论企业档案管理制度体系的建立

论企业档案管理制度体系的建立篇一：如何做好企业档案管理工作如何做好企业档案管理工作 摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。 关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化 任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。 一、深入分析石油企业档案管理现状 石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，XX 年 4 月起，我公司实现办公 OA 自动化，XX 年 8 月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA 系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。 石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算 机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。二、企业档案管理工作问题剖析 在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素： （一）企业档案管理人才队伍问题 人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。 （二）档案管理信息化问题 企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。 （三）档案管理评估体系不健全 档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。 三、企业档案管理优化措施 针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。 （一）加强档案管理人员素质建设与能力培训传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。 1、档案管理人员素质与能力养成 石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。 2、档案管理人员的专业指导 公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。 （二）建立信息化档案管理体系 1、企业档案搜集整理信息化 石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档 案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。2、企业档案信息系统的开发与完善 我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。 （三）优化档案利用与评估工作 1、优化档案利用工作 加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。 建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。 2、优化档案管理评估工作 切实制定并完善档案管理制度 、 档案归档制度 、档案保密制度 、 档案借阅利用制度 、 档案安全应急处理预案 、 机关文件材料归档范围 、 档案分类及保管期限表 、 OA 办公自动化系统管理办法（试行） 、 电子档案管理办法等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。 四、结束语 随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作 不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。参考文献： 1 王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理以中国石油天然气集团公司为例J.档案学研究,XX,(1):37-39. 2 赵翠红.在市场经济中企业档案管理的挑战和出路J.学理论,XX,(30):177-178. 3 张琦.企业档案管理发展的信息化之路J.现代商业,XX,(12):57,56. 4 白淑琴.论信息技术在企业档案管理中的作用J.科技信息,XX,(20):487. 5 张建华.企业档案管理中条形码技术的应用探讨J.科技资讯,XX,(26):175-175. 6 苍永灵,韩梅,鹿雨等.谈化工企业档案管理与电子信息技术的应用J.内蒙古石油化工,XX,37(22):98-99. 篇二：企事业单位档案管理基础-测试试卷提交时间:XX-06-09 12:02: 试卷得分： 1、 题型：判断题 分值：2表式材料以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成 的反映某种事物概况的详细文件材料。 正确 错误 答案正确 2、 题型：判断题 分值：2 图样材料是指按照有关制图标准或方法，用专门的线条、符号等绘制的图形文件材料。 正确 错误 答案正确 3、 题型：判断题 分值：2 统一领导、分级管理是企事业单位档案工作的组织形式，它决定了企事业单位档案工作的具体组织管理原则。 正确 错误 答案正确 4、 题型：判断题 分值：2 重点保管的档案要单独排放，并采取相应的重点保护措施。 正确 错误 答案正确 5、 题型：判断题 分值：2 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合价值排列。 正确 错误 答案正确6、 题型：判断题 分值：2 档案鉴定的基本方法是间接鉴定法。 正确 错误 答案正确 7、 题型：判断题 分值：2 档案外借是指通过开辟阅览室，供利用者直接查阅利用档案的利用服务方式。 正确 错误 答案正确 8、 题型：判断题 分值：2 档案利用工作就是通过一定的方式、方法和途径，直接提供档案信息为用户服务的一项活动。 正确 错误 答案正确 9、 题型：判断题 分值：2 案卷分类目录即以大类为基本单元，依据大类内案卷排列顺序进行的流水登记。 