配电网建设与改造项目档案管理的实践和探索

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 配电网建设与改造项目档案管理的 实践和探索 摘 要配电网工程项目档案中记 录着电网工程修建和改造基本情况，其 不但是配电网工程项目中不可缺少的一 部分，也为将来电网生产运作与改建完 善提供了依据。基于此，本文阐述了建 设和改造配电网项目档案管理的重要性， 并提出了相应的方法，以期更好地发挥 配电网建设与改造项目档案管理作用。 中国论文网 /3/view-13035070.htm 关键词 配电网工程项目；档案； 管理；责任 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.081 中图分类号G271 文献标识码 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 A 文章编号1673-0194（ 2018）06-0-02 配电网的作用是给城市与乡村各 个配电站与用户提供电源。近些年来， 我国电网公司为解决配电网薄弱问题， 投入了大量的人力、财力资源，快速建 设了配电网。随着配电网建设项目的增 多，如何才能做好管理配电网档案工作， 成为了我国电网公司以及省电力公司需 要重点探讨的问题。因此，本文探索了 配电网建设与改造项目档案管理的实践， 希望可以相关行业提供借鉴。 1 配电网工程项目档案的特点 1 牵涉范围广、内容多 与主网工程有所不同，配电网工 程项目施工工序多、范围广。以天津蓟 县供电分企业为例，每一年大约有 120 多个配电网工程项目，并且每个项目都 包括 4 个阶段，即前期、施工、验收工 程与运行。档案管理就包括了很多施工 程序，例如：工程施工、项目审批、项 目设计、项目监理等。 1.2 不确定因素多 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 配电网工程项目因为施工人员、 施工环境、工期节点等问题，会出现很 多不确定因素。要避免此类情况，就需 要档案部门联系各个施工部门，做好沟 通和交流工作，对工程项目最新情况及 时把握。 1.3 配电网系统复杂 配电网络因为进城入村的特性， 与用户生活生产紧密结合。电网具备结 构复杂多变的环网联络接点，设备与装 置有很多种型号，配网自动化应用十分 广泛。但具体来讲，供电企业想要确保 供电的稳定性，既需要对资料规范分类， 也需要控制与分析可靠性指标。 2 配电网建设项目档案管理现状 2.1 档案资料不完备，档案资源 利用率不高 在项目施工中，经常出现材质试 验报告以及原材料进货状况等跟踪记录 不全面的状况，同时还有缺乏工程照片、 填写的隐蔽工程技术记录内容不全等问 题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 在工程验收时，档案资源整合中 经常出现问题。另外，还会出现没有全 面验收资料、字迹材料不符合规范要求、 竣工图编制不完善以及随意变动设计内 容等问题。 2.2 收集难度高，不确定因素多 配电网建设项目与城市规划密切 相关，因为规划时常变更，配电网建设 项目会有很多难以确定的因素，并且工 程的批文通常会联合多个项目，这就造 成工程依据性文件不全问题。当前，主 要由兼职人员负责项目档案信息收集工 作，这就表明由业务部门全权负责收集 档案工作，这就加大了业务部门的工作 负担。通过调查发现，业务部门对项目 档案收集工作并不重视，导致很难以收 集全项目档案。 2.3 档案意识落后，档案交接不 及时 很多项目负责人并没有较高的移 交用户档案资料信息的意识，通常都会 将协议材料、审批材料与许可证等资料 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 原件放入业务部门；很多需要按时移交 的材料信息也没有移交。同时，在资料 管理专职人员新老交替、项目负责人调 整岗位时，档案没有被及时交接，进而 造成了工作前后脱节的现象。 3 加强配电网建设项目档案管理 的有效方法 3.1 落实权责，提高有关人员档 案意识 一是加大力度宣传档案法制，通 过联系和沟通专业人员，构建良好的、 和谐的工作关系，增进专业人员对档案 工作的理解及支持；二是完善岗位职责， 明确权责，并将权责真正落实，哪里出 现问题都能找到相应的负责人，避免权 责不清情况出现。三是提高档案人员超 前控制意识。档案人员需要积极参与到 配电网项目文件建设中，深入了解单位 生产运作情况，从根本上加强档案管理 意识。 3.2 注重制度建设，建立完善的 档案制度 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 一是将交接档案制度落实好。在 工作流程中纳入档案交接工作，项目负 责人在正式离岗之前必须做好档案交接 工作。