课件_第05讲：文字处理.ppt

1、1,第6讲 Word 文字编辑,主讲教师：唐大仕 ,2,课前思考,Word中你怎样设置格式？ 第一层次：分别设置字体、字号 第二层次：使用格式刷 第三层次：使用样式 第四层次：,3,再思考,如何区分内容与格式 换行，分段，分页 空格与缩进,4,几个关键,内容结构化 格式样式化 处理自动化 审阅合作化 请点击：正式文档常用技巧,5,关于Office2003/2007,文件格式变化 Open xml 界面变化 控制菜单加强，菜单减化、与工具条合并成ribbon 2003与2007版本的菜单对比 在2007中显示2003菜单（见教学网站）,6,本章内容,(一)Word的基本知识 (二) 文本编辑 (

2、三) 格式与版面 (四) 模板与样式 (五) 表格 (六) 图形 (七) 对象 (八) 打印 (九) 进一步知识,7,(一)Word的基本知识,(1)了解Word的主要功能； (2)掌握Word的启动和退出； (3)理解Word工作窗口的基本构成元素； (4)了解Word帮助命令的使用。,8,1. Word的主要功能,Word 软件的主要功能 文字编辑 文字校对 格式编排 图文处理 表格绘制 帮助功能 Word 文档的主要内容 文,图,表 Word 的特点 WYSIWYG (所见即所得),9,什么是 计算机？,图示,计算机,Computer 是应用电子技术进行数据处理的机器，主要工作是进行数字

3、计算和信息处理。数字计算是指。 进行加工处理的过程，如科学与工程计算；信息处理是指对字符、文字、图形、图象、声音等信息进行采集、组织、存储、加工、检索的过程，如办公室自动化,10,关于办公软件,关于办公软件 金山 WPS Microsoft Office OfficePro(IBM的产品) 关于Office 95/97、 Office 2000 、Office XP（2002） Office: Word,Excel,PowerPoint,Outlook,Access,FrontPage,照片编辑器等,11,WPS 集编辑、排版、制表和打印于一体,Word 6.0 7.0 97 2000,字处理

4、软件的发展,WS 西文字处理,DOS,中/西文混合处理,Windows,Word 集文字处理与图表处理为一体,写字板/记事本,行编辑Edlin,全屏幕编辑Edit,字处理基础知识,12,所见即所得 绘图和制表功能 排版功能 图、文、表混排技术 文件格式转换功能 与Internet接口,Word 特点,字处理基础知识,13,Word 2000新增功能,即点即输 与 Word 97相同的文件格式 自动更正功能 中文简繁转换功能 增强的Web页设置功能 更有效的联机帮助 其他功能,字处理基础知识,14,建立文档,编辑文档,字处理软件的功能,基 本 功 能,保存文档,打开文档,关闭文档,字处理基础知识

5、,15,2. Word的启动和退出,启动 开始程序Microsoft Word 退出 关闭窗口 Alt+F4,16,启动 Word,启动Word是指运行Word系统的核心程序Winword.exe并将其调入内存，同时进入Word应用程序及文档窗口。,含 义,直接运行Winword.exe文件 双击Word快捷图标 使用Microsoft Office快捷工具栏 使用“开始”菜单或打开Word文档文件,方 法,字处理基础知识,17,3. Word工作窗口,18,Word应用程序窗口,标题栏,菜单栏,工具栏,格式栏,标尺,文本区,插入点,状态栏,视图按钮,文档窗口,字处理基础知识,19,4. Wo

6、rd帮助命令的使用,进入帮助 菜单： 帮助 工具栏： 快捷键：F1 帮助的内容 目录、索引、搜索、助手,20,(二) 文件操作和文本编辑,(1)熟练掌握文档的基本操作； (2)熟练掌握视图的使用； (3)熟练掌握文本编辑的基本操作； (4)熟练掌握剪贴、移动和复制操作； (5)掌握定位、替换和查询操作； (6)掌握插入符号的操作。,21,1. 文档的基本操作,新建 Ctrl+N 打开 Ctrl+O 保存 Ctrl+S 打印 Ctrl+P 关闭 Ctrl+W,22,工具按钮 / 热键 / 菜单命令,建立文档（新文档窗） 编辑文档（增、删、改） 保存文档（内存 外存） 打开文档（外存 内存） 关闭

