公文处理工作讲座材料.docx

公文处理工作讲座材料 关于处理工作的几点体会 今天，很高兴有这么个机会和南乐的同行们共同探讨、 交流处理方面的有关问题。此时此刻我有两点突出感受： 一是见到很多同行，大家年富力强，很有活力，今日一见， 分外亲切，倍感高兴；二是自己心里有点忐忑。大家知道， 工作虽很重要，但它不同于文学创作，讲起来难免枯躁乏 味。况且在座的诸位都是这方面的高手，有丰富的工作经 验，不少同志听过省办、中办专家的讲，我恐怕讲砸了， 浪费大家宝贵的时间，破坏了您的好心情。然而和基层部 门办公室系统搞好交流，也是我们应尽之义务，同时对我 们来说也是一次难得的学习机会。所以，讲好讲坏，是水 平问题，但讲与不讲，是态度问题。于是，今天我就斗胆 前来献丑。这里，我是卖力地去讲；您呐，就凑合着去听。 不过，我“白水煮挂面有盐（言）在先”：能坚持您就 尽量坚持，实在忍受不了，可以到外面透透气、抽抽烟、 聊聊天，都行！别不好意思。我择其要而言之，尽量讲得 快些，争取三个小时结束战斗。中间如需要休息大家告诉 我一声。 闲言道罢，书归正传。是治国理政的重要工具，实施 领导的重要手段，指导工作的重要载体。党和政府机关实 施领导职能，有多种方式和手段，如召开会议、调查研究、 现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、 最常用、最规范的是发布。在党委政府机关工作中起着承 上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。从 中可以明显看出一个地方、部门的工作水平，可以影响到 对一个地方、部门工作情况、班子能力及其他方面的评价， 更重要的是影响到党和国家的方针政策能否及时准确传达 贯彻和有效地执行。所以说，处理工作是整个机关工作的 重要枢纽，具有不可替代的重要作用。办公室工作无小事， 处理无小事。而拟制工作，更是重中之重。这里，我主要 就的种类、格式、起草、修改、校核等五个方面须注意的 问题和同志们共同探讨一下。 一、种类及特性 1、的起源。历史悠久、源远流长。可以说，是随着阶 级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国 从汉代到清代，名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状 等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、 令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧，1934 年国民政府颁布 了新程式。新中国成立后，191 年、83 年、87 年、88 年、 90 年、93 年、96 年（月 3 日） ，先后多次对党政处理作出 规定，党的机关和国家机关处理工作逐步走上了科学化、 制度化、规范化的轨道。 2、的涵义。是公务文或公务文书的简称，人们习惯上 又把它叫做“文” 。用一句规范的话说：是党政机关、企事 业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定格 式的文字材料。 3、党的机关。党的机关，是党的机关实施领导、处理 公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的 路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复 问题，报告和交流情况的工具。 4、种类。所谓种类，一般是指出制发机关根据的内容， 性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。 对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲 的泛指和特指。从广泛义上理解，包括的面很广，分类也 比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗 量，不胜枚举。 按照制发机关和适用范围标准来划分，分为： 党政机关（14 种）：决议、决定、指示、意见、通知、 通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议 纪要； 政府行政（10 类 1 种）：命令、指令，决定、决议， 指示，布告、公告、通告，通报，报告、请示，批复，函， 会议纪要。 经济：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意 见书、招标通告、产品说明书、广告等； 司法：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破案报 告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、 民事调解书、公证书、辩证词等； 外交：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、 备忘录等； 军事：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等； 科技：科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定 证书，实验报告，专利说明书（请求书）等。 除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党 政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文 种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺 电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提 纲、悼词、唁电等等。 今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，特指党的 各级机关使用的文种，是我们实际工作中常用的重要文种。 、的特性。与一般相比，有特定的制发主体、特定的 读者、特定的内容、特定的格式、特定的语言。其主要特 性有 6：政治性。作为党和国家的运转工具，其内容、服 务对象都带有鲜明的政治特色；政策性。经常体现为一 定的方针政策，指导工作和日常生活；权威性。带有明 显的权威色彩和很强的约束力；实用性。行文针对性强， 与实际工作和生活密切相关；稳定性。其写作方法、格 式和用语在长期工作实践中逐步形成一种固定的程式； 广泛性。内容涉及面宽、使用的领域广，各行各业都离不 开，已经成为人们生活、工作中不可或缺的因素。 二、格式 格式是的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即 的外观形式。它是的权威性和严肃性在形式上的体现，对 内容起着重要的保证作用。是给人看的。因此，就要设法 使人愿意看，并看得懂。