档案学概论(PPT 238页).ppt

1、档案学概论,复习大纲,第一章 档案概念与档案现象,第一节 走进档案馆 第二节 档案的定义及其分析 第三节 档案与相关事物的关系 第四节 档案的种类,第一节 走进档案馆,一、 认识档案室（馆）类型与任务 （1）档案室类型与任务 类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、档案信息中心。 任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。对本机关文书部门或业务部门文件材料归档工作进行指导和监督；负责管理本单位全部档案和相关资料，并积极组织提供利用；定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。 （2）档案馆

2、类型与任务 类型：国家档案馆（国家综合档案馆和专门档案馆）、部门档案馆（部门综合档案馆和专门档案馆）、企业事业及其他组织档案馆。 任务：收集、保管和利用档案，维护档案的完整与安全，维护历史的真实，服务于现实和未来。,二、 档案工作基础设施 （1）档案库房、阅览室、办公室三分开 （2）档案箱柜、密集架、底图柜等 （3）照相机、录音机、录像机、复印机、计算机、打印机、装订机、档案缝纫机等 （4）空调、去湿机、温湿度计 （5）安装防盗门窗，配备灭火器等设施,三、 档案室应标识的工作制度 （1）档案工作人员岗位职责 （2）文件材料归档制度 （3）档案保管制度 （4）档案阅览制度 （5）档案鉴定与销毁制

3、度 （6）档案保密制度 （7）安全防火制度,认 识 档 案 室 （馆）,四、 档案室的防护措施 （1）要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。 （2）照明灯具选用40W或60W乳白色白炽灯，禁止使用日光灯，并加装防爆罩。 （3）灭火器材要方便取放，不放在档案库房内。 （4）档案室要配备手电筒，以备停电时使用，严禁明火照明。 （5）档案室温度一般在1424，相对湿度为50%65%。 （6）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。 （7）档案橱柜摆放应与窗户垂直。 （8）档案室要安装防盗窗、防盗门，要安全保管钥匙。,认 识 档 案 室 （馆）,五、档案人员应具备的素质 （1）政治素质 忠诚于档案

4、事业，恪守本职，遵纪守法，勤奋工作。 （2）专业素质 熟悉档案工作的法律、法规和规章制度，掌握档案工作的一般规律，学习、掌握档案工作专业知识，不断提高档案业务技能，善于解决档案工作实际问题。 （3）相关素质 广泛了解与档案工作相邻、相关的专业知识，努力提高科学、文化、历史和现代化管理等知识水平和开拓创新能力。,了解档案工作人员,六、 档案工作人员岗位职责 （1）热爱档案工作，为档案事业尽职尽责。 （2）努力钻研业务，掌握各门类档案材料的分类、组卷和管理、信息开发利用等知识技术。 （3）努力使归档的文件材料收集齐全、保管科学、查找方便，保证有较高的案卷质量，实现档案管理标准化、规范化。 （4）做

5、好本机关档案材料的立卷归档和本系统档案业务指导工作。 （5）坚持原则，保守机密，坚守岗位，不得把档案资料擅自带离岗位或给无关人员抄阅，不随便谈机密事宜，做到不丢密、不泄密。 （6）热情接待档案利用人员，做到迅速、准确提供档案资料。 （7）加强综合档案室的日常管理工作，定期检查，保证档案完整无缺，保持档案室整齐清洁。 （8）做好档案资料的统计工作。,了解档案工作人员,七、 档案专业基础职务任职条件 （1）管理员 高职高专、中职毕业，见习一年期满，初步掌握档案专业基本知识，对档案工作有关规章制度有一定的了解，并初步掌握档案工作的基本方法和技能。 （2）助理馆员 大学本科毕业见习一年期满，高职高专毕

6、业担任管理员职务二年以上，中职毕业担任管理员职务四年以上，比较系统地掌握档案专业基础理论和专业知识，基本了解党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作的规章制度，初步掌握一门外语或基本掌握古汉语。 （3）馆员 大学本科毕业担任助理馆员职务四年以上，高职高专毕业担任助理馆员职务五年以上，系统地掌握档案专业的基础理论和专业知识，熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作法规，能起草本地区、本系统、本部门有关规章制度，掌握一门外语或古汉语。,了解档案工作人员,第二节 档案的定义及其分析,一、对已有档案定义的剖析 定义有数百种之多 直观描述型 抽象揭示型 二、档案的本质及其定义描述 本质特征：原始

7、记录性,二、档案的本质及其定义描述,档案定义 档案是社会组织或个人在以往的社会发展实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。,二、档案的本质及其定义描述,档案定义及其要素 档案来源 从形成者看来源：机构、组织、个人 档案形成 三个条件：办理完毕的文件 具有一定参考利用价值的文献 按照一定规律保存起来的文件,三、对档案定义的理解,社会性：人类社会活动中形成的 历史性：已经形成的 确定性：所记录内容是清清楚楚的 原始记录性：本质特征,四、档案的实存形态及其形成过程,实存形态 以公务文书为代表的文字记录材料站主导 非文书的信息记录物，如录音、录象、照片等需辅以相应文字说明,四、档案