二是要确保档案工作科学化、标 准化。配电网建设项目归档要求与范围 需要以文件形式发给工作者，确保可以 按照规章制度严格办事。三是要提高各 部门领导干部的档案意识。在结束自检 配电网建设项目后，部T 领导就需要 布置好各环节档案工作检查任务，真正 将任务落实给有关人员。在验收工程中， 以档案工作一票否决制执行为主，建立 完善的档案管理制度，对于表现好的项 目管理人员及时给予奖励，奖励形式包 括物质奖励及精神奖励，以物质奖励为 主，进而大大提高项目管理人员工作的 积极性和主动性。 3.3 提高工作的主动性，做到手 勤、眼勤、口勤 在工作中需要做到手勤、口勤、 眼勤。所谓的眼勤指的是第一时间发现 需要移交的配电网建设项目档案信息资 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 料，通知有关责任人进行移交；口勤指 的是经常与工程技术工作者交流，指导 和培训工程施工以及建设单位的档案工 作人员；手勤指的是档案管理人员要为 工程各个阶段有针对性地提供服务，并 将项目进度信息保存好，做好实时跟踪 工作。 3.4 提高利用率，充分发挥档案 的作用 要在良好、合理的配电网下，提 供优质的、最佳的档案服务，在企业内 形成人人都重视档案管理的氛围，并充 分发挥档案优势，有计划地编研档案， 确保可以充分发挥档案作用，更好地为 有关部门提供服务。同时，无论对于任 何行业来讲，档案的作用都是巨大的， 因此，应积极发挥档案作用，切实促使 档案为有关部门的决策提供科学依据。 3.5 注重培训和提高，加强档案 人员业务工作能力 一是提高档案人员的工作能力。 要组织本企业以及部门负责人学习我国 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 的档案法律法规，重视基层班组对工程 管理文件信息与资料的归档，最大程度 上加强这些人员的管理档案能力；二是 档案人员要熟悉和了解业务工作。无论 是专职档案人员，还是兼职档案人员， 都需要对辖区内建设和规划配电网的基 本知识和工作流程进行了解，并对档案 资料的内容与保存意义深入了解。三是 定期或者不定期对档案人员进行培训， 在培训中使档案人员真正意识到档案管 理工作的重要性，从而在日后工作中可 以更加努力，切实做好自身本职工作， 为发挥档案作用奠定坚实的基础。 4 加强配电网建设与改造项目档案管理 的措施 4.1 注重对档案人员的培训 在工程初期，档案人员就需要与 项目参建单位协调和交流，做好培训工 作，保证电子化工程项目文件的完整与 规范，提高档案人员的工作质量。在培 训中，有关企业应建立完善的培训制度， 严格将培训制度落实，真正从多方面上 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 来加强档案人员整体工作能力，使其真 正意识到档案电子文件收集与整理的重 要性。 4.2 专人负责档案管理工作 配网工程中的项目，虽然建设规 模都不是很大，但是分解项目数量很多， 管理工序也十分复杂，若是不及时收集 和归档建设中的文件资料，就会给工程 建设带来了巨大的经济损失。档案管理 部门应明确意识到档案管理工作的重要 性，规范管理项目档案的各个细节，将 项目档案工作作为一项重点工作进行， 从工程开始到完成，设置专门的档案人 员负责整理和完善档案。在项目刚进行 时，就需要明确档案管理目标，对档案 进行规范分类，并及时归档，确保档案 信息的系统性。另外，档案管理并不是 一项短期的工作，而是一项长期的工作， 需要市区、县级配电网领导和档案人员 的高度重视，唯有从思想上真正重视起 来，才能够更加注重提高档案管理工作 的质量。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 4.3 建章立制，规范高效管理 对于配网建设工程项目从刚刚开 始就需要做好档案管理工作，尽可能做 到提前布置、提前落实，从配备档案人 员、库房建设以及新设施添置等方面入 手，为同步进行档案管理与工程建设工 作奠定坚实的基础。为了规范进行项目 档案管理，各项目建设企业需要构建完 善的档案管理制度，具体需要从如下几 点入手。一是将平常检测施工中是否形 成了完整的、规范的文件材料作为重点 工作，要求工程师在检测工程质量的基 础上，对各大参建企业形成的文件资料 进行检查，并履行具体的签证手续，进 而确保完工资料的完整和规范。二是实 施“提前介入 ”的形式，档案管理部门结 合档案形成的特征，在工程立项之前就 与相关部门做好交流，明确目标及具体 要求，将档案工作作为日常工程管理中 一项重要内容，将前期文件及收集的材 料都给予高度重视。三是设定具体的归 档范围，让工程项目参建单位以此作为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读-