开幕式、论坛、产品发布会策划.ppt

1、第七章展会相关活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,阅读课本P160案例13届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会的服务特色，回答问题： 1、该展览会为参展商和观众提供了哪些特色服务？为什么这么做？ 2、该展览会策划组织了哪些相关活动？组织这些活动有什么意义？ 从展会的相关活动的主办者是办展机构的角度来看，在展会期间举办的相关活动一般有：开幕式、论坛活动、产品发布会、竞赛活动和娱乐活动。,知识点,开幕式策划（时间、地点、主题、现场布置、程序、出席嘉宾等） 论坛策划（主题、议题、名称、时间、地点、计划邀请的主讲嘉宾、会议议程、费用预算等） 产品发布会策划（时间、工作内容） 评奖活动

2、策划（写出活动目的、评审委员会、评奖范围、设立奖项、评奖程序、授予奖项内容等） 娱乐活动策划（时间、地点、表演团体、观看(参与)办法等）,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,无论是提倡高规格还是崇尚简单，几乎所有主办单位都会以举行开幕式的形式来宣布展览会的正式开始，因而开幕式成了展览会中不可或缺的一项活动。 阅读课本P161案例7.1，回答问题： 展会开幕式策划应从哪些方面入手？,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,现场布置：开幕式安排在天坛祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所，100张餐桌分为东西两区，环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛

3、桥上，两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球，还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。 VIP接待：国家主席胡锦涛及其他领导人出席，600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮，高规格安全保护，精心组织的演出（千手观音、交响乐、变脸、京剧神州乐等）,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,开幕式程序： 确定时间5月16日晚，地点天坛祈年殿（准备好备选方案，下雨在室内），财富CEO致词、国家主席讲话。 酒会： 西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。,会展

4、策划实务 第七章展会相关活动策划,一、展会现场布置 二、VIP接待 三、媒体的接待和管理 四、展会开幕 五、开幕酒会,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、展会现场布置 展馆外： 拱门、立柱、飘空气球、彩旗、鲜花、条幅等装饰，色调以红色为主，渲染喜庆、热烈、隆重的气氛。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、展会现场布置 展馆序幕大厅： 布置好以下内容：开幕式主席台、展会简介牌、展区和展位划分平面图、各参展企业及其展位号一览表、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。另外在各个展馆也同样应该有一些路线指示牌，布置在观众容易迷

5、路的地方。,第一节 开幕式策划,第九届广州“建博会”展位平面图,中国乃至全球唯一的、最具规模及影响力的彩盒领域年度盛会“2007励华国际彩盒展” 指示牌,科隆世界食品博览会展馆内清晰的指示牌,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,在展会适当的区域 开辟一定的空间作为展会的嘉宾休息室或者会客室。 设立展会现场服务中心，集中处理参展商布展及展览期间租赁展具和用水用电的要求。,第一节 开幕式策划,2007年9月19-22日，第十二届北京国际航空展览会在北京中国国际展览中心举行。图为嘉宾在休息室交流。,第十二届中国国际宠物水族用品展览会在北京举办，图为现场服务中心,会展策划实务 第七章展会相关活动策划

6、,二、VIP接待 对于会展活动而言，VIP主要包括政府领导、协会和商会高层官员、公司高层领导、知名学者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还会有重要的贵宾，例如国家领导人、各国政要、王室贵族等重要人员。 一是事先制定接待计划（例如：同等规格的领导出面接待；餐饮；住宿；家属接待等）。 另外比较重要的是安全管理。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,三、媒体的接待和管理 在展会现场适当的地方开辟一定的区域作为展会的“新闻中心”供各媒体和记者使用。 新闻中心要配备相应的设备和用品：电脑、传真机、写字台、纸笔等。 发放一些有关展会的介绍资料以便记者在写新闻报道时参考。这些资料一般有：

7、展会开幕新闻通稿、展会背景和特点介绍、展会会刊、展会的统计数据、展会相关活动安排计划、展会参观指南和一些小礼品等。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,四、展会开幕 1、时间和地点 2、开幕式程序 3、确认出席的主要嘉宾 4、准备讲话稿和新闻通稿,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,四、展会开幕 1、时间和地点 时间：遵循“三不宜”原则，即不宜过早、不宜过晚、持续时间不宜过长，因此，大部分展览会都将开幕式的时间定在早上9点左右。 地点：场馆前广场。临时搭建舞台。 注意考虑天气状况，做好应急预案。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策