8、的实存形态及其形成过程,形成过程 在制作时就是档案：人事档案、会计凭证等 在其被制作时并不是档案：公务文书、私人信函 公式：“有意无意地制作+有意的处理保存”,第三节 档案与相关事物的关系,档案与图书 档案与信息 档案与情报 档案与文书 档案与文物,第四节 档案的种类,公务档案与私人档案 历史档案与现行档案 文书档案、科技档案与专门档案 建国后档案、革命历史方案、旧政权档案,档案的基本分类 （1）按产生领域分 文书档案、科技档案及专门档案（如会计档案、诉讼档案）。 （2）按制成材料分 甲骨、竹简、缣帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。 （3）按单位性质分 党政机关档案、事业单位档案、企业档

9、案、军队档案、农村档案等。 （4）按形成时期分 建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案。前者常称为历史档案，后者常称为现实档案。,工业企业档案的分类 党群工作类 经营管理类 生产技术管理类 产品类 科学技术研究类 基本建设类 设备仪器类 会计档案类 干部职工档案类,第二章 档案的源流,第一节 档案的起源 第二节 档案形态的演变,第一节 档案的起源,一、 档案起源与演变 档案起源诸说 文字说 文字、国家说 原始记事方法说 档案的产生、发展经历了漫长的历史过程。,二、 中国档案起源 中国是世界文明的发祥地之一，原始文字记录的产生时间可能距今已有5000多年，也可以认为是中国古代档案

10、的大致起源时间。 国家形成以后，国家管理的需要，文书记录被比较系统地保存起来，形成了数量可观的古代王朝档案。,三、 外国档案起源 古埃及 两河流域（幼发拉底河、底格里斯河流域） 古代东方奴隶制国家是人类文明的发祥地，也是最早产生档案和档案工作的地方。,第二节 档案形态的演变,一、纸张使用之前的中国古代档案 甲骨档案 金石档案 简牍档案 缣帛档案 二、纸张使用之前的外国古代档案,三、纸质档案、音像档案和电子档案,纸质档案：经济实用、书写方便 音像档案：直观性强、不能直接阅读 电子文件/电子档案：数量日益增长，法律地位不明确,四、档案的词源,“档案”一词明末清初已被使用。 语义学角度：“档”是横木

11、框档。 “案”是几属，小桌子一类的东西。 殷商时期：典、册 西周时期：中、治中 汉魏时期：文案、文书 唐宋以后：案卷、文卷、案牍,第三章 档案的价值与作用,第一节 档案价值与作用概述 第二节 档案的价值形态 第三节 档案的作用 第四节 实现档案价值的规律与条件,第一节 档案的价值与作用概述,档案价值是指对国家、社会或个人的有用性。是基于哲学的价值概念。 档案价值是档案学中的重要理论问题，是理解档案和档案管理活动的前提。,第二节 档案的价值形态,不同的角度有不同的价值： 凭证价值和情报价值：根据档案实现领域和效果不同。 现实价值和长远价值：根据档案实现时间不同。 对于形成者价值和对于社会的价值：

12、根据档案价值主体的不同。,一、凭证价值和情报价值,凭证价值 1.从档案的形成过程分析 档案是从当时直接使用的文件转化而来的,并非事后为使用而另行编制的,是当时社会活动的原始记录。因此，比较客观地记录和反映了当时人们的思想和活动过程，是一种另人信服的历史证据。这种证据性的价值，往往只是在事件本身成为历史陈迹后才会显现出来。 2.从档案的物质形态（形式特征）上分析 从档案的物质形态上分析，我们可以发现档案文件上有着真实的历史标记，有当事人行为的痕迹。如有亲笔签字、批注、手稿，有个人或机关的印章，有照片、录音、录象等，这些都是历史的真迹。所以，档案能成为一中确凿的原始记录和历史证据，具有无可辩驳的权

13、威性。,一、凭证价值和情报价值,情报价值 档案是事实、知识和经验的记录，具有可靠的、广泛的、可资参考的特征。 档案不仅记录了人们社会实践活动的成就，而且记录了人们获得成就的过程，记录了人们在各种活动中思想的发展过程，记录了物质生产活动和精神生产活动中的经验和教训，对于人们研究有关事物的发展规律，继承丰富的历史遗产，具有很高的情报性价值。也就是参考价值。,情报价值的具体体现,1.材料的原始性和权威性 不同于报纸、杂志等的情报价值 2.材料来源和内容的广泛性 文字、图象、声音等都可以转化为档案 3.材料的不可替代性 档案一般不以复本形式存在，一旦损毁，很难有其他弥补办法。,二、现实价值和长远价值,