7、文档（结束文档操作） 多文档之间的操作,文档基本操作,方 法,文档编辑,23,内 存,文 件,写操作,输 入,读操作,建立文档,打开文档,保存文档,关闭文档,图示,文档的保存,保存文件可以有几种选择方式：,退出Word应用程序,关闭文档窗口,只保存文件，不关闭窗口,另存文件,输入和编辑文字,25,2. 视图的使用,26,文本的视图,使用“视图”菜单 或者 在窗口左下角的视图按钮 普通视图 页面视图 大纲视图 Web版式视图 阅读视图（2003中）,27,3. 文本编辑的基本操作,28,确定插入点 输入正文,正文输入,内 存,“插入” 菜单,直接输入,剪贴板,文档编辑,29,基本的定位,鼠标：

8、单击 键盘： 箭头键 Home:行首 End:行尾 Ctrl+Home：文件首 Ctrl+End：文件尾 或在大纲模式中进行操作：视图|大纲视图,30,选定文字,拖拽：选定任意文档（一个首点，一个尾点） 单击：选定一行 双击：选定一段 三击：选定整个文档 CTRL+单击：选定一句 Alt+拖拽：选定矩形区域 Shift+箭头键：选定,31,使用鼠标选定文字,32,改,删,增,定 位,选择对象,发 命 令,编辑文档,方 法,文档编辑,33,增加文字,插入文字 直接将文字插入到插入点 用Insert键切换“插入/改写”状态 插入文件 使用菜单“插入文件”,34,删除文字,使用BackSpace(退

9、格键)删除插入点前面的文字 使用Delete键删除插入点后面的文字 选定内容以后，按Delete键 选定内容以后，按Ctrl+X(或剪切) 剪切的同时将内容放入到剪贴板中,35,4. 剪贴、移动和复制操作,复制、粘贴 选定内容后按Ctrl+C 定位到需要的位置按Ctrl+V 或者Ctrl+拖动 剪切、粘贴 选定内容后按Ctrl+X 定位到需要的位置按Ctrl+V 或者直接拖动,36,Office内部的剪贴板,打开它 按两次Ctrl+C打开 或：编辑Office剪贴板（2003中） 或：任务窗格下拉框Office剪贴板（2003中） 07：开始|剪贴板 复制 点击内容即可,37,5.查找、替换和

10、定位操作,查找 按Ctrl+F 或 “编辑查找” 替换 按Ctrl+H 或 “编辑替换” 注意单个的替换与“全部替换” 定位 按Ctrl+G 编辑定位 07:开始|编辑|查找、替换、定位,38,复杂的替换,替换(Ctrl_H) ，点击“高级” 文字的替换 格式的替换(点击“格式”) 如所有的“计算机”转为黑体 使用特殊字符 如去掉空行 ( pp p ),使用通配符,通配符 字符： 特殊 (13表回车) 0-9 数字 !0-9 非数字 ?任意 次数 1,2 *(0到多次) (1到多次) 位置 表示单词首尾 括号 ( ) 表示一组 在替换时用1表示第1个括号内的组 举例 如1998-10-1 换为

11、 1998年10月1日 (0-92,4)-(0-9)-(0-9) 1年2月3日 如去掉换行符 13(! ) 1 如”第x回”换成标题1 () 1 (加样式）,39,小技巧,使用查找替换功能，找到一个单词出现的次数,40,41,6. 插入符号,使用“插入符号”或“插入特殊符号” 标点符号、数学符号、希腊字母、拼音 数字序号、特殊符号、单位符号,42,用特殊字体来表示符号,注意：符号与字体是相关的 例：Webdings中的符号 Abcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789 字体的添加：控制面板字体 中将字体文件粘贴 关于TrueType字体与点阵字体 程序附件中造字程序

12、,字体运用小技巧,使用webdings表示各种图标 A b f t u v p h 使用webdings 2来表示打勾 R T 书法家字体,43,44,7. 自动更正和语言工具,自动更正 大小写、符号、分数、错别字等等 智能标记(2003中) 序号、日期写法等等 取消自动更正：Ctrl+Z 设置自动更正 工具自动更正选项 07: Office按钮|Word选项|校对|自动更正选项,45,英文及中文的特殊设置,对英文 格式更改大小写 07（？） 工具拼写和语法 （F7） 07：审阅|校对|拼写和语法 对中文 工具语言中文简繁转换 （07：审阅|中文简繁转换) 工具语言翻译 (07:审阅|校对|翻

