图书馆自动化-采访.ppt

1、第五章 图书采访系统,采访是图书馆各项业务工作的第一个环节， 是图书馆藏书建设和文献资源布局的首要内容。 图书馆需要根据本馆的任务、经费及读者需要确定藏书结构，然后通过各种途径完善藏书体系。,5.1 我国采访工作自动化的发展,我国中文图书采访系统的自动化，是在机读目录出现和图书编目实现自动化处理以后逐步发展起来的。,80年代,开始是以各图书馆自行开发为主， 80年代中期，北京大学图书馆、北京农业大学图书馆、北京化工学院图书馆等都曾开发过采访管理系统。 80年代末，图书馆自动化向集成系统发展，采访子系统成为必不可少的一部分，而且采访记录与编目数据使用统一格式。,90年代,90年代初： 出现一些图

2、书馆自动化软件开发公司，推出了相当数量的商品化软件。 所提供的产品已达到集成化与网络化的水平， 其功能基本上涵盖采访工作的各个环节， 很大程度上取代了手工操作，应用更加广泛。,90年代中期： 图书供应商开始提供预报书目信息， 自动产生订购文档的记录，工作效率更加提高。,目前,我国图书馆界除少数图书馆引进国外的软件系统与自行开发以外， 多数图书馆均购置本国图书馆软件公司开发的产品， 主要有ILAS,丹诚、汇文、妙思、鑫盘、文津、普优、邮电、息洋、图腾等， 场占有率在90%以上。,不足之处,将原来手工操作模式计算机化， 对采访信息的收集与整理尚未能深入拓展， 对MARC格式以外的元数据格式的处理也

3、不够完善， 由于外部环境因素，采访系统与出版、发行业的联系也还不完善， 还不能充分满足实际工作的需要。,5.2 图书采购系统分析,5.2.1 图书采访工作 1.采访方式,5.2 图书采购系统分析,5.2.1 图书采访工作 1.采访方式 直接选购，也叫现场选购。 图书馆采访人员到书店、出版社和图书博览会， 现场选择图书。,预订,采访人员通过书目圈定后向书商或出版社订书， 书商或出版社根据图书馆的报订按数配书。,目前预订的方式发生了很大变化， 书店在网上发订单， 采访人员在网上看订单或下订单， 图书到馆时核对订单（电脑管理）等。,邮购,采用邮局投递， 向出版社或书店以及单位、个人汇款， 由对方邮寄

4、出版物。,复制,复制的内容包括： 抄录、 照相复制、 缩微复制、 静电复制、 电脑下载、 翻录等。,调拨,政府部门根据图书馆的需求， 把成批量图书分配给接受单位。,调拨类型： 一是多个单位合并移交，成批书转移； 二是图书馆多余藏书剔出后赠送给兄弟馆； 三是为了使图书放在最能发挥作用的地方，调出一部分重要的文献，移送他馆的行为； 四是政府下达指标，图书出版单位或藏书丰富的图书馆向贫困地区或需要充实藏书的图书馆调配图书。,交换,图书情报部门之间， 或图书情报部门与其他学术研究单位， 为了学术交流和文献的有效保存利用， 用同等价值文献进行交流，补充各自不足， 调剂余缺。,交换有同系统内交换，不同系统

5、间交换； 有国内交换，国际交换等。,征集,图书馆采访人员根据本馆任务，主动上门或函告， 向出版文献的个人或单位请求赠送或购买。,征集的最大作用是 获得一些重要的政府机关和科研单位的内部资料。 这部分资料是非卖品， 用正常的征订办法是无法得到的， 只有通过大力宣传，动员人们认识、理解、支持图书馆，才有可能获得这些珍贵的文献。,赠送,图书馆有服务广大读者和保存文献的专业功能。 作者信赖并将自己的作品送给图书馆， 赠送工作做得好，能获得许多很高价值的文献， 扩大图书馆的声誉，丰富馆藏。,呈缴,根据国家法律、法规或政策规定， 凡出版社出版的新书， 均要向国家或地方政府指定的图书馆赠送样本书。,2.采访

6、作业,图书采访作业内容 采访作业流程,A. 图书采访作业内容,根据完成作业内容不同可分为三个阶段： 即调查分析阶段（也叫准备阶段）； 选择、订购、验收阶段； 结账、清退阶段。,调查分析阶段, 第一阶段是采购前期工作，主要有三方面， 首先是对馆藏情况的调查，包括总藏书量、各类图书入藏情况，馆藏特色等； 其次是书目信息调查，了解图书的来源，要对国际、国内出版发行单位的特点，以及目前出版状况和今后的发展进行调查； 再次是对读者阅读需求的调查。,选择、订购、验收阶段,第二阶段是在前阶段的调查分析基础上，进行具体运作。 包括选择，是对具体的文献进行鉴别、判断，确定取舍的工作； 查重； 订购，把圈定的图书

