如何组织一场高效工作会议ppt课件

1、如何组织一场高效工作会议?,1,目录,一.派特生物的企业文化及其理解,一 .什么是“高效会议”？,二 . 如何组织一场高效工作会议？,2,一 .什么是高效会议？,现场- 高效开会 效率高+效果达到,会后- 高效执行 如期跟进+有反馈落实,3,二.从会议步骤看，如何组织高效工作会议？,高效会议 四步骤,第一步.明确的会议目的,第二步.充分的会前准备,第三步.合理的组织形式,第四步.高效的会议跟进,4,第一步.明确的会议目的,决策执行,*总经理例会 *定期例会，听取汇报，分配任务； *确认团队目标、分工； *资讯分享，政策宣传；,*目标和现实有落差时，找出解决办法 *发现问题，讨论问题，产生决策,

2、解决问题,创意提案,其它,*集思广益，头脑风暴 *融合意见，达成共识,*内部横向交流会 *动员会 *表彰先进，激励士气,无目的的会议纯粹是浪费时间,5,第二步.充分的会前准备,51,Why-明确会议目的（议题） What-会议任务 Who-确定出席对象、主持人、会议记录 When-召开时间、所需时间 Where-规模/地点议程 How-会议形式,与会者会议准备,1.会议组织人告知与会者扮演的角色（主持人/与会者/记录员等），相关资料发放，便于会议顺畅进行 2.与会者做相应的会议准备（提前思考/相应数据和事实等），促进会议现场高效 3.重要会议或关键项提前沟通，会议本身目的是快速取得共识。,没必

3、要，无准备，就不开会,6,第三步.合理的组织形式,针对不同的会议目的选择不同的会议形式,7,第四步.高效的会议跟进,关键1：做好会议纪要,*你心里想的100% *你嘴上说的80% *别人听到60% *别人听懂40% *别人行动20%,1.速度优先，具体简洁； 2.正确记载，便于正确追踪落实； 3.将会中决定的事项进行明确分工，确定完成时间、责任人，便于更好地执行； 4.纪要及时分发与会者，以邮件方式分发，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞。,8,第四步.高效的会议跟进,关键2：会后做好跟进,*要完成什么事？ *事情完成得怎么样？ *什么样尚未完成？ *事情没有完成怎么办？,例：*会议

4、跟进事项表,9,示例：工作例会（周会、月会）,一、主要内容： 1、常规工作汇报、检查；2、市场问题的咨询与研讨；3、重要工作项目的强调与传达。 二、例会要开得生动、活泼，气氛轻松，形式多样；时间一小时为宜，议题不宜过多。 三、关于主持人，不要每次都是经理当主持人，鼓励其它人充当主持人； 四、经理要多倾听、少发言，最后发言，多启发、多鼓励大家发言； 五、发现有偏差、消极信息的出现，要及时纠正，避免扩延，能够在会上解决就解决，不能解决的会下解决； 六、如果是研讨，只有议题，弱化身份，经理不要轻易早下结论,10,示例：年中会、年会（议程表）,11,示例：专题研究会,一、明确会议主题和形式： 1、确定

5、会议目的和目标； 2、依据会议目标来设计主题，议题不要多；忌在会议中插入无关性的、发散的内容。 3、确定会议形式：专题发言、辩论、头脑风暴等，形式创新。 二、会前通知与启发： 1、提前通知，并下发必要的材料、提纲和日程表，便于参会者准备。 2、会前动员，重点沟通参会人。 三、发言人及内容的控制： 发言人选择很重要，要选择发言人擅长的题目，考察其素质和表达能力。 在召开之前，会议负责人一定要对发言提纲、PPT文件进行审定，要避免主题内容之间的矛盾和重叠，要删除无关议题。,12,四、发言顺序： 领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发言阐述观点； 五、会议结束： 每场会争取要有结果

6、和答案，有些结果要安排、跟踪责任人执行，有些未决定的议案要搁置，并阐述清楚。 注意应对会议干扰： 敌对、人身攻击、自以为是、悄悄话、沉默、繁忙、迟到、插话、繁琐、过分描述细节、转移话题、自言自语、大嘴巴,13,三.从会议要素看，如何组织高效工作会议？,高效会议关键七要素,议题明确,议程清晰,精选参与人,指定主持人,做好会议记录,合适的时间地点,1,2,3,4,5,6,基本会议保障,7,14,1,一次会议，最好一个议题。 综合性会议，也不要超过3个议题。有利于集中时间、精力、人员，高效解决问题。议题越多，参与人员越多，陪绑人越多，效率越低。,明确的议题是会议成功的最关键要素。,议题明确,15,2

7、,议程是有效控制现场会议的主线和依据。,议程清晰,要有明确的议程和时间分配规则。 1.议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的参会人“话里听音”拍马屁，从而失去民主直接按领导意见办（不议而决），或者不能集思广益，积极挖掘更多创意。 2.领导不要发言过多，要后面发言，充当观察员角色，关键时候发言阐述观点。,16,3,人多未必力量大。,精选参会人,本着“直接相关性”和“少而精”的原则，避免陪绑。 会议的召开，并不是人越多越好，人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，而且会增加扯皮的现象，不容易形成一致的会议结论，失去会议控制。因此，选择参会人员时要尽量避免非直接相关的人员参与。,17,4,现场把

8、控，靠会议主持人。,指定主持人,主持人是会议现场的把控人。 1.不论是何种形式的会议，都必须明确指定主持人。会议主持人要严格按照会议进程、时间安排等，做好会议的主持和会议控制。 2.领导最好不要当主持人。召集人或办公室为最佳主持人选。鼓励其它人充当主持人。,18,5,1.参会人大多数只记录或关注与自己相关的内容，而不相关的则不关心。因此，为了将各方的发言观点、产生的宝贵思想火花、最终决策、待完成项完整准确地记录下来，必须要做会议记录。 2.会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出席情况、发言情况、决策情况、待跟进事项、会议附件等）。 3.为会议时

9、效性考虑，应在会议结束的第二天将会议纪要发送到与会人员。,会议记录不仅仅是记录。,做好会议记录,19,6,合适时间地点,1.刚上班，马上下班不宜召开，避免人在心不在的情况，以“在工作状态”为准。 2.考虑主要参会人员的时间安排，要有二手方案备用。 3.会议室安静，考虑隔音效果。现场摆设根据具体情况调整，课桌式，形等。,20,7,基本会议保障,1.基本会议制度，统一会议基本规则。（迟到？工作未完成？人身攻击？敌对情况？开小会？大嘴巴？.） 2.对不适宜列入会议制度中的情况（如会议沉默、过分繁琐、转移话题、跑题、自言自语、插话、重复观点、消积问题等）有要预判和对应话术。这一点很重要，需要经验，更需要预先应对。 3.防止领导打破基