13、译) 格式中文版式拼音指南(07:开始|字体|拼音文字) 格式中文版式带圈文字 (07:开始|字体|带圈文字),46,(三)Word的格式与版面,(1)熟练掌握字体、段落和页面设置； (2)了解项目符号和编号； (3)掌握边框、底纹、页眉和页脚的添加。,47,1. 字体、段落和页面设置,记住： 字体、段落在“格式”菜单或“格式”工具栏 页面设置在“文件”菜单,48,对文档进行总体设置 对相应的段落进行设置 对个别字符或多个字符进行设置 （艺术字、字母大小写、字符的上标/下标等）,选定文档,“格式 / 字体或段落”命令,方 法,整个文档,某些段落,一个字符,文档格式编排,49,字 符 格 式 编

14、 排,文档格式编排,字符修饰,设置字符格式,字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距,TrueType 字体,打印机字体,高效修饰工具:,高级查找/替换命令,宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，隶书24点字,字符间距,H2O,字符缩放,上标下标,添加边框和底纹,文档排版,51,设置字符格式,如何设置字体 如何设置字号(即字体大小) 如何设置字型 如何设置文字边框和底纹 什么是字间距 如何设置字间距 利用【字体】对话框设置字体格式,52,小技巧：字符格式设置,Ctrl+D 打开字体设置 Ctrl+Shift+F 字体 Ctrl+Shift+P 字号 Ctrl+B 粗体 Ctrl+I 斜体 C

15、trl+U 下划线 Ctrl+= 上标 Ctrl+Shift+ 下标 中文字体、英文字体要同时设置 五号=10.5pt 小四号=12pt, 小五号=9pt， 1pt=1/72 inch 直接输入字体大小，如128 (单位pt) 1inch=72pt=96px(与设置有关) 小五号=9pt=12px,53,国家行政机关公文格式,GB/T9704-1999,段落修饰,段落标记,对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表,标尺,缩排定位（Indent）,高效修饰: 段落样式,文档排版,55,段落 格 式 编 排,文档格式编排,56,设置段落对齐方式,什么是段落对齐方式 段落对齐方式是指段落

16、在水平方向上的对齐方式。 五种对齐方式的特点 两端对齐 左对齐 右对齐 居中对齐 分散对齐 设置对齐方式的方法(利用工具按钮和快捷键),57,设置段落缩进方式,什么是段落缩进 段落缩进是指在水平方向上的段落缩进。 4种段落缩进方式的特点 左缩进 右缩进 悬挂缩进 首行缩进 设置段落缩进方式的操作,58,设置行距和段间距,什么行距和段间距 行间距是指行与行之间的距离，而段间距是指段落与段落之间的距离。 设置行距的操作 3种行距的特点 单倍行距 1.5倍行距 2倍行距 设置段间距的操作,使用“首字下沉”,使用“格式”/“首字下沉”菜单 命令打开“首字下沉”对话框,文档排版,07中:插入|文本|首字

17、下沉,60,分栏排版,格式分栏 （07：页面布局|页面设置|分栏),分栏排版,设置栏数、栏宽、栏与栏的间距， 以及是否在两栏之间加线 排版多种分栏形式共存,文档排版,页面设置,纸张大小 走纸方向 页眉、页脚 页边距 标尺 分页规则 插入“分页符”,文档排版,文件页面设置 07：页面布局|页面设置,63,页面设置,“文件”菜单,“页面设置”命令,方 法,64,小技巧：段落格式设置,Ctrl+0 段前空行距 Ctrl+M 段首空左距 Ctrl+Alt+1 一级标题 Ctrl+回车 分页符 Shift+回车 人工换行符 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+J 对齐 Ctrl+1 C

18、trl+5 Ctrl+2 行距,65,2. 项目符号和编号,记住： 使用格式工具栏上的“项目符号和编号” 使用菜单：格式项目符号/编号 点右键，更改项目符号/编号 (07:开始|段落|项目符号),66,3. 边框、底纹、页眉和页脚,记住： 边框、底纹、页面边框在“格式”菜单中 页眉、页脚在“视图”菜单中，并会弹出一个“页眉页脚”工具 07：开始|段落|边框、底纹 “插入”菜单中有“插入页码” 07：插入|页眉页脚|页码 另外，注意： 在“页眉页脚”工具上有 ，可以设置奇偶页不同 删除页眉页脚，进入“页眉页脚”视图以后，全选,分页、分节,插入分页符（Ctrl+回车) 07：插入|页|分页 插入分

