管理文秘理论与实务习题及答案

1第一章 绪 论第一节1.试论述管理文秘活动与领导者管理活动的关系。答：两者的关系是相互区别与相互联系的，主要表现为下述两点：一是管理文秘活动从属于领导者的管理活动；二是管理文秘活动中包含着某种程度的领导者管理活动。然而，管理与文秘属于两个不同的范畴，各自有特殊活动，在总体的管理活动中，领导者处于最高层，偏重于全局和战略方面，管理的是全局性工作。文秘人员与管理文秘部门的工作大多属狭义管理内容，又不同于一般的管理活动，表现出明确的辅助性特征，在工作中处理领导者或者管理者大量的全局性事务性工作。综上所述，由于管理与文秘不可分割，但又属于两个不同的范畴，各自有不同的特殊活动，从而它是管理的一般原理在文秘领域中的特殊应用。2有人认为：“秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会编故事或者撒谎 。 ”你是否赞同这种说法？为什么？答：不赞同：秘书人员应当在管理秘书事务中必须强调实事求是的精神。实事求是是我们党的思想路线，也是秘书工作应遵循的一条基本原则。只有坚持实事求是，才能为领导提供真实情况，以供领导作出正确决策。因此，秘书不论、向领导汇报什么情况，都应该做到实事求是。赞同：在秘书的实际工作中应当学习应有的处世说话技巧。第二节3论述管理文秘的含义及其特征。答：含义：管理文秘是指社会各类组织的管理文秘部门与文秘人员，为协助与促进组织及领导完成组织目标的一系列服务性事务活动。特征：服务性、复杂性、政策性、时间性。其中，服务性是其本质特征，复杂性、政策性、时间性为其次要特征。4管理文秘的功能是什么？答：计划、控制功能与保障作用；组织功能与助手作用；指挥、协调功能与纽带作用；创新功能与垂范作用25为什么说服务性是管理文秘事务的本质特征？答：因为这一本质特征是由管理文秘的内部实质与外部特征所决定的，即由事务管理决定的。服务与管理需要是管理文秘事务生存和发展的根本矛盾，也是其特殊矛盾。它规定着管理文秘事务特有的本质，是管理文秘事务区别于其他事务的根本点，从而也构成管理文秘事务的研究对象，同时也是其本质性特征。各级各类组织内部设立的综合性办事部门，本质上就是服务性部门。第三节6简述管理文秘事务中应该遵循的原则。答：从根本上讲，管理文秘要遵循党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规。在此大前提下，还应遵循依客观规律办事的原则、集中统一管理的原则、依法管理的原则、注重效率的原则，管理文秘在遵循前述原则的同时，还需遵循弹性原则、例外原则，以便能更好地适应组织与领导，以及种种事务在时间与环境上的变化。7管理文秘事务中应如何进行依法管理？答：要做到依法管理，首先必须建立健全社会主义市场经济中的法律体系。其次，还必须建立和完善各种监督机制，保证组织的管理文秘事务有法可依、违法必究。8谈谈管理文秘人员如何提高工作效率。答：提高管理文秘事务的效率，主要注意三点：一是要不断提高文秘人员的综合素质和办事能力，促进文秘人员的技能转移。二是要建立健全岗位责任制，分解目标，责任到人，逐步实现管理文秘的现代化，以达到快速高效的目标为原则。三是管理文秘事务具有相对的稳定性和连续性，同类事务的处理具有常规性，而且在一定时限内具有稳定性。第四节9.试述我国管理文秘部门的设置现状。答：当前，我国从中央到地方各级机构和具有一定规模的企业、事业、群众团体以及其他经济组织，一般都设立管理文秘部门。由于组织的性质、规模、层级不同，其具体设置也不尽相同，例如：党政机关是一级领导机关，其管理文秘部门是整个机构的枢纽，根据工作需要而设置。各民主党派是按照各自章程设置管理文秘部门的，有的设办公室，有的设秘书处，由正副秘书长领导。大3型群众团体一般设办公室，根据级别下设局、处、科等。10管理文秘部门具有哪几方面的主要职能？答：服务协调职能、辅助管理与指导职能、参谋咨询职能、内部监督事务职能。11.管理文秘部门的设置应当遵循哪些原则？答：精简高效的原则、科学合理的原则。12.为什么说要提高文秘部门的工作效率，首先要精简机构？答：精简是党和国家在机构设置方面的根本原则。社会各类组织的管理文秘部门，作为组织的综合办事部门，同样要贯彻精简的原则。这就要求相关人员要精干，必须要定员、定编，要裁减冗员，不滥设副职和虚职。同时，要尽量简化层次。13.在管理文秘部门中“三服务”具体内容是什么？答：管理文秘部门做好“三服务”工作：一是要为本组织及领导服务。协助领导处理日常事务，进行调查研究，收集、整理信息为领导决策提供依据，以及完成领导交办的任务等；二是要为同级各部门服务。