel中更多，例如在按下shift時單擊打開按鈕則可以實現

5、保存的功能，反之亦然。讀者可以這樣來試驗，先按下shift，再單擊一個按鈕不要鬆開滑鼠按鈕，觀察按鈕的圖形是否改變為其他，然後移開滑鼠即可。6. 如何群發郵件在outlook“聯繫人”中選定所需收件人，從“工具”功能表中選擇“郵件合併”命令。在對話方塊中選擇適當的選項後單擊確定。在出現的word文檔中輸入郵件內容，從“郵件合併”工具欄中選擇“合併到電子郵件”，再按“確定”。outlook就會把您所想要發的文檔發送出去了。專家點評:郵件合併功能最早是為發送批量的普通郵件設計的。現在也可以批量發送電子郵件。也許您會質疑：電子郵件的收件人、抄送和密件抄送可以有多項，何必批量發送？實際上，我一開始也是

6、這麼認為的，直到有人開發了一個發送工資條的系統，我才意識到：微軟不做沒用的事7.word表格計算在word2000的表格中，可以進行比較簡單的四則運算和函數運算。其使用方法是：將插入點定位在記錄結果的單格中，然後打開“表格”下拉功能表中的“公式”命令，出現對話方塊後，在等號後面輸入運算公式或“粘貼函數”。計算公式可引用單格，表格中的列可用a、b、c等表示，行數用1、2、3表示專家點評:word表格的計算功能雖然無法和excel相比，但卻遠遠超出一般人對於“簡單”的想像。除了四則運算、乘方、百分數和等式不等式外，另有求和、取整等18個函數可供選用，如果定義了書簽，還可以引用書簽進行計算。8.wo

7、rd斜線表頭將插入點定位在單格中。然後執行“表格”功能表中的“繪製斜線表頭”命令，當出現對話方塊後，選擇“表頭樣式”（共有5種可選擇），分別填入“行標題”（右上角的項目）、“列標題”（左下角的專案）和“資料標題”（中間格的專案）以及“字體大小”等，最後按確定退出。刪除斜線表頭的方法是，單擊要刪除的斜線表頭，當周圍出現選定標記時，按del鍵即可刪除該斜線表頭。專家點評:最簡單的表格只有行列2維。在手工處理資料的年代，為了能夠在一張表格中反映盡可能多的資訊，人們使用了斜線表頭等結構複雜的表格。但資料庫管理系統出現之後，我們只使用結構最簡單的表，原來的複雜結構則通過表之間的關係來表達。因此，一般說來

8、，斜線表頭會導致表格結構複雜而不利於自動處理。10.快速重複輸入在word中當輸完一些內容後，同時按下alt與enter鍵則剛才輸入的內容會被自動拷貝一遍，並且適用於拷貝粘貼後的重複粘貼。專家點評:其實這個快捷鍵對應的就是編輯功能表中的“重複”命令。不過這個命令有3個快捷鍵，大家熟悉的是螢幕提示的ctrl+y，也有人用功能鍵f4；本技巧給出的則是它的第3個快捷鍵。11.送你一個外出“小秘書” 在outlook單擊“工具”功能表中的“外出時的助理程式”項。在對話方塊中點選“我目前外出”選項後，點下方的“添加規則”。在“編輯規則”對話方塊中設置規則。如：選擇執行下列*作中的“答復”選項，編輯範本（

9、點範本按鈕）並保存，然後確定所有專案。這樣，以後你外出的話如果有人給你寫信，你可通過次助理程式來自動答復他們，告訴他們如有要事如何與你聯繫。專家點評:此功能屬於outlook伺服器端的郵件規則，需要exchangersever的支援。否則可能根本無法找到該功能表命令。12.outlook時間的自然語言支援 在outlook的約會、任務和會議要求等表單中，都有時間/日期等，一般情況下我們直接輸入日期或者選擇日期。其實還有一種高級用法：只要輸入表示日期的詞語就可以獲得對應的日期。這些表示日期/時間的詞語主要有：1-表示日期的常見詞，如：現在、today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大後天等，中

10、英文均可；2-數字：代表當月的日期，注意不要超過31，數字或中英文大小寫均可；3-節假日：如國慶日，元旦，建軍節、耶誕節等；4-星期：如星期五、禮拜一等；5-表示日期的複雜短語，如今天+20天、7.1+10day,2dayslater等.專家點評:這是一種人性化設計，在計畫若干天後的工作時，因無需掐算，該方法比從日曆中選擇日期更為方便。13.改變文字方向 只要把字體設成“字體”，如“宋體”就可以令文字逆時針旋轉90度了。這種方法對於設置與正文同方向的頁眉頁腳是非常有用專家點評:如果通過“文字方向”命令修改文字的方向，則會自動添加一個“下一頁”類型的分節符號。而本方法則可以將不同方向的文字在同一

