GB 9705-88 文书档案案卷格式

705of )和文书处理部门。之案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。x 220x 210封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70脊可根据需要分别设10. 15. 20于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20图1)案卷封面项目封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸(见图2)。宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”。“中华人民共和国外交部”简称为:“外交部、“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷肠名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。内文件所属的起止年月。卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。数:装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。写文书处理号，由立卷人填写。面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。目录号:全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。国家技术监督局199一09一05批准1989705一二案卷号:目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸(见图3)软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为2971nm x 210A。型纸用)或260mm x 18516开型纸用)的规格(见图4)。卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4)卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名旧期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图5)卷内文件目录填写方法。卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置(见图9)内备考表填写方法。盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒(见图6)脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸(见图7)。迹要求工整。长m 国际标准长m x 210- -)页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边(天头)宽20 t 脚)口)口)宽15 1 图8)序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图8)卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。件制发机关的发文字号。档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。文件的标题，一般应职实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“(”号。件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右角加“号。号:卷内文件所在之页的编号。单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，待对卷内文件变化时作说明之用。图9)卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸(见图9)。写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。责任立卷者签名。案卷质最审核者签名。写完成的立卷日期。论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底。案卷各部分按下列格式排列:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装人卷盒保存。6文书档案案卷格式监制文书档案案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。在卷皮封底的下部应印上“由字样。寸l一一l!ll、!召80)例:705宗沈名称)鸽(英目名称)(突卷哑名)卜巴亡叼自年月至年月保管期限 210图21:3705一二机黑? 2 =15=20单位:图314705一一+n 8:目名称)一卜30 (25) 30 (25)l自保管期限出本。共归档号二85)单位。比例，黑2图415705门210 (图5绳单位比例:I，d=30二40二50图6705曰曰门门门口口口210 (185