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关于高等学校档案管理工作的思考 (内蒙古师范大学田家炳教育书院，内蒙古 呼和浩特 010022) 摘 要：文章认真分析了近年来内蒙古高等学校在改革 发展中，档案管理工作上出现的一些问题，就此提出了解 决问题的思路，以期达到进一步强化高校档案管理工作的 目的。 关键词：高等学校；档案工作；强化管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1007 6921(XX)02013802 21 世纪我国高等教育取得了长足发展，高等学校档案 工作在高等教育的改革和发展中发挥了强有力的支撑作用， 高等教育的发展在各方面推动了高等学校档案工作的逐渐 完善。然而，近年来高等教育和高校档案工作在发展过程 中依然存在着诸多方面的不协调，对此，本文就如何解决 高校档案管理工作出现的若干问题和对这些问题的思考， 在这里提出与同行商榷。 1 档案工作中的若干问题 1.1 高等学校在管理体制改革中的并校和扩建，给高 校档案工作带来了提高和发展的问题 合并学校优势互补，是一种教育资源的重组，优化资 源配置的最高形式。例如内蒙古师范大学整合了内蒙古教 育学院，内蒙古团校等，又扩大、建设了新的和林格尔盛 乐校区和青年政治学院新校区。内蒙古科技大学,内蒙古医 学院，内蒙古财经学院也相继合并院校并且扩建了新的校 区。这使学校规模扩大了，档次提高了，结构合理了，发 展速度加快了。在学校的合并过程中，出现了档案管理体 制改革的许多问题：原来多个学校管理的档案，要集中由 新组建的学校统一管理；那些原来学制层次较低因合并而 转制为本科的学校，其档案管理一时还达不到本科学校档 案管理的要求，需要一个内部规范提高的过程；合并后档 案量大增，对组建学校档案的基础设施和现代化管理手段 必须有更高的要求等问题。 1.2 严峻的毕业形势给高等学校毕业生学籍档案信息 开发和利用工作提出了更多的新问题 现阶段高等学校毕业生严峻的就业形势给大学生带来 了很大的压力，考取研究生和出国留学是大多数学生又一 选择的途径，许多毕业后的大学生纷纷报考研究生以增强 今后择业竞争实力，毕业生报考研究生就需要学校提供学 习成绩证明等原始档案材料。同时，又有越来越多的毕业 生选择出国留学，他们为保证自己申请成功，往往同时向 多所国外学校递交个人资料，这就要求学校出具多份的成 绩证明、学历证明和学位证明等。因此，高等学校毕业生 对档案信息的需求不仅越来越多，而且要求也越来越高。 申请出国留学的学生需要校方出具翔实的中英文成绩打印 件，这些无疑拓宽了档案工作服务的领域和范畴。目前毕 业生的学籍档案利用、查询居高不下，而且日益上升。由 于档案材料利用次数越来越多，档案原件的磨损就越来越 大，这给档案的管理和保护提出了新的问题。 1.3 高等学校的重大教育活动和大学生扩招为学校档 案工作拓展了范围,在档案管理工作上表现出原始档案不完 备等问题 近年来各高等学校都陆续经历了筹备、庆祝建校 50 周 年活动，经历过教育部对高等学校本科教育工作质量评估， 经历过学科建设和研究生硕士点、博士点申请组织和筹备 过程等等，高等学校档案工作在为这些重大的历史事件和 教育科学评价，提供了翔实的历史纪录和真实的历史音像, 起到了不可替代的作用。高等学校每年随着学生人数扩招， 学校规模的扩大，促进了学校基础设施建设步伐的加快， 大学生人数翻番，随之而来，基建、教学、科研、管理等 方面产生的档案数量也迅速增加。学校整体的发展，高校 档案工作在管理与服务上存在的问题也逐渐显现。 2 强化档案工作的思考 2.1 加强领导，提高档案工作人员队伍素质 各高等学校成立学校档案管理工作领导委员会和档案 管理工作领导小组，各级档案工作人员在学校统一领导下 开展各项档备管理与服务工作，学校档案馆、室组织负责 档案工作人员学习档案法律、法规和各项规章制度的落实。 每年终要邀请上级档案业务部门联合对高等学校各部门档 案工作进行工作检查、考核和总结，各高等学校每年应该 联合组成档案工作检查小组对各高校档案工作进行评估和 互评，促进高校档案工作向制度化、规范化、现代化发展。 建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作 的基础，按照“政治强、作风好、业务精”的档案工作人 员要求,加强对学校专职和各院系兼职档案工作人员管理与 服务能力的培养，进一步提高档案人员的思想政治素质和 业务素质水平。各高等学校档案工作要健全合作交流机制， 各校每年要轮流组织一次针对专职档案人员的进行专业教 育研讨会和培训工作，严格保证专职档案员持证上岗和按 计划接受档案工作继续教育,要定期组织兼职档案员参加学 校组织的业务培训班学习。扩大档案工作人员队伍要通过 多种途径选拔、培养、引进人才，尤其是既懂档案业务工 作又具备计算机应用能力知识的复合型人才。各级领导要 关心和改善档案人员的生活和工作环境，解决提高档案工 作人员的待遇和劳动保护，充分调动广大档案工作人员热 爱和奉献档案事业。 2.2 实现档案信息化，普及档案工作现代化 随着信息时代的来临，高等学校各项工作信息化进程 的加快，大量电子文书文件、音像文件的产生，档案载体 发生了根本性的变化，档案信息管理也必须适应现代化的 发展。在实施档案现代化管理过程中，高等学校承载着大 量的先进的科学技术和众多的科技前沿资讯，应该严格执 行国家有关安全保密的规定，加强对计算机档案管理系统 的管理，确保档案数据安全。学校各级档案部门要加强对 电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文档的真实、 完整、有效。 现阶段各高等学校基本都建立了计算机信息局域网,学 校各院系及各部门都配备了计算机并联通了网络,为档案工 作网络现代化的开展提供了基础条件。今后要把档案信息 化建设纳入学校信息化建设管理范畴，加强学校专职档案 部门设备、设施现代化建设。学校档案馆和档案室的档案 库房内应配置与保管条件相适应的空调机、去湿机以及防 火、防盗报警等标准设备，对于声像、电子文件档案，必 须专门设计库房。学校各院系，各部门档案工作应该按需 配置计算机、打印机、高速扫描仪、数码照相机、摄像机 等设备，要求档案兼职人员专门使用和保管，以提高档案 现代化工作手段，保证基层档案各项工作正常开展。学校 校长办公室、信息中心、档案馆等部门要进一步分工合作， 建立健全高校档案信息资源库和档案工作信息网，早日实 现高等学校档案网络互通，资源共享，普及实现档案管理 工作现代化。 2.3 探索和研究，做好档案服务工作 档案作为特殊的文化载体，能极大地满足我们认识、 研究不同时期民族历史和不同文化教育背景的需要。高等 学校档案工作人员要提高对档案工作的理论研究和探索， 积极撰写档案工作理论文章，精益求精地编制各种档案文 献，对档案学中各类问题进行系统而深入的探索，积极申 报国家档案相关的研究课题。部分合并和转制的高校在不 具备良好的档案工作条件下，更应该理论先行，做好先期 舆论准备工作，研究制定工作规划，逐步实施可行工作计 划，理论指导实践打开档案工作局面。 档案工作的主要目的之一是利用档案为社会服务。高 等学校档案工作要紧紧抓住“利用”这一重要环节，围绕 高等学校教育过程中的各项工作，改善服务方法，全方位 管理和利用学校档案，积极为各部门提供档案服务工作。 档案