某国际拍卖有限公司组织结构调整方案(PPT 40页).ppt

1、中国嘉德国际拍卖有限公司组织结构调整方案,第2页,2020/9/27,说 明,本报告以提升嘉德拍卖的管理为最终目标； 本报告旨在提高嘉德拍卖公司的经营管理水平，不针对任何部门和个人。,第3页,2020/9/27,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责 二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责 三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第4页,2020/9/27,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,办公室,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力资源部,股东会,各地办事处,

2、监事会,总经理助理2,珠宝部,刊物印刷,市场拓展,技术支持,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,保卫处,总经理助理1,第5页,2020/9/27,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主管,市场拓展主管,结算员,出纳,会计,市场拓展专员,市场分析专员,客户信息专员,客户服务专员,人力资源部专员,办公室主任,设备维护,行政秘书,技术支持主管,总经理,总经理助理2,副总经理,业务主管,业务员,司机,拍照专员,总经理助理1,业务秘书,在部门业务有

3、细分的情况下才有必要设立此岗位,第6页,2020/9/27,目录,一、组织结构调整方案 二、部门职责界定,第7页,2020/9/27,董事会办公室部门职责,公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作。包括：会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等 拟定董事会的有关文件,会议组织及文件起草,第8页,2020/9/27,总经理助理2岗位职责,汇总公司内部市场、行业及竞争对手的信息，并组织进行战略分析，提出战略规划方案 根据公司年度战略发展目标和各业务部门的历史业绩，将公司总体目标分解至部门 进行年度完成业绩的实际情况和目标业绩的差异原因综合分析，并提出调整解决方案 组织制定公司年度运营计划,1、公司

4、内部管理体系建设,建议并制定公司内部管理提升方案 监督实施公司管理流程和相关规章制度,2、战略分析及规划,3、协助总经理工作,协助总经理开展其他工作,第9页,2020/9/27,业务部门部门职责,1、拍品征集,2、图录制作,3、客户联系和招商活动,征集拍品，签定拍卖委托合同 负责拍品的筛选，必要时组织专家会审,制作图录版式、文字标注及英文翻译 提出拍品照片要求，并协助市场部刊物编印安排拍品拍照时间 校对图录样稿,就合同更改及其他事宜与卖方协商联系 拍卖会前的招商活动,第10页,2020/9/27,业务部门部门职责（续）,向办公室和人力资源部提供有关拍卖会现场布展、人力等方面的需求并对最终方案进

5、行确认 配合市场部需要，选择相关拍品图片和撰写媒体报道稿件 配合财务部拍卖结算进行催款工作 对市场部的招商活动及广告提出建议并配合实施,5、协助性工作,电脑录入拍品合同 负责本部门名片库的更新维护 及时填写拍品报损表，并根据不同情况按规定上报并进行处理,4、业务信息收集,第11页,2020/9/27,人力资源部部门职责,1、人力资源规划,2、培训工作,根据公司年度战略发展规划制定年度人力资源规划预算和培训预算 制定公司的年度招聘计划，并组织实施岗位招聘、安排面试和考核工作；进行对员工试用、转正、定级、晋级的审查、登记和统计；办理员工辞退和离职手续 建立公司人才储备库，包括正式员工、临时员工的储

6、备 根据公司和各业务部门的需求，组织调配临时工作人员，其中包括翻译、外部专家等各种专业人才 负责拍卖师的工作组织和管理,根据员工需求和公司预算制定公司年度培训计划，并组织实施 组织安排新员工入职培训 组织安排其他培训活动,第12页,2020/9/27,人力资源部部门职责（续）,负责工资奖金的核算 负责人事档案和人事调动的管理，签订并管理员工劳动合同 负责处理公司各部门发生的重大劳动纠纷 负责出国人员的申报等工作 关于劳动管理、工资管理等方面的统计工作 负责员工社会保险和公积金的办理,3、考核激励,4、人事服务,负责制定公司的薪酬体系，包括建立健全公司的各项福利制度 负责制定公司的激励机制，包括

7、奖惩制度 负责组织实施对公司员工的选拔、任免和绩效考核工作 负责员工职业生涯规划的制定,第13页,2020/9/27,财务部部门职责（一）：财务管理,定期编写财务分析报告，分析公司经营状况、资金使用情况、费用成本状况等方面内容,1、预算管理,2、财务分析,3、投融资,根据公司年度战略发展目标，制定公司详细预算 参与制定公司年度计划 定期编制公司预算执行情况阶段分析报告，并根据具体情况对公司预算予以调整 协助公司领导进行预算执行情况差异分析和确定解决方案,拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效、合理地分配、使用公司资金 进行投资机会分析，协助投资决策,第14页,2020/9/27,财务部部门职责