11、段落中顯示。14.字元與unicode代碼的互換 首先，輸入一個需轉換的字元。接著，將游標移至它的右邊。最後，按下組合鍵：alt+x。此時，unicode字元便展現在你眼前；反之，若需將unicode代碼轉換為字元時，和上邊*作一樣。先輸一組unicode字元，還是將游標移至它的右邊，按下組合鍵：alt+x專家點評:記住某些特殊字元的unicode代碼是有用的，一般也可以在插入符號的對話方塊找到。而查閱unicode代碼，則很難找到更簡單的方法了。15.在excel中輸入人名時使用“分散對齊”姓名：楊曉青北京市在excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。

12、按空白鍵是一個辦法，但是我們這裏有更好的：我們以一列為例，將名單輸好後，選中該列，點擊“格式單格對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最後將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。專家點評:本技巧給出了一個很好的例子，同時還帶出了一個原則：永遠不應使用空格或空行來調整物件的位置，因為它很難控制，且適應性差，可能導致意想不到的結果。在本例中，如果名字中間有空格，查找時若忘了這個空格則會很麻煩16.快速選定excel區域姓名：吳馬長大連市沙河口區在excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域的左上角單格，同時按住shift鍵不放，再單擊想選定的區域的右下角單格即可

13、。另：按住ctrl鍵再用滑鼠可任意選定多個不相鄰的區域。專家點評:事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單格，再按下shift的同時單擊對角單格。此2種選定方法同樣適用於word2002，但word2002以前的版本不支援選定多個不連續區域。17.插入浮水印姓名：陳甯華上海市浦東區要想在word2000的文檔中添加自己喜歡的“浮水印”，只要雙擊“格式”功能表，選擇“背景”命令，再選擇“浮水印”，出現關於“浮水印”的設置攔，你可以在“文字”欄裏寫入自己喜歡的文字（公司名稱等）即可。一般在“顏色”欄裏選擇“灰色”。專家點評:word老用戶還記得在6.0中插入浮水印的方法嗎？對了，

14、在頁眉頁腳視圖中通過圖文框插入！到了2002，則不僅可以通過本技巧中的方法插入文字浮水印，更可以直接選擇圖片插入浮水印。現在的office用戶真幸福啊！18.excel自帶的示例文件姓名：仲飛廣西壯族自治區柳州市在:programfilesmicrosoftofficeoffice10samples文件夾中有兩個excel示例文件samples：主要包含工作表函數,條件格式,資料有效性,圖示標誌,重複任務,陣列,api示例,事件,自動化,ado等演示資料,對學習excel使用很有幫助solvsamp：是用來學習增益集規劃求解的一個示例檔,當中包含6個方面的應用：產品組合、貨物傳送、排班組合、最

15、大收益、投資方案和電路設計.專家點評:無論您是初學者，還是熟練用戶，這兩個檔都會對您有很大的幫助。注意：要使用規劃求解，需要先載入規劃求解增益集。方法是從工具功能表中選擇載入巨集命令，在對話方塊中選中規劃求解即可。19.找回丟失的word檔姓名：姚曉亮甘肅省蘭州市單擊“打開”按鈕，選“檔類型”框中的“所有檔”選項。在文件夾列表中，雙擊含有打開備份檔案的文件夾。單擊“視圖”按鈕。在“名稱”欄中，檔案名顯示為“xx備份”，在“類型”框中，檔的類型顯示為“microsoftword備份檔案檔”。找到該文件並雙擊。則打開該文件。（要找會丟失檔的前提是，必須在word中設置成“保留備份”，並且檔已經保留

16、了備份。）專家點評:啟用保留備份的方法是從工具功能表的選項命令，在保存選項卡中，選中保留備份。此後每次保存文檔時，都以備份副本的形式複製文檔的前一版。每個新的備份副本會替換前一備份副本。word會將備份副本（以.wbk為檔副檔名）與原文檔保存在同一個檔夾中。如果選中“保留備份”核取方塊，word將自動清除“允許快速保存”核取方塊，因為word只能在執行完整保存時創建備份副本。20.excel2000中選定超連結文本技巧姓名：周進湖南省寧遠縣如果需要在excel2000中選定超連結文本而不跳轉到目標處，可採用如下*作方法，單擊包含超連結文本的單格，按住滑鼠左鍵至少一秒鐘，然後釋放滑鼠，這時就可以

17、選定超連結文本。專家點評:在excel2002中，當指向該單格時，除了會提示鏈結位址外，也會提示單擊一次可跟蹤鏈結；單擊並按住可用於選定單格。不過在word中，默認需要ctrl+單擊來跟蹤鏈結；而powerpoint中，則是在播放時單擊才能跟蹤鏈結。21.給outlook個人文件夾(.pst文件)加把鎖姓名：趙李華上海市浦東新區在“檔”功能表上，單擊“資料檔案管理”。單擊需要的.pst檔，再單擊“設置”。單擊“更改密碼”並在框中輸入舊密碼和新密碼。一般最初密碼為空。單擊“確定”。專家點評:outlook個人檔夾包含了在outlook中可以查看的所有資訊，或者是這些資訊的備份。因此，加密管理是一

