关于我市城镇建设档案管理的调研报告.docx

关于我市城镇建设档案管理的调研报告 *地处中原要冲，素以气候温和、四季分明、物产丰富、 环境优美而闻名于世。改革开放、坚持科学发展观、构建 和谐社会，给这块古老而又年轻的热土带来了翻天覆地的 变化：城乡建设日新月异，一幢幢高楼拔地而起，一条条 马路宽阔笔直，一座座大桥沟通了浉河两岸的联系；各县 城区和建制镇的建设热火朝天；铁路、高速公路、国道、 省道以及密如蛛网的县乡道路，构成了共和国腹地一个极 为重要的交通枢纽*，正以前所未有的速度摆脱贫穷、 落后和脏、乱、差，以龙腾虎跃的磅礴气势，以红火热烈 的蓬勃生机，迅速崛起于中原大地，用自己崭新的面貌和 独特的活力与魅力，令世人刮目相看。盛世建档，如 火如荼的城镇建设，催生出一项新兴而又重要的事业：城 镇建设档案管理。 为了澄清全市城镇建设档案管理、利用情况，了解 档案法和城市建设档案管理规定等法律法规的宣 传贯彻执行进度，掌握城镇建设档案管理动向，总结经验， 完善体制，改进工作，促进我市城建档案事业不断发展， 更好地为城市经济建设服务，最近我通过实地调查、召开 座谈会、走访部分单位和群众等方式，对全市各县区城镇 建设档案管理工作的过去、现状和未来发展前景进行了调 查了解，在看到成绩的同时，也发现了一些亟待解决的问 题，经过总结、讨论、提出意见和建议，进一步认识到在 城镇建设飞速发展的今天，城建档案管理利用工作的重要 性日益显现，健全组织、落实经费和设施、规范管理、科 学利用将是今后一个时期城建档案工作的重要任务。 一、基本情况 城市建设档案，就是一座城市建设的文字记载、是城 市发展嬗变的真实记录。无论城市规划、城市建设，还是 城市管理中形成的重要档案，都需要依靠系统、完整的征 集和科学、安全的保管，使其为城市规划、建设和管理服 务。改革开放以来，我市的城市建设档案事业从无到有， 由小到大，与时俱进，日趋完善。为“魅力*”建设提供 科学的依据和及时有效的服务发挥了不可替代的职能作用。 应纳入城镇建设档案管理的数据 据统计，*市区、各县城区和建制镇总人口为 487.9 万人，规划面积 5760.09 平方公里，其中： 城镇建设档案管理工作现状 城建档案是整个档案工作的重要组成部分即专业门类， 她与人文的、历史的、物质的、非物质的遗存一样，都是 人类文化遗产，都是中华民族的宝贵财富。 1997 年，国家建设部发布第 61 号令，即城市建设档 案管理规定，以法规的形式确定了城建档案事业的机构 性质、地位、工作内容及行业规范，使之逐步走上快速发 展的轨道。 1、市区城建档案管理 1997 年前，原*市城乡建设环境保护局下属的一个股 级档案馆，1999 年 9 月，上划为市建委下属的正科级事业 单位。在市建委的重视和领导下，城建档案馆有了长足的 进步和发展。 市城建档案馆在积极拓展业务，做好服务工作的同时， 加强内部管理，先后完善了业务制度、工作制度、党建制 度在内的一整套规章制度，明确了城建档案的保密、接收、 整理、借阅、鉴定、销毁等制度。组织编写了*市城建 档案馆指南、*市城建档案馆利用效果选编、* 市城建档案馆大事记。建立了科学、准确、齐全的档案 总目录和分类目录。案卷的编制、整理、归档、编码、上 架美观、整齐，完全达到国家标准的要求。建立了库房温 湿度记录制度，库房温湿度完全达标，库房整洁，对档案 的收进、移出、保管、利用都有详细记载。为库房安装了 密集档案架、防盗门窗、温湿度记录仪、臭氧灭菌机、除 湿机、吸尘器、灭火器、空调等现代化档案管理设备。XX 年以来，先后投入资金 50 余万元，购置了微机、打印机、 复印机、摄像机、照相机、VCD 和工作用车等办公设备。目 前，馆内已有档案柜 192 组，办公、库房面积达到 1400 平 方米。单位内部设置办公室、档案管理科、技术指导科， 现有工作人员 10 人。基本实现了档案管理工作的现代化、 科学化、规划化。截止 XX 年上半年，市区建设工程档案报 送责任书的签订率、建设工程档案归档率均达到 95%以上。 拥有规划、施工、竣工、征地、招投标、定额、环保、私 人建房档案 13715 卷册，连年获得全省城建档案管理先进 单位，并于 XX 年晋升为河南省 5 个一级城建档案馆之一， 跨入了全省先进行列。 2、县及建制镇建设档案管理 市城建档案馆与各县城建档案馆是业务指导关系，因 而在工作上只能进行指导、督促、检查和协调，不具备行 政约束力。为了建立一个包括全市建设系统、建设管理单 位在内的、纵向到底、横向到边的立体城镇建设档案管理 网络，更好地为城乡经济建设服务，XX 年以来，我们加大 了对城市规划区以外 8 个县城建档案业务的指导力度，目 前，已有罗山、息县、商城 3 县建立了城建档案馆，工作 人员纳入县级编制，配备了档案室及档案柜等设备和办公 用房，建立健全了各项规章制度，档案管理、征集、借阅 以及经费收入等项业务进入正规；固始、潢川、新县城建 档案室做到了人员、经费、库房、办公室“四落实”，配 备了档案保管设备，档案管理工作比较规范。