一，不仅要观点正确，内容真实， 条理清楚，文字精练，而且要格式规范，结构合理，页面 整洁，标识齐全，给人以清新悦目的感觉，吸引人阅读， 便于处理，否则，就无法很好地发挥的效用。 目前党委办公厅系统正在进行的规范化工作，对格式 看得很重。在此方面我市比较落后，存在的问题较多。如： 有的红头大小不一，字体设计粗糙；有的发文字号、机关 代字的使用不科学、不准确；有的标题用字不规范，有用 三黑的，有用二宋的，还有用楷体、隶字和行草体的；有 的上行文不标注签发人，有的下行文、平行文却注标签发 人；用纸大小不一，装订质量不高；在文排方面，有的未 落实每页 20 行、每行 2 个字的要求。另外，在文种使用、 主题词标引、发文时间和印发传达范围的标注等方面，都 还存在不规范的问题。下面，按照条例规定，我简要 给大家谈一谈在这些方面应当注意的问题。 条例第八条从 17 个方面规定了党的机关的格式： “党的机关由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附、发文机关署名、成 文日期、印章、印发传达范围、主题词、发送机关、印刷 版记组成。 ”由于时间关系，这 17 项不一一细讲，挑几项 讲一下。 （1）密级。即的秘密等级，分为“绝密、机密、秘密” 三个等级。它标注于版头左上角、份号下方位置，用三号 黑体，第一个字同正文左边取齐，当中空一个字的间距， 如“机密” 。按照国家保密局有关规定，密级后注明保密期 限，如“机密年” 。但考虑到党的机关涉主的内容很广泛， 其保密期限较难准确确定，因此， 条例中未提及保密期 限问题。在省委办培训班上，我就这个问题请示省委办的 同志，他们的意见是，如果需要，可以找保密局帮忙标上； 若未标保密期限，则按条例第 37 条规定执行。即“密 级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。 ” （2）紧急程度。是对送达和办理时间的要求。紧急文 应分别标明“特急” 、 “加急” ；紧急电报应分别标明“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。 条例未对紧急程度的标准 位置作具体规定，所以，除个别情况外，一般不标紧急程 度。如有的文确实很急，可在文上盖“特急” 、 “加急”章。 如确需在上标注的，省委办公厅认为应标注在份号下边， 与密级并排列出，中国加一个圆点相隔。 （3）发文字号。由机关代字、发文年度和发文顺序号 三部分组成，缺一不可（用 4 号仿宋） 。需要请大家注意的 问题是：机关代字要准确、规范、无歧义、易识别，并固 定使用，发文年度要用全称，并且用“ ”（六角括号） 括起来，不能能“（） ”或“ ”、 “”括号。发文字号 在大红字与红线之间居中稍偏下，用四号仿宋表示，文号 之间应空半格，如“濮发XX号”正确表示是“濮发 XX号” 。在使用“请示” 、 “报告”等文种，需标注签发 人的，发文字号则标注在红线之上左方位置，签发人则标 注于红线之上右方位置。联合行文，一般只标明主办机关 的发文字号。 （4）签发人。 条例规定，上报应在发文字号右侧 标注签发人姓名，这主要是强调领导负责制，体现的严肃 性和领导人对的负责性。要注意三点：一是只标姓名，不 标职务；二是联合行文，要标明联署单位签发人的姓名， 不能只标其中一个单位的签发人；三是签发人姓名后不必 加“已阅” 、 “同意”等字样。 （）标题。是内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。 它一般由发文机关名称、主题（事由）和文种三部分组成。 有时也有省略发文机关名称的情况（如标题过长时省略） 。 标注于红线之下居中排列，用二号宋体（加粗） ，一般不用 标点（书引号除外） 。标题下面如有时间，应用三号楷体。 标题一定要准确、鲜明、简炼，排列整齐、美观。 （6）正文。是的主体和核心所在，用来表达的内容， 位于标题或主送机关下方。一般用三号仿字体，每段的首 行空两个字，首页要有两行以上的正文。末页若无正文， 只有落款（应尽量避免） ，为维护的完整性，应在末页第 2 行注明“（此页无正文） ”。文若是转发通知，转发通知部 分用三号楷体，后边转发的内容部分仍用三号仿宋。正文 中的序号应当按照一、 （一）和 1 等顺序排列，序号后面的 标点应是：一后为顿号， （一）后不用符号，1 后为小圆点 （中办）或顿号（省办） 。 （7）附。是正文的补充材料或参考材料。若带省附， 应在正文之后，落款之前写明附的名称，并与主装在一起。 有的在正文中涉及附内容处，加括号注明“见附”或“附 后”也可以。另外，印发规章或批转有关部门的报告，其 中的“规章”和“报告”不属附，而是主体的一部分，其 内容应视为正文。 （8）发文机关署名。也叫落款，和“抬头”是对应的， 位于正文末页的右下方，凡有主送单位的必须有落款，不 能以标题中的发文机关代替落款。落款最后一个字同正文 倒数第个字取齐，中间应当空半格，如“中共濮阳市委” 应当表示为“中共濮阳市委” 。 （9）成文日期。一般署会议通过或领导人签发日期。 联合发文，则以联署机关最后一个签发日期为准。特殊情 况署印发日期。要用年、月、日全称，位于落款右下方， 日期最后一个字同正文部分倒数第 23 个字取齐，并于落 款单位第 2 或第 3 个字取齐，时间（阿拉伯数字）与年月 日之间应空半格，正确表示为“XX 年 9 月日” 。决议、决定、 条例、规定、意见等不标明主送机关的，成文日期加括号 （用 3 号楷体）标注于标题下方居中位置。 （10）主题词。是将自然语中的名词术语经过规范化 和优选处理的词或词组，标注于报送机关或印制版记上方， 用于文献的标引和检索。每选用的标引词数量，一般应在 10 个以内，主题词三个字用三号黑体，后面跟冒号。主题 词内容部分用三号宋体加粗，词与词之间要空出一格。 下面，谈一谈主题词的标引问题。时间关系，主题词 标引的意义、总则，标引词选定规则、主题标引的组配规 则等等，我们不能细谈。这里只能讲两个问题： 首先，讲一下主题词标注上的误区。一是认为标注主 题词只是“文标题的简缩” 。标注中不是根据的主题，而是 根据的标题。二是认为标注主题词就是标注主题词就是将 内容说清楚，于是不厌其烦的列出一大串词。三是认为标 注主题词要“符合语法” ，认为主题词就是无主句，谓语、 宾语要齐全。四是不熟悉词表，多作自由标引，想当然、 随随便便一标了事。这都是不行的。大家一定要主意。 其次，讲一下主题标引的步骤和方法。 步骤有个，即审读、分析主题、提炼主题概念、转换 主题概念和标引主题词。 审读。要注意两点：一是注意审读的外部特征，即标 题。二是审读的内部特征，即内容，搞清楚内在的逻辑关 系，了解中各部分的重点问题，摘理出中的关键句子和结 论性意见等等。 分析主题。从形式上看，主要是分析主题的类型；从 内容上看，主要是分析主题的结构。主题有单主题和多主 题之分。所谓单主题，是指一篇只有一个主题；所谓多主 题，是指一篇有两个或两个以上并列的独立主题。结构有 主体因素和非主体因素之分。主体因素是主题的主要成份， 表述主题的核心；非主体因素是的次要成份，表述主题的 时间、地点、状态等修饰成份。例如：市委、市政府关 于新形势下加强和改进思想政治工作的意见 ，这就是一个 单主题；其主题是“新形势下加强和改进思想政治工作” 。 