集团公司制度(行政管理篇)

目录1、印章管理规定242、公文管理规定5113、信息管理规定12144、合同管理规定15255、会议管理规定26306、档案管理制度31377、保密制度38408、安全生产管理制度41449、办公大楼管理规定455110、办公用品管理规定525311、办公设备管理规定545612、局域网管理规定576013、车辆管理规定616314、出差管理规定647015、宴请接待管理规定717316、企业文化建设管理大纲747517、商标管理规定768518、XXXVIS形象识别系统管理规定868819、网站与文化信息采编管理规定899320、宿舍管理规定949621、招待所管理规定979822、部门协作事项限时完成规定9998文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订印章管理规定第1页共7页1总则11为了确保集团公司印章的正常、安全使用，明确有关人员职责，特制定本制度。12集团公司印章包括代表公司法定名称的公章及钢印、法人名章、合同专用章、财务专用章、领导人手章或个人名章、校对章、戳记等。13集团公司印章管理指对以上各类印章在刻制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。14集团公司印章管理原则谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。2印章的刻制21集团公司的印章，由集团公司行政部负责办理刻制。公司各职能部门需刻制印章时，应先由本部门申请，说明用途，并详细写明印章的名称、式样和规格，经行政部审核并报总裁批准后，由行政部负责办理刻制。22刻制印章须持有集团公司的正式公函，并到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的单位刻制。23取送重要印章时，必须有专人前往，以确保取送安全。3印章的启用与颁发31集团公司有关印章的启用，由行政部报总裁审批后启用。32印章启用时，应当向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模（用蓝色印泥），同时报上级单位备案。颁发单位和使用单位都应当把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。在启用印章的通知规定的启用日期之前，印章不许启用。33颁发印章时，必须办理登记、移交手续，并留下印模。4印章的保管41公司公章及钢印、法人名章、领导人手章或个人名章、合同专用章由行政部负责管理（分别由机要秘书、行政主办保管）；财务专用章由财务部文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订印章管理规定第2页共7页负责管理（原则上由财务负责人保管）；公司各职能部门的印章由各职能部门指定专人管理。42集团下属公司的印章，由各公司参照本规定自行管理。43印章保管实行专人保管，责任到人。印章必须存柜加锁保管，原则上印章不得带离办公室。特殊情况下，公章及其他重要印章需外带时，须经总裁批准，并由印章保管人随行监印。44印章保管人应明确职责，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用、盗用和丢失。45印章保管人要注意印章的保养，及时进行清洗，以确保印鉴清晰。46印章保管人不得将印章委手其他人员代管、代盖。47印章保管人产生变动，应办理登记、移交手续，并留下印模。5用印的审批51公司各职能部门及下属单位有关事务需盖公司公章的，应由经办人填写用印审批表，经所在单位领导签字后按以下审批权限用印511以公司名义发出的重要公文、函、证件以及合同、担保书等重要法律文书，必须由总裁签发。总裁有书面授权的，可由被授权人签发。522一般性证明、介绍信、表格由行政部负责人审批用印或授权鉴印人直接审核用印。6鉴印与登记61用印时，鉴印人应认真审核审批程序，审阅了解用印内容，同时要审查存材料是否齐全，留存材料应归卷备档。对确无材料可留存的，要详细记载用印情况。62每次用印都须由鉴印人负责登记。登记项目包括用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人、鉴印人、用印数量以及留存材料等项。63不允许出现盖有印章的空白凭证，在特殊情况下需使用盖有印章的空文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订印章管理规定第3页共7页白凭证时，要由总裁特别批准，使用人在事后必须报告使用情况或办理注销手续。64用印审批单等有关用章依据材料由鉴印人妥善保存，定期存档。65用印方法公司印章应盖在文件正面；除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；盖印文件必要时应盖骑缝印。7印章的停用及销毁71集团公司公章在公司名称变更、机构撤销、印鉴缺损等原因时，必须停止使用。72正式印章停用或作废，要正式发文通知。公章保管部门应认真做好印章停用后的善后工作，作废的旧印章用红色印泥留印模。73旧印章停用以后，由原保管部门负责清查全部印章，并把清查结果报告行政部，由行政部决定旧印章的处理办法。重要印章由行政部请示集团公司领导后决定处理办法。74旧印章销毁应根据不同的情况做不同处理，具体方式有741切角封存。742直接销毁。743属于领导个人的手章，退还给领导本人。75销毁废旧印章时，要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。8附则81本规定由集团公司行政部负责解释。82本规定自发布之日起施行。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第1页共7页1总则11为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。12本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。2管理职责21集团公司各类文件由行政部归口管理。22文件管理范围公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。23文件管理内容收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。3收文的管理31文件的签收311凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。312对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。