18、個好方法，不過千萬不要忘記密碼，否則就再也無法打開它了。22.製作有顏色的公式姓名：劉舫北京市海澱區使用office自帶的公式編輯器製作出的公式都是黑色的，使用通常的辦法無法改變公式的顏色，不過可以使用給公式添加陰影的方法，改變公式的顏色。在公式編輯器中做好一個公式，回到編輯狀態，通過視圖-工具欄-繪圖，調出繪圖工具欄，單擊繪圖工具欄中的陰影設置按鈕，選擇其中的陰影樣式17或者陰影樣式18，為公式做一個陰影，再點選陰影設置按鈕中的陰影設置選項，彈出陰影設置工具欄，調整陰影的位置，使陰影與公式重合，再通過設置陰影顏色，從而改變公式的顏色。專家點評:其實在word或excel中通常並不需要改變公式

19、編輯器物件的顏色，因為默認情況下，就是白底黑字。但在powerpoint中的情況就不同了，在深色背景的情況，公式可能幾乎無法看清。雖然這可能不是所謂“正式”的功能，但它確實解決問題。23.活用word的特殊字元替換功能姓名：林志雄福建省莆田市點“編輯”下“替換”，選擇“高級”。在“查找內容”和“替換為”中使用“特殊字元”可以實現許多你意想不到的功能。比如，網上常有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個空行。用手工刪除整篇文章中無用的換行符十分麻煩。使用替換功能，在查找內容中輸入兩次“段落標記”，在替換為中輸入一個“段落標記”進行替換。數千個沒用的空行瞬間清理就完畢了。使用該高級替換功能還可實現

20、許多特殊的編輯功能。大家自己去嘗試吧！專家點評:此技巧有一定的限制，而且不一定可以一步清除所有多餘的空行。因此如果使用word2002，可以把粘貼的智慧標記和本技巧結合使用。24.最大化和還原視窗的技巧姓名：張維山山西省太谷市除了正常的按右上角的最大化和還原按鈕，調整視窗之外，我發現了還有兩個地方可以完成同樣的調整。你也許會說，第一種是雙擊標題欄，可以在最大化和還原之間變化，我說對，這就是第一種方法。那麼第二種呢，我先問你有辦法嗎？我告你吧，在水平和垂直的捲軸的交叉處雙擊滑鼠鍵，還不要說真的在最大化和還原之間變化。舉一反三吧，這樣的技巧要不都讓我發現了。專家點評:也許您認為這屬於windows

21、的技巧而不是office的技巧。其實準確地說，它是word的技巧。因為我還沒有找到別的那個程式支援這個*作的功能。很難得哦！25.獲得郵件傳遞結果通知姓名：趙李華上海市浦東新區對所有郵件都設置送達或閱讀通知在“工具”功能表上，單擊“選項”。單擊“電子郵件選項”。單擊“跟蹤選項”。選中“已讀回執”或“送達回執”核取方塊。26.對單個郵件獲得通知在郵件中，單擊“選項”。在“投票和跟蹤選項”之下，選中“請在送達此郵件後給出送達回執”或“請在閱讀此郵件後給出已讀回執”核取方塊。專家點評:由於歷史的原因，普通的電子郵件甚至internet不被認為是可靠的通信方式。但作為一種重要的甚至是主要的通信方式，回

22、執功能可能會帶來很大的方便。雖然由於接收方或回執丟失的原因，沒有收到回執並不意味著對方沒有收到郵件；但如果收到回執，則可以肯定對方收到了郵件。27.使用powerpoint製作相冊姓名：劉劍四川省德陽市啟動powerpoint新建一個幻燈檔，執行插入功能表內圖片子項下的新建相冊命令打開相冊對話方塊，在該對話方塊中選擇要放入本相冊的圖片，並在完成圖片調整及相冊版式的設置後單擊創建按鈕關閉對話方塊回到幻燈編輯模式，編輯相冊封面，繼續完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設置，最後保存文檔，您就可以和您的朋友一起慢慢欣賞自己製造的精美相冊了。專家點評:相冊是powerpoint2002的新增功能，儘管不通

23、過此功能也可以製作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。28.使用word漢英互譯姓名：張沖北京市海澱區中文版word中支援英漢、漢英互譯，方法是將游標定位在要翻譯的詞，或者選中目標辭彙，然後按下alt+shift+f7即可出現一個對話方塊，其中有翻譯後的辭彙。專家點評:這個功能從word6.0就已經有了，到了word2002則發展到極致。還可以借助internet進行9國語言的全文互譯。29.如何消除縮位後的計算誤差姓名：甘為民上海市徐彙區有時我們輸入的數字是小數點後兩位元數，但是在精度要求上只要一位元，縮位元後顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是“工具選項重新計算”中，

24、勾選“以顯示值為准”。這樣計算結果就沒有誤差了。專家點評:事實上並不是計算上有誤差，而是顯示設置的四捨五入。採用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前excel會給您一個警告。30.在outlook中實現快速郵件檢索姓名：嚴振亞天津市河西區在使用outlook時經常要對符合某些條件的郵件進行檢索，但如果每次都重新設置搜索條件*作起來比較麻煩，可以按照下面的方法實現快速檢索郵件。啟動outlook後選擇“工具”“高級查找”在高級查找對話方塊中填入您的具體檢索條件單擊“檔”“保存搜索條件”選擇路徑並填入檔案名單擊“確定”，設置完成。今後您可以在不需要啟動outlo