承担办公环境事务、文书与档案事务等任务；三是要为下级组织与员工或群众服务，主要体现在日常工作的相互沟通联系中。14.如何正确认识和全面提高管理文秘部门的辅助功能？答：管理文秘部门辅助组织及领导者的管理，应从以下三点人手： (1)确定合理的管理目标。(2)帮助制订实施方案。(3)做好信息反馈。第五节15.结合管理实践，谈谈文秘人员应该具备的职业道德修养。答：管理文秘人员的管理，首要必须建立合理的德智结构与知识结构，即职业道德素养。它包括职业道德修养、文化知识修养、能力才干修养三个方面。16.现代文秘人员应具备哪些能力和素质？答：观察分析和创新能力；表达能力和办事能力；协调沟通能力；适应能力和自控能力；办公自动化设备的操作能力。17.怎样理解管理文秘人员是组织的“窗口”？答：管理文秘是组织的“窗口” ，需要处理纷繁庞杂的事务，接触各种各样的人员。文秘部门素有“窗口”之称。秘书部门是访客最先到达和最后告别的地方，4给人以先入为主的第一印象和告别时的最后印象。秘书的一言一行直接关联着领导机关的作风和领导者的形象。如果秘书部门环境优雅，关系融洽，管理文秘人员态度友好、办事认真，就给访客留下良好的印象，使访客心目中树起本机关的良好形象，进而提高领导的威信。秘书部门环境杂乱，管理文秘人员关系紧张、态度生硬、出言不逊，叫人感到“人难见、脸难看、办事难” ，这就必然给人留下不良影响，对领导和机带来负面效应。18.从“窗口作用” ，谈谈秘书的自身形象？答：秘书是公司和当店树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽起着承上启下的作用。礼仪是秘书社会行为基本规范的重要内容，职场礼仪主要是强调仪容、仪表、仪态。秘书应当应具备谦虚与礼貌、有分寸的的衣着、注重打扮言谈举止等要求，不断加强自身形象，提高能力水平及素质修养。19.为什么把忠于职守，忠诚可靠列为管理文秘人员职业道德规范的首要内容？答：忠于职守，忠诚可靠是管理文秘人员职业道德规范的首要内容，首先，各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职，这是职业道德的一条主要规范。其次，企业和员工是一个共生体，企业的成长要依靠员工的成长来实现；员工的成长又要依赖企业这个平台来实现。企业兴，员工兴；企业衰，员工衰。现在大多数优秀企业在用人标准上都把忠诚作为识人、用人的首要标准，然后才是个人的能力和素质。 作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。20.结合实际，谈谈职业道德养成的重要性。答：首先，秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的伤害将无法估量。作为秘书由于秘书工作的从属性、被动性、事务性、综合性等特点，决定了秘书人员需具备较高尚的人格，恪守职业道德。其次，秘书职业道德的好与坏，将直接影响办事效率。最后，职业道德状况是社会风气的晴雨表，行风的好坏，不仅反映着本行业的自身形象和整体素质，而且对社会风气的改善产生着巨大的影响。21.管理文秘人员应该有什么样的知识和能力素养？答：作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：基础知识和基本理论，包括社会科学基础知识和自然科学基础知识理等。专业知识和业务知识，主要包括有关管理文秘的专业知识和与组织有关行业的专业知识。相关学科知识和新兴学科知识。5管理文秘人员主要应具备一定的能力素养：观察分析和创新能力；表达能力和办事能力；协调沟通能力；适应能力和自控能力；办公自动化设备的操作能力。22.秘书应如何加强自身职业技能和综合素质的培养？答：现代职业化秘书应从职业秘书人员的职业道德和职业形象等方面加强自身职业技能和综合素质的培养。秘书综合素质的培养途径主要有自我培养和外界培养。23.秘书需要具备多种能力，就你熟悉的一种加以论述。答：例如表达能力和办事能力。在管理文秘事务中，表达能力是文秘人员的重要能力之一。接待访客、处理公共关系、进行信息沟通等都要依靠表达。 “办文、办会、办事” ，历来被称为文秘人员的三大任务。具备较强的办事能力：首先要熟悉组织各部门的职能范围，知晓办事渠道，熟悉办事程序，了解有关业务情况；其次，有较强的应变能力和交际能力。24.为什么秘书人员在管理秘书事务中必须强调实事求是的精神?答：实事求是是我们党的思想路线，也是秘书工作应遵循的一条基本原则。