档案信息数字化外包共建风险控制研究

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案信息数字化外包共建风险控制 研究 摘要：随着信息技术的不断发展， 档案信息的数字化发展趋势日渐突出， 档案信息数字化逐渐成为信息化建设的 一个有机组成部分，而档案信息数字化 外包则成为档案信息数字化的重要表现 形式。以下就档案信息数字化外包共建 的必要性及其风险控制策略进行具体的 分析探究。 中国论文网 /3/view-12956618.htm 关键词：档案信息管理；数字化 外包；风险控制 档案信息数字化业务外包是业务 外包活动中的一种类型，具体是指以档 案馆、档案室等为代表的档案机构，为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 了解决档案信息数字化难题、有效利用 外部资源，通过与外包方签订合同，把 可以被认为是本机构非核心业务的档案 信息数字化业务全部或部分地委托给一 个或多个专门的外包公司或外包中介的 一种新型管理方法。在其外包共建过程 中，有诸多的风险因素存在。以下就档 案信息数字化外包共建过程中的风险控 制策略进行重点分析。 一、档案信息数字化外包的可行 性分析 （一）理论上的可行性 业务外包理论等为档案信息数字 化业务外包提供了理论依据。其中，核 心竞争力理论认为公司应当明确自身的 核心I 务与核心优势，公司可以将不 属于本公司核心竞争力的其它业务外包 出去，这样企业就能够集中精力来从事 企业的核心业务，提高竞争力。就档案 工作而言，可以把档案信息数字化工作 看作为档案工作的非核心业务。因此， 基于核心竞争力因素考虑可以把档案馆、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 档案室等的档案信息数字化业务外包出 去。 （二）技术上的可行性 档案信息数字化主要是指利用数 据库技术、数据压缩技术、高速扫描技 术等技术手段，将纸质文件、声像文件 等传统介质的文件和已归档保存的电子 档案，系统组织成具有有序结构的档案 数字信息库的一项业务活动。数据库技 术、数据压缩技术、扫描技术等为其提 供了技术支持，由于这些技术的发展与 应用，档案信息数字化工作才得以进行。 （三）实践上的可行性 现阶段，业务外包实践活动日渐 深入到人力资源外包、物流业务外包等 领域，业务外包的实践活动促进了外包 市场的繁荣与多彩。就档案信息数字化 业务外包来说，我国的北京、上海等地 的一些档案馆、档案室等相聚也把本机 构的档案信息数字化业务外包了出去， 这些地方的档案信息数字化业务外包实 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 践为档案馆、档案室考虑把档案信京去 息数字化业务外包出去提供了借鉴与参 考。 二、档案信息数字化外包共建的 风险控制策略探析 （一）科学合理制定外包计划 1.选择合适的外包共建企业。档 案业务外包中介机构很多，需要综合考 察外包企业的综合实力以及业内的评价， 对企业的资质、成立年限都要考虑，可 采取招标的方式选择外包企业。 2.确定外包的范围，并不是所有 的业务都适合外包，在外包前先要进行 分类。一是要区分涉密和非涉密的信息， 只有非涉密的信息才能外包出去；二是 分批次的外包，把重要的信息先行外包， 完成重要信息的数字化，再逐步实现馆 藏档案的全部数字化。 3.制订外包共建工作计划，需要 制订一个完善的工作计划，根据计划来 指导检查外包企业的工作质量。 （二）健全档案信息数字化共建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 标准 就档案信息数字化外包共建来说， 目前还缺乏相关的管理标准。有的档案 信息经过数字化转换后只有配备专用软 件才能利用，否则无法提供利用。如何 在保障双方最大利益的前提下，实现档 案信息由传统介质到电子介质的转化， 数字化档案信息的利用，数字化档案信 息安全，档案网站的正常运行等都需要 一个标准作为参照。在档案信息数字化 外包共建中，必须建立好相应的技术标 准、管理标准和工作标准，最终建立起 一个档案信息数字化共建标准。 （三）严控档案信息数字化共建 中的设备管理 实施档案整理、数字化加工工作， 一般应使用本单位的设备，并根据档案 的载体情况和质量状况，选择适宜的方 法和设备，最大限度延长档案的寿命。 采用的信息设备及其信息系统应符合封 闭性和独立性的要求，禁止与其他任何 网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互 联功能的硬件模块和无线外围设备。须 采取物理的或者技术的措施，对信息设 备的相关输入、输出接口进行管控，确 保接口处于封闭状态。档案中介服务机 构及其工作人员因数据迁移、临时备份 等工作需要使用信息设备的相关输入、 输出接口时，应经委托单位批准、登记， 并由委托单位管理人员在场全程监督实 施，实施完毕后立即封闭接口。 确需使用档案中介服务机构设备 的，委托单位应对设备进行检查，确定 其符合保密规定后方可使用。数据迁移、 临时备份使用的移动存储介质应由委托 单位指定专人保管。全部工作结束后， 委托单位应对信息设备中的全部存储部 件及使用过的全部移动存储介质按保密 规定处理后，再交还档案中介服务机构。 （四）优化外包后续服务协议的 制定 很多业务外包共建完成后，在以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 后的使用过程中出现问题后外包单位就 不再负责，如此巨大的业务量即使是经 过严格的检查机制也难以避免出现问题， 在以后的数字化档案的利用、网站的后 台维护等方面都需要外包共建单位的持 续支持。为了减少使用过程中的风险， 需要制订外包后续服务协议，加强对后 续使用过程中的风险控制。 此外，要建立完善的档案信息数 字化共建监督检查机制。对外包的业务 要进行持续的监督和检查，建立完善的 督查制度，完成一部分检查一部分关注 外包共建企业的发展趋势，注意各种反 馈信息，将风险控制在最低。 三、结语 综上，档案信息数字化外包的发 展有其显著的必然性与