8、（二）：日常会计管理,负责公司日常账务管理、会计凭证的制作等工作 编制公司财务报表 日常费用报销 采购合同管理,1、日常帐务,2、保险,3、公司资产及税务管理,负责拍品的保险及索赔事宜，并每月制作拍品报损统计表 负责公司其他财产的保险事宜,会同相关部门定期组织对公司资产的盘点工作，保证账物相符 负责公司资产的报废处置 计算并缴纳各项税费,第15页,2020/9/27,财务部部门职责（二）：日常会计管理（续）,4、客户信用管理,组织制定客户信用标准，并及时修订更新客户信用分类名单 定期对重点客户进行资信调查，对异常状况提出预警报告,第16页,2020/9/27,财务部部门职责（三）：拍卖结算,负

9、责拍卖会交易的结算工作，包括买方结算和卖方结算 确认并组织打印、发送买方及卖方结算通知单 负责竞投牌押金的收取、退还以及竞投牌的发放和回收工作,1、结算工作,2、合同管理,3、收付款协调,审查拍卖委托合同，确保合同的填写和卖方佣金浮动幅度符合公司规定 负责合同的发放登记、收回及保管,每次拍卖会结束后，按期制作买方结算状况统计表并交至总经理、副总经理和各业务部门 每次拍卖会结束后，按期组织收付款协调会并讨论处理方案 每季度统计客户交付款状况,第17页,2020/9/27,财务部部门职责（四）：采购价格审核,参与公司主要支出项目的合同谈判，包括与印刷厂、展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行

10、社、定点饭店餐厅等的合同谈判 收集了解所需采购物品的市场价格状况，定期制作与公司支出相关的询价表 审核采购价格,第18页,2020/9/27,市场部部门职责（一）：市场拓展,1、市场信息收集及分析,2、市场推广及公关活动,根据客户信息数据库资料，分析整理客户购买兴趣等特点并定期形成客户分析报告 定期制作市场分析报告，包括对潜在客户群特征、竞争对手动态、拍卖行业动态等市场信息的分析 收集、汇总并分析新业务市场信息 收集、汇总并分析潜在客户需求信息 新闻媒体反馈信息收集,建议、策划并组织各种公共关系活动 选择、建立与媒体之间的关系 撰写、组织媒体报道文章和组织安排采访等活动 建议、策划并组织艺术品

11、鉴赏讲座等各种品牌宣传及市场推广活动 建议、策划并组织外地巡展等拍卖会前招商活动,第19页,2020/9/27,市场部部门职责（一）：市场拓展（续）,根据公司年度预算和战略发展需要，制定年度广告预算及计划 负责组织品牌宣传广告的策划及实施 负责组织与拍卖会相关的各种广告的策划及实施,3、广告宣传,4、公司形象维护,参与拍卖会布展设计等与公司公众形象相关的活动 组织嘉德通讯等公司刊物所需报道的编写，并对稿件进行审核 负责组织实施公司网站的版面设计和更新 负责与公司形象相关载体的设计和维护,第20页,2020/9/27,市场部部门职责（二）：刊物编印,制定年度刊物印刷计划和预算 根据公司印刷要求选

12、择印刷厂，并与财务部共同进行合同谈判并签订印刷合同 综合公司各方面需求和预算确定图录及其它刊物的印刷数量 组织图录、嘉德通讯等公司刊物的样稿校对 负责图录、嘉德通讯等公司刊物的印刷工作 负责公司其他印刷品的制作 负责安排和组织各业务部门的拍品拍照工作,公司图录、刊物等资料的编印工作,第21页,2020/9/27,市场部部门职责（三）：客户服务,1、客户接待及服务,回答和接待一般性的客户咨询，包括一般性的拍品咨询、拍卖会信息咨询和公司信息咨询等 向买方、卖方和相关方面寄送图录、拍卖会成交价格单、嘉德通讯等资料 负责委托竞投的工作 应客户要求，协助库房进行拍品的包装和运输等工作 协助其他部门进行竞

13、投登记等拍卖会现场的咨询及服务工作,2、客户通知及信息反馈,告知客户拍卖会变更、公司变化等信息 在拍品筛选结束后，通知卖方拍品处理情况 在拍卖会结束后，通知卖方有关拍品的交易情况 记录、汇总客户信息反馈，针对不同性质的信息反馈按公司规定进行处理；并每月制定客户信息反馈处理统计表,第22页,2020/9/27,市场部部门职责（三）：客户服务（续）,客户名片库信息录入、整理、更新和维护,3、客户信息管理,4、协助其他部门工作,协助财务部打印、发送买方及卖方结算通知单,第23页,2020/9/27,各地办事处职责,负责拍品的临时保管和转运 负责公司内部及客户的接待服务,2、拍品征集,1、市场拓展,3