7、种册制成订单，报图书供应商汇总订购。报订有经过代理商或直接向出版单位订购； 验收。,结账、清退。,B. 采访作业流程,供应商提供书目信息（征订目录），网络传送或邮局寄发; 书目信息提供给广大读者（网络发布），由读者在线作荐购标记; 采访人员参考荐购记录进行订购，对订购记录单查重或批查重处理，并检查流通数据后加工形成电子订单; 网络发订； 验收； 结账、清退。,采访作业流程图,3.采访工作与其他工作的关系,图书馆工作是一个相互联系的整体， 采访工作只是该整体的一部分， 部分和整体间相互联系，相互制约。,与编目部门的联系,在我国，图书馆对采访和编目两种业务的安排通常有两种做法： 一是把采和编合二为

8、一； 二是采和编分为两个独立的部门。,采访人员将采访到文献资料交由编目人员进行分类标引和编目，完成整个图书的加工处理。 编目部门制作的公务目录为采访人员进行采访查重提供了方便。此业务已由计算机代替。 采访工作所完成的订购验收书目数据成为编目人员的预编目数据，可以被直接利用，减少了部分字段的重复输入，帮助编目人员节省了时间。,与借阅、典藏部门的关系,通过借阅和典藏部门， 可以了解读者的借阅倾向， 馆藏的利用率等， 这些信息为采访决策提供了参考的依据。,5.2.2 出版发行信息的收集与利用,文献出版发行信息 内容十分丰富， 来源广泛， 类型庞杂。 收集方法和渠道多样。,1.主要出版社、发行经销商和

9、图书馆专供商信息 2.图书文献信息的收集,1. 主要出版社、发行经销商和图书馆专供商信息,主要出版社及其出版方向， 专业书店、 网上书店、 综合书店、 批销物流中心等。 是了解出版发行信息的一个重要方面。,A. 重点网上书店,上海书城网上书店（wwwbookmail. com. en)； 亚洲最大的图书零售书店北京图书大厦的网上书店（wwwbjbb. com. en）； 致力于建设 “中国书业第一信息港”的中原书城网站（wwwzybc. com. cn）； 四川省新华书店（wwwxinhuashop. com ）； 席殊旌旗网上书店(www. jingqi. com )； 人民时空（wwwpe

10、oplespace. net）； 当当网上书店（wwwdangdang. com.）； 中国寻书网（wwwfoundbook. com ）； 广州大洋网上书城（www dayoo. com）； 中国图书网（www. bookschina. com）等。,指信誉高、实力强、经销文献范围广和交易配送效率高的综合性大型网上书店。 它们是图书馆实施网络采访的重点选择对象。例如：,B.特色网上书店,经销文献范围较小但学科专业性强， 而且在某些专业学科方面经销的文献品种较全面。 它们是图书馆建设特色馆藏和进行网络采访的重要选择对象之一。例如：,中国电子图书网站（）； 国内规模最大的影像产品网上商店北京影像

11、网（wwwavnow. com. cn）； 中国建筑书店（wwwbuildbook. com. cn）； 世界医学读者俱乐部（wwwwmcrxian. com）； 中国商务印书馆（）； 中国高等教育出版社（. en)； 中国水利水电出版社(ivww. waterpub. com. cn)； 中国地图出版社（wwwchinamap. com）； 中国经济出版社（wwweconomyph. com）； 中国标准出版社（wwwbzcbs. com)等。,图书馆专供商,北京人天书店有限公司（http/:：wwwRtbook. com ) 定位于为公共和专业图书馆客户提供专业化服务，

12、 并为全国图书市场提供全面和及时的出版信息服务。 到2005年，人天书店实现亿元店的既定目标。 人天书店已经成为中国大陆最大的民营图书发行公司，已成为中国图书经销行业内的知名品牌。 人天书店编辑出版的人天书目报已成为国内民营图书出版信息的第一大报，覆盖全国85-90的新书出版信息。 同时，人天书店已经采用机读目录格式，通过互联网将出版信息分类提供给客户检索查询。,北京图书大厦(http:/www. bjbb. com ) 北京图联文献信息咨询公司 (6) 中国教育图书进出口公司 (http:/www. cepiec. com. cn ) 上海市文献联合编目

