试论电子文件对文书档案管理工作的影响及对策

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 试论电子文件对文书档案管理工作 的影响及对策 摘 要：现阶段，电子文件的应 用越来越广泛，对其进行管理也变得更 加重要。基于此，本文分析了电子文件 对文书档案管理工作的影响，着重阐述 了“双套制”的档案管理工作模式、加强 电子文件的归档管理、电子文件的长期 保存、转变档案管理人员的工作理念、 电子文件的加密与还原、基于前端控制 理论的电子文件管理这些电子文件的管 理策略。 中国论文网 /2/view-12830690.htm 关键词：电子文件；文书档案管 理；“双套制 ”管理 随着科学技术的发展，我国的文 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 书档案管理工作也逐渐发生了转变。电 子文件的使用对传统的文书档案管理工 作造成了一定的影响。近些年来，企业 办公的自动化和计算机的普及使用让电 子文件成为了社会主流的文件传输与保 管形式。这样的情况就使得对文件档案 管理工作的方式进行改变和革新成了迫 在眉睫的工作任务。 1 电子文件对于文书档案管理工 作的影响 1.1 对档案原始记录的影响 档案的本质属性是资料的原始性 记录，但是在电子文件中，填写的信息 不一定是最原始的信息。电子文件由于 其特殊的表现形式，所以有着可以随时 更改并难以检测出更改痕迹的特点。接 收到电子文件的人阅读的有可能是最原 始的文件资料，但是也有可能是经过多 人更改后的文件资料，这样无法反应出 真实的情况。 同时，由于现代信息技术的发展， 电子文件从起草到完成都在电脑上进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 操作。在电子文件形成后，人们将其储 存在电脑或者企业的数据库中，企业内 的所有人都能对该电子文件进行下载、 保存、读取与更改，这样的形式使得文 件和档案之间的界限变得模糊1。 1.2 对档案管理归档的影响 电子文件的保存不同于传统的纸 质文件，其归档工作更加复杂。电子文 件保存在计算机上，需要在特定的技术 环境中进行上传和保存工作。由于电子 文件可以进行随时的更改的特点，制作 电子文件的相关人员往往会忽视对其进 行归档的工作。 同时，由于人们对计算机掌握的 程度有差异，不熟悉计算机操作的人员 不能很好的展开电子文件在计算机中归 档的工作，不利于档案管理归档工作的 良好展开。 1.3 对档案保存的影响 电子文件与传统的纸质文档案不 同，在保管时是通过计算机来进行的。 在进行纸质档案的保管中，需要对保管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 环境的温度、湿度、光线、灰尘等等因 素进行控制。而电子文件的保存则需要 计算机安全的技术支持，通过电脑备份、 定期的病毒查杀等等，对电子文件进行 保存。 同时，对于一些重要的电子文件， 除了要在计算机中进行有效的保管外， 还要打印成纸质档案进行保存。 2 基于子文件的文书档案管理 的工作策略 2.1 “双套制” 的档案管理工作模 式 “双套制 ”档案管理是随着电子文 件的应用不断拓展而形成的一种新型的 档案管理模式，主要是通过对档案文件 进行“电子+纸质” 两种形式相结合的保 存方式来实现文书档案的管理。这样的 方式能够有效消除电子文件对于档案原 始记录的影响。 “双套制” 的档案管理能 够实现即使对于电子文件中的信息进行 更改，也能通过纸质档案的查找和对比 进行文件信息的核对和原始信息的获取。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 纸质档案对于电子文件的信息真实度进 行了约束和保证。 进行文书档案管理的相关工作人 员要重视对于纸质档案的保存工作，在 现阶段还无法解决电子文件更改痕迹的 查阅的情况下，对于纸质档案的信息要 更加重视。当然，对于电子文件的管理 与归档工作也要加以重视，尽可能的实 现“双套制”的档案管理模式。 2.2 加强电子文件的归档管理 加强电子文件的归档管理是消除 电子文件对文书档案管理工作影响的最 为直接的一种手段，可以通过提升档案 管理工作人员的专业素养来进行。通过 培养档案管理人员的专业技能，使其计 算机的技能得到提升，对于电子文件的 归档工作能够更好的展开。同时，对于 已经归档的电子文件也要进行严格的管 理，尤其是要重视对于其原始文件内容 进行保存。可以利用将已经归档的电子 文件的属性改成“ 只读性”的模式，防止 电子文件的后期修改对于原始资料的破 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 坏2。 2.3 电子文件的长期保存 电子文件的长期保存是文书档案 管理中较为重要的一项工作，运用的技 术和手段也更加多样。从理论上来说， 由于电子文件以化学磁性材料为载体进 行保存，并且在信息的获取中没有磨损， 所以能够保存较长的时间。但是在实际 的电子文件长期保存中，由于技术和计 算机系统的原因，依旧存在着文件信息 丢失的情况。比如，电子文件存储的硬 盘由于计算机运行时的消耗而损坏，就 会造成电子文件的丢失。电子文件存储 的移动硬盘由于时间过长而有一定程度 的损坏，造成电子文件信息的读取不完 全等等。还有电脑病毒、黑客入侵等等 问题都会造成电子文件的受损和丢失， 降低了档案管理工作的安全性。 进行文书档案管理的工作人员可 以通过多途径的电子文件备份和及时的 电脑病毒查杀等工作的进行对电子文件 的长期保存工作。同时，要对重要的电 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 子文件进行纸质档案的转化并保存。通 过定期和不定期的电子文件抽查工作对 保存的电子文件进行信息的核对工作， 对有读取错误或信息丢失的电子文件利 用其它的文件备份或纸质文件的信息进 行补充，并对该保存方式下所有的电子 文件进行核对，防止电子文件保存的不 完整。 2.4 转变档案管理人员的工作理 念 随着文书档案管理工作发生变化， 档案管理人员的工作理念也要同时进行 转变。档案管理人员在提升自己的专业 素养之外，还要在实际管理工作进行的 时候对于档案管理的理念进行转变，尤 其是在进行电子文件的管理工作中，要 秉持着谨慎的工作态度，以文件信息的 安全保护为工作的原则，展开相应的电 子文件管理与信息读取的工作。例如， 档案管理人员在查阅或核对电子文件的 信息时，不得使用可以连接互联网的电 脑进行，防止电子文件信息的泄露或是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 电脑病毒的侵入。尤其是对一些保密级 别较高的电子文件更要以谨慎的工作态 度进行管理。 2.5 电子文件的加密与还原 电子文件的信息加密是一项保护 信息安全的有效技术。文书档案管理的 工作人员可以利用电子文件的加密和还 原对其进行安全性的管理。例如，哈希 算法就是一种较为先进的加密技术，利 用这种技术，能够实现对电子文件的完 整性进行检测。 通过建立电子文件的加密等级， 对其进行不同程度的加密处理与管理， 能够帮助文书档案管理的工作人员更加 有针对性的展开管理工作。电子文件的 加密与还原是对文件中的原始信息进行 保护，确保电子文件中的原始信息的价 值得到最大程度的发挥。 2.6 基于前端控制理论的电子文 件管理 被动的工作展开不如尽早的进行 准备， “前端控制理论 ”在文书档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 工作的运用主要就是通过主动展开文件 档案搜集与保存工作来实现的。文书档 案管理人员可以通过积极的收集纸质档 文件档案、电子文件、音像文件或奖杯 证书等进行归档，并对这些档案都按照 “双套制”的档案管理模式进行保存。