公司规范文件规范制度

公司规范文件规范制度篇一：公司文档管理制度(综合管理部)文件 公司文档管理制度1 目的 为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。 2 格式的规范 公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。 3 档案区分 重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。 4 文档分类管理 公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 行政类 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件； 机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等； 公司的宣传材料、简介、刊物等； 公司人事档案，各项人事记录； 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。 技术类 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录； 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。 商务类 非经营协议：公司之间合作、协作协议； 经营合同： 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议； 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等； 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。 项目文档 从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。 产品运营资料文档 公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。 5 文档编号规则 常规文件编号规则： 公司名称缩写文档类别头一个字母具体类别+顺序号（3 位） 。 如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 项目文档编号规则： 项目编号+具体类别+顺序号（3 位） 如：XX 项目沟通会议纪要一份：XX0916-XS-沟通会议纪要-01 公司运营管控文档编号规则： 公司名称缩写文档类别头一个字母顺序号（3 位） 。如：CJ_AM_RR_04， “CJ”代表公司； “AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号 具体科目分配如下： 具体类别分配如下： 公司所运行的质量管理体系、ISO27001 体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。 6 文档管理以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份） 。对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。 两级管理 分为公司及部门两级管理。所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。 专人管理 文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。 文档管理人员（办公室）职责 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。 保密措施 各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。 文档保存年限 文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。各部门文档保存一般为低年限的。对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。 整理档案时间 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。 年初整理装订去年文档。 查阅办法 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。 7 经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送交办公室处归档。 8 办公室须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要的内部文件应注明密级，作机要文件管理。 9 本制度由公司办公室监督执行，解释权和修改权归公司。 篇二：公司发文及文件管理制度公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录 XXXXX 公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于 XXXXX 有限公司。 三、文件管理办法： 1、 公司文件产生的途径： （1） 因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生 的日常通知或规定除外） ； （2） 因外部合作与交流产生的法律文件； （3） 因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、 行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为 3 年，技术性文件保存期限为5 年。 3、 发文审批流程： 发文部门公司会议通过公司总负责人审批行政部公布、归档并备案 4、 文件的密级管理及受控方式： （1） 文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；（2） 文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。 注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3） 发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交 给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、 公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则：首位：公司名称的缩写 GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为 XX 年，简写为“02” ；第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行 政部（XZ） 、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2） 、产品研发部（CY） ，所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化； 第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。（2）文件名称：录入全称。 （3）主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。 （4）概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。 （5）发文单位：发文单位全称。 （6）文件密级：依照密级制度填写。 （7）发布日期：文件发布的日期。 （8）保存形式：公司归档保存的文件必须保证有一份书面原始文件和至少一份复印件，同时可以以磁盘、光盘、胶片等其他介质保存；涉及公司绝密和机密级的文件，应尽量减少保留在电脑硬盘中，应当单独留存。 6、 发文、传阅文件 （1）发文：由行政部将所发文件的文号、名称、份数、时间进行登记，由文件领取部门在文件签收单签字领取保管。 （2）传阅：由行政部将传阅文件的文号、名称、文件传出时间登记在文件传阅单上，由传阅人在该传阅单上签字后传阅。阅毕，传阅人将文件交回行政部，由收(来自: 小 龙 文档网 :公司规范文件规范制度)件人在文件传阅单上签字并注明文件传回时间。 （3）在文件的传阅过程中，应严格遵守保密制度，妥善保管好所传阅的文件。 7、 发文文件纸、文件签收单、文件传阅单（见附件）8、 本文件经总负责人批准发布之日起执行。 篇三：公司文件格式规范文件制式要求 公司文件的标准字体为黑体和仿宋，如无特殊说明，公司所有文件执行以下标准： 一、封面 标题局中，字体使用黑体小初号，加粗；副标题字体使用黑体一号。 二、 标题 各种文件中，文件标题均使用黑体二号字，加粗；副标题用黑体四号字体，不加粗；标题和正文之间空一行。 三、LOGO 均放右上角，封面使用（图案+公司简称）字体黑体一号，文件正文使用（图案+公司全称）字体黑体小五号。 四、 正文 一级标题以汉字（一、二、三等）标注为黑体四号字，加粗； 二级标题以括号内汉字（一） （二）(三)等标注为黑体小四号字， 不加粗； 三级标题以数字（1、2、3 等）标注为仿宋小四号字，正文为 仿宋小四号字，不加粗；另外，正文前如有填写说明和目录的，请依序安排，其中，填写说明与目录的正文均使用黑体小四号字，不加粗。 五、行距 文件全文行距设置为倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行。 六、 段落开头 段落设置一般为首行缩进（2 个字符） ，含条款的（如合同）为悬挂缩进。 七、 页面设置 页边距上下均为厘米，左右为厘米，页眉距边界为 厘米，页脚为厘米。 八、 页眉页脚 文件的页眉为靠右公司 LOGO;页脚格式正中均为数字“共几页-第几页” （如 5-1） ，使用黑体小五号字。 九、图表 图表大小可根据需要设定，图表标题需用仿宋，五号字体，图表 内容中，标题栏需用仿宋，小四号字体，加粗，其它文字内容用仿宋，五号字体，图表的说明注解文字则用仿宋，小五号字体。九 落款 文件底部落款签名和日期使用黑体小四号字，加粗。 十 其它 公司其它固定格式文件（公文、信纸、传真、邮件、合同等） ，请按附件格式样本（见附件） 。 附录部门文件编号格式： 1、行政管理文件 TRXZ年度后两位+月+顺序号（如 121001） 2、人事管理文件 TRHR年度后两位+月+顺序号（如 121001） 3、财务管理文件 TRCW年度后两位+月+顺序号（如 121001） 4、营销管理文件 TRYX年度