13、中心 (http;/catalog. library. sh. cn) 广东高校文献信息服务中心 江苏省高校中文图书采编中心（江苏知识书店） 东北大学图书发行中心 儒林图书配送公司 (http;/www. rulin. com. cn ) 湖北三新图书发行有限公司 (http;/www. sanxinbook. Com),2.图书文献信息的收集,（1）通过书目 （2）通过书评 （3）通过直接方式(参与重要的书市交易活动等) （4）网络出版发行信息的收集,2.图书文献信息的收集,（1）通过书目收集文献的出版发行信息 书目是文献出版发行信息传播的重要传统媒介。 它一般分为报道性书目和回溯性书目。,

14、报道性书目主要是报道 近期已经出版和将要出版的文献， 以及现有可出售的库存文献。 它直接反映目前的书业动态， 所以常常称为书业书目， 它是采访人员收集出版发行信息 和选购文献的主要书目工具。,回溯性书目是报道 时间跨度较长的过去出版的文献， 是采访人员进行馆藏综合调查评价 和补充漏采的重要工具。,（2）通过书评收集文献的出版发行信息,书评是对文献的 内容和质量、 作者及其创作、 出版动态， 进行介绍和评论， 有时也摘取原文的部分内容。,它所包含的内容和涉及的对象十分广泛， 是采访人员把握图书内容价值、 系统了解出版动态、 收集文献出版发行宏观信息的重要渠道。,美国著名学者JFSherwood说

15、：“书评是图书馆随意滥购与亲自逐本审查的理想的中间妥协办法。”,（3）通过直接方式收集出版发行信息,直接方式收集文献出版发行信息的渠道和方法主要有： 参与重要的书市交易活动（书市、书展、图书博览会、图书订货会等全国性或地方性的图书市场交易活动）； 实地考察重点出版社、发行经销商、数字化开发商； 参观考察典型文献资源建设单位等。,使用直接方式收集出版发行信息是对间接方式的必要补充。,（4）网络出版发行信息的收集,网上书店信息 指把传统书店发行经销的文献资源， 以网络书目的形式公布在网上， 并以电子商务模式发行经销文献的书店信息。 例如它有配送货物快、报道及时、优惠幅度高、货到付款等明显的优势。,

16、1997年初杭州新华书店开办国内第一家网上书店， 目前当当网上书店、 中国寻书网、 上海书城网上书店、 800图书网、 北京图书大厦网上书店等五家网上书店 分列我国网上书店总体竞争力“前五强”。,网上图书馆信息,大部分图书馆都已联结到网上， 并提供各种文献信息资源服务（无偿或有偿形式）， 它是采访人员提高经费使用效率和实施资源共享所必需收集的网络采访信息类型。,我国目前典型的网络图书馆有： 中国数字图书馆（http:/www.d- ）； CALIS（中国高等教育文献保障系统）（http :/www.calis. ）； 北京高校网络图书馆 （http;/www.N.en ）；

17、上海教育网络图书馆 （http;/www.lib.sh. ）； 国家科学数字图书馆 （http:/www. las. ac. cn ）； 广东省数字图书馆 （http:/www.zslib. ）。,网上出版社信息,指传统出版商建立的网站， 及其在各自网站上发布的各种出版发行信息。,文献数字化开发商信息,主要是数字化商业性网站， 制作水平高、数据量大、数据更新快、跟踪服务好、数据库使用性能稳定。 例如，“超星数字图书”、“清华同方CNKI”、“书生之家数字图书馆”等数字化全文数据库。,包括数字化商业性网站， 和免费阅读与下载的网站。,其他来源的网络采访信息,例如大型网站（Sina,Sohoo,Y

18、ahoo等）发布的图书订货会信息； 一些期刊杂志创办的全文免费网站； 国家专利机构或标准化组织提供的网上免费特种文献全文数据库等。,3.文献出版发行信息的利用,对于已经收集到的书目、书评、书展、出版商信息、发行商信息、图书馆专供商信息和有关的网络采访信息等，要进行整理， 把与本馆关系密切的部分列为重点 有计划地系统收藏，经常阅读。 对其中特别重要的信息工具，要向有关方面提供， 有些资料应向所有读者公布。,5.2.3 图书采购系统中的数据处理,计算机采购系统中的数据处理，主要有采购数据的来源、数据类型、数据格式、数据编辑加工、数据录入与检索、与其它子系统数据的联系等几个方面。,1.图书订购数据的

