会计电算化条件下事业单位档案管理探究

会计电算化条件下事业单位档案管理探 究 摘要随着我国经济的飞速发展和信息技术的空前 发展，互联网技术已应用于各行各业，会计电算化也创新 应用于事业单位的档案管理中。会计电算化的档案管理已 成为事业单位会计工作的一部分内容，且会计电算化档案 管理对会计工作具有十分重要的意义，其改变了传统纸质 档案的方式，使会计电算化档案管理让事业单位的档案信 息有了一个全新的形式。本文从会计电算化条件下事业单 位档案的特点入手，通过分析会计电算化条件下事业单位 保存档案时存在的问题，探究了会计电算化条件下事业单 位档案管理的措施和方法。 关键词会计电算化；事业单位；档案管理 进入 21 世纪以来，我国的信息化水平迅速发展，我国 的事业单位开始对会计电算化档案进行管理，且会计电算 化使档案管理数据更加准确，还能更好的节省纸质资源， 节约资源，节省时间。而传统的人工管理档案容易造成档 案数据的丢失；会计电算化对档案的管理弥补了传统档案 管理的不足之处，但在电算化应用过程中，由于管理原因 也带来一些问题。因此，本文结合会计电算化在档案管理 中的特点以及存在的不足，探究如何更好的使用会计电算 化进行档案管理。 1 会计电算化档案的特点 会计电算化档案的范围和存储载体扩大 会计电算化档案在档案保存上发生了很大的变化，电 算化档案一般是通过打印机的打印或者是硬盘进行保存。 会计电算化档案和传统纸质档案在保存形式上有了很大的 变化，会计电算化档案对事业单位的档案要求是要有内部 的电子档案，同时要能打印出纸质档案，通过两种形式的 管理有利于档案的安全。 电算化档案保管的要求提高 电子档案管理需要在一定的条件下，有安全的保存空 间，有存储介质的保障，有存储的有效期限，只有这三个 条件都充分具备后，才能更好地进行会计电算化档案管理。 传统的档案管理是直观的，但电算化档案是依赖于计算机 对资料进行保存的，会计电算化档案的保存应该与会计的 其他内容一样进行保存，为了方便查询，还要对会计电算 化档案进行妥善保存，并在合理的有效期内进行使用。 会计电算化档案保密的要求提高 我国事业单位在性质上是不同于其他私人企业的，事 业单位从事的工作具有一定的特殊性，事业单位的档案和 其他单位档案相比保密性要求更高，所以，事业单位对档 案的管理要求更高，重要性更高。进行会计电算化档案管 理时，要按照会计其他工作的要求，无论是在保存介质、 保存期限还是保存空间上，都应重视保密性。 2 会计电算化档案管理存在的问题 管理制度不健全 事业单位在进行会计电算化档案管理后，对会计电算 化提出了更高的要求，增加了会计工作的内容。但是实际 工作中，事业单位对档案管理的重视程度不够，对会计电 算化档案的应用只是在形式上进行了改变，对档案管理的 处理工具发生了变化后，很多内容还是沿用传统的会计系 统进行管理，对档案管理并没有采用有效的措施和方法进 行保管，且对会计电算化档案管理的工作人员没有明确规 定其责任，因此，存在保管不当、工作人员管理意识不高 的现象，最终导致电子档案的损坏。 纸质会计档案保管期限不合标准 一般情况下，事业单位对档案打印都采用一般的针式 打印，经过较长时间后纸质档案资料容易褪色且变得模糊 不清，严重影响使用。一般情况下，使用针式打印机打印 的会计档案会在 7 年或 8 年后变得模糊不清，为了安全起 见，事业单位应采用必要的措施进行保护。 会计电算化档案管理人员素质不高 相对传统的档案管理人员，对会计电算化档案管理没 有太多的经验，对档案的认知依旧停留在传统档案管理的 认知上，会计工作人员对档案管理不够了解，会计电算化 档案管理人员素质不高，不能将档案与会计电算化工作相 结合，不能对会计电算化档案的相关数据进行及时备份， 影响事业单位财务管理的发展。 3 会计电算化档案管理的具体措施 加强会计档案管理制度 事业单位要建立和完善会计电算化的保管制度，并通 过规章制度明确规定会计电算化档案管理人员的工作职责， 加强对档案的管理，确保会计电算化档案数据的及时备份 和保存。 建设会计电算化硬件设施 针式打印机打印文件的保存时间相对较短，因此，事 业单位应重视对打印机设备的改进，配备清晰的激光或者 喷墨打印机，使打印文件的保存时间更长，字迹更加清晰。 事业单位对会计电算化的工作软件应进行定期维护和更新， 通过互联网，保证系统的安全可靠性，避免档案内容的泄 露。 培养高素质的会计档案工作人员 事业单位应对会计工作人员进行系统的培训，并进行 定期考核，从而提高工作人员的专业素质和水平。事业单 位可以组织相关知识讲座或者见面交流会，通过多种形式 的活动，提高会计工作人员的专业技能，提高档案管理工 作的效率，从而有效进行档案管理和档案保存工作。 4 结语 随着时代的发展和信息技术的不断革新，我国事业单 位会计电算化档案工作还需加强和完善，且在传统档案管 理对会计电算化档案管理还存在影响下，事业单位要针对 会计电算化档案的特点和存在的问题，完善会计电算化档 案管理制度，更新会计电算化档案的硬件设备，提高会计 电算化档案会计工作人员的综合素质，还要充分结合事业 单