正确 错误 答案正确 10、 题型：判断题 分值：2 企事业单位档案分类编号方案的主要内容包括档案分类的原则和方法。 正确 错误 答案正确11、 题型：判断题 分值：2 组织机构分类法即按本单位内部的组织机构设置类别，对档案进行分类。 正确 错误 答案正确 12、 题型：判断题 分值：2 陈列展览是通过展出档案原件或复制件，介绍单位发展情况、宣传档案工作和公布档案史料的利用服务方式。 正确 错误 答案正确 13、 题型：判断题 分值：2 积累范围是工作中应用的文件材料的条目总汇。 正确 错误 答案正确 14、 题型：判断题 分值：2 三次加工编研成果是依据档案，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。 正确 错误 答案正确 15、 题型：判断题 分值：2 在企业事业单位资产与产权变动中，既要防止档案实体散失，也要防止档案内容泄密。 正确 错误 答案正确16、 题型：判断题 分值：2 文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的文件材料移交档案部门保存的过程。 正确 错误 答案正确 17、 题型：判断题 分值：2 文件材料的本质属性是信息记录材料。 正确 错误 答案正确 18、 题型：判断题 分值：2 依据档案整理结果和库藏排架顺序，以文件为单位编制的目录。 正确 错误 答案正确 19、 题型：判断题 分值：2 实施归档文件整理规则应建立在运用计算机及档案管理软件实行文档一体化管理的基础上。 正确 错误 答案正确 20、 题型：判断题 分值：2 分类目录编制打破全宗界限和库藏排架顺序。 正确 错误 答案正确21、 题型：多选题 分值：2 党群工作文件材料的构成主要包括（ ）工作文件材料。 选项 1: 党务综合 选项 2: 组织纪检 选项 3: 宣传统战 选项 4: 群众团体 答案正确 22、 题型：多选题 分值：2 档案登记的形式主要有（ ）等。 选项 1: 簿 选项 2: 册 选项 3: 表 选项 4: 单 答案正确 23、 题型：多选题 分值：2 企事业单位档案工作机构设置应遵循( )等原则。 选项 1: 自主原则 选项 2: 配套原则 选项 3: 效能原则 选项 4: 效益原则 答案正确 26、 题型：多选题 分值：2 科研文字材料包括合同（协议）书、任务书、 （ ） 、鉴定证书、发明申请书。 篇三：企业质量管理体系及技术安全档案等方面管理制度文件企业质量管理体系及技术 安全档案 质 量 管 理 制 度 第一章 总 则 第一条、为适应建筑业发展的要求,贯彻实施中华人民共和国建筑法 、 建设工程质量管理条例以及相关法令、法规，保证建设工程施工质量,加强施工质量管理,提高经济效益和社会信誉,特制定本制度。 第二条、贯彻落实“百年大计、质量第一”的方针，工程施工切实把工程质量摆在经济工作的首位，以质量求生存，以信誉求发展。 第三条、贯彻建筑企业质量责任制，坚持“验评分离、强化验收、完善手段、过程控制”工程施工质量验收原则，落实质量终身制。 第四条、工程质量检查监督及管理部门应独立履行质量检查、监督、控制、职责。各级人员必须支持质检部门和质检人员依章行使职权。 第五条、制度如有与上级有关规定相抵触的内容以上级规定为准，各分公司、办事处、项目部依据本制度制定其具体实施细则。 。 第二章 质量管理 第一条、公司每季度进行一次质量综合考评，并建立质量责任制考核奖罚制度，对照质量奖罚制度严格奖惩。 第二条、施工项目必须配齐检测工具，并建立台帐，施工班组应做到对施工的内容全部进行实测实量，严格按内控指标检查验收。 第三条、做好图纸会审和设计技术变更联系工作，做好地基验槽、隐蔽工程验收及其它检查、验收，做好工程中间验收及单位工程综合质量验收。 其中，地基与基础、主体分部和竣工工程质量验收必须报公司核定。第四条、公司实施创优工程目标管理。工程开工后 15天内由项目部会同公司工程质量管理部门根据合同要求及工程特点制定相应的创优目标，由项目负责人制订创优计划和措施，经公司工程质量管理部门审核后统一上报上级主管部门。并将创优计划报公司备案。公司各级质量管理部门应严格把好工程质量关，严格执行规范标准，加强对质量人员的指导、培训，提高业务素质，维护质量人员的威信，真正做到有责、有权。 第五条、公司工程管理部门负责组织学习国家颁发的有关法规和政策，传达、贯彻上级主管部门的有关文件精神，学习和推广新技术、新工艺，邀请有关专家和领导进行技术讲座和指导等。 第六条、各级质量管理部门应充分考虑可能造成质量问题的因素和环节，做好控制和协调工作，将质量事故消灭在萌芽中。 第七条、公司要严格项目开工审批制度。工程合同签订后，项目部必须按公司管理规定办理有关手续，填写开工报告和开工安全生产条件审查表一式四份，送公司工程管理部门审查并签署意见，再送相关部门审批，符合要求后方可正式开工。未经审批或审批不合格私自开工的，以违章施工论处。单位工程开工前要进行技术交底，做好图纸会审工作，编制好施工组织设计方案，明确施工顺序、质量要求及相应的技术措施。 第八条、坚持“三级质量检测制度” ，对检测结果及时作出记录，发现问题及时整改。并做好质量统计分析，持续改进工程质量。 第九条、单位工程应挂牌施工，接受社会监督，施工现场应设臵计量器具，并做好砼、砌筑砂浆的原材料过磅工作。进入施工现场的主要建筑材料 应经施工员、质量员材料员检验验收合格报监理认可后，方可使用。第十条、单位工程各分项工程施工前，必须进行书面技术交底，技术交底质量要求的内容要有针对性，对于采用新结构、新工艺的项目，技术交底中要详细说明，施工时要先做样板，验收合格后再全面铺开。对分包工程必须有书面的技术交底，并应督促分包单位对施工人员进行分项和分部的施工交底。 第三章 技术交底 第一条、施工组织设计审批后，项目经理在开工前召集项目全体施工管理人员召开施工组织设计交底会议，由项目技术负责人介绍工程特点、难点、主要施工方法、施工进度、施工平面布臵、安全生产、文明施工和其它项目管理措施以及现场规章制度等。 第二条、技术交底应结合具体操作部位细致、全面地进行，同时以书面形式交底，要求字迹清楚、内容完整，并具有针对性。不同部位、不同工艺、不同工种、季节性施工均要分别予以交底，并要有交底人、被交底人，单位工程负责人签字。 第三条、针对特殊工序要编制有针对性的作业指导书，每个工种，每道工序应进行各级技术