公务员礼仪修养之语言礼仪规范3

公务员礼仪修养之语言礼仪规范 3 （三）语言要求 公文的语言虽然只是一个形式的问题，但却能影响公 文的内容，对公文整体起到举足轻重的作用。哪怕是一个 小小的文字或标点错误，都有可能影响对公文的理解和执 行。因此基层公务员务必要注意公文撰制过程中的语言问 题。一般而言，要做到准确、朴实、简明。 1.准确。公文的语言要求准确，是指公文的用字用词 要恰当，语句段落要通顺，数字标点要规范。例如，根据 新颁布的国家行政机关公文处理办法 ，公文中的数字写 法就应当严格遵守我国 1987 年 2 月 1 日颁布的关于出版 物上数字用法的试行规定的要求。只有准确用语，才能 如实反映客观事物，如实传达发文意图，使公文得以更好 地理解和执行。 2.朴实。公文具有政治性和严肃性的特点，因此公文 的语言应当力求质朴无华，少用描写和抒情的手法。要直 话直说，不可拐弯抹角或以含蓄的笔法委婉地表达意思。 3.简要。公文语言的简要，是快速高效地传递信息的 需要。冗长的公文不仅会让人望而生厌，而且不利于主旨 的突出和重点的把握。简明扼要是公文写作的一项基本要 求。要使公文语言简要，就须开门见山，尽快道出主题， 紧扣主题，摒弃套话，并学会熟练使用一套常用的事务性 词汇，简要对事物进行表达。 二、公文的行文 行文即公文的运转，行文关系则是指公文运转过程中 发文机关与收文机关之间的关系，也即各级机关之间公文 的授受关系。 （一）行文分类 按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为 三类：上行文、平行文和下行文。相应地，行文关系也可 分为上行文关系、平行文关系和下行文关系三种。 1.上行文。上行文即下级机关向上级机关呈递的公文， 一般可分为逐级行文、多级行文和越级行文三种。由于下 级机关要对自己的直接上级机关负责，因此逐级行文最为 普遍。只有在特殊情况下才可采用多级行文和越级行文的 方式。上行文包括报告、请示和议案三种公文类型。 2.平行文。平行文即互相没有隶属关系和业务指导关 系，同级或不属同一系统的机关部门之间的行文。平行文 多采用公函文件。 3.下行文。下行文即上级机关对所属下级机关制发的 文件，一般可分为逐级行文、多级行文、直到基层行文这 三种。下行文的文种较多，有命令、决定、指示、公告、 通告、通知、通报、批复、会议记要等 9 种。 （二）行文规则 各级机关之间互相行文时，务必要遵守如下一些规则。 1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制 发公文。对超出自己权限的待处理事项，应行文商请职权 部门发文或双方联名行文，不可越俎代庖。越权而行之公 文没有任何权威和约束力。 2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意 越级向上行文。如有特殊情况必须越级请示，则应抄报所 越机关。上级机关如有必要越级向下行文时，亦应同时抄 送受文机关的直接上级机关。 3.受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主报 机关和抄报机关，由主报机关答复请示的问题。上级机关 向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机 关。 4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文。凡属政府 的工作，应以政府名义行文；凡属党委的工作，则应以党 委名义行文。 5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关 遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。联合 行文的各方应是同一级别。各部门若对某一问题未形成一 致意见，均不得擅自向下行文。 6.经批准在报刊上发表的行政公文，应被视为正式公 文而依照执行。如不另外行文，发文机关应在报刊上发表 该文时加以注明。 7.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送 范围。尽量减少行文的中间环节，不重复行文。 三、公文的办理 依照国家有关规定：“公文办理一般包括登记、分办、 批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传 递、归档、销毁等程序。 ”一般而言，公文办理是指各级行 政机关和公务人员在收到公文后对它进行的办复。 （一）基本要求 基层公务员办理公文务必须遵循准确、及时、安全三 项基本要求。 1.准确。所谓办理公文要准确，是指办理公文的每个 环节都要井然有序，办理公文的顺序要合理，衔接要紧凑， 办理的形式和方法要力求规范、标准。 2.及时。为提高办事效率，基层公务员办理公文时务 必要及时，要避免因公文误期而影响工作。一是要强化时 间观念。公文能办就办，说办就办，养成限定时间内办好 公文的良好习惯，不可拖拖拉拉、办办停停。对于紧急公 文，更须及时处理。二是要缩短运转周期。公务人员要尽 量缩短公文的传递、留办时间，促进公文高效运转，避免 在公文传递过程中浪费不必要的时间。三是要简化办文程 序。要尽量减少公文办理所需的手续和环节，防止因环节 复杂、程序繁多而导致的效率低下。 3.安全。基层公务员在办理公文时要恪尽职守，确保 经办公文的安全。这里的安全有两层含义。一是指要确保 公文物质上的安全，防止公文受损或遗失。这就要求不可 乱堆、乱放、乱叠公文，以免受到过多的磨损；要做到防 潮防火防蛀，延长公文“寿命” 。二是指要确保公文政治上 的