试论大数据应用于档案管理工作的必要性

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 试论大数据应用于档案管理工作的 必要性 摘 要：大数据时代的到来，冲 击着整个社会，改变着人们的工作与思 维方式，也给档案信息化建设理念与技 术带来了机遇与挑战。我们应主动运用 大数据的理念，将大数据技术与水利档 案工作深度融合，使档案工作适应大数 据时代发展趋势，更好更快发展。本文 从大数据的特性及运用出发，分析了大 数据背景下将大数据技术引入档案管理 工作的必要性。 中国论文网 /2/view-12998254.htm 关键词：大数据；档案；档案管 理 大数据时代，档案信息资源的数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 据量呈现出几何级数的增长趋势，资源 用户也对信息的需求表现出“井喷式” 扩 展的态势，为档案工作带来了前所未有 的机遇与挑战。即便是云计算、云储存、 移动互联网等新型信息技术，也难以满 足档案管理工作的需要和档案信息资源 用户对档案的利用需求。在这种情况下， 档案管理技术革新势在必行。大数据是 继云计算、物联网之后的社会信息化的 又一次颠覆性的技术变革，它通过海量、 动态数据的有效集成，推动信息管理科 学化和精细化，有效提升信息利用精准 度和实效性。 1 大数据及其特点 随着计算机科学和互联网技术的 快速发展，我们已经进入了一个大数据 时代。大数据有以下四个特征： 一是数据量巨大（Volume） 。我 国馆藏档案的总量已经达到 4 亿卷。馆 藏数字档案的数量已经从 TB 级别跃升 到 PB 级别， 甚至会达到 ZB 级别。预 计到 2020 年，我国各级综合档案馆纸 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 质档案数字化的数量要比 2010 年翻两 倍。国家和各省的综合档案馆开展了百 万馆藏档案数字化工程，电子档案的移 交和接收也要开始实施。 二是数据类型繁多（Variety） 。 大数据的数据来源多，因此得到的数据 呈现分布和异构的特点，不仅包含文本、 图像、视频等，还有网络日志、地理位 置信息、用户行为信息等。这些不同形 式的数据包括结构化数据、非结构化数 据及半结构化数据，这些数据的构成非 常庞大，构成类型多样，处理和分析方 式各不相同。 三是处理速度快（Velocity） 。档 案工作实际上就是提供利用资源，大数 据形势下的档案管理工作最重要的就是 时效性和便捷性要求，而大数据就具有 较强的时效性，在大数据技术能够实现 网络信息智能化和个性化以及精品化的 基础上，依托互联网的新技术，采用实 时分析和分布式处理模式，全方位实现 档案信息的检索功能、决策功能以及推 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 送功能，从各种类型的数据中快速获得 高价值的信息， 一点和传统的数据 挖掘技术有着本质的不同。 四是价值性高（Value） 。档案的 技术实现必须依赖档案作为载体，大量 的档案数据在运用过程中，数据价值的 密度较低，数据的价值却很高，大数据 的数据相关度不高，数据量庞大且蕴含 巨大价值，但是单个数据的价值很难体 现，档案信息资源能够提供资政查考， 服务社会等不可替代的作用，在大数据 的形势下，只有使用海量数据处理工具， 合理利用数据并对其进行正确、准确的 深度分析，才可以对趋势和结果进行预 测，实现其较高的利用价值。 2 大数据应用到档案管理中的必 要性 随着社会的发展、技术的进步， 无论是档案本身还是档案管理工作都在 发生着深刻的变化：档案理论含义不断 扩展，档案管理技术不断创新，档案业 务环节、载体等都在不断丰富。同时， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 社会对于信息资源的需求呈现出几何级 数的增长趋势。这就要求我们适应新形 势，利用新技术去开展档案管理，因此 在档案管理中引入大数据技术是非常有 必要的。 1、社会管理的需要 目前，由国家统一规划和施行的 智慧城市建设已经正式起步，档案馆需 要借助大数据技术融入智慧城市。智慧 城市建设理念为“ 多用信息少用资源、 多用信息少受灾害、多用信息多利民众” ，需要海量的信息作为资源，档案馆作 为重要的社会文化机构之一，存储有海 量信息，恰恰可以提供这种需要。但是 目前档案的数字化率还有待于进一步提 高，为了跟上智慧城市建设的步伐，有 必要改变传统的管理方式，使社会信息 资源得到更好的开发利用，而大数据处 理技术则是不二选择。 从另一方面来看，智慧城市建设 可以将大量的档案信息融入到智慧城市 的建设中，盘活档案馆中信息资源，加 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 大信息管理、开发，便于政府决策和公 民的利用。而想要盘活档案馆的海量信 息，就必须借助于大数据技术，为政府 借助档案馆加强和创新社会管理奠定坚 实的基础。 2、文件处理的需要 大数据时代，数字化资源、电子 文件以几何速度增长，这给档案文件鉴 定、处理、存储、备份带来了新的挑战。 首先，利用大数据技术做好电子文件的 宏观鉴定，从整体上形成能直接判断文 件价值的方法和能力，为电子文件的进 一步利用打好基础。其次，加大数据技 术在非结构化电子文件处理中的应用， 大数据包括结构化数据、半结构化数据 和非结构化数据，其中非结构化数据的 增长比例一直呈上升趋势，鉴于此，利 用相关数字技术对显性、隐性网络化数 据进行处理，理清数据之间的内在关联， 拓展系统规模和性能，成为空间数据、 图像、数据流等非结构化数据处理的关 键，也是档案工作中非结构化电子文件 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 管理的新方法。最后，利用大数据技术 做好档案数据的存储与备份。档案数据 库的建立和使用，提高了档案管理利用 效率，但是，数据库胀库现象日益严重。 到 2020 年，各级国家档案馆馆藏案卷 将达 6 亿多卷。有限的库房容量致使新 出现的档案无法存储到库房中去，这就 促使我们借助大数据技术优化数据库存 储，提高数据存储效率，节约数据存储 空间。但就目前来说，档案数据存储与 备份技术尚未大规模使用。这就要求档 案馆在加快数据技术开发的同时，尽快 建立跨系统、跨平台、跨数据结构的数 据系统，提高档案利用效率。 3、档案存储方式转变的需要 随着档案信息化管理方式的产生， 档案从以传统的纸质载体为主，转变为 以电子文档、图片、音视频等载体为主， 电子档案的数量越来越多，档案管理人 员需要对这些数据信息进行存储与备份， 但海量的信息资源仅仅采取目前所采取 的云存储、虚拟存储、网格存储等方式 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 是不够的，而要采取新的存储方式。如 今大数据技术得到了广泛应用，档案管 理部门能够建立大数据平台，对档案信 息进行数据存储，在降低存储空间的基 础上有效提升存储质量，并通过智能技 术对数据进行收集整理和分配，通过数 据平台高效处理大量的信息数据，利用 分析用户有关行为数据，不断优化档案 信息的内部存储，提高电子档案的使用 效率。 4、档案服务职能转变的需要 大数据时代，档案管理从实体管 理转变为知识管理，档案用户已经不仅 仅满足于档案展览、查询等传统服务方 式，也不仅仅满足于数据和文件的利用， 他们的需求变得更加个性化和多样化， 希望获得更多数据隐藏的信息和知识， 而数据背后知识的获得就需要通过大数 据技术来实现。 此外，档案的功能和作用发生了 变化，从以前的纯粹重保管转变为通过 先进技术手段分析现、发现和提取有效 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 信息，创造价值。档案服务也将以服务 对象个性化的需求为导向，提供网络化、