19、隔符分节符 07：页面布局|页面设置|分隔符|分页符 （如果没有出现“分隔符”工具：可以这样操作： 工具栏上单击鼠标右键 |自定义|常用命令|插入分页符和分节符） 分节的目的：不同的节有不同的页面设置、页眉、页码 在设置时：应用范围，可选应用到本节或整个文档,67,不同节不同的页眉页脚：,在页眉页脚工具栏中，点击“链接到前一个” 07：在页眉或页脚处双击 后，在“设计|导航|”中。,68,设置页眉与页脚,文档排版,70,页眉/页脚设置,页面设置,页眉/页脚间切换,页 码,页 数,页码格式,“视图”菜单,“页眉和页脚”命令,方 法,71,小技巧：页眉页脚,页眉中插入图片 插入公司图标：在页顶的图

20、片 制作水印： 在页眉中插入图片，设其为衬于文字下方，并拖到页面中央 奇偶页不同 页面设置版式奇偶页不同,72,页面及文件其他设置,页面边框 格式边框和底纹页面边框 07：页面布局|页面设置|页面边框 背景 (格式/背景，仅在Web视图中有效，不提倡） 07：页面布局|页面设置|页面背景 文件属性 文件属性：标题、作者等 07：Office按钮 | 准备 | 文件属性,73,(四)Word的模板与样式,(1)掌握样式和样式库的建立与使用； (2)了解模板的概念。,74,1. 样式的建立与使用,使用格式工具栏上的“样式框” 建立样式：只需要其中输入名字即可 应用样式：只需要从其中选择名字即可 或

21、者使用“格式”菜单中的“样式” 可以修改样式 （2003版)也可以在任务窗格上，点右键,创建和管理文档样式,样式是一组针对字符或段落的修饰信息。 它可以保存在文档中、也可以保存在模板里。 只包含字符格式的样式叫“字符格式”。 包含了段落格式的样式 叫“段落格式”。,办公组合软件,样式的建立与应用、修改,2003中： 格式样式-新建 或者，选定文字后，在格式工具栏上的样式下拉框中输入名字并回车，即可新建样式 应用样式：选定文字，在样式下拉框中找到相应的样式 修改样式：格式样式中找到相应的样式，点右键，修改 07: 开始 | 样式 | 点击下箭头|将所选文字保存为样式 其中有个按钮，叫“修改”可进

22、一步设置（包括段落样式与字符样式) 开始 | 样式 | 点击下箭头|修改|点那个样式按钮|在列出的样式上点右键|修改,76,77,2. 模板,是样式的集合，文件扩展名为 文件另存为，在类型中选择“文档模板（*.dot)” 工具模板及加载宏，在其中可以选用其他模板,创建和管理文档模板,.wiz,.dot,页面设置信息,纸张大小、页边距设置、页眉/页脚的设置,默认的排版信息,常用的自动功能,默认样式（字体、段落排版等修饰信息）,常用的自动图文集词条、宏、工具栏和 自定义菜单设置和快捷键。,Normal 模板是适用于任何类型文档的模板。当启动 Word 或单 击“新建”命令 时，Word 会基于 N

23、ormal 模板新建一篇空文档。,模板是一种特殊类型文档，它使用户能够很容易地完成 文件的创建工作。,办公组合软件,创建模板与应用模板,创建模板 文件，另存为 模板文件（.dot, .dotx) 应用模板 文件新建-选择模板 07: office按钮 | 文件 | 新建 | 选已安装的模板 Normal.dot C:Documents and Settings*Application DataMicrosoftTemplates,79,80,(五)Word表格的建立与编辑,(1)熟练掌握表格的建立； (2)掌握表格格式和内容的基本编辑。,81,1. 表格的建立,菜单：“表格” 常用工具栏：插入

24、“表格” 常用工具栏：打开“表格工具” 手绘表格： 边框与底纹 “表格”“文字转表格” 07: 插入 | 表格 | 插入表格 注意表格工具“设计”,82,2. 表格格式和内容的基本编辑,选定：用鼠标 增删单元格：用菜单或手绘 合并：用右键，或用菜单，或用工具栏上的合并 折分：同上 自动套用格式：用菜单 文字对齐：点右键 格式化表格：用菜单,表格的编辑,“自由表格”工具栏的使用 文字对齐（垂直方向、水平方向） 数字对齐（以小数点居中对齐） 单元格合并 自动套用格式,表格制作,84,小技巧：表格,Alt + 5(数字键盘的5) 选定整个表 第一格内，“表格裁分表格”: 表前加空行 最后一格内，按T