在此主题中，主体因素是“加强和改进思想政治工作” ， “新形势下”表示状态，起修饰作用，是非主体因素。 提炼主题概念。提炼主题概念的过程即是分析、归纳 和概念的过程，是对的内容加以表述或标识的过程。其目 的在于确切反映和表达的主题思想，为主题词标注做好必 要的准备。主题概念不同于主题，主题是的中心思想，它 用一个完整的句式表示出来。而主题概念则是表达主题的 关键词汇，它用名词或名词性词组表示出来。 转换主题概念。提炼出的主题概念属于一种自然语言， 主题概念要作为主题词进行标引，心须进行主题概念的转 换，使自然语言变为检索语言。一是直接转换，即是从词 表中抽出同主题概念相同的正式主题词直接进行转换。二 是间接换，即采取分解的办法，把复杂的主题概念分解为 若干单主题概念，然后再进行转换。 标注主题词。查表抽词进行主题概念转换后，我们即 按照主题检索的要求和主题标引的深度，采用一定的标引 方式，标注出主题词。我们将主题词“党校教育”和“意 见”标注在文尾部，并按照主题标引规则的要求正规地书 写。 主题标引方式有四种： （）概括标引。又称整体标引，以每个文为标引单 位，对文整体内容作概括性的标引。只标引文最主要的主 题内容。概括性的标引能完整反映文的主题思想。 （）重点标引。根据不同部门、不同业务的需要， 文标引应有不同的重点。经济工作、zd 工作、文化教育、 科研、军事各部门，都有各自的业务上的需要。各有重点， 应根据各自的重点而有所取舍。也可以针对本部门本系统 的工作特点，建立适合本部门专业的检索系统。还有，从 文的重要程度上，也应有所选择。要着重抓住那些重要的 主题，即主体因素。 （）分析标引。以文计时分析为基础，对涉及的所 有主题因素分别加以标引。如：关于经济体制改革的决 定 ，按概括标引，主题词是经济体制改革；按分析标引， 还可以确定以下主题：增强企业活力、发展社会主义商品 经济、发展多种经济、改革价格体制等。同概括标引相比， 分析标引更深入、更全面，能够反映主题的各部分、各方 面的主题因素，从检索效果上，查全率和查准率也高得多。 （）全面标引。这是相对于重点标引和概括标引而 言的。重要文献的主题标引，需要文献的主题标引，需要 有深度和全面，不漏标有检索价值的主题，必须采取分析 标引和全面标引。如对市委、市政府关于 XX 年农业和农 村工作的意见这篇文进行标引时，我们可采取概括标引 方式。通过主题分析提炼出的主题概念是“农业”和“农 村工作” 。它们和词表中的正式主题词是一对一的对应关系， 可直接进行转换。 意见的标引词为：“农业” 、 “农村工 作” 、 “XX 年和意见 。此处，我们还可对意见进行 重点标引、分析标引和全面标引。则对意见中所有的 主题因素，即“农民收入” 、 “农村改革 、 农业综合生产 能力 、 “科教兴农” 、 “农村基层组织建设等主题进行标 引。 下面，我们举两个例子。 ） 。中共中央印发关于县以上党和国家机关党员领 导干部民主生活会的若干规定的通知 其主题概念是：县以上党和国家机关党员领导干部 民主生活会 规定 通知 主题词是：党政机关 党员 领导干部 民主生活 会规定 通知 分析说明：（）单主题。 （）概括标引。 （） “县以上党和国家机关党员领导干部”分解转换 为“党政机关” 、 “党员”和“领导干部” 。 （） “民主生活会”为概念直接转换。 ） 。郑大文同志在乡镇党委书记座谈会上的讲话 其主题概念是：选拔培养中青年干部 郑大文讲话 主题词是：干部选拔 郑大文 讲话 分析说明：（）单主题。 （）主题标引要反映内容。 （） “干部选拔”为概念直接转换。 （）人名做为自由词，不标“” 。 （11）印制版记。也叫印发说明，包括印发机关名称、 印发日期和份数。注意：如翻印，要在下行注明；不 能标打印、校对人员姓名；不能部门要文号印刷，就标 上部门为印制单位。 三、起草 起草是形成的第一步，是处理工作的“始发站” ，具有 很强的政治性和业务性。这方面的内容很多，简要介绍五 点（即步骤、方式、准备工作、基本要求、修改） 。 （一）起草的步骤 （1）领受任务；（2）调查研究；（3）拟出初稿； （4）协调修改；（）报请审批。 （大家都清楚，不再细讲。 ） （二）起草的方式（） （1）办公室起草。起草是办公室的一项重要任务和经 常性工作，是为党委领导工作服务的一个重要方面。特点： 一是起草的内容广，综合性强，涉及党委工作的各个方面； 二是起草的种类多，从重要批示性文到简单事务性文，从 讲话稿到信函等，都要去办；三是起草时限往往比较仓促， 有些文稿说要就要；四是起草的有些影响较大，一些重要 和紧急，常常事关全局。办公室起草，具有一定的有利条， 主要是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条是对 某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急常常缺少较为 充裕的调研和准备时间。所以，工作中要注意扬长避短。 （2）部门起草。即部门主管范围内的工作需要党委办 公室行文时，由部门代为拟稿。这是部门应尽的职责和义 务。优势是：情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害， 提出可行的解决办法。不足的是有时带有局限性，容易强 调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够。 （3）联合起草。部门主管范围内的工作需要党委办公 室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头共同 起草。 （4）组成起草小组起草。起草特别重要的用此形式。 如党代会报告等（如十六大报告，由胡锦涛同志任起草组 组长，组织各路好手，历时一年零两个月，做了大量艰苦 细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告， 体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党 在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。省市县党代会报 告，一般都采取起草组的方式） 。 （）领导亲自起草或主持起草。这有助于加强领导工 作和保证质量。写作，历来被认为是“经国之大业，不朽 之成盛事” 。古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字 修养。唐代有严格的“职述”和“代拟”规定。 “职述”就 是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称 的，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。在 以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一 项高素质领导干部不可或缺的能力。小平同志这样说过： “实现领导最广泛的方法是用笔杆子。用笔写出传播就广， 而且经过写，思想就提炼了，比较周密。所以用笔领导是 领导的主要方法。 ”中央指出：“各级领导干部亲自动手起 草重要文，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则 性的问题。现在重申这一原则，是在新的历史条下提高党 的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社 会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。 ”领导同 志亲自起草或主持起草时，办公室和有关部门要积极做好 服务工作。 （三）起草的准备工作 1。明确发文目的。定位不准，累死三军。作为领导要 交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草的目的，即主题。如 的基本观点是什么？需要解决的主要问题是什么？发文的 依据是什么？发文的范围有多大等等。做到任务明确、方 向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。 2。认真领会领导意图。领导交待任务和意图，往往是 原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要 进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实 质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理 化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。有句 话说得好：“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头” 。 3。收集整理有关材料。常言道：巧妇难为无米之饮。 起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。要通过查阅资料、 调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材 料，通过有关材料表现的思想观点。 另外，要注意平时的积累。要养成勤奋读书、阅报、 看文、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文的关键段落 要能够背诵，对文格式和主要的写作特点要熟烂于心。只 有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。汉字约 有 6 万字，常用的只有 3000 多字，一些词语、成语要常读 读、看看，用时才会信手拈来。人脑不怕用，就怕空。其 记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息 储存总量，是数字计算机的 100 万倍。只要用心，积累大 量的语言材料丝毫没有问题。大家都知道，省委办公厅对 办公室中层以上干部提出的目标要求有三条：一是政策水 平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达 到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握 程度达到同级综合部门的水平。要达到这个要求，不勤奋 学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。 （四）起草的基本要求（9） 1。起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。 这是首先要遵循的原则，也是在起草中贯彻讲政治的要求， 同党中央保持高度一致的问题。党和国家的路线、方针、 政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳， 也是起草的依据和准绳。如果制发的不符合党和国家的路 线、方针、政策，那就会造成严重的后果。办文人员一定 要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对 一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见， 不能人云亦云、随波逐流。 2。要符合上级机关的有关指示、规定 下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中 制原则。起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草 的必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背 上级机关的指示。一般来说，上级机关比本机关更为熟悉 党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下 级机关具有较强的针对性。所以，各地、各部门起草，不 但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研 究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结 合起来。 3。要同现行有关相衔接 一是在同一个问题上，各有关不能相互矛盾，以免执 行者无所适从。 条例规定， “部门之间对有关问题未经 协商一致，不得各自向下行文” ，就是为了防止相关之间发 生“打架” 。二是当根据新的情况需要对现行的有关规定作 出某些改变时，就制发的要以适当形式有所交待，说明。 4。要完整、准确地体现发文机关和领导同志的意图 这是特殊性的具体体现，是做好处理工作的基本要求。 与一般相比，有特定的制发主体、特定的读者、特定的内 容、特定的格式、特定的语言，能否把握住这“五特” ，决 定着写作的成功与否。而这“五特”是行政活动有相当大 的关系，行政目的决定行文目的，也决定了的特定关系， 是行政特征所派生的。因此，在动笔写作之前要准确把握 行政目的和行文目的，头脑要尽快“定位” ，把自己放在特 定的制发主体位置上，根据特定读者的情况，紧紧围绕主 题内容，遵循规定的格式去写，也就是进入角色、找准感 觉。有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不 知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确 “定位” 。因此说，在写作之前自己要很好地“定位” 。要 注意把握两点： 一是要“号准脉膊” 。要准确把握发文机关对某事物的 基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什 么，反对什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能 怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能会 糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。