32文件的编号保管321行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上文件会签单进行传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。322集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按321办法进行处理，不得个人保存。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第2页共7页33文件的阅批与分转331凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。332一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。333为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。34文件的传阅与催办341传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。342阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集团公司领导批示办理有关事宜。343阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。344文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。345行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。4发文管理41发文的规定411集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第3页共7页412集团各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。413涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。42公文种类421决定对重要事项或重大行动做出安排；422通告在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；423通知批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；员工职务任免和聘用等相关事宜；424通报表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况；425报告向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问；426请示向上级领导请求批示、批准审核；427批复答复下级单位请示事项；428函同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等；429会议纪要记载和传达会议情况和议定事项。43公文格式431公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。432发文字号包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX201XX字X号”发文（从01开始编）。各业务分类代字如下行政综合类办人力资源类人财务类财项目类地投资类投商贸国贸类商文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第4页共7页433紧急文件应当标明“特急”、“急件”。434文件标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。435文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。436文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。437成文时间，以领导人签发的日期为准。438文字从左至右横写、横排，使用简体字。439文件用纸统一采用A4型。44行文规则441各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中4411“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。4412“报告”中不得夹带请示事项。442受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。443草拟公文应当做到4431情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。4432人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。4433结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“”，第三层为“1”，第四层为“”，第五层为“”。4434用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第5页共7页4435公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。45行文范围451凡是以集团公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。452集团公司下发文件主要用于4521公布集团公司规章制度；4522转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团公司文件；4523公布集团公司体制机构变动或干部任免事项；4524公布集团公司有关重要工作的决定；4525发布有关奖惩决定和通报；4526其他有关集团公司的重大事项。453集团公司上行文、外发文主要用于4531对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；4532同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。46行文程序461凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签（如与其它部门业务有关，还要进行会签），交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。