19、主要来源,(1)来自标准的数据源 (2）非标准的数据源 (3)传统的书本式定单 (4)来自个人或团休推荐的订购数据,Bibliofile光盘、OCLC光盘、北图CNMARC光盘或联合编目中心数据库等。,多为中文图书出版的预报信息，这类数据具有订购中所必备的数据字段，数据并不十分完整或并非MARC格式，是书商提供的光盘或网上数据。如：在版编目数据，新华书店北京发行所的新书目，人天书店的新书信息等。,这类数据还是纸质型的，订购的每种书目信息都需订购人员在微机或终端上手工输入。,有纸质型的推荐数据，也有来自读者需求模块的数据。,2.采访系统主要数据类型,(1)采访书目数据 (2)订单数据 (3)发票

20、数据 (4)出版商数据或书商数据 (5)加工处理数据,指待订图书的有关描述。数据一般不要很多，但要准确。通常只取：书名、作者、出版年、出版社、出版频率、ISBN号、邮发代号等。,以书目数据为基础的，还应有订单号、订购日期、订购册数、预订价格、预订单位名称和地址。订单数据用于打印订单和新书刊到馆后的签到处理。,是购买图书的报销凭证。主要有已购书名、单价、购买册数、总价格、购买日期、书商等。发票数据主要用于帐目登记和结算。,主要有：书商名称、邮编、地址、电话、传真号、代码、电子邮箱及主要的业务范围和特色等。以便发寄订单、催询或取消订购等函件。,一本书在订购的全部过程中，处理状态是不断变化的。为方便

21、处理，在采购处理过程中必须加上一些特定符号。,3.订购数据的编辑和录入,A. 对于标准的数据和非标准的数据， 只需经过系统提供的数据处理模块， 自动转入数据库。 订购时， 订购人员通过检索，将其取出， 并在这些数据中增加订单数据（订购数、订购日期等）即可。,B. 书本式目录上的订购信息， 按照输入格式的要求，输入采购数据。 采购记录的格式最好与机读目录格式兼容。,系统提供的输入屏幕可采用表格形式， 数据输入后， 由系统程序自动加上各种标识符号， 形成标准格式的数据。,5.2.4 图书采购系统的性能,计算机图书采购系统的最大特点是 用计算机建立文档和处理数据， 完成采购系统中的各种操作。,采购系

22、统必须能够接受 来自书目网络系统、 光盘编目系统、 联机的公共检索目录系统、 流通系统等数据库 传递过来的机读记录。 这些机读信息可以通过磁盘、光盘输入， 也可利用系统“复制”、“粘贴”功能或通过联机接口输入。,有书商和资金信息。 通过书商代码和姓名， 可以检索书商记录， 通过帐号可以检索经费记录等。,通过联机查询和查重 能减少由于疏忽而重复订购情况的发生。,采购系统要有强大的统计功能和灵活的报表打印功能， 系统要输出印刷型的报告以满足整个财务、统计及其他需要。,当输入一条订购记录以后， 系统能在所指定的经费帐目中填入预购金额。,能够催补缺图书和取消订单。,收到书后， 系统检索订购记录 并修改

23、数据状态以及反映进书的情况。,它的书目信息能 自动转入编目和流通数据文档。,5.3 图书采购系统的设计,5.3.1采购系统流程与结构,5.3.2 主要功能模块,中文图书采访系统大体可划分为5大模块： 采访前的出版信息收集与管理； 对采访信息的分析与决策： 采访的具体业务操作； 采访后的处理； 采访系统支撑。,1.征订管理模块,A.电子版，如： 在版编目数据， 新华书店北京发行所的新书目，人天书店的新书信息等。 这一类数据遵循MARC记录，格式规范。 只需在系统中提供 相应的数据接口 和相应的管理菜单即可使用。,B.无电子版的书目信息,以手工录入方式加工处理， 并入数据库进行管理。 可以以扫描的

24、方式， 系统自动对数据进行识别分析， 将其转换成MARC格式文档， 再进入该系统的出版信息书目数据库 （例如北京书同文公司研制的eCataloger具有此功能，但尚不完善）。,C.对各类互联网上的出版信息,采访系统中应具备功能强大的专门搜索引擎， 对网络出版信息进行自动搜索并建立索引文档， 对一些与本馆收集方向较接近的出版发行商的网站能自动跟踪， 并能将网页格式的数据转换为MARC格式文档。 目前尚无较好的工具。,2.查重模块,订购查重目的：审核将要选购的信息资料是否已经有入藏，以便决定取舍。,模块要求： 从信息资料的各种检索点上 对各种文档进行核查， 要求得出的结论准确、全面，以防止错订、重