其共同特点 是： 、县政府重视并支持城建档案工作，将档案馆纳入 事业编制并解决人员、经费问题。 、县建设局领导分工负责城建档案工作，协调系统 内各口支持城建档案的征集、管理，帮助拓展业务范围。 、有固定的办公室、档案室和档案保管、“五防” 措施。 、建立了各项规章制度，工作人员实行定岗定责。 、部分县局还为城建档案馆配备了计算机、扫描仪 等设备，开展电子文件档案管理业务。 、加强了城建档案法律法规的宣传，注重专业人员 的学习、培训，提高业务技能和管理服务水平。 二、存在的问题 从以上事实可以看出，我市城建档案工作在市委、市 政府的重视、支持和市建委的具体领导下，从困境中起步， 艰苦创业，奋力进取，经过不断拓展业务，扩大服务范围， 终于在 XX 年跨入河南省 5 个一级城建档案馆行列，并且连 续获得省级先进单位称号，实现了历史上的第一次“三级 跳”。 当然，在总结成绩和进步的同时，我们也应当清醒的 看到，当前全市城建档案工作仍然存在着头重脚轻的现象 城市规划区内城建档案的征集、管理、利用实现了现 代化、规范化，而所属各县及建制镇的工作却相对薄弱， 具体表现为： 1、思想认识上的偏差。 在一定程度上还存在重建设、轻管理的现象，尤其是 价值判断失当造成不能充分认识城建档案对城市长远管理 的重要作用。有的单位把建设放在一个首要的位置，投入 数百万元搞“物质资源”，却鲜有拿出资金去投资城建档 案这项珍贵的“技术资源”！轻档案的根源在于档案管理 是基础性工作，不能直接产生经济效益，容易使人忽视城 建档案作为城市管理长远投资的必要性，忽视城建档案在 解决征用土地、产权纠纷、维修隐蔽工程等方面所起到的 不能取代的重要作用。因而在思想上认为这是一项可有可 无、可轻可重的工作。 2、组织机构不健全。 八个县中只有罗山、息县城建档案馆单独挂牌办公， 人员、经费纳入县级编制；商城县城建档案馆虽然有独立 编制但与县建设职业技能岗位培训中心合属办公，一套班 子两块牌子，属自收自支性事业单位；新县建设局的文书 档案由局档案室负责，而大量的科技档案则由业务科室自 己收集、整理、保管，各科室自行管理；固始、潢川、光 山 3 县为局办公室属下的档案室，人员为 1 人且为兼职。 3、部分县城建档案库房小、设备差、容量不足，甚至 没有防火防潮防盗设备，很难适应建设市场飞速发展的需 要，现有档案的安全性、保密性没有保障。 4、对城市建设档案管理工作宣传不够广泛，不够深入， 使建设单位对城建档案管理缺乏应有的法律认识，造成城 建档案管理机构在档案收集工作上有一定的难度。同时， 由于建设工程时间跨度长，有的单位不理解、不配合，客 观上给档案管理工作的开展带来了一定困难，如果把关不 及时，就会造成建设项目资料收集不全甚至永远失散。 5、档案管理人员的综合素质有待提高。一是城建档案 是档案管理的新课题，具有复杂性、广泛性、专业性等特 点，这就要求城建档案工作者既要有城市建设方面的知识， 又要有档案管理方面的知识；二是对档案管理人员变动大、 新手多，缺乏系统的培训，造成档案管理人员业务水平相 对不高，业务知识跟不上形势需要，导致对档案管理意识 不强。 6、档案管理、借阅、利用制度不健全，个别县因库房 不足、人手少，导致当年审批的档案寄存于所属单位而不 能及时归档；全市 65 个建制镇中，没有一个建设档案纳入 管理范围，形成历史的空白。 三、几点建议 世界已经进入太空、微电子、全球化时代，中国正在 进行一场前所未有的大转型，城乡建设正以前所未有的速 度前进，收集、记录、保存、利用这些历史资料既是对现 在负责，又是对历史负责，也是对后人负责，更是我们义 不容辞的责任。我们在分析全市城建档案工作历史、现状、 成绩和问题后，经过反复讨论，一致认为：城建档案工作， 不但要有认识，还要有平台；不但要有具体措施，还要打 “组合拳”；不但要有领导人的决心，还要有各方面的配 合行动。因此特提出如下建议： 立即着手，加强县级城建档案馆建设，形成一个纵向 到底、横向到边的档案征集、管理网络，杜绝建设档案流 失。 1、已经建馆的县，要有 35 名工作人员并保持相对 稳定，增加库房面积、档案柜和“五防”设备，尽快达到 三级档案馆的标准。 2、尚未建馆的县，是否由市建委领导出面协调，促使 其尽快建馆，并解决人员编制、经费等具体问题。 3、建制镇应由县建设局出面在镇城建管理机构明确一 位认真负责能干的工作人员担任档案管理员，具体负责本 镇建设档案的征集、整理、上报工作。 4、把县级