14、现实价值又称现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。 档案的长远价值，是指档案的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。,三、对于形成者的价值和对社会的价值,档案对于形成者所具有的价值，其主体是档案形成者。对于社会所形成的价值，主体是非档案形成者。 在我国，档案对于形成者价值的实现一般是在档案室阶段，而对于形成者之外的社会价值的实现主要是在档案馆阶段。 不同种类的档案在从对于形成者的价值向对社会的价值的过渡时具有不同的特点。,第三节 档案的作用,行政作用 业务作用 文化作用 法律作用（也是政治斗争的工具） 教育作用：宣传教育的重要素材,一、

15、行政作用,档案是机关过去活动的记录，人们为了熟悉情况，总结经验，制定计划，处理问题，常常需要从档案中查考以往的历史记录。如果没有档案，往往会使一些问题难以解决。在一个单位内部，机关档案工作是否健全，将直接影响到这个单位的行政效率。 因此，行政作用就是行政管理的凭据。,二、业务作用,自然界有一定的发展规律，档案中记载了我们祖先在世世代代生产活动中积累起来的丰富的经验和教训。如水位、水流、气象的测量记录，地质变化、矿藏探测的记录，各种建筑工程、生产工程的记录等都为我们留下了宝贵的材料。在现代化的生产管理和技术管理中，档案的作用显得尤为重要。因此，充分利用有关的档案，对于进行正常的生产活动，提高经济

16、管理水平，促进社会生产力的发展都具有极其重要的作用。 因此，业务作用就是生产活动的依据。,三、文化作用,档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，与文化紧密相连。 档案是民族文化的集中体现。 档案是历史文化的积累。 档案是历史文化传承的手段。 档案是文化创新的基础。,四、法律作用,档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。也是其凭证价值的重要体现。 档案是政治斗争的工具。 档案是维护合法权益的依据。,五、教育作用,由于档案是人类丰富的社会实践活动的原始记录，因此，利用档案撰写回忆录，著书立说，进行文艺创作，举办各种展览，往往富于说服力和感染力。多年来，在宣传教育方面，

17、档案发挥了广泛的作用，收到了显著的效果。,第三节 实现档案价值的规律与条件,一、档案价值的扩展律 由于档案的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性、独一性等特点，档案的作用可以扩大和发展，且具有一定的规律。 由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展 第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。 第二，档案机密程度的递减。 由于档案作用性质的变化而导致价值扩展,第三节 实现档案价值的规律与条件,二、档案价值的时效律 档案与利用需求之间关系的时效性 档案价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期，档案保管期限就是档案时效期的具体体现。 档案价值形态的时效 不同的时期，具有不同的价值形态,第三节 实现档案价值的规

18、律与条件,三、实现档案价值的条件 社会环境：社会制度、国家政策、政治经济形势 社会档案意识：国家社会文明程度 档案管理水平：宏观管理和微观管理,第三节 实现档案价值的规律与条件,档案发挥作用的四个特点 档案作用的扩展律 档案机密程度的递减律 档案科学文化作用的递增律 档案发挥作用的条件律,第四章 档案事业及其构成,第一节 档案工作的内容和性质 第二节 档案工作的基本原则 第三节 档案事业的管理体制,第一节 档案工作的内容和性质,档案工作，即通过科学的管理，提供丰富发档案材料，直接为社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作 。 档案工作的意义就在于用科学的原则和方法来管理档案，更好地、全

19、面地、持久地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。,档案工作的内容,从广义上理解，档案工作是指整个档案事业的工作，包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、宣传教育出版工作、国际交流与合作等。 从狭义上理解，主要是指档案管理的各项业务工作，一般称八个环节。,一、档案管理工作,1.档案管理工作各环节 档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、提供利用、档案统计。 2.档案管理工作各环节的形成与发展 3.各环节之间的关系，应当注意的几个问题。,档案工作的性质,档案工作的科学性和管理性 档案工作的服务性和条件性 档案工作的政治性和机要性,二、档案行政工

20、作 三、档案教育工作 四、档案宣传工作 五、档案科学技术研究工作 六、档案国际合作与交流工作,第二节 档案工作的基本原则,我国档案法第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”,一、我国档案工作基本原则的形成过程 二、档案工作基本原则的内容 统一领导、分级管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用,第五章 档案机构,我国档案工作的基本原则： 实行统一领导，分级管理 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用,第一节 公共档案馆,档案馆的产生与发展 1.古代档案库的设置 天府、盟府、石渠阁、麒麟阁. 2.近代档案馆的产生 1912年湖北革命

21、实录馆 1947年 南京国史馆 3.现代档案馆的发展,第一节 公共档案馆,档案馆的类型 中央、地方 国家、非国家 公共、非公共 综合、专业 党政、军事、高校、企业 国家级公共档案馆：法国、英国、美国、. 地方级公共档案馆,第一节 公共档案馆,一、国家档案馆（我国） 分历史档案馆和综合档案馆 综合档案馆分中央级和 地方级,综合档案馆的性质：既是党的机构，又是国家的机构，是科学文化事业的保管基地，又是利用中心。 综合档案馆的职责：收集整理档案 档案利用 参与编史修志,二、专业档案馆 专业档案馆的基本涵义 专业档案馆的历史发展 专业档案馆的类型,第二节 内部档案馆,一、企业档案馆 企业档案馆的涵义