25、订或漏订。,订购查重一般是根据已采集（包括已订购）的信息资料目录进行核查， 一般涉及本馆总书目数据库和采访编目数据库。,查重实际上是一个检索过程， 可按征订目录号、ISBN、题名、责任者等途径查询。 也可采用部分组配方式进行查找。,3.订购模块,将查重后决定订购的记录录入， 形成订购文档。 在录入时可对记录随时进行加、插、删、改操作， 输入ISBN号时，可自动校验其正确与否， 系统根据ISBN号自动生成出版商和出版地， 这样可避免号码重复或输入错误且加快其输入速度。 可编制订单、修改订单和对订单进行分类。,4.订单处理模块,提供各种形式的订单，根据书目信息、订购信息，建立订单文档、打印订单等功

26、能。 处理不同类型的资料。 处理不同类型的订单。 接受不同付款方式。 处理不同文种。 当第一个书商不能履行订单时，则向另一个书商重发订单。 能提供电子邮件式的订单文件。,长期订单、零星订单、增送和交换的图书,预付款、支票或现金订购等,中文、西文、甚至日文以及俄文,5.签到验收模块,完成新书的验收与登录工作。 可根据征订目录号、ISBN、题名等不同途径检索新书验收。 在验收过程中可自动完成条形码或单本处理，也就是由工作人员手工输入条形码。验收过程中可对局部数据进行修改。,6.非购入方式管理模块,这一模块主要是对赠送、征集、呈缴、交换等采集方式的管理， 一般包括这些功能：获得方式；来源单位的名称、

27、地址、联系方式等；对方的目的；数量、价值等进行登记管理。,7.催缺模块,对逾期不到的图书提供自动查询并打印逾期未到的清单（催书单）， 做到及时准确地催缺， 根据系统参数的设定,如果图书在规定的期限内尚未到馆，能自动打出催缺通知单。,8.经费管理模块,该模块主要有 经费预算管理 资金帐目管理 汇率结算,对每年经费的资金数额进行记录，并根据设定的数据进行统计和管理。当订购时经费的支付超出预算，则提出警告。,结帐、进行预付款处理、图书退补款处理和其他经费处理，能动态反映经费使用情况，能对银行、出版商、书商或书店等方面的帐目进行结算。,预先设定各种外汇的汇率，以便系统在数据处理时对各种外汇进行换算。,

28、对整个采访经费进行预算控制， 核实已付款项、未付款项和实际拥有资金，掌握收支平衡状况； 对各批采集支出经费和结余的结算， 对每种信息资料支出的结算， 对各类信息资料支出经费及相互比例的结算， 对月度、季度、年度经费的支出及比例的结算等。 反映各项经费的用途和去向； 按规定的会计制度，输出财务所需要的各种单据， 能随时、方便地统计出经费的收支情况； 对被支付方及其支付方式的分析统计。,9.统计模块：,订购统计：可按不同分类法，或根据图书来源、出版社、采购方式等进行订购统计。 到书统计： 通常要完成对到馆图书的各类总括统计、语种统计、总到书统计等。 催书统计、赠送交换统计、类型统计（中文有图书、期

29、刊、电子出版物、音像资料等；外文有原版、影印等）等统计。 该模块能根据用户的需求定义统计报表的内容和输出格式。,语种统计是指对某几批图书中按语种进行统计。,总括统计指对某批图书进行分类统计，计算出该批图书的种、册、金额及各类的种、册、金额及百分比。,总到书统计是对本年度内到馆的各种图分类统计，分别算出各类书刊的种、册、金额及总共的种、册、金额以及各自的百分比。,10.书商管理模块,建立书商的详细情况，如书商名称、地址、邮编、E-mail 、资金帐号等。 为了方便操作人员使用，每个书商可给予一个代码，在使用时操作人员只需输入代码，系统将其转换为书商全称。 另外系统提供书商的检索和某个书商提供的书

30、源的查询，例如：按照书商代码、书商名称、电话、邮编等各种检索途径查询。,11.打印输出模块,打印订单、 打印验收清单、 打印财产登记帐、 打印各种统计报表等。,12.数据传送模块,发送数据程序完成采购系统和编目系统间的接口功能， 可根据批号和载体类型来确定要发送的一组书目数据， 向正式书目库发送，以便编目人员提取。 发送前应对该批新书的发票金额与图书的总计金额进行核对，确认数据正确后便可发送。,13.数据转换模块,主要包括数据输入； 数据输出； 采访数据库与编目数据库的交换； 多种数据格式的转换四个方面的处理。,14.采访系统维护,主要有两个方面： 采访系统数据的维护和采访系统的维护。,采访系