8、划,四、展会开幕 2、开幕式程序 一般程序：引领嘉宾到休息室集中礼仪小姐引领嘉宾走向开幕式主席台就位主持人介绍到会的各位嘉宾有关领导或嘉宾讲话剪彩或开幕表演活动重要嘉宾宣布展会正式开幕主持人宣布开幕式结束由工作人员带领，主办方负责人陪同嘉宾入场参观。,第一节 开幕式策划,福建省副省长、福州市市长苏增添先生主持开幕式,中共福建省委副书记、福建省人民政府省长黄小晶致辞,演员在开幕仪式上进行民俗表演,八届全国人大常委会副委员长王汉斌宣布第十二届海交会开幕,领导及嘉宾参观海交会展馆,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,四、展会开幕 3、确认出席的主要嘉宾 嘉宾：VIP。办展机构根据办展需要和开幕式安

9、排，仔细确定嘉宾名单；对于所有应邀嘉宾，应该提前沟通确认。对于重要嘉宾，开幕前一周和一天要再次确认。此外，还要安排好接待、翻译、礼仪人员以及嘉宾在台上的位置。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,四、展会开幕 4、准备讲话稿和新闻通稿 “新闻通稿”是由当地政府事先拟定好的对某一事件的报道，供新闻媒体在报道中使用。这种“通稿”通常的是当地政府对于某件事情的信息通报、观点、态度以及自己采取的措施、做法等等。 领导讲话稿和新闻通稿在核心内容上大同小异，两者都会说明本届展会的亮点、创新之处以及对整个行业发展的重要意义，但相比较而言，前者更加口语化，而且可以带有个人的感情色彩；后者

10、则会对展会进行全面的介绍，可供新闻记者获取一些背景资料。,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,五、开幕酒会 时间：一般为晚上 地点：展馆附近酒店 出席人员范围：出席开幕式的嘉宾 酒会标准：根据来宾身份地位确定,第一节 开幕式策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、论坛功能 二、论坛策划与组织程序,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、论坛功能 尽管展览论坛名称各异（常见产业高峰论坛、专业研讨会、技术交流会），但功能却相差无几。概括起来，论坛的功能主要有：拓展展览会功能、丰富展览内容、协助招商、招展活动、指导行业发展、促进交流合作。,第二节

11、 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 1、进行市场调查 2、明确论坛主题 3、策划议题 4、构建论坛的框架 5、邀请演讲嘉宾 6、积极寻求赞助 7、执行会议计划 8、会后工作,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 1、进行市场调查 调查的主要内容有：行业发展的热点问题，近期举办的同类展会的论坛议题、收费标准和效果、潜在目标听众的评价和建议。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 2、明确论坛主题 对于展会论坛而言，鲜明的主题必须符合以下标准：与展会题材相呼应；针对

12、性；前瞻性；现实性；实用性。 例如， 2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛主题为“全球视野下的中国汽车市场” 依据：市场调查；征询相关科研机构和院校专家的意见及建议。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 3、策划议题 围绕主题展开议题，根据目标听众需要展开。 例如，2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛主题为“全球视野下的中国汽车市场”，围绕这一主题，设置的议题主要包括：“中国汽车市场的政策环境与营销策略”、“汽车信贷风险与汽车行业发展瓶颈”、“中国汽车品牌战略“等。,第二节 展会论坛策划

13、,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 4、构建论坛的框架 指展会论坛的策划方案。 主要包括： （1）论坛名称、时间、地点、规模等。 （2）确定主题和议题。 （3）会议主讲人和听众。 （4）编制会议议程。 （5）论坛资料准备 （6）会议召开的方式 ：开放式、封闭式、半开放式 （7）预算 （8）接待计划 ,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （1）论坛名称、时间、地点、规模等。 名称要有概括性和导向性，和展会名称有一定的联系。比如2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛。 时间要安排在展会期间，注意

14、结合会议各主讲人的到会时间，编制好会议各议题的场次和日程。 地点：同一展馆。 规模：预测多少听众，作出预测以便安排场地。场地容量有限，就要限制听众数量。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （3）会议主讲人和听众。 主讲人：知名专家、学者、企业家或者政府主管部门的权威人士 例如，2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛邀请的演讲嘉宾为：北京汽车控股有限公司董事长安庆衡、国务院发展研究中心市场经济研究所所长任兴洲、丰田中国事务所总代表服部悦雄等。 向主讲人发送的邀请函要明确会议的主题和该主讲人的议题、会议日期、演讲时间、地

