第九章发文处理.ppt

1、第九章发文处理,第九章发文处理,发文处理 复核 草拟 校对 审核 用印 签发 发出,2020/10/13,发文处理,2,第九章发文处理,通过学习，了解发文处理工作的一般流程和文件的主要传递渠道，掌握审核、签发、复核、校对、登记、用印、发出或公布等工作环节的基本概念，以及各主要工作环节的内容、要求、工作规范和实际操作方法，及其在OA系统中的实现方式等。,2020/10/13,发文处理,3,第九章发文处理,发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程，包括：酝酿、草拟、审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、发出或公布等程序。,2020/10/13,发文处理,4,第九章发文处理,第一节 酝酿、草拟

2、第二节 审核、签发 第三节 复核、校对 第四节 用印、登记 第五节 发出、公布,2020/10/13,发文处理,5,第一节 酝酿、草拟,一、酝酿 二、草拟,2020/10/13,发文处理,6,一、酝酿,酝酿，指文稿撰写者根据写作目标和意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨的一系列思维活动的过程。,2020/10/13,发文处理,7,一、酝酿,要想形成比较科学合理的逻辑框架，一般要按照以下的步骤进行： 首先，准确解读领导交办写作任务的意图。 其次，在收集阅读材料的过程中酝酿结构。 第三，采用各种思维方法设计文稿框架,2020/10/13,发文处理,8,首先，准确解读领导交办写作任务的意

3、图,领导的意图，是根据现实工作进程的需要，制定政策、部署工作、处理现实问题的计划、策略、目标等 。 领导的意图直接决定了文件写作的成败，撰文者在接受任务时，应准确清楚地把握行文对象、中心内容、主要观点、目的要求、交稿的时间等影响文稿写作活动的要素。,2020/10/13,发文处理,9,首先，准确解读领导交办写作任务的意图,通过进一步充分领会、仔细分析研究，将自己的思想转换到领导的角度和高度，进而再将领导的思想转化为自己的思想，才能够真正理解领导的意图，并将其与现实社会环境、国家法规、本机构职能、现状等有机结合起来，深刻理会，融会贯通，这样才会收到事半功倍、触类旁通的效果。,2020/10/13

4、,发文处理,10,第三，采用各种思维方法设计文稿框架,人们分析问题常用的思维方法通常包括以下几种： 一种是集束性思维，即从不同的角度对问题进行研究，找出共同的关联性，推断出结论，形成文稿结构； 第二种是发散性思维，即从一点出发，不受拘束，自由驰骋思维，进发思想火花，然后将思想成果整理成条理分明、逻辑清楚的文稿； 第三种是拓展性思维，即在分析、研究和信息加工的基础上，梳理逻辑思维的脉络和头绪，构思提纲。,2020/10/13,发文处理,11,二、草拟,草拟是按照构思或者写作提纲撰写文件草稿的活动。,2020/10/13,发文处理,12,二、草拟,(一)草拟文稿的要求 (二)草拟文稿的注意事项,2

5、020/10/13,发文处理,13,(一)草拟文稿的要求,1撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者的角度起草文稿。 法定作者通常指一个法定机构或者法定机构的领导人。 2按照构思或写作提纲撰拟文稿,2020/10/13,发文处理,14,(二)草拟文稿的注意事项,1体现领导意图，依法制文 2反映现实工作需要和实际情况 3符合文件写作规范 4树立时间观念，及时成文,2020/10/13,发文处理,15,文件拟写界面示意图,2020/10/13,发文处理,16,第二节 审核、签发,一、审核 二、签发,2020/10/13,发文处理,17,一、审核,审核，又称核稿，指由机构综合办公部门对文稿质量进行全面