现实中 我们见到有的用五分之三的篇幅讲道理。如果没有明确意 图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文” 。这样的还有什 么实际意义呢？它甚至会给正常工作带来干扰。 二是要“出以公心” 。姓“公”不姓“私” ，有的以领 导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关 代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。起 草人必须切实注意，绝不能凭个人好恶在中掺杂个人感情 及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意 图。要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会“换位思 考” ， “不在其位，学谋其政” ，从领导角度和工作大局来认 识形势、分析问题、提出对策。 。要全面、准确地反映客观实际情况 关键是突出“三性” ，即全面性、准确性、客观性。 所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。 即要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、 发展趋势等等） ，不能以偏概全，也不能报喜不报忧。 所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。 就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只 是某些表面现象，更不能是虚假情况。 所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而 不是主观臆造或故意编造的东西。不能搞“科学幻想”或 “文学创作” ，随意修饰，笔下生花。 只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题 作出正确结论，找到解决问题的有效办法，才有说服力， 才能够发挥应有作用。 6。提出的政策、措施要切实可行 这是的核心问题，必须慎重对待。因为发总是为了解 决一定的问题，所以中有关解决问题的政策、措施，就很 自然地成为的主体和关键所在。具体政策、措施归纳起来， 基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什 么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属 于物质条方面的，主要是解决人、财、物的问题。解决问 题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。但如 果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。所以中提出 的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提， 否则会出现麻烦。 7。表述要准确严密 怎么样做到“表述要准确严密”呢？主要须把握点： 一是观点明确。主题要鲜明突出，提出的各种主张、 意见、要求、措施等，都要清楚明白。 二是条理清晰。中涉及事项多、内容较复杂时，要按 照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。不要搞成一团 乱麻。 三是内容充实。不仅要有明确的观点，还要有丰富的 材料和充分的论据。以增强说服力，使人不仅知其然，而 且知其所以然。 四是结构严谨。这里说的结构，指的不是的外在形式 方面的结构，指的是内容上各个部分的安排问题。的结构， 包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进 行过渡和照应等。的开头以朴实、平直、开门见山为特色， 结尾以自然果决为特色。由一层意思转到另一层意思，由 总述到期分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到 叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用过 渡词过渡，如：“综上所述” 、 “由此可见”等；可以用过 渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可 以用过渡落过渡。通过过渡承上启下，使文意须畅自然。 的照应，指的主要是内部相互衬托、呼应，如开头与结尾 相照应，题目与正文相照应等，以此加强各部分的联系性， 增强表达效果。总之，的结构安排是一个重要问题。比方 做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行， 甚至会把衣料给毁掉了。起草也一样，即使有了必要的材 料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。这一点 要引起重视。开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有 序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。结构安排的 原则是：（1）联系性和层次性。即一篇的各个部分或段落 之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排， 不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。 否则就会造成条理还不清、层次混乱。如拟制与起草工作 就不能并列论述。 （2）专一性和完整性。即的每个部分或 段落内部，应保持有关内容的专一和完整。就是既不要把 不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容 的分散到不同的部分工落中去。如有的报告，前边部分已 讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成 结构的不严谨。 五是表述准确。要用最准确的语言、最精炼的文字来 表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。防止疏忽 漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的，更要注意 这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成 政治、经济上不必要的损失。因此在表达手段上，主要用 叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用 模棱两可的双关语，不得使用描写、夸张、比喻、讽刺、 虚拟、幽默等修饰方法。 8。