15、点和要求等。 听众：对会议的听众（主要是参展商和专业观众）进行分析预测。确定其来源和范围、入场资格和方式。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （4）编制会议议程。 一般的程序是主持人介绍来宾，嘉宾致开幕词、嘉宾宣布会议开始、主持人介绍主讲人简历、主讲人演讲、听众提问，主持人宣布休会或者会议结束。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （5）论坛资料准备 资料袋（会议的背景资料、纸笔、礼品、当天报纸等）、主讲人简历、本次会议演讲论文、入场证件和门票、引导标识、会场布置（投影仪、电脑、话筒、鲜花等）,第

16、二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （7）预算 支出：场地租金、会场设备及布置、主讲人演讲和接待费、资料的编印费、翻译费用、宣传推广费用 收入：门票、赞助、发言费、广告收入,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 （8）接待计划 确认负责接待人员；酒店欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 5、邀请演讲嘉宾 如果是国外

17、嘉宾，提前6个月预约，并协助其做好签证、机票等相关准备；国内，提前2个月。对重要演讲嘉宾，制定一对一接待计划，妥善安排演讲人及其家属的交通、住宿、餐饮问题。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 6、积极寻求赞助 赞助的形式：提供资金、赞助会议现场设备或与会代表午餐等。 回报形式：论坛冠名权、在会刊中免费广告、允许赞助商在会议期间发表演讲。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 7、执行会议计划 落实会议场地及场地中电源、音响、投影、录音、录像等设备，并有备用电源、音响；安排好现场工作人员和技术设备维护

18、人员；保障现场的光电、温度和通风处于正常状态；制定会场纪律；专业人员对现场进行安全检查，疏通通道，开启安全门。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、论坛策划与组织程序 8、会后工作 进行会后跟踪调查，搜集听众对议题安排及服务的意见和建议；感谢嘉宾与与会者；对论坛的主题和议题、论坛现场执行情况、收支情况做好评估。,第二节 展会论坛策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,在发布会的策划和筹备过程中，办展机构主要是起一种穿针引线、提供展示平台和现场管理与服务的作用；发布会的主要实施方案则由发布新产品的企业或行业协会来策划和实施。,第三节 产品发布会策划,会展策划实务

19、第七章展会相关活动策划,1、穿针引线。 首先办展机构与相关企业或者行业协会进行联系和沟通，了解他们是否有举办产品发布会的需要。 其次与他们沟通，了解他们的意图和设想。 最后将这些意图和需求综合起来，统一安排、统一协调。,第三节 产品发布会策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,2、提供展示平台。 按要求布置好发布会现场，提供必要的道具； 将媒体接待日与产品发布会安排在同一时间； 开辟展区专供新产品展示。,第三节 产品发布会策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,3、提供现场管理与服务。 首先，在提供合适的展示平台的基础上，安排好合适和足够数量的服务人员； 其次，妥善安排好各发布会的时间

20、顺序，不要因时间安排不当而引起彼此冲突或者现场混乱； 第三，如果发布会在展会现场举行，办展机构要协助发布单位控制现场人流和秩序，不能因为该发布会而影响相邻展位企业的展出。,第三节 产品发布会策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,评奖活动主要有三类： 一类与展览会现场表现有关，如评选最具人气展台、最佳设计展台等； 第二类是产品评奖，如“xx展览会金奖”等，在实际操作中，这一类最为常见； 还有一类则是独立活动，如策划x展览会颁奖晚会。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 1、成立评审评委会 2、制定和发布活动方案 3、发动参展商参加 4、评委会

21、评选 5、公布评奖结果 二、评奖活动的注意事项,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 1、成立评审评委会 大型展览会还同时成立评奖工作指导委员会和专家委员会，前者注意起指导、组织和服务作用，后者才是负责具体评审的主体。 例如：上海国际工业博览会组织委员会专门设立了评奖工作指导委员会，负责制定评奖办法，指导评奖工作，并审定评奖结论。其中，评审部是评奖工作指导委员会的日常工作机构，领导组织专家和专业观众进行评奖。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 2、制定和发布活动方案 展览会评奖方案包括活动目的、评审