25、ok的情況下直接雙擊剛才保存的檢索檔，程式會自動搜索出您需要的郵件，非常方便。專家點評:搜索人人都會，有人多次使用相同的條件進行搜索，似乎並未覺得有多麻煩。試試這個技巧吧，就算您的工作不忙，早點作完休息一會也好。31.使用outlook過濾電子郵件姓名：嚴振亞天津市河西區如果您不想收到某人的電子郵件可以在outlook中這樣*作：工具規則嚮導新建郵件到達時檢查（下一步）發件人電子郵件位址中包含特定詞語單擊特定詞語填入要阻止的email位址（下一步）將其永久刪除（單擊兩次下一步）選中“立即對已在收件箱中的郵件上運行此規則”和“啟用此規則”（完成）。這樣設置後就再也不會接收到某人的郵件了。專家點評

26、:郵件規則可以非常靈活地管理您的電子郵件，各種條件和*作的組合數以十萬計。如果收到了不想看到的郵件，可以利用“組織”中的“垃圾郵件”功能快速創建處理規則。32.快捷鍵之快捷鍵姓名：張明山東省青島市同時按下ctrl+alt+“+”(數位鍵盤上的加號鍵)，這時滑鼠符號會變成一個奇怪的形狀。將這個滑鼠符號移動到功能表上或工具欄上，左鍵單擊您想指定的功能表命令或工具欄上的命令按鈕便會自動彈出“自定義鍵盤”對話方塊，將游標放到“請按新快捷鍵”輸入框中，按想要新建的快捷鍵。按下新的快捷鍵以後，輸入框中會顯示您的快捷鍵組合。在“當前快捷方式”文本框裏選中要刪除的快捷方式，單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

27、專家點評:也就是幾天以前，我在msdn上看到了美國微軟一位美眉寫的關於覆蓋word內置功能的文章，其中提到了這個技巧。我可以告訴各位那個奇怪的形狀有多奇怪：。輸入2318後再按下alt+x可以得到它。高手越來越多，我若不抓緊時間賣弄一下，怕是就沒機會了。33.office使用技巧：快速選擇excel工作表姓名：楊國秋深圳市龍崗區在excel中，要在一個有很多個工作表的工作簿中快速的選擇某一個工作表，只需將滑鼠指標移到工作薄左下角的工作表滾動軸(sheettabs)，然後點擊右鍵，在快顯功能表中選擇你想要的工作表。專家點評:我們的注意力常常集中在如何在同一個工作表中定位。這個技巧對於excel老

28、手也許頗有幫助，一般人看來，他們的工作簿通常有太多的表。34.讓flash影片在powerpoint中酷閃姓名：王祥明浙江省平湖市右擊工具欄，在彈出功能表中單擊“控制項工具箱”，再單擊右下角的“其他控制項”，在彈出功能表中選擇“shockwaveflashobject”，然後用滑鼠(此時成十字形)在頁面上拉出一長方形(該長方形大小即flash影片大小，可調整)，在選中該長方形的情況下單擊控制項工具箱左上角的屬性按鈕，在彈出的屬性對話方塊中找到movie一項，在其後的空格中輸入flash影片的路徑和完整檔案名(也可為url路徑),單擊放映後即可在powerpoint中放映flash影片。專家點評

29、:看著題目就夠酷的了，您要真照著做一個幻燈片出來那就更酷了。不只是powerpoint可以酷閃，word和excel同樣可以酷一把，方法嗎酷似！35.如何將資料庫直接轉換為word表格？姓名：吳海東福建省福州市視圖-工具欄-資料庫-調用資料庫快捷列後單擊插入資料庫按鈕-選擇資料源-流覽找到所需要插入的資料庫(表)，當然首先確定使插入access資料庫還是vfp、dbase等類型資料表-選擇所需要插入的欄位-確定-調整。專家點評:word可以導入資料庫，沒想到吧？豈止可以導入，還可以動態刷新。可以處理欄位和記錄，活脫脫一個小dbms。36.通過雙擊格式刷可以重複複製格式姓名：陳琦河南省鄭州市多數

30、word使用者知道：選中一部分文字時，按下格式刷可以取出所在位置或所選內容的文字格式，用這一個刷子去刷別的文字可實現文字格式的複製。但每次刷完後，格式刷就變成不可用。如果希望重複複製格式，就要不停地重複上述過程。有一個技巧可避免上述的繁瑣步驟：通過雙擊格式刷，可以將選定格式複製到多個位置。若要關閉格式刷，按下esc鍵或再次單擊格式刷即可。專家點評:這是一個很好的技巧，類似的還有繪製自選圖形時，也可以雙擊以繪製多個。任何時候，如果您覺得使用office有些不方便，也許您就要發現一個新的技巧了。37.定義印刷樣式的頁眉姓名：任永濤河北省保定市印刷製品的頁眉經常是章節標題加頁數，十分漂亮，其實wor