要注意行文关系和行文方式，合理使用文种 行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关 系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行 机关或不相隶属机关之间的关系。与上述行文关系相联系， 根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方 式：即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导 的机关的行文。 文种格式和规范既是的“包装” ，又是的规矩。如何选 择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。 许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化 了行文目的和中心思想的表达效果，也使工作带来了不便， 影响了的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是机关 文字工作的基本要求。 日常工作中，我们常常遇到一些文种格式和规范错误 （大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认 识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致） 。 一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。 在运用“报告”与“请示”两种规范性文种时，应注意两 者的区别。一般来讲， “报告”与“请示”有两个共同点、 四个不同点。共同点是：（）两者都是上行，即由下级 向上级行文。 （）两者都是用于反映情况。其不同点是 （） “报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。 但“请示”必须给予批复或答复。 （） “报告”的发送时 间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。但 “请示”必须在事情办理之前。 （） “报告”可以同时报 告若干情况或事。但“请示”必须一事一文，否则由于上 级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头 汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。 ） 。 （） “报 告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主 管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。 总之，报告和请示是明显不同的。千万不能混为一谈。否 则就会延时误事出问题。 （如南阳“清官祠”事。其他原因 不讲和办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。南阳市 委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。 秘书部门按照办文规定，把此作为一般性报告分送给了领 导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事，教训十分 深刻） 。规范性应用中，还存在“决议”与“决定” 、 “通告” 与“公告” 、 “函”与非规范“便函”等概念不清，使用混 淆的问题。 二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。 “讲话”与“发言”属于两者相近的非正式，既有相似之 处，也有较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情 况。两者相比，有个相同点，有个不同点。相同之处： （）两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维 和逻辑表达方式。 （）其使用都是在公开或一定范围的公 开会场上发表。 （）在同一个会议上两者都对同一对象围 绕一个共同的主题。其不同点：（） “讲话”是属于会议 上领导者使用的体裁，而“发言”则是属于被领导或其他 非领导人使用的体裁。 （） “讲话”体现会议的中心思想， 一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现的是局部性的。 （） “讲话”有下行文的许多特征， “发言”则有平行文 和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也就不 同。 （）体现主题的则重点不同。 “讲话”一般用于对一 个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于 介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。 三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头 表达附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这 个问题在日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如 “汇报提纲”与“工作报告” 、 “报告” ， “讲话”与“工作 意见” ， “发言提纲”与“工作计划” ， “谈话”与“意见” 等都经常遇到混淆的情况。两者混淆的原因主要是概念上 的混淆， （）一般来讲，书面非规范格式具有一定的法定 的效力，有较强的约束力、强制性，而口头表达文字材料 的则不完全具备这些特点，即使是领导人的讲话也是如此。 但是口头表达所用的文字材料在通过法定办文程序后，如 以“通知”等形式下发、转发等等，就具备了一定的法定 效力。所以“讲话” 、 “发言” 、 “汇报提纲”以及“信”等 格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中 心思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式的形式 发布，或者经一定形式通过后发布。 （）口头表达辅助材 料与书面在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头 表达材料篇幅较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一 些，思想观点的论述较系统，所讲的内容集中重点问题。 书面，一般来讲具体要求、安排和直接涉及的具体事多一 些，理性议论较少。总之，这些区别是书面材料与口头表 达的内在要求不同而不同。 四是法定规范性常有的标题错误。标题由三部分组成， 即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素 组成。常见错误有：（）不分条省略机关名称。