31、统维护包括： 设置系统口令 、 设置启动参数 、 设置编辑参数（指设置MARC编辑器中出现的字段名及每个字段的属性）、 设置系统参数（指批号、登录号、条形码和书次号的格式）等。,采访系统数据的维护包括： 数据的检索、浏览、修改和删除等操作。,15.出版信息的分析与采访决策,依据本馆的图书建设方向， 对出版信息进行筛选。 理想的方式是能提供多种决策模式， 由于图书馆界对中文图书选择模式的研究还没有达到一定水平，实现起来有相当的难度。 但至少应该有一个能将出版信息发送到决策人员（图书馆各级领导与图书委员会成员）手中的功能。 这一功能的实现有两种方式。,其一，决策人员通过一定渠道，进入该出版信息“公

32、示栏”，了解并方便地进行推荐。 其二，能将出版信息数据以其他便于阅读的格式（比如网页格式、Word格式、电子表格等）输出， 并能以E一mail的形式发送给决策人员。 决策人员选择出版信息后，采访系统可以对反馈回来的数据进行转换， 并能对推荐信息进行简单地统计分析，以便于采访人员的实际操作。,5.3.3 图书采购系统文档设计,采访系统数据库按所涉及的书目信息、 订购业务信息、 馆藏信息、 机构信息等进行设置。 对那些相对独立的事务建立各自的数据库表结构。 这种处理方式使系统中的数据既能相互利用，又能将数据分门别类储存，利于数据的维护。,一般地设计以下文档：,征订文档、 需求文档、 订购文档、 书

33、商文档、 出版商机构文档、 订单处理文档、 验收文档、 经费文档、 统计文档、 赠送交换文档等。,征订目录,征订目录转入,(1)订购文档,一条记录对应所购买的一种书刊， 一般包括了书目数据和订购数据。 通常设立的字段内容为： 题名、出版信息、版本说明、ISBN号、订购号、订购日期、订购批号、预版日期、订购套数、订购价格（包括目录价和实价、购书折扣和外币换算） 、货币类型、估计到书日期、订购分配（分部门订购时用） 、需求者姓名、书目工作人员和其他负责订购人员的姓名、用以跟踪一本书在采购过程不同阶段的状态代码或其他信息。,订单组织,查重处理,(2)书商、出版商机构文档,有关发行机构的详细信息存储到

34、专门的数据库中。 一般提供按ISBN, ISSN自动生成出版发行信息的功能， 也可直接面向出版社，出版社的详细信息也可存入机构库。 通常一条记录对应一个书商或一个出版商机构，其数据字段包括： 机构代码、简称、全称、地区名、地址、联系人、电话、电传传真号、邮编、 E-mail 、开户行、帐号、折扣计划、定期催补缺书通知单、规定时间内向书商订购的书刊总数和支付金额等。,供应商处理,(3)经费文档,经费文档包括采购每笔帐目的记录和其他有关预算的记录。 这些经费的使用可以进一步细分为用于大学的各个系或公共图书馆和各个分馆的馆藏情况， 如购买特殊类型的书刊为个人、集体赠书建立特定帐目。 对于财务经费文档

35、，每条记录的数据字段通常包括： 帐号、帐目的简要说明、预算周期、开始阶段所分配的金额数量、预算开始以来的全部开支、与订购有关而未收到的损失情况，以及最近的资金余额等。,经费项目,订户经费控制,(4)需求文档,通常需求文档可在OPAC中提供输入屏幕，它包括 需求者个人、团体或分馆的名称、地址、邮编和其所需文献资料有关信息。,当采购部门订购时， 可查询收到的需订购的书刊资料或需求文档， 也可用这个“需求文档”来打印读者通知单。 需求文档的信息也可直接复制，经订购人员修改后成为订购信息。 当图书馆的经费紧缺，无法购买时，也可将需求文档中的记录注上标记，作为第二年首选购买记录。,(5)赠送交换文档,主要包括赠送交换者的名称、地址、单位及其所赠送交换信息等， 以便了解赠送交换者的资料等详细情况，方便今后的联系。 在该文档中还应有收到赠送交换书刊后的致谢函等。,(6)统计文档,把采购系统需