31、d也可以達到這個功能1、插入頁碼：位置-頁眉，對齊方式-外側2、分別在奇數頁頁眉和偶數頁頁眉插入功能變數代碼：styleref標題1(其中標題1為你想使用的樣式名稱)3、通過製表位元調節顯示位置使其美觀4、根據章節劃分應用樣式後，頁眉自動顯示相應的標題如果你有雙面列印機，那列印出的成品將和印刷品一樣。馬上去試一下吧專家點評:不知是作者疏忽還是筆誤，我知道可以分別在奇數頁引用“標題1”，而在偶數頁引用“標題2”；換言之，正面引用章標題，背面引用節標題，這樣豈不更像一本書，而且是絕對精美的書？38.隱藏單格中的所有值姓名：李紅閣河南省濮陽市有時候，我們需要將單格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含

32、要隱藏值的單格。選擇“格式”功能表中“單格”命令，單擊“數位”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然後將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;”(三個分號)即可。專家點評:您也許奇怪為什麼會這樣，其實單格數字的自定義格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔，那個部分空，相應的內容就不會在單格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示了。不過這只是一步，要真得讓別人看不到，還需要做些工作，等著您來告訴我們吧。39.excel小技巧姓名：李紅閣河南省濮陽市excel2002新增了一項“文本到語音”功能，利用這項功能我們可以讓excel工作表開口說話，並可以在輸入資料時實現語音校

33、對，大大方便了我們的輸入校對工作。單擊“工具”功能表下的“語音”，然後選擇“文本到語音”命令，打開“文本到語音”之後，會出現“文本到語音”的任務面板，共有五個控制按鈕，從左到右依次是“朗讀單格”、“停止朗讀”、“按行”、“按列”和“安回車鍵開始朗讀”。如果你輸入了大量的資料資訊後發現某一個資料可能輸錯了，如果是以前你可能要拿著原稿，對著螢幕一一檢查，現在好了，你可以選定要檢查的資料範圍，然後點擊“文本到語音”任務面板的“朗讀”按鈕，然後看著你的原稿，聽著excel的朗讀就行了。既然我們的輸入有時難免出錯，為什麼不在輸入時仔細校對呢？選擇“文本到語音”任務面板的“按下回車鍵開始朗讀”按鈕，然後開

34、始輸入，你在按回車鍵結束對一個單格的輸入時，excel會接著讀出的你剛才所輸入的內容，這下可好了，我們眼睛著著原稿，雙手不停地輸入，耳朵聽著剛才輸入的內容，從而充分調動眼、手、耳等器官功能，實現高速輸入。專家點評:我們常說：“差之毫釐，謬以千里”；可是如果是在excel中，不查毫釐，也可能謬以千里。為什麼會這樣？原來只差了個“0”。言歸正傳，excel中資料的正確性無疑是非常重要的，這項“文本到語音”的功能，可不是為了做秀。40.添加紙牌遊戲姓名：李紅閣河南省濮陽市使用excel時間長了，感覺有點累了，讓我們休息一下，來玩一盤紙牌遊戲吧。選擇“工具”功能表下的“自定義”命令，打開“自定義”視窗

35、，點擊“命令”標籤卡，在“類別”中選擇“工具”，從“命令”中找到有紙牌形狀且為“自定義”名稱的圖示將其拖到常用工具欄中，關閉自定義視窗，然後點擊上具欄上紙牌按鈕就可開始玩紙牌遊戲了。專家點評:我推薦了這條技巧，不知會不會入選。有個軟體業的大人物曾經說過：希望他的軟體能夠讓工作成為樂趣。也許暫時還做不到這一點，不過樂趣就在軟體中，由這個技巧您已經看到了。如果我再告訴您，excel2000中有一個3d飛車遊戲您會不會以為這是在說胡話？我已經玩過這個飛車遊戲了，信不信由您。41.巧妙設定word啟動後的默認檔夾姓名：王湘蔚吉林省通化市word2000啟動後，使用“打開”命令打開檔時，word使用的默

36、認文件夾通常是“我的文檔”檔夾。實際上很多時候需要打開的檔都存放在自己事先設定好的檔夾中，怎樣才能讓word自己識別自己的檔夾呢？你可以按照如下步驟設置word啟動後的默認檔夾：(1)用滑鼠單擊功能表欄中的“工具”功能表項，並從下拉功能表中單擊“選項”命令，程式將會彈出一個標題為“選項”的對話框；(2)在該對話方塊中，選擇“檔位置”標籤，同時選擇“文檔”；(3)單擊“更改”按鈕，打開“更改位置”對話方塊，在“查找範圍”下拉清單中選擇檔夾所在的盤符。游標指向您希望將其設置為默認文件夾的word文檔檔夾並單擊，在“檔夾名稱”中即顯示出該檔夾；(4)單擊“確定”按鈕，此時word的默認檔夾就指向用戶