462行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项（规定）一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第6页共7页463对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“XXX20XX复（X）字XX号”制发（其中代字按432执行）。集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门及时作好主送与抄送工作。464集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。465审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。466传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。466以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，集团分管领导审核，总裁批准后签发。467以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。468集团公司所有对外行文必须采用集团VIS标准版式，文字材料、报表等须另外加设封面，并在显著位置设置集团标识。469在集团公司日常经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关规定办理，经集团分管领导批准后，由主管部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。4610凡各部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用工作简讯发会议纪要。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订公文管理规定第7页共7页4611各部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。5文件立卷、归档和销毁51文件办完后，应当及时将文件正本和有关材料整理立卷。参按档案管理制度执行。52各部门对本机构发出或签收的各类文件要有专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。个人不得保存应当归档的文件。53没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行登记，由二人监督，保证不丢失、不漏销。6附则61本规定由集团公司行政部负责解释。62本规定自发布之日起施行。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订信息管理规定第1页共3页1为了建立快速、有效的信息管理系统，为集团领导的经营决策和管理提供信息依据，特制定本规定。2本规定所称信息是指与集团公司业务相关，直接或间接影响集团公司管理决策和业务发展的政策咨讯、市场信息、商业情报，经营动态等，包括外部信息、内部信息。3信息类别31外部信息311国家宏观政策导向，财政、金融、税收、会计新制度，经济新政策，经济热点和预测；312新出台的关于公司业务、银行信贷、证券方面的法律、法规、部门规章和政府规章；313与集团公司业务、银行信贷、证券相关的政府管理部门、职能部门、办事机构和行业协会新近发布的办事规则、办事期限和有关收费标准，以及上述单位重要的人事调整方案；314主要竞争对手、业务合作伙伴的相关背景资料、行业经营管理经验、新技术、新上项目的有关动态。集团公司认为有价值的其他信息。32内部信息321集团公司及下属各公司生产经营中的产量、品种、质量、销售收入，期间费用、利润总额等主要指标完成情况（包括项目公司的开工面积、竣工面积、成交销售量、资金回笼额、建安造价平均成本等）。322集团公司及下属各公司新产品开发、新工艺、新技术、新材料运用等技术进步情况。323集团公司及下属各公司员工变动，包括管理人员调整、异动、生产工人进出以及对企业经营的影响分析。324集团公司及下属各公司技术改造、设备更新、基本建设的进度完成情况。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订信息管理规定第2页共3页325集团公司及下属各公司资金的计划、使用、融资和资金的调拨管理等工作情况。326集团公司及下属各公司内部管理中的重大事项，包括资质评估、产品认证、专利证书、安全生产、文化建设等相关情况。327集团公司及下属各公司在对外公共关系中的重大活动，包括参加重要会议、展销、广告，接待视察、参观、重要外宾来访等。328集团公司及下属各公司获得的各种荣誉，包括奖状、证书及媒体报导等。329集团公司及下属各公司认为有价值的其他信息。4信息管理包括收集、传递、整理和归档四个部分。41行政部作为集团公司信息管理的综合部门，负责集团外部信息和内部信息的汇集、整理、发布以及对与集团公司经营业务相关的重要信息进行研究、分析、评价；其他职能、业务部门和集团公司下属各单位应按下列分工积极配合行政部的工作411财务部重点收集有关金融、税收、会计、银行信贷方面的信息；412行政部重点收集薪酬水平、社保动态、人才流动、人才招聘、劳动合同管理以及新的激励考核措施等相关信息；413项目部重点收集行业先进的营销观念、策划理念和案例，区域市场需求信息、竞争楼盘信息。414投资部重点收集有关国家宏观政策导向，财政、经济新政策，经济热点和预测的信息；415集团下属各公司负责收集和提供牵涉本单位的相关外部信息和内部信息。集团下属各公司的信息管理部门为各公司的综合管理部。416各公司及集团各职能部门应本着分工不分家的原则，在重点收集分工负责信息的同时，也要注意对其他周边信息的收集。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订信息管理规定第3页共3页417除上述各部门、集团下属各公司外，集团公司任何员工都有义务收集与公司业务相关的信息。418信息收集部门应指定信息专管员，定期将本部门有关人员收集的信息进行整理、汇总，并传送给集团公司行政部。42信息的汇集方式为421用电子文档或书面形式汇集到行政部。422简短的信息，可通过电话或者传真的方式传递给行政部。423行政部应定期、及时对所收集到的信息进行整理、分析，并按信息属性做如下处理4231一般性信息，直接在“OA”上发布。4232行业专业特点较突出，或可能对集团公司经营产生直接影响的信息，应组织相关人员进行分析、研究，其部分成果可在“OA”上发布，对一些时效性短，或对公司业务开展将发生重大影响的信息以及专项研究报告可向集团公司领导专报。424行政部在信息的汇集、整理、分析、发布过程中，必须对各部门提供信息的真实性、实用性进行复核。43行政部负责对相关信息进行归档。5集团公司设立“信息单项奖”。根据行政部年终统计结果进行评比，经领导认可后，给予表现突出者奖励。