22、企业档案馆的特点 企业档案馆的职能 企业档案馆的设立：钢铁公司、石化公司等,二、档案室 机关档案室的性质 机关档案室的类型 机关档案室的任务 机关档案室的地位,第三节 档案行政机构,档案行政管理机构的职责 档案行政管理机构的具体任务 档案机构之间的相互关系,第四节 新型档案机构,一、文件中心 二、档案寄存中心 三、档案事务所 四、现行文件资料中心,第六章 档案工作的特点、规律与发展,第一节 档案工作的特点 一 、档案工作的特点 服务性 文化性 管理性 科学性 政治性,二、档案工作的地位 就目前 而言，档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务。 就长远而言，档案工作应为延续和发展我国文明史

23、做出贡献。 三、档案工作的 效益,第二节 档案工作的发展规律,一、档案工作的 分化与整合规律 二、档案工作的智能化发展规律 三、档案工作发展与社会环境变化的互动性规律 四、档案工作的社会 化规律,第五节 档案信息化建设,一、档案现代化、信息化建设的含义 档案工作现代化的概念 所谓档案工作现代化，是指档案工作中具有现代化知识与技能的档案工作人员，能够应用现代化的技术设备和科学的管理方法，对档案工作实行全面有效的管理，使档案工作具有现代先进技术和先进管理水平，以适应现代化社会对档案工作要求的活动。,档案工作现代化的主要标志 1、档案工作技术与设备的现代化 1）电子计算机技术与设备在档案工作中的应用

24、，使档案实现自动化 2）现代通讯技术在档案工作中的应用，实现档案工作组成机构和档案信息传递网络化 3）声像技术在档案工作中的应用，可使档案资料视听化、档案传播声像化 4）光学技术在档案工作中的应用，使档案资料缩微化 2、档案工作组织管理现代化 3、档案工作人员的现代化,档案信息化概念的界定： 档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程，它是国家信息化体系的有机组成部分，是国家信息化战略在档案领域的具体体现，其建设内容十分丰富并不断变化，具时代性和社会性。,档案信息化建设,是指运用信息技术

25、提高档案工作现代化水平，中心思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。 最终目标是实现社会公众满意的档案信息社会化服务，实现信息公开（尤其是政府信息公开）与信息利用中的公平。,档案信息化的构成要素： 1. 档案信息网络 2. 档案信息资源 3. 档案信息化专业人才 4. 信息化技术及装备 5. 档案信息化法规、标准,二、 档案信息化的要素,1. 基础设施建设 2. 信息资源建设 3. 应用系统建设 4. 标准规范建设 5. 人才队伍建设 6. 安全保障体系建设,三、 档案信息化建设的内容,我国档案信息化发展可大致分三个

26、阶段: 起步阶段（上世纪70年代末90年代中期） 快速发展阶段（上世纪90年代中期 本世纪初） 系统推进阶段（本世纪初现在）,四、 我国档案信息化建设的发展过程,七十年代末尝试运用计算机管理档案 80年代中期对省级档案馆提出要求计算机辅助档案检索 开始了档案著录、标引工作的标准化，如： 1985年档案著录规则（99年重新修订：DAT 181999） 1987年中国档案分类法； 1988年中国档案主题词表，1995年修订再版； 1994年档案分类标引规则（GBT15418-1994）； 个别单位进行了档案机读目录数据库的建库工作,四、 我国档案信息化建设的发展过程 1、 起步阶段（上世纪70年代

27、末90年代中期）,这一阶段的基本特征是： 少数有条件的档案馆、档案室配备了微机 尝试使用使用计算机检索档案 管理软件功能单一：多数自行开发，档案软件未全面商业化 档案目录数据库容量非常有限，且以案卷级为主,四、 全国档案信息化建设的发展过程 1、 起步阶段（上世纪70年代末90年代中期）,手工条件下的数据交换格式,在上述制定的档案工作标准中，属于数据交换标准的有文书档案案卷格式（GBT 9705-1988）、全宗单GBT 13967-1992和档案交接文据格式GBT 13968-1992。 注：根据全国文献工作标准化技术委员会编写的科学技术信息系统标准与使用指南，把文书档案案卷格式、全宗单和档

28、案交接文据格式列入数据交换标准。但这三个标准都是基于手工条件下的数据交换格式。,中国机读目录格式（CNMARC）,对于机读数据交换格式，国际标准化组织专门制定了一个标准，其最新版本是1996年发布的ISO2709文献工作文献目录信息交换用磁带格式 我国图书馆界于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标准中国机读目录格式（CNMARC） 情报界于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范文献机读目录处理手册。 美国早在80年代初就已制定出美国档案机读目录交换格式标准。 中国档案机读目录格式（GB/T-201632006）自2006年10月1日起实施，规定了与国际和国家相关标