25、ab，新增一行 表格标题行重复 表格排序（如参考文献的排序） 07: 表格工具“设计” 表格样式选项、边框、绘制表格,85,(六)Word图形的制作与编辑,(1)掌握绘制自选图形的操作； (2)掌握图形元素的基本操作。,86,1. 绘制自选图形,03： 绘图工具栏 07：插入 | 插图 | 形状、图片、剪贴画,87,绘制图形,启动绘图工具 常用工具按钮的使用 绘制图形,绘图和图形处理技术,88,2. 图形元素的基本操作,使用“绘图工具栏” 选择图形对象 边线及填充 阴影与三维 旋转 编辑顶点 点右键 叠放次序 组合及取消组合 对齐,89,小技巧：图形,鼠标配合键盘 Ctrl+ 表示复制 Alt

26、+ 表示精细 Shift+ 表示对齐 最好将图形放入框中 在2000中，插入对象Word图片 在2003中，自动产生一个框,90,(七)Word对象的插入,(1)掌握图形的插入； (2)掌握文本框的插入； (3)掌握图文混排技术。,91,1. 图片的插入,插入图片剪贴画 插入图片来自文件 注： 在Word中，图形、图片概念是很不正规的 在Word中，自绘图形和图片的编辑方法是不一样的。自绘图形的创建和编辑往往是结合在一起的，而图片则是在其它图形处理软件中编辑好后通过插入等方法导入Word文档的。,92,启动“图片”工具栏,图片操作,绘图和图形处理技术,93,2. 文本框的插入,插入文本框 在框

27、上点右键，设置其属性,94,3. 图文混排技术,图片上点右键，设置图片格式版式设置环绕方式 在2002及2003中，还经常要点“高级” 07： 图片上右击 |设置图片格式 或 绘图工具“格式”菜单 嵌入图与浮动图 嵌入图随文字移动，其控制点为黑点 浮动图随段落移动，其控制点为白点,95,图文表混排示例,图,文,表,96,嵌入型方式，即图片在文档中与 文字一样占有固定位置； 图形环绕文字方式，这时图片在 文档中将随着文字的移动而移动； 层次方式，即图片浮于文字上方 或文字下方。,图文混排的方式,图文混排技巧,97,图 文 混 排 方法,图文框 利用“设置图片格式”对话框,图文混排技巧,98,4.

28、 其他对象的插入,艺术字 公式 组织结构图 图表 声音 视频 其他程序的对象,99,(八)Word文档的打印,(1)掌握打印预览； (2)掌握打印的基本参数设置和打印输出。,100,1. 打印预览,文件打印预览,101,2. 打印的基本参数设置,文件打印,102,打印预览与打印,“文件”菜单,“打印”命令,方 法,确认打印机,打印范围,打印方式,打印份数,103,打印文档 在打印文档前，可以先预览文档的打印效果。只要是可打印区内的所有内容，都显示在预览窗口中，并可查看普通视图下无法显示的内容。 选取“文件”下拉式菜单中的“打印预览”命令，或单击工具栏上的“打印预览”按钮，将出现如图5.18所示

29、的窗口。下面分别介绍窗口中的工具按钮。,104,“打印预览”窗口,105,(1) 打印：打印当前文档。 (2) 放大镜：单击需要放大显示的位置，该部分将按比例放大显示。 (3) 单页显示：可在页面视图中观察整个页面。 (4) 多页显示：可在页面视图中显示多个页面。 (5) 显示比例：在下拉式列表中选取文档扩大或缩小的比例。 (6) 全屏显示：隐藏除文档和工具栏以外的其它屏幕元素。 (7) 关闭：退出打印预览状态，返回文档。,106,（九）进一步知识,107,小技巧,全文字符加大 Ctrl+A , Ctrl+Shift+ 显示比例加大 Ctrl+滚轮 07：窗口右下角的“显示比例” 打印时缩放 文件页面设置缩放,108,正式论文文档常用技巧,文档结构 设标题级别（在样式框中选取） 大纲模式 查看文档结构图 样式 新建样式 应用样式 格式刷,109,续,图表 自绘图形放入到：插入|对象|Word图片 图片格式|版式|文字环饶|高级|上下型 图表的自动编号 自动编号：插入|题注|新建标签、编号 引用（如图2-3所示）插入|交叉引用 注：Ctrl+A, 按F9更新所有域 (07:开始|