37、自己設定的檔夾；(5)最後單擊“確定”按鈕，完成設置工作專家點評:軟體如何能做得比最好還好？，這似乎是一個很難的問題，其實答案很簡單，那就是讓用戶自由地定制。正如windowsxp所言：“您可以隨心所欲。”42.在excel公式和結果間切換的快捷鍵姓名:丁?亮深圳市寶安區在excel工作表中輸入計算公式時,可以利用“ctrl+”鍵來決定顯示或隱藏公式,可讓儲存格顯示計算的結果,還是公式本身,每按一次就切換到顯示或隱藏這也許是您盼望已久的一個功能；也許您每次都是從“工具”-“選項”-“視圖”-“視窗選項”-“公式”來切換的。專家點評:看看這個技巧吧！相信我，excel真的很簡單！43.excel

38、2002小竅門:快速隱藏選中單格所在行和列姓名：顧斌江蘇省南京市在excel中隱藏行或列,通常可以通過格式功能表中的行或列選項中的隱藏來實現,或者是選中行號或列標後通過滑鼠右鍵的快顯功能表來完成,對於分散的單格區域,可以這樣快速隱藏:快速隱藏選中單格所在行:ctrl+9快速隱藏選中單格所在列:ctrl+0注意:以上對於小鍵盤數位無效.專家點評:快捷鍵我們也介紹不少了。我想借著這個技巧再告訴您另一個重要的規律：在原有快捷鍵的基礎上再加shift就是相反*作的快捷鍵。例如：ctrl+shift+9就是取消行隱藏。知道我們為什麼喜歡推薦快捷鍵的技巧了吧：它一個頂倆44.自製”快捷按鈕姓名：畢雙喜地址

39、：安徽省甯國市在excel中，有時需把已合併的單格取消合併。如果通過“格式-單格-對齊”*作，費時費力。我們可以通過如下*作在工具欄建立快捷按鈕，以備隨時調用：右擊工具欄任一處，選擇“自定義(c)”；選擇“命令”標籤，類別“格式”；在命令中選擇“取消合併”按鈕，將其拖到工具欄合適位置；關閉“自定義”視窗就可以使用了。其他一些快捷鍵也可如上*作完成，如“增大/減小字型大小”、“凍結拆分窗口”等。以上方法，word同樣適用。專家點評：在excel2002中，格式工具欄中的“合併及居中”按鈕已經變成了一個切換按鈕，可以在合併居中和取消合併之間切換。但此技巧所提供的方法，是所有的office程式中自定

40、義工具欄按鈕或功能表項的標準方式。45.通過郵件傳遞，直接用自己的印表機列印他人需要列印的檔姓名：姬學地址：北京市海澱區方法如下：打開outlook的“工具”“規則嚮導”“新建”“由空白規則開始”“郵件到達時檢查”“下一步”；選中“作動作標記”，點擊此下劃線，將“任何”二字刪掉，此時便可輸入您想添加的任何檢測標記了。將“輸入要檢測的標誌”設為“請列印”，按“確定”“下一步”；在“如何處理該郵件”中選“列印”“完成”。這樣，只要對方把需要列印的檔通過電子郵件發到您的機器上，您的印表機就可以無需您的*作，直接打印發來的文件了。專家點評：利用郵件規則實現檔的列印，對很多機構來說可能並沒有太大的實際意

41、義。但本技巧將二者結合的方法很有新意。也許可以啟發您利用郵件規則滿足更多的實際需求。46.快速改變word文檔的行距姓名：張甲寅地址：北京市海澱區選中你需要設置行距的文本段落，按“ctrl+1”的組合鍵，即可將段落設置成單倍間距；按“ctrl+2”的組合鍵，即可將段落設置成雙倍行距；按“ctrl+5”的組合鍵，即可將段落設置成1.5倍行距。專家點評：雖然簡單，未必人人知道；雖然知道，未必在需要的時候能想得起來。好技巧未必很高深。47.將outlook最小化到系統託盤姓名:伍鵬地址:重慶市渝中區“hkey_current_user/software/microsoft/office/10.0/o

42、utlook/preferences”，然後右擊空白區域，新建一個dword值“mintotray”，並設鍵值為1，做完這些步驟，你就可以最小化outlook2002到系統託盤中了。專家點評：很有意思的技巧。不過各位在實驗前請注意，確信自己已瞭解誤改註冊表所帶來的嚴重後果，並確保已對現有的註冊表進行了備份。48.去除頁眉的橫線姓名：楊冬華地址：吉林省長春市在頁眉插入資訊的時候經常會在下面出現一條橫線，如果不想在頁眉留下任何資訊也無法自動去除此橫線。這時可以採用下述的方法去掉：確認插入點位於頁眉選取格式選項，選取邊框和網底，邊框設置選項選擇無，應用於選擇段落，確定即可。專家點評：不知道是不是有人

43、遇到過這種情況，萬般無奈，只好把全部內容複製到另外一個空白文檔中？千萬不要錯過這個技巧49.mspowerpoint的視窗播放模式姓名：王瑋地址：浙江省杭州市在實際使用microsoftpowerpoint的演示文稿的過程中，往往需要與其他程式視窗的資料配合使用以增強演示的效果，而默認的滑鼠*作：點擊powerpoint的“幻燈片放映”功能表中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用alttab組合鍵或altesc鍵與其他視窗切換。然而，我們可以這樣*作：在需要播放幻燈片時：按住alt鍵不放，依次按下“d”，“v”鍵而啟動播放*作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標