对于提供的信息给公司做出特殊贡献者，设特别奖给予奖励。6附则61本规定由集团公司行政部负责解释。62本规定自发布之日起施行。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第1页共11页1总则11为了保护集团公司合法权益，规范合同管理，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据中华人民共和国合同法及地方政府有关法律、法规，结合集团公司实际情况，特制定本规定。12本规定所称合同是指集团公司及下属公司与其他法人、其他组织以及自然人之间签订的经济合同，技术合同。13本规定适用于集团公司及下属各公司。2合同管理部门及职责21合同管理实行归口管理和分级管理原则，并实行承办人负责制度，审核会签制度和重大合同专题会审制度。22集团公司合同归口管理部门为行政部，公司职能部门、所属各公司负责本部门分工范围内的合同管理工作。合同管理归口部门对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。23合同管理的主要内容包括231建立健全集团公司合同管理制度。232监督公司的合同依法、依程序签订。233建立合同档案，对合同进行统一编号、登录、统计、保管、跟踪及办理其他相关手续。公司对各类合同的统一编号另行制定管理办法。234监督检查合同的履行。235其他合同管理工作。24每一份合同须由集团公司总裁、集团各部及集团下属各公司总经理确定主要承办人（以下简称承办人）。承办人须依法律、法规及本制度规定进行工作。承办人应对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现任何与合同有关的问题应及时与有关部门进行协商，并以承办人为主进行解决。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第2页共11页3合同的审查与签订31在合同签订前，合同承办人应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查311主体资格合法具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。312欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。313由代理人代签合同的，应出具真实有效的法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证。当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。314具有相应的履约能力，具有支付能力、承造、承建能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签置的验资报告等相关文件。315具体履约信用在经济活动中重合同守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。32合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理部门验核。33合同对方当事人履约能力或资信状况有问题的，不应与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提出合法、真实的担保。其中以保证形式作出担保的，其担保人必须是有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用第31的规定进行审查。34上述所列各种文件为合同不可缺少的组织附件，其文本为复印本时，须注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。35集团公司及有关业务部门、职能部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应有集团公司法务专员、法律顾问和经济技术等专业人员参加。36合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家行业或集团公司有标准或示范文本的，应优先适用。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第3页共11页37当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分，计划单、调拨单、任务单、预算单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以代替合同。38法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托许可和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。39涉及下列合同时，须每次单独一次性特别授权391担保合同。392资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同。393投资合同、股东协议、出资协议。394企业合并、兼并、联营合同。395需要授权的其他合同。310合同的起草应由乙方或以乙方为主承担，合同语言表述应严谨、简练、准确；合同中的术语，特有词汇、重要概念应设专门条款解释；合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数；凡公司领导认为属重大合同的，必须由己方起草。公司常用的合同，由公司法律顾问拟订示范合同文本，公司各职能部门据此起草合同。311合同中应力争纠纷发生时由我方所在地法院管辖。312合同应包括以下内容3121合同签约方为法人的，写明法人的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务、代理姓名、职务、联系方式；签约方为自然人，写明自然人的住址、身份证号码。3122签约的目的和依据。3123标的。3124数量和质量，包括检测标准和方式。3125价款或酬金，包括支付方式。3126履行地点、期限和方式。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第4页共11页3127争议解决方式。3128违约责任。3129变更或解除条件；31210根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；31211正副本份数、存放地点；31212生效的时间和条件；31213约定的联系方式；31214附件名称；31215签约的地点、日期；31216签约各方开户银行及帐号；31217签约各方公章或合同专用章；31218法定代表人或代理签章。