6、系统地检查、修正的活动。通常由机构综合办公部门的负责人或专职核稿人统筹组织或负责公文的审核工作。 审核对于文件和文件工作具有重要的作用： 对文件来说，审核是控制文件质量的一个必不可少的手段，通过审核，发现拟稿人自己修改文稿时未能发现的问题，杜绝不合质量规范的文件流转到下一办文环节，起到了质量把关的作用。 对于文件工作来说，审核能够促进发文办理程序的高效运转。,2020/10/13,发文处理,18,一、审核,(一)审核的主要内容 (二)审核文稿的方法,2020/10/13,发文处理,19,(一)审核的主要内容,以机关名义制发的一般文稿，一般由机关综合办公部门承担审核工作，审核人可以是办公厅(室)

7、的秘书长或办公室主任，由于发文数量较大，有时一些大型机构也设立专职的核稿人，负责文件的审核工作。 以机构内设部门名义制发的文稿，在该机构的负责人或由其授权的秘书人员进行审核后，原则上还应交由机关综合办公部门来负责质量把关，便于实现其发文信息的掌握和控制职能。,2020/10/13,发文处理,20,(一)审核的主要内容,为了严格把好文件的质量关，审核应从以下四个方面人手： 1明确是否有发文的必要 2确定文稿内容是否符合要求 3核查文稿文面是否符合规范 4检查文稿是否符合行文规则,2020/10/13,发文处理,21,2确定文稿内容是否符合要求,内容表达是否正确规范，是否符合国家的方针、政策、法律

8、、法规和规章的规定，是否符合本机关的发文目的，以及文稿内容是否真实准确，各项解决问题的方法措施是否明确、具体可行，这些问题都是保证文件内容信息有效性的关键。,2020/10/13,发文处理,22,3核查文稿文面是否符合规范,文件文面是指文件数据项目表达和排版格式的外在形式。文面形式是对文件内容的表达，始终服从并服务于文件内容的需要。,2020/10/13,发文处理,23,4检查文稿是否符合行文规则,核查重点是检查文稿是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系及行文方向等一系列制度、规则。 如检查行文方式是否妥当，行文关系、传递方向是否正确，是否符合联合行文的条件，是否贯彻党政分开行文的原

9、则，文种是否正确等。 根据有关规定，机构内设部门一般不得以自己的名义向其他机关或单位制发文件，如果需要发文，应该经综合办公部门审核后，以本单位或其办公厅(室)的名义对外行文。,2020/10/13,发文处理,24,(二)审核文稿的方法,核稿的常规顺序是： 1业务部门核稿 2综合办公部门核稿 3会商,2020/10/13,发文处理,25,1业务部门核稿,拟稿后的文件需先经拟稿人所在部门的负责人审核，只有部门核稿合格后，才能将文稿转入综合办公部门进一步核查。,2020/10/13,发文处理,26,2综合办公部门核稿,由办公厅秘书长或办公室主任或专职核稿人等进行核稿，负责核稿的人员应客观、明确地提出

10、自己的意见。,2020/10/13,发文处理,27,3会商,审核文稿中，如果需要对发现的问题进行修正时，并不是完全由审核人负责修正，可以视不同情况采取不同的处理方法： 1对于文稿中出现局部的问题，审核人可以直接对文稿进行修改。 2对于文稿中出现的大范围内容调整的问题，审核人可以在提出修改意见后，退还给拟稿人，由其对文稿进行具体修改。 3对于一些专业性较强的文稿，也可由审核人与拟稿人相互协商，共同修改。,2020/10/13,发文处理,28,3对于一些专业性较强的文稿，也可由审核人与拟稿人相互协商，共同修改,OA系统通常具备如下功能：审核人可对原文进行圈阅和批注。 系统自动记录审批的详细过程，起

11、草人也可以随时查询追踪自己的送审文稿的审核状况。 将不合规范和要求的文稿退回给撰稿人，由其重新提交。 有的系统还允许指定文件审核的时间界限，规定时间到期后系统自动提醒审核人尽快完成工作。 审核人应了解并熟练地使用这些功能，以提高审核效率。,2020/10/13,发文处理,29,审核意见界面示意图,2020/10/13,发文处理,30,发文稿纸样式,2020/10/13,发文处理,31,二、签发,签发，是发文机关领导人对已经审核的文稿进行核查并签注意见的活动。 签发工作是机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是对核查无误的文稿赋予法定效用的必要环节。,2020/10/13,发文处理,32,二、