44、題欄和功能表欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通視窗一樣*作，例如最小化和自定義大小。50.在excel中,實現在一個區域內的快速輸入而不用使用滑鼠來進行單格之間的切換姓名：吳哲銳地址：上海市徐彙區在excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用使用滑鼠來進行單格之間的切換。方法如下：用滑鼠圈定一定區域後，按tab鍵可使目標單格向後移，按shift+tab可向前移。這樣就可以有鍵盤上連續輸入一組資料而不需用滑鼠，從而提高輸入速度。專家點評：事實上，採用此方法最大的好處是，在一行的最後一個單格，繼續按tab，則可以轉到下一行開始的單格；在選定區域最後一行的最後一個單

45、格繼續按tab則會回到選定區域第一行第一個單格。同樣用enter可以按列輸入資料。51.word小技巧：快速找到上次修改的位置姓名：張銳建地址：北京市海澱區相信與我一樣曾經處理過長文檔的人都會有這種經歷：一篇十幾頁或者上百頁的文章進行編輯或較對時總要經過很多次修改，可是每次打開word文檔，想要從上次修改結束的位置接著修改時，總要找很久。終天有一天我找到一個快捷的方式，那就是“shift+f5”快捷鍵，即在剛打開上次修改過的文檔時，按下“shift鍵”的同時，按下“f5”鍵，輸入游標會迅速跳到上次結束修改工作的位置，你很快就可以開始繼續你的修改工作，實在是方便極了。專家點評：microsoft

46、word可以記錄鍵入或編輯文字的最後三個位置。在保存了文檔之後，仍可用此功能回到以前進行編輯的位置。52.中文拼音中的韻母輸入方案：運用功能：word2000/xp中的自動更正功能姓名：袁敏地址：上海市設置過程：先新建文檔，並輸入（在插入-符號）所有帶音標的中文拼音韻母（此工作作為以後的複製粘貼之用）。單擊工具功能表，選擇“自動更正”去掉“英文句首字母大寫”的鉤。先在替換欄中輸入“a1”,再在“替換為”欄中填入（複製粘貼），單擊添加。這樣就完成了替換過程。依此類推，直至全部替換完，點擊確定退出。以後要輸入的時候就可以直接輸入“a1”然後按空白鍵即可。注：a1前的符號可以是任意的。專家點評：因w

47、ord中已包含了自動漢字拼音標注功能，故此技巧本身的實際意義已不大。但這是一個很好的啟發。妙用“自動更正”，可以方便地輸入工作中常用的詞語、符號或圖表。比如，標注英文單詞的音標;讓“myaddr”=我的地址、讓“logo”=公司商標；53.暫停幻燈片演示的小竅門姓名：李丹地址：江西省南昌市在播放幻燈片時，如果中場休息，或者插入其他話題，可以把幻燈片切換成黑屏或者白屏而不推出播映，以便隨時繼續播映。具體方法是按下w變成白屏，b變成黑屏。要繼續播映只要按下空白鍵即可。專家點評：欲知更多快捷鍵資訊，在播放時按下f1即可。54.使用電子名片發送您的業務聯繫資訊crystalk.oldham，奧馬哈,內

48、布拉維斯加州microsoftoutlook®支援對電子名片的使用，電子名片是用於創建和共用虛擬名片的internet標準。通過把一個電子名片添加到您的電子郵件簽名中，就可以在您所發送的每一個電子郵件消息中包含您的業務聯繫資訊。如果您收到了一個電子名片並且想把其中包含的資訊保存起來，非常簡單，雙擊它就可以做到這一點，而且它還將打開為一個聯繫人條目，您可以輕鬆地把它保存到您的聯繫人檔中。在您的電子郵件中包含一個電子名片：在工具功能表中點擊“選項”，然後點擊“郵件格式”標籤在簽名下麵點擊“簽名”，然後點擊“新建”選擇您想要的選項，然後點擊“下一步”在“電子名片選項”下面，從列表中點擊“電子

49、名片”或者點擊“從聯繫人新建電子名片”55.在word中自定義批註框文本maureenodonnell,西雅圖，華盛頓我發現microsoftword2002版本的文檔中注釋的默認設置有些太小。但可以很容易地改變字體和大小。您可以使用標準的格式化命令來修改您所打出的注釋中的文本。點擊“格式”功能表中的“樣式與格式”，它將在右邊打開樣式與格式任務窗格。在任務窗格上的“請選擇要應用的格式”下面，如果“批註框文本”條目可見，則轉入第3步；如該條目不可見就繼續下麵的步驟：在“顯示”下拉功能表中點擊“自定義”在“格式設置”對話方塊中的“可見樣式”下面，點擊“批註框文本”，然後點擊“確定”。在“請選擇要應