31219涉外合同内容按照有关法律规定确立。313严禁任何人在空白介绍信、授权委托书、合同书等上盖公司公章和合同专用章。314合同签订之前，承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请法事专员，由法务专员或公司领导确定会签部门及合同返回时间，法务专员在综合会签部门意见上签注意见后送分管领导审定。315审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。316业务部门对合同审核的内容应包括3161合同的经济性31611市场需求情况属实。31612市场需求预测可靠、合理。31613投入产出核算经济、准确。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第5页共11页3162合同的技术性31621工程技术依据真实、可靠。31622技术措施完备、可行。31623技术标准和参数科学、真实、可行。3163合同的可行性31631整体专案技术具有可靠性。31632经济效益或社会效益具有真实性。31633资产、资金使用效果的财务可行性。31634具有可操作性。3164合同的安全性31641涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施。31642无损害公司商誉、商业秘密及其他利益。31643业务部门认为必须审核的其他内容。317财务部门对合同的审核内容应包括3171资金、资产的合法性31711资金来源合法，资产的所有权明确、合法；31712资金使用和资产动用的审批手续合法；31713资金、资产的用途及使用方式合法。3172价款、酬金和结算的合理、合法性31721价款、酬金的确定正确合理、合法；31722资金结算、发票取得、酬金支付方式明确、具体、合法；31723与资金、资产等有关的其他事项。3173索赔条款的合法性。3174财务部门认为需审核的其他内容。318法务专员对合同的审核内容应包括3181合法性文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第6页共11页31811主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力。31812内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规，无显失公平内容。31813形式合法。31814签约程序合法。3182严密性31811条款齐备、完整。31812文字清楚准确。31823设定的权利和义务具体、确切。31824相应手续完备。31825相关附件完备。31826附加条件适当、合法。3183合同承办形式审核31831承办人无误。31832符合规定程序。31833各审核部门审核意见齐备。31834合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。3184法务专员认为需要审核的其他内容。319集团公司实行重大合同专题会审制度。凡集团公司领导认为重大合同且有必要专题审议的，由承办单位召开专题会议，各审核部门参加，在专题会议上各审核部门充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。320如出现特殊情况，经集团公司董事长或总裁批准可采取特殊程序进行合同审核并予以签章。321法务专员根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。322有关审核部门应当及时、高效地在规定的或集团公司领导指定的时文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第7页共11页间内完成合同草案的审核工作。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间的，应向承办人声明理由并征得同意，且延长后该部门累计审核时间最长不得超过2个（含本数）完整工作日。确因特殊情况无法在2个工作日内完成审核工作的，审核部门必须向集团公司分管领导或总裁报告原因。323审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退回修改时，应连同全部文件退还承办人。324承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。325法务专员结束审核后，负责将各部门审核意见汇总修改成合同修订稿，并将审核意见书连同合同修订稿交还承办人，由承办人将合同修订稿送合同对方当事人。合同对方当事人对合同修订稿认可后，承办人将审核意见书及合同修订稿送法务专员核对后呈集团公司分管领导、总裁批准。326集团公司总裁根据各审核部门的审核意见书，决定是否签约。决定签约时，应在文本上签字；决定不予签约时，应以书面形式批示意见。327签约原则上不得使用转委托方式，必须使用的，应事先征得委托人同意，并由法务专员审查被委托人资格。328集团公司的各职能业务部门不得以本部门的名义对外签订合同，如因业务需要以有关职能业务部门名义对外签订合同时，应由总裁书面授权。329承办人应对其提供的材料的真实性负责。330任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。4合同的履行41合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、适当履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得不全面、不适当履行或转让、转卖合同。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第8页共11页42严格执行合同承办人负责制度。承办人必须随时跟踪合同的履行情况，对履行中发现的问题应及时向有关部门领导反馈并提出解决办法。公司合同承办人变更时应严格办理移交手续才能离岗。43任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定方式向对方提出异议。异议文件须经集团公司法律顾问审核，并报法务专员审核、备案。收到对方履行异议时，承办人亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。44合同履行完毕的标准，以合同条款或法律的规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无任何遗留为准。合同履行完毕后，承办人应填写合同完毕报告表，由分管领导核准认可。该报告表与合同一并送法务专员归档一份。5合同的变更和解除51变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。