29、准互相兼容的档案计算机机读目录格式,1996年，国家档案局成立了电子归档研究领导小组 1997年，以国家科委为首对CAD、CAM中形成的电子文件的归档及其归档后形成的电子档案的管理进行研究，并列入“九五”攻关项目。 1999年国家档案局发布了电子文件归档及电子档案管理方法，对公文类电子文件和电子档案的管理作出相关规定 1999年发布CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求标准（GBT 17678.1-1999），对CAD文件的光盘存储和保管进行规范 2001年6月发布档案管理软件功能要求暂行规定,四、 全国档案信息化建设的发展过程 2、快速发展阶段（1990年代中本世纪初）,这一阶段制定或修

30、订的其他相关标准有： DAT 181999档案著录规则（重修） DAT 191999档案主题标引规则 DAT 201999民国档案目录中心数据采集标准 DAT 232000地质资料档案著录细则 DAT 222000归档文件整理规则（以件为单位）,四、我国档案信息化建设的发展过程 2、快速发展阶段（1990年代中期 本世纪初）,这一阶段的基本特征： 国家和地方政府对档案信息化的投入有较大增加 信息化设备的配置越来越多 软件功能不断完善，并开始商业化 档案网站方兴未艾 档案人员计算机应用能力迅速提高 完成了全部或部分馆藏档案的案卷和文件级目录录入 档案管理系统以单机为主 各行各业在OA、CAD发展

31、中大量生成电子文件，对档案管理提出严峻挑战，电子文件管理成为核心问题,四、我国档案信息化建设的发展过程 2、快速发展阶段（1990年代中期 本世纪初）,2000年起，国家档案局正式提出并推进全国档案信息化建设 2000年12月全国档案工作会议通过的全国档案事业发展“十五”计划，其中第五条专门部署了全国档案信息化工作，并将档案信息化作为“十五”期间一项战略任务 2002年11月25日，国家档案局以档发20028号文件正式发布了全国档案信息化建设实施纲要 2002年，制定了国家标准电子文件归档与管理规范（GBT 188942002）。 2003年7月22日国家档案局发布了电子公文归档案管理暂行办法

32、。,四、 我国档案信息化建设的发展过程 3、系统推进阶段（本世纪初现在）,2005年6月，国家档案局、国务院信息化工作办公室联合召开中国档案信息化发展战略论坛 2005年12月，通过全国档案事业发展“十一五”计划，开始实施“国家数字档案建设与服务工程”（金档工程） 2005年发布了纸质档案数字化技术规范、公务电子邮件归档与管理规则等行业标准,四、 全国档案信息化建设的发展过程 3、系统推进阶段（本世纪初现在）,这一阶段的特点是： 档案信息化已在总体规划的指导下系统、全面的推进 档案信息化建设成为国家信息化战略的有机组成部分，与电子政务紧密结合 国家在档案信息化方面的投资迅速增加，一些重大项目得

33、到立项 档案信息化的法规制度受到关注，但规范标准滞后； 档案信息化的着力点有所偏差，电子文件问题未能很好解决（重硬轻软、重建设轻应用、重数字化轻电子文件）等。,四、 我国档案信息化建设的发展过程 3、系统推进阶段（本世纪初现在）,五、档案信息化建设基本对策,一、制度完善 1.档案信息管理制度标准 2.档案信息安全标准 3.档案业务技术标准 二、资源建设 三、强化管理 四、风险控制,第七章 档案法规与档案职业道德,第一节 档案工作法律概述 第二节 档案法的制定和主要内容 第三节 档案发的属性特征、作用、施行与修改 第四节 档案行政法规与行政规章 第五节 档案职业道德,第一节 档案工作法律概述,几

34、个基本概念及相互关系： 档案法律 档案法规 档案规章,第二节 档案法的制定和主要内容,一、制定与修改 1955年 国家档案局组织简则中规定牵头机构。 1979年开始准备 1987年通过 1988年1月1日正式开始实施 1996年 修订,第二节 档案法的制定和主要内容,二、主要内容 1.总则： 2.档案机构及其职责 3.档案的管理 4.档案的利用和公布 5.法律责任 6.附则 义务性规范、授权性规范、禁止性规范,第三节 档案法的属性特征、作用、施行与修改,一、档案法的属性特征： 中国特色社会主义性质 紧密结合中国档案工作实际工作 强调保管、立足利用 强制性、约束力 二、档案法的作用 三、档案法的

35、施行 四、档案法律的完善与修改,第五节 档案职业道德,档案职业道德，是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等职能活动中，应当遵守的基本行为准则。也是整个社会职业道德体系中的一个重要组成部分。,第五节 档案职业道德,档案职业道德规范的内容 忠于职守、爱岗敬业 遵纪守法、严守机密 博学求进、公正服务,第八章 档案工作标准与标准化,档案工作标准的作用 1.是实现科学管理的重要手段 2.提高工作质量、效率，节约人力、物力的有效措施 3.档案工作现代化的必要前提 4.提高业界凝聚力、增强合作 协调作用、简化作用、统一与优选作用,第八章 档案工作标准与标准化,档案工作标准的内容划分 1.档案工作

