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文档简介
1、外贸邮件书写注意要点,Snow Elissa,1,1,邮件标题只能是客户求购的产品名称,而不要加其它的任何多余语言,这样,客户打开你邮件的可能性一般可达到100%; 2,开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人,可立即拉近与客户的距离,而对商人来说过多的寒喧实在是多余; 不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的,我们建议你,一般情况下最好不用提,客户在那里发布过求购信息,客户自己知道,多说多余,不过,如是本网线下转发给你的外商询盘,加一句话也无妨; 3,开头语特忌讳主动过多介绍自己,因为会给人一种推销的感觉,给人的第一感觉就不好,事实上,没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的,不主动过多介绍自己将
2、一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象,这种印象对你来说是非常重要的; 那么,“过多”的标准是什么呢?我们认为,介绍性语言超过两句即是“过多”! 4,简洁开头后,你必须立即进入正文,即报价,因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已,你如不能提供客户想要的东西,客户回你干吗?立即进入报价,证明你是专业做该行的,你是有诚意、实实在在想做生意的,大家的时间都很宝贵,都不想浪费时间,特别是欧美商人更是如此; 5,第一次联系客户时,除非客户在询盘中提出,最好不要主动附上图片,以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截; 6,所报的价必须是实价,必须与现有的市场行情相吻合,价太低,客户知道你不是做该行,不会理你
3、;价太高也会吓跑客户,客户也不会回你,所以,切勿乱报价,应了解清楚了、多比较后再报。,一、邮件标题,2,开发信标题的Re:,指的是Regarding或Refer,意思是“关于” 当然这也是吸引客人打开邮件的一个小技巧,往往回复的邮件会带有Re的字样,客人往往不知道这封邮件是不是你回复给他的,就会忍不住打开来看看。所以主题要写得好啊,如果你一个introduce或者need cooperation之类的,明显一看就是推销信,这个Re的意义就失去了。,外贸开发信标题小技巧Re的使用,3,1.邮件不可写得过长。 2.邮件要有明确的主题。 3.不需要长篇大论的公司或工厂介绍。 4.使用最最简单的词汇和
4、句子。 5.不要使用奇奇怪怪的字体。 6.多使用被动语态。 7.不要说一些毫无意义的话。 8.尽可能不使用附件和图片。 9.不要插入URL链接。 10.语气要缓和。 开发信要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在那里。只要清楚表述出这3点,就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。,如何写好外贸开发信?,4,1, Manufacturer of bamboo flooring/Supplier of Wal-Mart 2,Re: Ecotimber/product catalogue /brief intro. 3, John, are you ok with your * suppli
5、ers? 5, Is there a middle man draining your profit. Get rid of them, its information age. 6,Can you reach your supplier at 3 p.m.?,下面列出几个个人认为比较好的开发信标题供大家参考:,5,1.写邮件时,一定要在英文状态下输入。 2.标点符号后要空一格。 3.Dear,/: ,一般书信,朋友,非正式。 : 正式商务信函,正式书信中。,行文,6,回复时间注意: 今天的今天一定要回(注意时差) 香港/台湾/韩国2个小时回复 澳大利亚收到后马上回 欧洲下午三点前一定要回 美
6、国下班之前回 注:如果不能及时回复邮件,一定要给客户一个回应,告诉客户不能回复邮件的原因。 2 回复原则 3C Clearness(清楚) Concisenes(简洁) Courtesy(礼貌),外贸回复邮件的原则(算准时差发外贸电子邮件),7,外贸的事务多而繁琐,因此很多小细节都会被我们忽略。比如很多人往往会忽略这样一个细节:就是你发给客户的文件文档的格式!大家是否习惯在邮件中附上Excel或Word 文档的报价单,而这样的报价单发出去后是不是常常没有客户的回音呢? 其实是有原因的,鉴于有不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现,因此欧美大部分公司的邮件系统都采用了垃圾邮件过滤,只
7、要是邮件中出现Excel和Word文档附件,就统统删除。若因此对客户报价和沟通的延误可能造成的损失是无法估量的。 我们解决这个问题的最好办法就是把文件制作成PDF文档。PDF文档是世界上最流行的文档之一。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中寄生。PDF文档可以在任何系统中兼容,如Window,Linux,Unix,苹果机等。我们把报价单,技术文件制作成PDF文档之后在邮件中发送,客户的邮件系统就不会把邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件。,附件用PDF格式发送,8,1.主动承认错误,要有担当,做客户最诚实的合作伙伴。 2.与客户谈论工作时要严肃,聊题外话要随意。聊客户感兴趣的话题,拉近距离
8、。 3.客户来我司拜访时,应要到客户的计划表,安排好接待客户事宜。 4.给客户报价要与市场行情吻合,切勿报的过高或者过低。客户谈价还价时,不可大幅度下调价格,会使客户得寸进尺。 5.客户打款时,一定要确认款到帐了,有些客户喜欢撤销款项。 6.要走在客户前面,不要被牵着走。“掌握主动权”,Our God-Customer,9,Hey guy,XYZ trading here, exporting LANTERNS with good quality and low price in US.Call me, lets talk details.Rgds,RickCell phone: * Hi S
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