展会基本流程.ppt

1、展会基本流程培训,盈握商机 拓展未来,CONTENTS,盈握商机 拓展未来,公司运作关系图,展会三要素 展位销售我司业务核心 人员服务我司稳定发展的核心 展品运输外包给运输公司操作,盈握商机 拓展未来,公司运作关系图,盈握商机 拓展未来,展位销售,光地,搭建,主办方,搭建方,展会拓展部,展会操作部,人员服务,出票处,地接社,行程专员,国际段机票,人员签证,各国领馆,签证专员,境外接待,行程专员,参展全程指导,客服专员,盈握商机 拓展未来,5,需求挖掘与培养,客户培养与维护,数据收集与处理,订单,公司运作关系图,盈握商机 拓展未来,INTOP,客户,业务部,招展资料,订单,展会 拓展部,行程 专

2、员,展位报价,人员报价,1,1,2,3,客服专员,客户全程指导,4,展会 操作部,签证 专员,确认展位,会刊 邀请函,行程安排,落实签证,5,5,公司运作关系图,公司运作核心：INTOP系统 研发部门：展会拓展部、客服部的行程专员 销售部门：业务部 桥梁部门：客服部的客服专员 服务支撑部门：展会拓展部、展会操作部、客服部的签证专员和行程专员,盈握商机 拓展未来,公司销售资料,招展函用于发给需求客户 推广函用于网络推广和传真群发 摊位图用于展位确认 上届中国展商成功案例 历届现场图片展会效果展示 公司营业执照、税务登记证展示公司资质,盈握商机 拓展未来,公司操作资料,人员资料表用于做邀请函和人数

3、预估 会刊资料表用于主办方会刊登录 人员确认表用于人员确认和机票出票 展具增租表用于确认增租配置 签证须知用于随团人员签证提醒 出行须知用于随团人员出发前提醒,盈握商机 拓展未来,部门分布及相应职能,业务部：进行招展工作 行程专员：落实国际段机票和境外安排 签证专员：负责客户签证安排和跟进 客服专员：协助业务做好后续工作 展会拓展部：跟展会主办方争取最优资源 展会操作部：负责与主办方资料往来及搭建 人力资源部：人员招聘、培训、面谈、考核 财务部：落实款项的收缴情况 行政部：采购公司物品，筹办公司内部活动 信息技术部：负责OA和INTOP系统的开发维护 网站建设部：负责公司对外网站的更新维护,盈

4、握商机 拓展未来,业务部,寻找意向客户 确认合作方案 催收意向客户回传的报名表 催缴报名客户的各种款项 确认展位 签定合同及各种说明函 异常事件处理,盈握商机 拓展未来,客服部行程专员,落实初步行程及人员报价 预定酒店及国际段机票 确认地接社及接待细节 跟进签证进程及结果 落实人员确认表的制作及收集 跟进特殊要求的处理 制作出行须知,盈握商机 拓展未来,客服部签证专员,联系签证国驻华领馆整理签证须知 跟客服落实人员资料表汇总 收集我司需提供的签证材料 跟客服落实客户材料的准备情况 协助做好签证预约工作 跟进签证进程及结果,盈握商机 拓展未来,客服部客服专员,跟进人员资料表、会刊资料表、人员确认

5、表、展具增租表的发出及回传，并汇总整理 发出签证须知，收集签证资料，汇总并跟进签证进程及结果 发出出行须知,盈握商机 拓展未来,展会资源拓展部,跟主办方进行商务谈判，争取代理权、争取降低成本、争取最优展位。 跟主办方签订合作协议，并付款。 跟进销售部门的展位调整，跟主办方进行协商。,盈握商机 拓展未来,展会操作部,跟主办方落实邀请函及签证所需材料 跟进主办方会刊的登记 预约签证时间 确认搭建方案、基本配置并制作展具增租表 跟搭建方确认客户所需增租展具 跟主办方落实入馆证,盈握商机 拓展未来,财务部,发费用函给业务部催缴款项 展位预付款展位费60% 展位余款含双开费及登记费 人员费用含报名费 其他费用含单间差、特殊行程、 展具增租及新增签证费 退回剩余款项,盈握商机 拓展未来,盈握商机 拓展未来,18,销售流程图,展会介绍,促成后流程概述,盈握商机 拓展未来,报名,签合同,催预付款,确认展位,收集人员资料表及会刊资料表,催余款,发签证须知,跟进签证情况,催人员费,收集人员确认表及展具增租表,确认特殊需求,催剩余款项,跟进出行准备,发出行须知,跟进出行,客户回访,展前 一个月,展前 两个月,展前 三个月,展期 当月,境外增值服务,盈握商机 拓展未来,境外增值服务,盈握商机 拓展未来,