公司文件起草规范

公司文件起草规范篇一：公司行文规范及管理办法公司行文规范及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。 一、纸型、纸质 复印纸 A4 型（国际标准 210mm297mm）, 厚度定量6080g/。 二、封面 文件材料 10 页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一 VI 形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 三、书写要求 （一）标题使用 2 号宋体加黑，顶行。 （二）副标题居中排列，使用 3 号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占 2 格。标题单独成行时，均无需标点。 （三）正文使用 4 号仿宋。每段文字前空两格，第 2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。 （四）章节的排序为第一层“一” ，第二层“（一） ，第三层“1、 ”，第四”层“（1） ，第五层“1） ”。 ” （五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 四、落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0” 。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上 2/3，下 1/3，左右居中，端正清晰。 五、页面设置 上 ，下 cm，左 cm，右 cm，页脚 cm，行距 28 磅, 或每面排 22 行，每行排 28 个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于 20 磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。 六、装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿，2 个钉在上下各 1/4处，钉垂直。 七、分类与编号 （一）文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理 制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。（二）简化编号名称 由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF” 。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司 VI 规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第 X 页，共 X 页” ，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 （三）细化编号内容 仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准） 。 编制方法：HZYZF-HR-XX-001(公司人资行政部 XX 年第 1 份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部） ；时间：XX 年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从 001 开始编起，如 XX-001。便于管理保存。 （五）各部门名称为 设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD 所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。 八、行文管理主要内容 外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。 （一）内部发文管理 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； 公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。 （二）发文处理程序 一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。 各类文件拟稿承办部门： 1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿； 2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。 各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。 文稿拟就后，拟搞人应填发文审批表办理审核手续。 审核签发流程： 1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿； 2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿； 3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿； 4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿； 5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送； 6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。 7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发； 8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签 篇二：公司红头文件格式规范及流程管理办法公司红头文件格式规范及流程管理标准 第一节 总则 第一条 公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条 公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管。 第三条 文件机密等级，由发文单位的分管领导根据文件内容确定。 第四条 公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司分管领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。 第六条 草拟文件应注意以下事项 1. 内容要符合公司制度。 2. 反映情况要客观，实事求是。 3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。第七条 各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条 收文由公司办统一负责。公司办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由公司办收回归档。 第十条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条 各公司发文，一定要由集团公司办统一编号 1. 以公司名义对外发文，一律字(年)号； 2. 股份公司发文，用总经办字(年)号； 3. 制冷公司发文，用财字(年)号； 4. 铸造公司发文，用工字(年)号； 5. 太阳能公司发文，用技字(年)号； 6. 艾博公司发文，用营字(年)号； 7. 金贝公司发文，用人行字(年)号； 8.党委文 9.组干文 10.纪委文 11工会 12江苏 13.欧宝14.实业 第十二条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节 文件起草收发规定 文件由发文部门负责起草，发文部门负责人批准，一般第十三条 文件由各公司办公室（经理办、综合部）核稿，涉密文件由集团公司办统一核稿，分管领导签发。 第十四条 文件签发后，一般文件送各公司办公室（经理办、综合部） （签发的原件和电子版本件）统一由其排版、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。 第十五条 文件和原稿，由各公司办公室（经理办、综合部）分类归档，保存备查。第十六条 属于保密的文件，核稿人应该注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。 第十七条 文件由起草部门负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。保密文件由专人按核定的范围报送。 第十八条 外来的文件由集团公司办专人负责签收，并分类登记。由集团办公室负责人提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 第十九条 传阅文件由集团办公室专人负责收回，对领导指示的文件，集团办公室及时组织传达和落实。第三节 收文的管理 文件的签收 第二十条 1. 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由集团公司办登记签收。在签收和拆封时，集团公司办人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2. 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，并登记差错文件的文号。 第二十一条 文件的编号保管 1. 集团公司办对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单 ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交集团公司办办理正常手续。 2. 外出人员开会带回的文件及资料应及时送交集团公司办进行登记编号保管，不得个人保存。 第二十二条 文件的阅批与分转 1. 凡正式文件均需由集团办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由集团公司办分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2. 一般函、电、单据等，由集团公司办直接分转处理。如涉及几个 部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。3. 为加速文件运转，集团公司办应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外） 。第二十三条 文件的传阅与催办。 1. 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2. 阅读文件应抓紧时间，应尽量当天阅完，阅批文件一般不得超过一天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示” 、 “拟办意见” ，发文部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3. 发文部门对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 4. 集团公司办有权督促发文部门催办文件要求和领导指示办理的相关事宜，在经发文部门催办无效的情况下，集团公司办有权直接催促承办部门完成相关文件要求、规定、指示、通知等 第四节 发文的管理 第二十四条 发文的规定 1. 全集团上报下发正式文件的权力集中在集团公司办，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 篇三：企业文件收发规定企业文件收发规定 (一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。 (二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。 (三)文件和原稿，由