一些内 容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。 （）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生 歧义。 （）自造文种，用“意见” 、 “安排” 、 “规划” 、 “情 况” 、 “汇报”等非规范文名称直接当做法定规范性文的文 种。 （）书名号使用不当。除法律法规性文名称外，其它 文名称在标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是 违反这种规范的错误较为常见，如关于转发 通知的通知 ，就属这种类型。 五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称 落款和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式之 中，也就是常见的红头文中。有许多同志起草法定时，都 在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后 一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。 一般的来讲，只要文头已注明单位文或单位名称的，文的 内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接 加盖公章即可。再一种单位名称和时间落款错误是出现在 会议讲话稿、发言稿中。其错误表现在两个方面。一个是 落款时间没有按国家规定用阿拉伯数字，并且加上括号， 而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。另一个是名称落 款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落款，再写时 间，而是顺序反了，或者标题下面落一个，最后再落一个。 行文编号，有的红头文编号里加了“函” 、 “第”等字样， 也属不当。 六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。应 注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。 （）主 送，的主送单位即该的主要受理单位，一般在正文之首， 即抬头称谓。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的，如 命令、决定等等，主送单位放在文尾。 “主送”放在文尾时， 习惯上使用“发送”或“发” ，也可写“主送” 。 “主送”与 “发送”无实质性区别。 （）抄送，在向主送单位发文的 同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。抄送有三种 情况：一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄 不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该 下级机关的另一上级机关。 （）抄报，向非主送的上级机 关发文称抄报。抄报有两种情况：一是下行文需报请上级 了解掌握的，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的 同时向另一非主报机关行文时用抄报。 （）报送书写的顺 序是先报后送。 9。文字要精确、简练、朴实、庄重和规范 的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语 言表达出来。要确保质量，一定要重视语言的提炼，在文 字方面狠下功夫。 一是要精确。遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少 使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点 鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。如毛泽东同志在 1949 年 4 月 21 日撰写的向全国进军的命令一文中写道： “奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一 切敢于抵抗的国民党反动派。 ”这里用了四个词来修饰“歼 灭”这个动词。 “坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达 了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部” 表达了歼敌的范围。四个词表达了歼敌的全部意义，用法 贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可 见主席练字功夫之深。的语言有自身的特殊要求，而且其 自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思， “不得” 、 “不准” 、 “严禁”存在着明显的差别，语气的轻 重也不相同，必须将它们细加区分。同时，的语言要考虑 到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言 所表达的意思准确、全面、不留漏洞。如有的教育部门在 下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上期间不 准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严 重问题的，试想，如果学生在体育上不走动，那么体育又 如何锻炼学生的运动技能呢?所以，不能随意、乱用词汇， 诸如“上不许说话” 、 “不该收的礼坚决不收”之类，还有 “对发现使用上述无效证者，请扣留交我局” 。这里，到底 扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者” ，由于语言表述 有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的“对” 字去掉即可。 二是要简练。开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要 大力提倡写短文，在“文字精炼” 、 “篇幅短小”上下功夫， 努力用最少的文字表达尽可能多的意思。山不在高，有仙 则名。言不在多，达意则灵。要语不烦，字字珠玑，简练 有力，自然使人愉悦；冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领， 怎不令人生烦？刘勰（协）言道：“缘学在博，取事资约。 ”文学大师林语堂说：“绅士的演说应该象女人穿的迷你 裙，越短越好。 ”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是 喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。