36、管理标准：机关档案管理升级定级标准、综合性档案馆升级定级标准、企业档案馆升级定级标准 2.档案工作技术标准：档案库房建筑、档案装具标准、案卷质量标准、档案馆代码编制标准、档案收集标准.,第八章 档案工作标准与标准化,档案工作标准的级别 1.国际标准：国际标准档案著录规则 2.国家标准：档案著录规则、文献主题标引规则、中国档案分类法 3.专业（部颁）标准：航空工业部科技档案保管期限表 4.地方标准：浙江省机关档案工作定级、升级标准 5.企业标准：杭钢档案保管期限表,第八章 档案工作标准与标准化,我国档案工作标准体系的构成 基础标准:档案专业基本术语标准、档案馆代码编制细则、档案种类划分标准、档案

37、计量单位标准、档案统计工作标准 业务技术标准：档案收集标准、档案整理标准、档案编目与检索标准、档案统计标准、档案鉴定标准、档案保管与保护标准,第八章 档案工作标准与标准化,我国档案工作体系纵向结构而言，分： 档案工作基础标准：基本术语标准、代码编制、计量单位、统计工作 档案工作业务技术标准：收集、整理、编目检索、统计、鉴定、保管保护等,第九章 档案的收集,档案的收集工作是档案管理工作的起始环节，担负着“从无到有”的使命，可以分为两大部分： 其一，对于单位的档案室来说 其二，对于对于各级各类档案馆来说,第一节 档案室的收集工作,档案室的收集工作包括接收本单位归档的文件和收集未及时归档的零散文件两

38、方面。 其中， 文件归档是档案室收集档案的主渠道， 零散额外内奸的收集则是补充形式。,一、文件归档 文件归档是指各单位处理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理立卷后，定期向档案室或档案人员移交的过程。 在一个具体单位里，文件归档是一项涉及文书部门和档案部门两个部门的工作。,（一）归档制度 1.归档范围 根据机关文件材料归档和不归档的范围，属于归档范围的文件包括： 上级单位的文件材料 本单位的文件材料 同级单位和非隶属单位文件材料 下级单位的文件材料,（一）归档制度 2.归档时间 是指单位的文书部门向档案部门移交归档案卷的时间。 一般应在次年6月底前将案卷移交给档案部门。 会计档案

39、可又会计部门先保管年，再编造清册移交。,（一）归档制度 3.归档要求 （1）文件齐全、完整。 （2）遵循文件形成规律，保持有机联系。 （3）卷内文件经过系统整理编目。 （4）封面填写清楚，标题准确、排列合理，编号无误。 （5）编制了完整的案卷目录和相关文件。 （6）对已破损文件予以修整，对字迹模糊的予以复制。 （7）书写材料、纸张、装订等应符合档案保护要求。,（二）归档程序 根据目录对数量进行检查、核对 检查质量是否合要求，不合要求的返工整理。 检查合格，填写移交清单，签字。 经立卷归档正式移交给档案部门后，文件才转化为档案，进入到档案管理阶段。,二、档案室收集工作的职责 除了关注文件归档的结

40、果以外，更要关注和参与文件的形成、运行、立卷归档的全过程。因此， 监督文件的形成过程 督促归档制度的落实 指导文书部门的立卷归档工作 开展了零散文件的收集工作,第二节 档案馆对档案的收集,依据档案法规定，收集档案的主要途径有： 接收现行机关的档案 接收撤消机关的档案 征集社会散存的档案 开展档案交换活动,一、档案馆接收现行机关的档案 （一）接收的范围和期限 1.接收范围 2.接收期限 省级以上机关保存20年左右移交。 市县级保存10年左右移交。 可以采取逐年接收或分段接收的方式。,一、档案馆接收现行机关的档案 （二）接收要求 （1）保持全宗的完整性，并整理完毕。 （2）案卷目录、大事记、组织沿

41、革、检索工作等随同档案一起接收。 （3）档案的交接双方必须根据目录清点核对，严格履行移交程序。 （4）接收前深入了解有关情况，指定接收方案。,二、档案馆接收撤销机关的档案 “撤销机关”在历史上是真实存在的，其历史面貌应该保留。因此，其档案应该得到妥善 保管。,三、历史档案征集 档案征集是档案部门按照国家规定征收与本馆业务范围有关的档案、文献的活动，是档案部门丰富馆藏档案史料的必要补充渠道。 可采取接收捐赠、代为保管、征购等形式征集。 例：“5.12”大地震档案征集公告,第十章档案的整理,目录,1做好整理准备工作 2 按“件”整理档案 3按“卷”整理档案 4 编写立卷说明,第一节做好整理准备工作