52变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内做出。53变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。54合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。6合同纠纷的处理61合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。62合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关部门和人员，并报行政部法务专员备案，同时应迅速收集下列有关证据621合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。622送货、提货、托收的凭证，有关的票据、票证。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第9页共11页623质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。624证人证言。625其他有关材料（如对方的注册资本、银行帐号以及财产状况等）。626合同发生纠纷后，承办人须及时将纠纷及处理情况报告行政部法务专员备案。64仲裁或诉讼解决纠纷时，承办人应与行政部法务专员协商确定代理人诉讼方案等，并向总裁报告。65调解书、协议书、裁决书应与合同一并由行政部法务专员归档，副本或复印本可交承办人、有关部门或人员使用。66调解书、协议书、裁决书应与合同一并由行政部法务专员归行政部法务专员应对执行中合同建立档案并对文本妥善保管。执行完毕的合同应移交档案室妥善保管。合同档案内容包括661合同统一编号、合同文本及份数、各文本存放记录。662承办人登记。663合同附件、审查意见书及其他有关文件。664履行情况记载。665纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。67调解书、协议书、裁决书应与合同一并由行政部法务专员归调解书、协议书、裁决书应与合同一并由行政部法务专员归对方当事人逾期不履行发生法律效力的调解书、仲裁裁定书或判决书时，承办人应及时与行政部法务专员协商并经总裁同意，向人民法院申请强制执行。7奖与惩71集团公司行政部法务专员对公司所属职能部门的合同管理工作实施监督，各职能部门应自觉检查合同的订立履行管理工作，发现问题及时纠正。72公司对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订合同管理规定第10页共11页73有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评或行政处分，构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。731不按本办法规定签订合同的。732签订有重大缺陷或无效合同的。733审核人员无正当理由延误审核的。734因审核人员疏忽未审出合同缺陷的。735未依法律和本办法规定变更或解除合同的。736丢失合同文本及相关文件的。737提供虚假资料的。738超越授权或滥用授权签约的。739未按规定进行授权或转委托的。7310发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的。7311有关法律性文件未经审核的。7312应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的。7313在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的。7314泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。7315使用非法手段签订合同的。74利用经济合同进行犯罪活动或触犯刑法规定情节，构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。8附则81本规定由集团公司行政部负责解释。82本规定自发布之日起施行。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订会议管理规定第1页共5页1总则11会议是企业管理的重要手段之一，为使集团公司更好地沟通信息、统一意志，交流研讨、达成共识，解决问题、持续改进，顺畅地开展各项工作，特制定本规定。12会议的安排与召开应当把握必要、及时、有效的原则。13召开各类会议，必须充分做好会前准备会议主题、议事日程、参会人员、有关原则，并据此制定完整可行的会议筹备方案。14制作规范的会议通知，并发放至所有参会人员，凡属参会人员不得无故迟到或缺席，如有特殊情况必须事先请假，说明原因。15本规定适用于集团公司总裁办公会、年会（半年度工作会议，年度工作会议）、公司例会（早会、周会、月度工作会议）、专题会议及其他会议。2总裁办公会议总裁办公会议是就集团公司经营管理工作中的重要事项征求公司其他高级管理人员意见的一种主要方式，由集团公司经营班子及有关部门人员组成。由总裁、副总裁或总裁委托人召集有关部门人员列席会议的，于会议前二天以书面或口头形式通知全体与会人员。21下列事项须召开总裁办公会议211研究年度生产经营方针、发展规划；212审定集团公司及下属公司内部机构设置方案；213审核重要规章制度；214审定集团公司职工薪酬福利待遇和奖惩方案；215研究决定集团公司重大人事调整及任免事宜；216审定集团公司重大投资项目方案和资本运作方案；217审定各下属公司和集团公司本部职能部门经营业绩和考核方案及考核结果；218总裁认为应当召开总裁办会议审议的其他事项。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订会议管理规定第2页共5页219总裁办公会原则上每个月召开一次。3集团公司半年度、年度工作会议集团公司半年度、年度工作会议，是集团公司生产经营管理重要工作会议，既是总结表彰、动员励志的大会，又是承上启下，开拓进取的会议。半年度、年度工作会议由集团公司高管人员、所属各公司高管人员，各职能部门主管及部分专业人员出席。于会议前五天以书面形式通知全体与会人员。31集团半年度、年度工作会议，可以分产业分别召开，也可以统一集中召开，根据实际情况确定。32行政部全面负责会务安排，必须做好下列工作33会议总结报告，会议文件资料准备工作，包括集团及所属公司、各职能部门的工作总结，需提交会议讨论的计划、方案、措施、会议决定事项等；34会议议程安排；35正式出席会议人员、列席会议人员名单确定；36会议地点、人员住宿安排，会议设备、器材准备工作（摄像、电脑、投影等）；37奖品、纪念品准备；38会议记录，分组讨论纪录人员安排。39会议纪要下发。