先说古代明朝 初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七 千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到 正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二 天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。 这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡 上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。此事载于明 史，绝非虚构。贾岛、韩愈“鸟宿池边树，僧敲月下门” 的“推敲”故事，也已成为精心琢磨用字的典故。大家琢 磨一下“推敲”二字：一个是孤寂之意，一个是幽静之美； 一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访；一个是音节阻滞，一 个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。杜甫有个名 句“朱门酒肉臭，路有冻死骨” ，两句 10 字，就把阶级矛 盾深刻地揭露出来了。诗仙李白早发白帝城中云“两 岸猿声啼不住，轻舟已过万重山” ，两句 14 个字，就把三 峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都 写出来了。刘邦大风歌只四句，荆轲易水歌仅两 句（风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还！） ，陈子昂登 幽州台歌仅有四句（前不见古人，后不见来者。念天地 之悠悠，独怆然而涕下。)，但都壮怀激烈，语短意长。苏 辙作六国论 ，总结六国灭亡的教训，也仅用了 600 来字。 所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性， 这样才能做到简炼。以上说了这么多，无意让大家都去当 诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精， 往往会使全篇生辉。语言虽不能如文学作品那样“为求一 字稳，耐得半宵寒” 、 “两句三年得，一呤双泪流” ，达到 “语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金， 努力做到“一字入，九牛拉不出” ，必须有的内容一个字不 能少，无关的内容半个字不能多。再说当代现在国际 上通行领导者人站着讲话，为什么？就是让人讲得少讲、 短一些、精一些，不讲废话。周总理四届人大会议的报告， 因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要 求不超过 000 字，小平同志认真照办。000 字不也很管用吗？ 党的十五大报告中的第一部分“世纪之交的回顾与展望” ， 只用了四个自然段，通过“三个伟人” 、 “三次巨变”的高 度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史 进程简述得十分清楚，极富内涵。党的十六大报告通过八 个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在 位的 13 年的工作总结得一清二楚。在起草十六大报告时， 江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害， 讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。有人提出 对 13 年的成就的评价应有分量，建议用“几个最” ，有人 提出用“几个新” 。起草组经过认真斟酌，用“三个时期” （即：综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期， 社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著 扩大、民族凝聚力极大增强的时期。 ）对 13 年的历程作出 恰如其分的评价。十六大报告还把全面建设小康社会概括 为个“更加” （经济更加发展、民主更加健全、科教更加 进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实） ， 句话个字，就描绘出一幅新世纪前年宏伟蓝图， 可以说是“要言不繁”的典范。三说国外能文者惜墨， 善辩者寡言。国外也这么认为。恩格斯在马克思墓前的演 说只有 1260 字；列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上 的讲话只有 2 字；斯大林在 1941 年 7 月 3 日发表的反对法 西斯德国入侵的重要广播演说只有 3800 字；罗斯福的总统 就职演说仅有 98 字；最短的总统就职演说是 1793 年华盛 顿的演说，仅 13 字；林肯著名的葛提斯堡演说只有 10 个 句子。他的演讲重点突出，一气呵成，仅 600 多字的演讲 辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了 1000 名听众经 久不息的掌声，并轰动了全国；1984 年 7 月 17 日，37 岁 的法国新总理洛朗法比尤斯发表的演说，更是短得出奇， 只有两句：“新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。 为此要求大家保持平静和表现出决心。谢谢大家。 ”有人曾 问美国第 28 任总统伍德罗威尔逊：“准备一份 10 分钟 的讲稿，得花多少时间？”他答道：“两个星期。 ”“那准 备一小时的讲稿呢？” “一个星期。 ”“如果是两个小时的讲 稿呢？” “不用准备，马上就可以讲。 ”所以，简短不是一 味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫 才能做到的。 三是要朴实。不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文学 语体。文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、 情感性很重的语言去感染读者。而具有实用价值，必须直 接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。所以，语言要 平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据， 不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽 词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和 空话。 四是要庄重。是机关行使权力的工具，具