A17-公文处理办法

1、公文处理办法一、目的为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。二、适用范围该办法适用于在本协会工作的全体人员（含借调和二级机构人员）。三、工作程序（一）总则1 、农贸联的公文包括：（ 1）中央各部委及上级主管部门来往文件。（ 2）中国商业联合会、兄弟协会及相关单位来往文件。（ 3）工作过程中形成的文书。2、公文处理是指各类文件的办理、管理、整理（立卷）归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。3、公文处理应当坚持规范、高效的原则，做到上报文件及时，交办单位准确，传递过程安全。4、对上级机关的文件处理，必须严格执行国家有关法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。5、农贸联各部门负责

2、人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。6、农贸联办公室是公文处理的管理机构，主管农贸联的各类公文处理，配备专职工作人员。（二）公文种类1、农贸联形成的公文种类主要有：（ 1）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。（ 2）通知：转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求会员办理和需要有关单位或相关人员周知或执行的事项，任免人员。（ 3）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。（4）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（ 5）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（ 6）批复：适用于答复所属单位的请示事项。（ 7）意见

3、：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（ 8）函：适用于不具有隶属关系单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；开展业务活动。（ 9）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。（三）公文格式1、公文一般由紧急程度、发文机关标志、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发日期、页码等部分组成。2、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角。3、发文机关标识应使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。4、发文字号应包括单位代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份

4、用全称 4 位，用六角括号“”括入；发文顺序号不编虚位，不加第字。联合行文，只标明主办单位字号。5、公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。标题应准确扼要概况公文的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般用 2 号小标宋字体。6、主送单位指公文的主要受理单位，应使用单位全称或规范化简称。具体要求：标题下空 l 行，顶格用 3号仿宋体，后标全角冒号，回行时仍顶格。7、正文：主送机关名称下1 行，每自然段首行缩进2 字符，回行顶格，使用3号仿宋体；文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一

5、）”“ 1. ”“（ 1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；数字、年份不能回行。8、公文如有附件，在正文下空1 行左缩进 2 字符位置编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”( 有序号时标识序号

6、 ) 。9、发文单位署名，应当用发文单位全称或规范化简称。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。10、成文日期在公文正文或附件的右下方右空4 字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为 01）。11、附注：是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。如有附注居左空 2 字加圆括号编排在成为日期下一行。 “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。12 、页码均使用 4号半角宋体阿拉伯数码，编排在公文版心下边缘之下，数码左右各放一条一字线，一字线距

7、版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。13 、公文如有附表，表格长宽比例与版心比例相同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格左侧。14 、公文用纸上边距 37mm1 mm，下边距 3.5cm, 左右页边距各 28mm1 mm。以3号字为基准，固定值 28磅为基准行距，一般每页排22行，每行排 28个字。15 、公文除“会议纪要” 以外，应加盖印章。 联合上报的公文由主办单位盖章；联合下发的，都应加盖印章。16 、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期

8、为准。17 、抄送指除主送单位以外需要执行或知晓的其他单位，应使用全称或规范化的简称。18 、文字从左至右横写、横排。19 、公文用纸一般采用国际标准 A4型（ 210mm*297mm），左侧装订。20 、以农贸联名义上报、下发的文件，套印“全国城市农贸中心联合会文件”红头；其余公函，套印“全国城市农贸中心联合会”便函红头。（四）收文处理1 、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。2 、所有收文由办公室报送会领导，并按会领导批示意见办理。3 、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事

9、项的，圈阅表示已阅知。4 、送负责人批示或者要有关部门办理的公文，办公室要负责催办。（五）发文办理1 、发文办理指以农贸联名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2、公文制发程序：拟稿人完稿后，应填写全国城市农贸中心联合发文纸中标题、附件、主送、抄送、份数等内容，交部门负责人审核签字，如需会签请会签部门负责人签字，交拟稿部门主管会领导核签后，交指定核稿人核稿，最终由会长签发，会长签发完的文件由办公室统一登记编号出文。( 即拟稿填写发文纸本部门负责人审核会签 拟稿部门主管会领导核签核稿 会长签发办公室出文 ) 。3、为保证公文质量，要为核稿、审批留出一定时间

10、，发文办理的时间一般为3个工作日，紧急事项需提前沟通。（六）内部行文要求：1、发文纸后附的报送文件直接体现正文，不用体现标题和主送单位。2、字体按照“公文格式”的要求选择字体，字号选择4 号，行间距选择固定值 20 磅，上页边距 3cm,下边距 2cm,左右页边距为 2.7cm3、如遇特殊情况可以调整，避免出现一页纸只有两行字的情况（七）行文规则1 、行文应确有必要，注重效用。2 、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示、报告。3 、以农贸联名义的各类活动发文，一经核稿、签发，不得做任何改动。4 、“请示”须明确请求指示的事项，应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机

11、关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。（八）公文归档1 、公文办理完毕，办公室应及时整理归档。个人不得保存应归档的公文。2 、归档的公文要齐全、 完整（包括原稿和所有附件） ，并按要求进行分类整理、装订、立卷，便于保管利用。3 、联合发文，原件由主办单位整理归档。（九）公文管理1 、公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。2 、机密文件不经批准，不得翻印。公文的复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文保管使用，否则不能作为正式公文使用。3 、不具备归档、存查的公文，经批准，可以销毁，机密公文销毁，要专人负责，由二人以上监销，并进行登记。4 、工作人员调离工作岗位时，应当移交清退暂存、借用的公文。四、附则（一）本制度由协会办公室制定并负责解释。（二）本制度经协会会长办公会议批准后，在会长签署之日起执行。全国城市农贸中心联合会2014 年 4 月 19 日附件：公文处理模板关于召开 * 会议的通