310对会议明确事项，行政部会后牵头会同有关业务部门负责督促检查、落实工作，并将落实情况及时反馈集团分管领导或总裁。4集团公司例会集团公司例会旨在鼓舞斗志、激励向上、凝聚人心，是集团亲和力的体现。公司例会分为早会（周一）、周会。41早会每周一早上，由行政部主持，作一周工作总动员，通知、通报文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订会议管理规定第3页共5页有关事项，激发士气，振奋精神，发扬连续作战精神，完成各项工作任务。并请集团公司领导作指示。逢节假日相应顺延（即节后上班第一天），或由行政部事前通知。42周会（部门总经理联席会议）每周五下午召开，由行政部负责人主持，集团公司领导及部门副总级其以上人员、总裁秘书参加。周会主要内容421汇报一周以来的主要工作完成情况，本周工作计划；422通报需要集团公司领导协调的事项；423对集团公司日常经营管理的意见和建议；43月度计划与总结会议431月度计划会议主要内容各部门（公司）汇报下月工作计划，并在本会议上议定工作计划事项。432月度总结会议主要内容各部门（公司）汇报上月工作完成情况，未完成事项的说明，集团领导就未完成事项的指示，行政部做总结月度绩效考核分。5专题会议专题会议是集团公司及职能部门就专项工作或专业工作需要召开的会议，只限于专业有关的人员参加的，属于专业性强、内容集中的会议。6其他会议。其他会议是集团公司根据工作需要召开的会议。7会议记录71会议由各部门制作会议记录。会议记录必须使用公司会议纪要的模版。会议记录应记载会议所议事项。会议记录待参会人员的签名后一并保存。72会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订会议管理规定第4页共5页73会议纪要的结论经与会人员确认无误，经部门负责人审核后，送有关领导和部门。74会议纪要及有关文件，必须妥善保管，纳入档案管理，按档案管理规定执行。8会议的会风管理81会议必须准时召开，无特殊理由不得拖延或推迟；82会议应集中于规定议题，不得跑题；83维护正常会议秩序，认真听报告、保持会场安静，不喧哗、不交头接耳，并将手机设置静音状态；84会议期间不可随意中途离席；85会议参加人员需按规定保守会议秘密；86对无故缺席人员要在会议上通报，对迟到人员设迟到席。87会议禁忌事项871发言时不可长篇大论；872不可一直缄默；873不可取用不正确的资料；874不要只做期待性预测或只谈抽象概念；875不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；876不可随意打断他人发言；877不可不懂装懂，不入正题；878遵守会议主持人的会议要求。9议定事项的催办和反馈91会议议定事项由会议主持人分解到相关部门落实办理。92会议召集部门指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办联系函。93办结事项及时向有关领导反馈，并在下次例会或按月做出总结报告，文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订会议管理规定第5页共5页综合向领导汇报。94重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。10视频会议召开需要以视频形式召开的各类会议，其中定期召开的会议由行政部直接统筹安排；要求临时召开视频会议的部门，应提前行政部提报预约，由行政部予以安排。11附则111本规定由集团公司行政部负责解释。112本规定自发布之日起施行。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订档案管理制度第1页共7页1总则11为规范集团公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为集团公司各项工作服务，特制定本制度。12档案管理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。13档案管理工作遵循的原则是服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。14集团公司档案管理工作由集团公司行政部具体负责。2档案的管理机构档案管理工作实行分级管理。21集团公司的有关档案管理工作由集团公司档案室具体承担。集团公司下属各单位的档案管理工作由各单位自行负责，其中各单位的基本档案除自行保存以外，还应报集团公司档案室存档和管理。各下属单位对常用的集团公司基本材料（营业执照复印件等）也应保留一套备用。22集团公司档案室设专（兼）职档案员，承担日常档案管理工作；下属各单位可设置专职或兼职档案员，承担日常档案管理工作。3档案的种类31公司基本档案311集团公司开业登记证件，包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等。312集团公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更历次批准文件）。313集团公司章程（含历次修正案）。32公司综合档案321法规性文件，包括上级发布、需集团公司执行的，或由集团公司发布的各种标准、规章制度等。文件编号Q/XXXXZ2012XXX集团有限公司制度文件第1版（2012）第0次修订档案管理制度第2页共7页322企业的重大决议，包括由集团公司总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。323计划性文件，包括集团公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。324总结性文件，包括集团公司年度和月度工作总结、下属部门、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。325批示性文件，包括集团公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。326凭证性文书材料，包括集团公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。327证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、集团公司主要领导人获得的各类荣誉等。328汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及集团公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；329声像制品资料，包括集团公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影