14、、接待联络,拍品的初级鉴定 协助业务人员进行当地及周边地区的拍品征集,拓展拍品征集渠道及其信息来源渠道 收集潜在客户信息，建议并组织当地及周边地区的市场及公关活动 协助市场部在当地及周边地区的市场活动 协助市场部和当地的广告媒体联络,第24页,2020/9/27,办公室部门职责,根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议 负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管,1、会务管理,2、拍卖会组织及报批工作,根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间 负责拍卖会的组织协调工作并组织实施 负责拍卖会的报批和拍品审签工作 签订

15、与展览公司、拍卖场所、邮寄公司、航空公司、旅行社和定点饭店餐厅等的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作,第25页,2020/9/27,办公室部门职责（续）,3、公司日常运作支持,采购、入账登记、管理公司日常办公用品 负责公司行政档案及相关资料的管理 负责拍品库房管理 负责公司办公设备的日常维护 负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作 建议并组织公司内部活动 负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作 负责公司的接待工作 负责公司的车辆管理工作,第26页,2020/9/27,法律事务室职责,负责起草、审核公司所需的各种法律文件 审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性 对长期欠款的客户进行

16、催款，并提出警告 负责对公司员工进行加强法律意识的培训 在出现突发事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施 处理公司其他法律事务,第27页,2020/9/27,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责 二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责 三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第28页,2020/9/27,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,综合管理部,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力资源部,股东会,各地办事处,监事会,珠宝部,刊物

17、印刷,市场拓展,技术支持,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,总经理办公室,保卫处,将原来的办公室拆成总经理办公室和综合管理部,总经理助理2,总经理助理1,第29页,2020/9/27,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主管,市场拓展主管,结算员,出纳,会计,市场拓展专员,市场分析专员,客户信息专员,客户服务专员,人力资源部专员,综合管理部经理,设备维护,行政秘书,技术支持主管,总经理,副总经理,司机,办公室主任,拍照专员,总经理助理2

18、,总经理助理1,业务主管,业务员,业务秘书,第30页,2020/9/27,总经理办公室部门职责,负责公司股东会、董事会会议组织安排及管理工作，包括会议通知、会议记录、会议相关材料的准备等 拟定董事会的有关文件 负责公司年度总结或阶段小结报告 负责起草公司所需的各种文书,1、协助公司领导的工作,3、公司内部管理建设工作,根据公司规定或具体情况通知、召集、组织公司例行及临时会议 负责会议内容的记录和传达，并分类归档保管,2、会务管理,建立完善公司各项规章制度并协助总经理助理监督实施 负责公司行政档案管理 建立并负责管理公司档案资料室,第31页,2020/9/27,总经理办公室部门职责（续）,4、法

19、律事务,负责起草、审核公司所需的各种法律文件 审查公司所有对外的宣传材料，保证其法律上的严密性 对长期欠款的客户进行催款，并提出警告 负责对公司员工进行加强法律意识的培训 在出现突发事件时，与总经理、副总经理和其他相关人员制定危机处理方案并组织实施 处理公司其他法律事务,第32页,2020/9/27,综合管理部部门职责,1、拍卖会组织及报批工作,根据公司具体情况确定包括举办时间、举办地点、场次安排、人力安排等内容在内的拍卖会方案以及相应的公开征集时间 负责拍卖会的组织协调工作并组织实施 负责拍卖会的报批工作 签订与展览公司的合作合同，并组织协调拍卖会的布展工作,第33页,2020/9/27,综

20、合管理部部门职责（续）,2、公司日常运作支持,根据公司员工使用需求，组织进行IT信息系统的使用功能调整、改变和升级 采购、入账登记、管理公司日常办公用品 负责拍品库房管理 负责公司办公设备（包括IT信息系统硬件）的日常维护 负责公司日常和拍卖会的安全保卫工作 建议并组织公司内部活动 负责与公司主管部门以及其他政府部门的公关工作 负责公司的接待工作,第34页,2020/9/27,目 录,一、第一阶段组织结构调整方案和部门职责 二、第二阶段组织结构调整方案和部门职责 三、第三阶段组织结构调整方案和部门职责,第35页,2020/9/27,调整后的组织结构,董事会,总经理,董事会办公室,综合管理部,财务部,客户服务,市场部,法律事务室,周末拍卖部,中国书画部,瓷器工艺品部,油画部,古籍善本部,邮品钱币部,设备维护,行政秘书,库房管理,司机,人力资源部,股东会,各地办事处,监事会,珠宝部,刊物印刷,市场拓展,副总经理,拍卖结算,日常会计,财务管理,采购价格审核,总经理办公室,保卫处,新成立知识管理部,总经理助理2,总经理助理1,知识管理部,技术支持,信息分析,研究开发,第36页,2020/9/27,岗位设置结构图,库房主管,财务部经理,客户服务主管,市场部经理,法律事务室主任,日常库房管理员,拍品库房管理员,邮品库管理员,人力资源部经理,办事处主任,业务部门经理,刊物印刷主