12、签发,(一)签发的作用 (二)签发的种类 (三)签发的原则 (四)签发的要求,2020/10/13,发文处理,33,(一)签发的作用,1再次全面核查文稿 2正式赋予文件法定效用 3为印制正式文本提供依据,2020/10/13,发文处理,34,(二)签发的种类,1正签 2代签 3核签 4会签,2020/10/13,发文处理,35,1正签,指签发人在自身法定职权范围内签发文件。 正签强调依职依权签发文件。需要明确的是，正签不仅指正职领导的签发活动，也包括副职领导在其职权范围内的签发活动。,2020/10/13,发文处理,36,2代签,指根据授权代他人签发文件。 未经授权不得随意代替，否则即为越权或

13、侵权行为，须承担相应的后果或责任，其签发的文件为无效文件。,2020/10/13,发文处理,37,3核签,又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要文件。,2020/10/13,发文处理,38,4会签,指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发文件。 会签必须在“会商一致”的前提条件下进行。 会签时，先由主办单位签发文件，再由主办单位牵头组织协办单位签发文件。,2020/10/13,发文处理,39,(三)签发的原则,签发的基本原则是分层签发，即签发人必须根据其职权范围的规定，签发属于自身法定权限内的文件。 各个层次的领导人应各负其责，签发自身职权范围内的文件，不得越权签发。

14、越权签发的文件，不具有法定效用。,2020/10/13,发文处理,40,(三)签发的原则,根据组织结构和现实工作的实际情况，分层签发原则的主要内容包括以下方面： 第一，以机关名义制发的文件，由机关领导人签发，其中内容重要或涉及面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发，部分文件也可由机关办公厅(室)秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。 第二，以机关内设部门名义发文时，由部门领导人签发，重要文件也可由本机关领导人核签。 第三，会议讨论通过的决议、会议纪要等，由会议主持人签发。 第四，联合行文时应先由主办单位签发，后由各协办单位签发，并实行“对等”签发，即主办单位由哪一级领导签发，其他

15、协办单位也由相应级别的领导会签。,2020/10/13,发文处理,41,(四)签发的要求,1、正确选用签发类型，明确签发责任 2、坚持先核稿后签发，有助于经济、高效地制发公文。 3、保证签发的有效性与合法性 4、规范签发意见的位置,2020/10/13,发文处理,42,签发意见界面,2020/10/13,发文处理,43,第三节 复核、校对,一、复核 二、校对,2020/10/13,发文处理,44,一、复核,复核是指由文秘部门对制作文件正本之前对文件定稿及其生成过程再次进行核查。复核是对文件质量全程控制的重要环节，可以避免文件在印制中或印制后，甚至发出后出现问题 。,2020/10/13,发文处

16、理,45,一、复核,复核工作除了再次对文件的信息内容和形式进行审查外，工作重点主要包括： 1检查审核签发手续是否完备 即核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期。 2检查文件管理信息是否准确 即文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理；印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等。,2020/10/13,发文处理,46,一、复核,3检查附件材料是否齐全 即附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，其内容是否完是否有遗漏整无缺。 4检查格式是否统一、规范 即文件书写格式是否统一，字体

17、字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范等。,2020/10/13,发文处理,47,一、复核,在OA技术环境中，系统通常规定相关人员的修改权限，复核人可以阅读检查定稿，复查相关内容和格式等，但并不意味着可以随意改动定稿。如果经复核确实发现了问题，需要对文稿进行实质性的修改，须经签发人同意并对修改文稿再次履行签发手续，未经签发人同意，任何人员不得对复核中发现的问题擅自修改。,2020/10/13,发文处理,48,一、复核,国家行政机关公文处理办法将发文审核分为两次： 第一次审核：在公文送负责人签发前，由办公厅