只有坚持实事求是，才能为领导提供真实情况，以供领导作出正确决策。因此，秘书不论、向领导汇报什么情况，都应该做到实事求是，有喜报喜有忧报忧，绝不能夸大其辞、道听途说。发文办事，要坚持实事求是，严格贯彻领导意图，既不简单地照搬照套又不独出心裁，更不能掺杂个人意见。25.秘书在思想品德方面应该表现出怎样的素养？答：一是要有一定的政治理论素养：具有正确而高尚的世界观、树立法制观念、树立政策观念。二是具有良好的思想素养和工作作风：全心全意为人民服务，对党和人民负责、密切联系群众，实事求是、谦虚谨慎，不卑不亢、踏实细致，一丝不苟、敏捷干练，讲究时效、富于创造，勇于开拓。26.谈谈能力与知识的关系。答：（1）能力与知识的关系是对立统一关系。知识是人类对客观规律的认识；能力是改造客观世界的本领。认识规律与改造世界是人类推动社会发展的重要手段。知识是形成能力的必要前提，能力是知识发展的必然趋势。（2）知识与能力都是财富，知识与能力都是第一生产力的组成部分。（3）德才兼备，以德为先。拥有较多知识和能力的人具有取得较多社会财富的可能性。 “君子爱财，取之有道” 。27.你打算如何加强自身品德修养？结合自己的实际，制定出一个切6实可行的个人修养计划。答：（1）学习科学理论，明确修养方向，以科学理论作为指导；（2）投身道德实践，坚持知行统一；（3）严于解剖自己，强化道德自律；（4）自觉坚持“慎独” ，追求道德境界；（5）虚心向他人学习，完善师德品质。第二章 办公环境与文秘人员的管理第一节1简述办公环境管理的含义。答：狭义的办公环境管理是指对一定组织的管理文秘部门所处环境的管理，它包括人文环境和自然环境管理两部分。人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。自然环境包括办公室所在地、建筑设计与装修、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。2管理文秘部门具体的类型有哪些？答：1按管理文秘部门的事务性质分类，可把管理文秘部门分成以下三类： 确定型事务处理的管理文秘部门；非确定型事务处理工作的管理文秘部门；混合型事务处理的管理文秘部门。2按管理文秘部门具体承担的事务分类，即依据办公室具体负责的事务，可把管理文秘部门划分为以下四种类型：数据处理和文字处理事务办公室；传递功能事务办公室；实时事务管理办公室；判断决策事务办公室。3试述加强办公环境管理的意义。答：第一，管理文秘部门是组织联络上下左右、沟通四面八方的“门面”和“窗口” ； 第二，管理文秘部门是领导层进行决策、指挥的“司令部” ，是行使权力的重地，良好的环境有利于组织及领导提高工作质量和效率。第三，管理文秘部门是指挥、控制整个组织任务完成的中心部门，代表领导处理全局性的问题，起一定的领导作用。第二节4办公环境筹建的主要因素要求有哪些？答：确定办公用房的产权形式；合理选择办公地址；设计适宜的内部结构。75选择合理的办公地址应注意哪些因素？答：在选择办公地点时，首先必须服从组织的整体安排，便于履行服务职责。一般应该与组织及领导和其他职能部门毗连。其次，要求交通便利，距邮局、银行等公用服务设施不远，与业务上往来密切的其他组织较近。第三节6简述封闭式办公室的布局及其优缺点？适合哪些部门采用？答：优点：有独自的工作空间，互不干扰。缺点：联系沟通不便，空间比较浪费，很难监督文秘人员的工作状况。传统办公形式，适合具保密性质的部门。7简述开放式办公室的布局及其特点？适合哪些部门采用？答：优点：节省空间，空气流通，共同采光好；办公位置可依据工作需要移动；人员之间联系方便。缺点：难于进行机密的工作，文秘人员很难找到自己的私人空间；难以集中注意力，噪音较大。开放式办公室适合对内保密性不强、安全要求不高的的工作都可以采用开放式办公室，如客服、行政部门等。8简述公寓式办公室的布局及其特点。答：公寓式办公室适合规模小的组织，如只有三五人的办事处、联络处等往往租用。一般是将进门的客厅作为接待室或文秘人员办公室，中间的卧室作为上司的办公室或会客室。公寓式办公室灵活地规划办公布局，以克服两类办公布局的缺点。9办公室对光线、颜色、声音、设备、要求有哪些？答：光线要求：白天办公室最好是自然采光，以太阳光不直接照射办公桌面为宜。自然光不足时，应用灯光补充或代替，以光线柔和的日光灯为宜。办公室不宜采用五颜六色的光线。颜色要求：办公室的色调应柔和，通常办公室的天花板应为白色。必须遵循适用、美观、有益文秘人员的身心愉快和健康的原则。声音要求：应当保持安静的环境。