42、,内容整理： 鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出 版档案史料等活动。 实体整理： 将零散的档案，进行分类、组合、排列、 编目，使之成为有序的整体。,机关档案的整理,内容：平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。 责任人：文件处理部门或业务部门与档案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。,档案馆的档案整理,1、系统排列和编目 档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。 2、局部调整 对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。 3、全过程整理 收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行

43、全过程的整理工作。 全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。,整理工作的意义,是整个档案管理工作的基础。 收集整理利用 是发挥档案效用的前提条件。 是检查收集工作质量的依据。 是管理科学化和标准化基础。,档案整理三原则,必须保持文件之间有机的历史联系 来源联系 时间联系 内容联系 形式联系 应当充分利用原有的整理基础 必须便于保管和利用,档案整理两种方法,1、以案卷为单位整理。（传统方法） 案卷是一组有密切联系文件的组合体。 立卷是一个分类、组合、编目的过程。 2、以件为单位整理。（现代方法）,全宗概念,全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活 动中形

44、成的档案有机整体。区分全宗是整理工作 的第一步。 1、全宗是一个有机整体，具有不可分割性。 同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。 整体性由内部历史联系决定而非人为。 3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。 以机关、组织和个人作为单位构成，时空范围确定。,全宗构成者条件,A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。,人物全宗,著名人物一生社会活动中形成的档案整体。 1、公务形成的文件，原件放入单位全宗，复印件或附件归入个

45、人全宗；非公务中形成的文件，原件应归入个人全宗。 2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。,全宗的补充形式,（一）联合全宗：两个或几个关系密切单位形成的档案整体。 1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂; 2、职能互有密切联系的合署办公机关。 *省手工业局 手工业联社 联合全宗 （二）全宗汇集：档案数量很少的若干全宗的集合体。 1、具有代表性的若干小全宗 2、残缺不全的一些全宗 *时期*地区工矿企业全宗汇集 （三）档案汇集 具有某些历史联系的若干全宗的群体。,全宗群,全宗群：由同一时期或地区，在纵向或横向方 面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗 构成一个有机群体。 如：工业

46、交通系统 农林水利系统 财粮商业贸易系统 科学文化教育卫生系统,全宗内档案的分类,档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。 分类应当具有客观性、逻辑性、统一性、实用性。,分类的一般方法,、时间分类法 、年度分类法 、时期分类法 、来源分类 A、组织机构分类法 B、作者分类法 C、通讯者分类法,3、内容分类法 A、问题分类法 B、实物分类法 C、地理分类法 4、形式分类法 A、按文件种类分类 B、按载体形态分类 C、按形状规格分类,常用分类方法 （一） 年度分类法

47、 （二） 组织机构分类法 （三） 问题分类法,复式分类法 （一）年度-组织机构分类法 （二）组织机构-年度分类法 （三）年度-问题分类法 （四）问题-年度分类法,分类的一般方法,第二节 按“件”整理档案,归档文件：纸质文件。 整理：以件为单位 装订分类排列编号编目装盒 件：（一文一件、多文一件） 正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；转发文、被转发文；来文、复文；报表、名册、图册等一册(本)为一件。,整理原则：遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系，便于保管和利用。 质量要求：应齐全完整，破损的文件应予 修整，字迹模湖或易退变的文件应复制； 使用的书写材料、纸张、装订材料等应符 合档案保

48、护要求。,整理步骤-1 装订,应按件装订 正本、定稿；正文、附件；原件、复制件； 请示、批复；转发文、被转发文；中文本在前、 其它文本在后。 专用包角、文件左上角、 “三孔一线”左侧,文件装订方式的选择 文件可采用左上角装订，也可采用左则装订。 采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。 目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，如用浆糊、热封胶等；穿孔式，如不锈钢钉书钉、铁夹背等。 1）符合档案保护要求。装订用品必须对档案无害，不影响档案的保护寿命； 2）选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。,整理步骤- 2 分类,按年度分类 对计划、总结、统计等归入

49、文件签发年度；请示与批复等文件，归入文件批复年度：跨年度文件材料，如专项工作、专案、多年统计表，归入事项办结年度；会议文件归入闭幕年度。 按机构分类 将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。 按问题分类 将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。 按保管期限分类 将归档文件按划定的保管期限分类。,整理步骤- 3 排列, 归档文件以件为单位，在分类方案最低一级类目内，按照事由并结合时间、重要程度排列。 会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。,排列原则,“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列

50、在一起。,事由可以指一个事件、一个事物、一个人物、一项工作活动、一项具体业务、一种工作性质、一个具体问题。,整理步骤- 4 编号, 按排列顺序从“1”开始标注。 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 。 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。,编号方法,（1）件号的编制 件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。,件号,室编件号,馆编件号,室编件号的编制 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从 “1”开始标注。如采用“年度机