22、委员会、评奖范围、设立奖项、授奖条件、评审办法、评奖程序（具体操作办法）、授予奖项内容。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,为了进一步突出“工博会”高新技术和用高新技术改造传统工业的主题，借鉴国际知名展览会评奖惯例，制定本办法，使评奖工作公平、公正、科学、合理地进行，以利于“工博会”扩大影响，提高水平。,活动目的,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,“工博会”组委会设立评奖工作指导委员会，负责制定评奖办法，指导评奖工作，并审定评选结论。 评审部是评奖工作指导委员会的日常工作机构，在其领导下，组织专家和专业观众进行评奖。,评审委员会,会展策划实务 第七章展会相关活动策

23、划,以下各类参展新产品具有评奖资格: （1） 通讯、微电子及软件（2） 数字产品（3） 电力设备（4） 机械装备（5） 新材料（6） 环保及新能源（7） 交通工具及其重要零部件（8） 生物医药,评奖范围,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,“工博会”设立以下奖项，并根据行业类别分别评奖: 上海国际工业博览会金奖;上海国际工业博览会银奖;上海国际工业博览会铜奖;上海国际工业博览会创新奖。,设立奖项,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,授予金奖的条件: 1、在当代科学技术前沿取得重大突破，属于国际首创或具有国际先进水平;2、在科技创新、科技成果转化和高新技术产业化中，创造巨大经济效益或社会效益

24、;3、具有自主知识产权。 授予银奖的条件: 1、达到当代国际先进水平或属于国内首创;2、在科技创新、科技成果转化和高新技术产业化中，经济效益或社会效益明显;3、具有自主知识产权。 授予铜奖的条件: 1、 达到当代国际水平或国内先进水平;2、 采用高新技术改造传统产业取得巨大经济效益;3、 具有自主知识产权。 授予创新奖的条件: 1、具有自主知识产权（专利证书、查新报告）；2、达到当代国际先进水平；3、在“工博会”上首次展出；4、具有良好的市场前景。,授奖条件,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,1、 材料评审 产品技术水平已达到当代国际水平或国内先进水平，并采用先进的工艺标准，具有知识产权保

25、护措施，具有一定的市场竞争能力，销售额较大，可予参加实物评审。 2、 实物评审 展示实物水平同申报材料相符，展示形式新颖、主题明确、展示效果好，展台整体形象较佳，并获得专业观众好评，可予参加终评。 3、 终评 综合材料评审与实物评审结果，根据授奖条件分等级授奖。,评审办法,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,1、参展单位按照自愿的原则填报评奖申请表和基本申报材料; 2、评审部对“评奖申请表” 和基本申报材料进行分类整理; 3、评审部组织专家组、专业观众组进行材料评审和实物评审; 4、评审部组织专家组进行终评，并向评奖工作指导委员会提出获奖展品名单及授奖等级; 5、评奖工作指导委员会确认授奖展

26、品及其等级，报“工博会”组织委员会核准; 6、工博会组织委员会进行审核、批准，并颁发获奖证书。,评奖程序（具体操作办法）,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 3、发动参展商参加 评奖方案可以穿插在招展函中，也可以单独作为附件放在最后，有些主办单位还将评奖活动作为展览会的亮点来宣传。 例如，中国国家发明展览会的组展工作主要是由各省、市、自治区的科技厅、知识产权局和发明协会组织的，其中，也包括对评奖活动的推介。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 4、评委会评选 专家评审团和专业观众。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第

27、七章展会相关活动策划,一、评奖活动的一般程序 5、公布评奖结果 举行颁奖仪式或者晚会。,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,二、评奖活动的注意事项 1、确保权威公正 2、合理控制时间 主要有两层含义：一是至少提前36个月发布评奖方案，给参展商充足的时间作准备。二是确定揭晓评奖结果的时间。 3、提升展览价值,第四节 评奖活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、表演 1、提前策划 2、选择场地 3、现场协调 4、安全防卫 二、观众参与活动,第五节 娱乐活动策划,会展策划实务 第七章展会相关活动策划,一、表演 表演活动对于展览会而言至关重要，它既可以调动现场气氛、丰富展出内容，也有助于参展商优化展出效果。,第五节 娱乐活动策划,会展策划实务 第