设备环境要求：现代化的设备环境要求管理文秘部门日益强化和完善数字计算功能、文字处理功能、信息查询功能、通信功能。10改善办公室空气，应采取哪些措施？答：应当注意室内通风与空气调节，室内应当放置温度计及湿度调节器，以保持合适的温度和湿度，常开窗能起到换气、对流的作用。空气环境是以空气的温度、湿度、清洁度和流动速度四个参数来衡量的。其中，办公室的温度冬天8一般在 20一 22，夏季在 23一 25最为适宜；相对湿度是 40一 60；改善办公室的空气清洁度可以采取打开门窗，透透空气，或开启排风扇或空调，以调节室内的空气；尽量保持在室温为 22左右的情况下，空气的流动速度在025 米秒时，这样，保证人的正常散热。11办公室的安全环境需要注意哪些问题？答：办公室的安全环境需要注意人身安全、财产安全、防火安全等问题。12对于接待室的环境要求有哪些？答：整理领导办公室和接待室应做到以下几点：1桌子和办公器械应摆放平稳妥当，不歪斜和无灰尘。2应保证日历上的日期准确无误，保证时钟正常走动和准确。3应将办公室内温度和湿度调到适宜的程度。4及时清理花草上的枯枝烂叶，定期浇水并保持花卉新鲜。5书刊架应归置妥当，摆放整齐，报纸、杂志应保持是最新的一期于面上。6来访者使用的沙发坐垫、靠背套子应保持干净，没有皱褶。7窗帘应保持干净，拉窗帘的轨杆应能正常使用，百叶窗、垂直帘的角度应调整妥当。8每天清理废纸篓并垫好干净的垃圾袋。9整理领导办公桌上的用品，及时补充文具、便笺等办公用品。13应该怎样整理个人办公环境?答：文秘人员的办公环境的整理力求简单、实用、庄重。14为顺利接待某公司领导来访，作为秘书要把接待室整理一下，请问她应该如何做好这项工作？答：她可以这样整理接待室：1桌子和办公器械应摆放平稳妥当，不歪斜和无灰尘。2应保证日历上的日期准确无误，保证时钟正常走动和准确。3应将办公室内温度和湿度调到适宜的程度。4及时清理花草上的枯枝烂叶，定期浇水并保持花卉新鲜。5书刊架应归置妥当，摆放整齐，报纸、杂志应保持是最新的一期于面上。6来访者使用的沙发坐垫、靠背套子应保持干净，没有皱褶。7窗帘应保持干净，拉窗帘的轨杆应能正常使用，百叶窗、垂直帘的角对9应调整妥当。8清理废纸篓并垫好干净的垃圾袋。15在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小马则认为这只不过是把接待室（会客室或办公室）收拾得整洁一些而已，她的看法对吗？为什么？答：小马的看法不对。办公环境不仅涉及到领导办公室和接待室的环境整理，还应当包括文秘人员办公环境的整理要求以及办公环境的日常清洁维护等。16.文秘人员应如何加强自我管理？答：自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。1工作管理。首先，要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等，都要了然在胸。其次是对计划内和允诺的事要保证完成，并取得一定的成果。再次是文秘人员还应学会区分工作的轻重缓急，决定工作次序，有条有理地开展工作。2行为管理。首先，文秘人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。其次，在任何场合、任何工作时间都应使自己的行为合乎礼仪的要求，做到穿着得体、谈吐文雅、举止落落大方。再次，文秘人员还应做到在任何场合都不背后议论领导的长短，不谈论或泄露别人的隐私。3时间管理。文秘人员应科学地支配时间和充分地利用时间。首先，加强时间的计划性，以体现时间的价值为目的。其次，分析事务而善于控制时间，以显现时间的价值为目的。再次，文秘人员还应养成定期记录在一定时间内自己处理事务使用时间状况的习惯。4.办公环境管理。主要是文秘人员对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。首先，根除不良习惯，提高工作效率。其次，文秘人员还要经常清理自己的办公桌抽屉、文档夹、文件柜等。再次，不仅能使用现代办公设备及信息联络工具，而且要能管理好这些设备工具。17西装的着装要求及着装三忌有哪些？答：着装要求：(1)颜色要求。穿西装正装时，全身上下的颜色不能多于三种。(2)款式要求。要注意扣子的多少以及双排扣和单排扣的区别。着装三忌：其一，袖子上的商标必须拆弃。其二，涉外商务交往中忌穿夹克时打领带。 其三，忌袜子出现问题。18.简述文秘人员的招聘程序。答：1发布招聘信息；2.浏览求职申请；3.安排面试；4.测试选拔；5.录用决10定。19.文秘人员的的培训包含哪些内容？答：1入门培训，包括加强