51、构保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。,馆编件号的编制 馆编件号设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时，由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，如部分需要抽出、补充等，使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象，从而给管理带来困难，故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。具体情况在这里不作介绍。,整理步骤- 5 编目,归档文件应逐件编目 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人即发文机关或署名者 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。也可自拟标题，外加“”号。 日期：文件的形成时间，以8

52、位阿拉伯数字标注年月日。 页数：每一件文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。,编目主要指编制归档文件目录。为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。,归档文件目录用A4纸。 目录应装订成册并编制封面。封面设置全宗名、年度、保管期限、机构(问题)等项目。,整理步骤- 6 装盒,按室编件号顺序装入档案盒，填写档案盒封 面、盒脊等项目。 档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗 号、年度、保管期限、起止件号、盒号。起止件 号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号， 中间用“”号连接。 档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作。,第三节按“卷”整理档案,按作

53、者立卷 按时间立卷 按问题立卷 按地区立卷 按文件名称立卷 按收发文机关立卷,传统立卷工作内容,组成案卷单位 拟写案卷标题 作者问题（事由）文种（名称） 卷内文件的排列与编号 填写卷内文件目录与备考表 案卷封面编目与案卷装订(或 “ 装盒 ” ）,档案整理工作的组织,一、档案整理工作诸环节及其相互关系 二、现行机关档案整理工作的组织 三、积存档案和零散文件整理工作的组织 四、档号及其使用规则,档号, 档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。,全宗号：档案馆(室)给定每个全宗的代码。 案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 类

54、别号：馆(室)藏档案类别的代码。 项目号：产品、设备等档案的代字或代号。 案卷号：案卷排列的顺序号。 件号：案卷内文件的顺序号。 页(张)号：案卷内文件每页(张)的顺序号。 代码：易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。,档号的结构,全宗号案卷目录号案卷号件、页(张)号。 全宗号类别号案卷号件、页(张)号 类别号项目号案卷号件、页(张号),归档章的编制：,暂不填写,盖章要求,（1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容； （3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理

55、单（办文单）上。,具体栏目的填写,（1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8”写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。 （2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2006”，不必加“年”。 （3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、30年、10年，不可用“1、2、3”等代码表示。,（4）件号：填写归档文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号。在档案室只要求大家编制室编件号，若统一采用“年度-保管期限”分类方法，则一个单位每年永久、长期和短期三个流水号，每年都是从“1”开始编。馆编件号进馆时按标填写，现暂空不填。实行文档一体化

56、管理模式时，件号系统会自动给定。 （5）机构或问题栏：若统一采用“年度-保管期限”分类方法，此栏不必填写。,（6）（总）页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。若这份文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码，只要将每份文件的页数相加；若无页码，则需通编页码。 若档案人员实行随办随归，大多数文件此环节可在文件收发时一并完成。,第11章档案登记与统计技能,内容概述 档案登记与统计工作是为各级党政领导决策提供优质服务的重要手段，同时也反映着档案工作部门管理水平、服务水平。 档案登记与统计工作应保

57、证档案和档案工作原始数据的真实性，统计源头资料的完整性，统计资料的连续性。,第11章档案登记与统计技能,1 了解档案登记与统计 2做好档案登记工作 3编制档案统计报表,11.1了解档案登记与统计,11.1.1 登记与统计 登记：档案管理中所出现的重要事实、行为和数据进行记录。分档案状况和档案工作状况登记。 统计：以表册、数字形式，对档案和档案工作发展情况进行统计调查、分析，提供统计资料，实行统监督。 实体统计：档案馆档案总量、不同种类、不同保管期限、不同整理状况等统计，以及收藏资料的数量情况。 档案事业发展统计：各个环节工作状况统计，档案经费及机构建设数量状况，工作人员基本情况统计等。 登记是

58、统计的基础，统计是登记的进一步发展。,11.1了解档案登记与统计,11.1.2 掌握档案统计的要求 准确性 及时性 科学性 法治性,11.2做好档案登记工作,11.2.1登记档案状况 1全宗名册 2全宗单 3 . 全宗登记表 4 . 全宗卡片 5. 档案成分和数量变化情况报道表 6. 案卷目录登记簿 7. 总登记簿,11.2做好档案登记工作,11.2.2登记档案工作状况 1工作日志 2人员进出库房登记表 3 . 档案出入库登记 4 . 档案清点、检查登记 5. 利用者登记卡 6. 档案借出登记簿 7. 档案复制、摘抄登记,11.3编制档案统计报表,11.3.1档案统计体系与类型 1. 档案统计的体系四个层次 全国档案工作基本情况统计。纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标，由国家档案局组织进行，由国家统计局指导与监督。 专业系统档案工作情况统计，由专业主管机关组织进行。 地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计。由地方档案行政管理机关组织进行。 档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。,11.3编制档案统计报表,2. 档案统计的类型 档案构成统计 档案利用统计 档案工作人员情况统计 档案馆建设状况统计 档案室建立情况统计,11.3编制