50、用的格式”下面，用右鍵點擊“批註框文本”條目，然後點擊“更改”。選擇您想要的選項要想看到更多選項，點擊“格式”，然後點擊您想要改變的屬性。在更改了每一個屬性後點擊“確定”。對您想要更改的其他屬性，重複5、6步。56.用簡單而強大的excel函數創建一個時間表briannicholson,沃特敦,威斯康星microsoftexcel提供了一種簡單但功能強大的方式來收集雇員的時間表記錄：now()函數。使用這個函數，您可以創建一個宏，它能讓雇員通過點擊按鈕實現用打卡機記錄上、下班時間。錄製一個能輸入和更新now()函數的巨集：指向“工具”功能表中的巨集，然後點擊“錄製新宏”在“巨集名”框中輸入宏的

51、名字，如timesheet。在“保存在”下拉式列示方塊中點擊您想把該巨集存儲到的位置。如果您希望在任何時候您使用exce時該宏都可用，請選擇“個人宏工作簿”。如果您想包含對該宏的說明，可以在“說明”框中輸入對該宏的說明。點擊“確定”在工作表中選中您想要在其中出現雇員的打卡上班時間的單格，輸入formula=now(),然後按enter鍵。拷貝該單格。用右鍵點擊同一個單格，然後在快顯功能表上點擊“選擇性粘貼”。在粘貼下面選中“數值”，然後點擊“確定”。做完這些就可以凍結打卡上、下班的時間，使得雇員不能更改它。按下enter鍵。在“停止錄製”工具欄上，點擊“停止錄製”。創建一個自定義工具欄按鈕，並

52、把它指派給新宏：點擊“工具”功能表中的“自定義”，然後點擊“命令”標籤。在“類別”框中點擊“宏”。把“自定義按鈕”從“命令”框中拖到一個“工具欄”上。保持“自定義”對話方塊的打開狀態，繼續下列步驟：右鍵點擊新按鈕，在快顯功能表的“命名”框中輸入名字，例如“clockinout”右鍵點擊新按鈕，指向快顯功能表中的“更改按鈕圖像”，然後點擊一副圖像。如果想顯示按鈕的名字而是圖像，請點擊“總是只用文字”。右鍵點擊新按鈕，然後點擊“指定巨集”，在“巨集名”下麵點擊您剛剛創建的宏的名字，然後點擊“確定”。關閉“自定義”對話方塊。現在雇員所能做的就是選擇一個合適的單格，然後點擊“clockinout”按鈕

53、。56.在excel中的絕對與相對單元引用之間切換rolandos.jamilla,katy,德克薩斯州當您在excel中創建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對於公式所在的位置引用單元；也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示，例如，$b$1是對第一行b列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個唾手可得的捷徑，您可以輕鬆地將行和列的引用從相對引用改變到絕對引用，反之亦然。選中包含公式的單格。在公式欄中選擇您想要改變的引用。按下f4切換。57.在word中調整表格的位置jennifermatthey,約翰斯敦,賓

54、夕法尼亞州這是在microsoftword中重新定位表格的一個捷徑在頁面視圖中，把滑鼠指標放在表格的左上角直到出現移動柄(框中有一個四個頭的箭頭)。點擊移動柄，用它把表格拖動到一個新位置。編者注：要想得到頁面視圖，請點擊“視圖”功能表中的“頁面”。58.在excel或access中使用快捷方式插入時間/日期kimberlyschenk,士麥那,田納西州這裏是一些鍵盤快捷方式，您可以用來在access表格或excel工作表中插入當前時間和日期當前日期：按下ctrl+；當前時間：按下ctrl+shift+;當前日期和時間：按下ctrl+；，打出一個空格，然後按下ctrl+shift+;編者注：當您

55、使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的資訊是靜態的。要想自動地更新資訊，您必須使用today和now函數。想學習怎樣做到這一點，請在excel幫助中查找“在單格中插入當前日期和時間”，然後點擊“插入會更新的日期和時間”。59.使用雙擊修改專案符號和編號melissavandoren,華盛頓,d.c.您是否已經厭倦了尋找功能表命令來修改您的word文檔中的編號方案了呢？如果是，那就跳過功能表，轉而使用快捷方式吧：要想打開“專案符號與編號”對話方塊並調整編號方案，請雙擊編號列表中的一個編號。60.在excel中快速計算一個人的年齡kimberlyschenk,士麥那,田納西州excel中的date

56、dif()函數可以計算兩天之間的年、月或日數。因此，這個函數使得計算一個人的年齡變得容易了。試用一下這個技巧吧:在一個空白工作表中的a1單元裏輸入生日，用斜線分隔年、月和日。在a2單元中輸入type=datedif(a1,today(),y)，然後按enter。這個人的年齡(以年表示)將被顯示在a2單元中。編者注：要想獲得關於使用if工作表函數的正確語法的更多資訊，請查閱excel幫助中的“if工作表函數”。61.創建您自己的自定義word範本souvikdas,班加羅爾,印度如果您不喜歡arial字體，並且不打算再次使用它，甚至是在使用word2002中撰寫一個新文檔時也是如此。那麼您可以創建一個由您喜歡的字體風格和大小構成的範本並在您需要的時候隨時使用它這幾乎和創建一個新文檔一樣容易。例如，