18、(室)进行审核。审核重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二次审核(复核)：在公文正式印制之前，由文秘部门进行审核。审核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。经过复核确认无误后，文件定稿就将发往印发系统制作正本，按照规范格式进行排版。为了保证排版后的文本与定稿一致，必须对印制的文本进行认真仔细地校对。,2020/10/13,发文处理,49,二、校对,校对，指以定稿和规范格式为基准，对排版后的印版校样所做的全面核对检查，旨在发现并纠正各种

19、错漏，确保文件质量的活动。,2020/10/13,发文处理,50,二、校对,(一)校对的内容 (二)校对的方法,2020/10/13,发文处理,51,(一)校对的内容,1、校正与定稿不符的各种字符：如形似字、同音字、倒字、横字、残字等，尤其是电子文本中的形似字、同音字较多，有时需要结合上下文来认真判断。 2、校正与定稿不符的语句、行段：电子文本在格式转换过程中常常会出现语句的丢失或段落格式的变换，应对照定稿仔细核实补齐。 3、校正标点符号、公式、图表方面的错漏： 标点符号直接影响语意的表达，必须尊重定稿；公式是否居中，图表附加位置是否符合规范等，都应仔细核对校正。 4、纠正排版格式方面的差错,

20、2020/10/13,发文处理,52,(二)校对的方法,1对校法 2折校法 3读校法,2020/10/13,发文处理,53,1对校法,定稿放在左方或上方，校样放在右方或下方。校对者先看定稿，后看校样，逐字逐句核对，右手执笔指点校样，并随视线来回不断移动，完成校对。其优点是：通过语句的来回对照，校对人员能够将看、读、思结合起来，容易发现文本中的问题，但由于长时间将目光集中在语句上，容易产生疲劳，而且逐字逐句地对照，其速度比较慢。,2020/10/13,发文处理,54,2折校法,定稿置于桌上，轻折校样，使待校文字处于页面第一行，然后把校样夹在双手大拇指、食指和中指之间，将校样压在定稿相应文字下一行

21、位置上，双手随视线从左向右移动，校样与定稿上的文字一一对应。改样时，左手持样稿并用食指压校样于原来位置，用右手持笔改正错漏。其优点是：校对比较仔细，差错率低，但由于是一人对两件稿本互相比较，速度较慢；校对中只注重字符的差异，一般对字符的意义不假思索，语意上的问题难以发现。,2020/10/13,发文处理,55,3读校法,一人读稿，另一人或多人查看样稿。读稿人应将每字、每句、每个标点符号读出，朗读速度应均匀有节奏，同音字、罕见字、另行、另页、另面、空行、占行及其他有关格式安排都需读出并加以说明。看样人应全神贯注，辨清每一字、每一句、每一个标点，发现错漏要及时通知对方停止读稿并在校样上改正。其优点

22、是：可以调动耳、目、脑、手等多种器官参与到校对工作中，可以同时对文件的信息内容及其语法逻辑和外在格式等方面进行高品质地校对；由二人或多人分工协调，分工配合灵活，校准率较高，但如果读校双方节奏不一，吐字不清，便容易出现校核不准、速度较慢的现象。,2020/10/13,发文处理,56,第四节 用印、登记,印章，代表一个机关的权力，是文件生效的标志。用印(或签署)的目的是赋予文件法律效力，保障文件的真实性和凭证性。用印或签署后，文件不能直接发出，还需履行登记手续等。,2020/10/13,发文处理,57,第四节 用印、登记,一、用印 二、登记,2020/10/13,发文处理,58,一、用印,用印，指

23、为了表明对文件承担法律责任和对文件法律效力的认可，由发文机关在文件上加盖机关印章的活动。 用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别：,2020/10/13,发文处理,59,用印和签署尽管都是文件生效标志，但仍然存在一些区别,首先，适用范围不同，以机构名义的发文，通常以加盖其印章确认法定效用；而以法定机构领导人名义的发文，由该领导人在文件正本上签署姓名，正本中没有生效时间规定的还需签注时间。 其次，职权层级不同，用印权不受职权层级的影响，单位的不同层级的负责人不分级别和正副职别，只要符合职权权限要求签发的文件均可以按照要求用印；而签署权一般只由单位正职领导专有，副职领导不必联署。除经法

