第四章法律档案的整理.ppt

1、 第四章 法律档案的整理,第一节 法律档案整理概述,一、法律档案整理的内容和意义,1、概念：按一定的原则和方法，对法律档案进行分类、组合、排列、编目，使其系统化的工作。 2、内容： （1）全宗内档案分类档案室 （2）立卷文书形成部门 （3）案卷排列和目录编制档案室 3、意义： （1）发挥法律档案作用的重要条件。 （2）法律档案管理工作的重要基础。,二、档案整理的基本原则,保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。,（一）保持文件之间的历史联系。 1、维持档案文件与其来源的历史联系。 2、维持档案文件与其形成过程、形成阶段和形成时间方面的联系 3、维持档案文件在内容方面的联

2、系 4、维持档案文件与其形式方面的联系。,（二）档案整理要充分利用原有的整理基础。 1、要充分重视和利用原有的基础，不要轻易打乱重整。 2、要充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。 （三）便于保管和利用。,三、 法律档案的全宗与宗内分类,（一）法律档案全宗定义,一个独立机关（立档单位）全部法律档案卷宗。 1、独立立档的条件 （1）能独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。 （2）是一个预算会计单位或经济核算单位，可以编制预算或财务计划。 （3）是设立管理人事的机构或人员，并有一定人事任免权。 2、立档单位根本性的变化（政治性质、基本职能的变化）对立档的影响参见P1

3、01-102,（二）宗内分类的要求,1、分类的客观性 （1）是否分类：取决于宗内档案门类和内容是否单一以及档案数量的多少； （2）如何分类：取决于档案本身情况和档案管理的实际需要 档案的成分、数量、形式和载体材料 分类保管、检索、利用,2、分类体系的逻辑性 （1）宗内的类、属类、细目的等级层次须分明，等级层次适度。 （2）同级分类的分类标准统一。 （3）同一级类别必须是并列关系。,（三）全宗内档案分类的常用方法,1、年度分类法,根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。注意： A.文件上有不同年度的几个时间时，一般处理方法有： 内部文件和一般发文以领导签发日期为准。 收文以收到日期为

4、准。 指令性文件以签署（落款）日期为准。 法规性文件以批准、公布或生效日期为准。,B.文件上没有准确日期时，可以从三个方面判定其归类日期： 分析文件内容所涉及的年份（年代）。 分析文件制成材料、格式、字体和其他标志等形式特征所反映的年代。 对照一直日期的相关文件或调查有关人员。,2、组织机构分类法,按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 A.类别设置。 B.临时机构。 C.涉及几个机构的文件材料的归类办法： 有统一规定的就按规定归类。 没有规定的 按发文字号归类；联合办理的归入主办部门或者最后承办部门或“退存”部门。,3、问题分类法,按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分为各

5、个类别。 （1）应该按照文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映出立档单位的主要面貌。 （2）类目体系力求简明，合乎逻辑。 （3）归类时，应按照文件的主要内容来有规律的归类。,（四）复式分类方法,1、年度组织机构分类法。先将全宗内档案按年度分类，再把每个年度内的档案按组织机构进行再分类。比如： 1985年 办公厅 -司 -司 1986年 办公厅 -司 -司,2、组织机构-年度分类法 先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。如： 办公厅 1980年 1981年 -司 1980年 1981年 -司 1980年 1981年,3、年度问题分类法 先将全宗内档案按年度分类，然后把每个

6、年度内的档案按问题（事由）进行再分类。如： 1980年 综合类 人事机构类 农林水利类 1981年 综合类 人事机构类 农林水利类,适用于： 组织机构变化复杂； 组织机构之间分工不明确； 无内部机构或内部机构简单。,4、问题年度分类法 先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。如： 综合类 1949年 1950年 企业改造类 1949年 1950年 多适用于撤销机关档案和历史档案。,第二节 文件材料归档整理与目录编制,一、立卷,（一）立卷的概念于步骤 1、概念：将全宗内已分类的同类若干单份文件材料，按一定联系和规律，组成案卷。 2、步骤有：组成案卷，排列卷内文件，拟写案卷题名，填写卷

7、内文件目录、备考表、案卷封面、封装案卷等。,（二）立卷的方法,按作者立卷 按时间立卷 按问题立卷 按地区立卷 按文件名称立卷 按收发文机关立卷,（三）案卷标题的拟制及封面编目要求 1、历史观点和政治上的正确性。 2、文字简练，表达准确。 3、题名基本结构力求完整。,二、卷内文件的整理,是在组卷后对卷内文件作进一步整理的工作。其主要工作内容和步骤是： 1、卷内文件的排列 2、卷内文件的编号 （1）编件号。 （2）编页（张）号。,3、案卷目录案卷的名册，是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。 （1）案卷目录的作用 A.固定宗内档案的分类体系和案卷排放顺序。 B.概括说明了宗内档案的内容和成分 C.是查找档案最基本的检索工具。 D.它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。,（2）案卷目录的类型 按全宗内档案的类别编制的案卷目录。 按保管期限编制的案卷目录。 按保管期限结合分类方法编制的案卷目录。 按机密程度编制的案卷目录。,（3）案卷目录的结构 A.封面。包括： 全宗名称：填写立档单位的全称或人物的姓名。 类别名称：填写一级类目及其下位类目名称。 案卷题名：概括主要责任者、主要内容及其文种。 B.目录或目次。 C.序言或说明。 D.案