24、定领导人或其法定代表正式签署的文件之外，行政机关的文件不经用印一律无效。在国家行政机关公文处理办法中列举的13种文种中，除会议纪要外，均需加盖印章或签署 。,2020/10/13,发文处理,60,此外，签署和签发都是领导人或者负责人赋予文件法定效用的工作，但签发人可以是不同层级的负责人，签署人只能是一个法定单位的正职领导人。签发通常是对文稿是否发出签注意见、建议、看法和姓名，签注同意发出意见后，文稿即成为具有法定效用的定稿，成为制作文件正式文本的基准；签署是在正本上签注姓名(或者代以签名章)和日期(不签注意见)，直接确认文件的有效性。,2020/10/13,发文处理,61,一、用印,(一)用印

25、的原则 (二)用印的方法 (三)用印的要求,2020/10/13,发文处理,62,(一)用印的原则,为了顺利实现发文的目的、保障文件的效用，用印时，应遵循分层、分职用印的原则，以保证用印的规范性和有效性。,2020/10/13,发文处理,63,分层原则,所谓分层，即按照组织机构的层次，各个层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应使用相应的印章，也就是说，以谁的名义制发文件，就加盖谁的印章，一般不得用其他机关的印章，尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级机关用印。在特殊或必要的情况下，上级机关可为下级机构的文件代章，代章时应清楚标明“(代章)”字样。,2020/10/13,发文处理,64,分职

26、原则,所谓分职，即按照不同的工作职能需要选用相应的印章。机关印章通常可以分为： 1公章 2业务专用章 3签名章 4钢印,2020/10/13,发文处理,65,1公章,标注机关名称的公用图章，是法定机构在法律上的重要标志。通常以法定机构名义对外正式行文均需加盖公章。 国家行政机关和企业事业单位、社会团体、民办非企业单位的印章为圆形，中央刊国徽或五角星；印章所刊汉字字体为宋体；刻制印章，应到当地公安机关指定的刻章单位刻制；因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发机关或登记管理机关封存或销毁；印章丢失，经声明作废后，可以按规定程序申请重新刻制；对伪造印章或使用伪造印章者，要依

27、照国家有关法规查处。,2020/10/13,发文处理,66,(二)用印的方法,根据发文机关的情况不同，印章应加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例，一般文件的用印位置在正文后的落款处，联合下行文每个机关都应加盖印章，联合上行文，只需加盖主办单位的印章即可。,2020/10/13,发文处理,67,(三)用印的要求,为了保证用印的严肃性和文件的有效性，用印时均要求做到： 1指定专人保管 2监管用印过程 3印迹必须端正、清晰、完整,2020/10/13,发文处理,68,值得注意的是，对纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，为了确认文件的效用也需要印章作为生效标志。在OA环境中，电

28、子印章戎电子签名是通过专用软件生成的，在技术上要确保不被窃取或仿制，确保电子公文的真实有效。,2020/10/13,发文处理,69,二、登记,发文登记，指将拟发出的文件正本中的信息和发送对象、发送范围等情况登录在案的话动。 发文登记的目的在于通过登录建立整个基于对内对外的发文情况牧据库，为发文信息的统计、催办以及日常工作的查询等管理活动提供依据，同时也有助于分清收发双力各自的责任。,2020/10/13,发文处理,70,发文登记表,2020/10/13,发文处理,71,第五节 发出、公布,一、发出 二、公布,2020/10/13,发文处理,72,一、发出,发出，指通过一定的方式将文件信息传递给受文者的活动。文件发送的方式要保证文件信息能够经济、高效的传送。,2020/10/13,发文处理,73,一、发出,在OA环境中，文件的发出，是利用计算机网络高