当好医院办公室主任的几点思考

当好医院办公室主任的几点思考 医院院长思考的重点是医院如何生存、如何发展、如何 改革的大事，而作为院长参谋、助手的办公室主任有责任、 有义务为院长分忧解难。作为办公室主任，应当具备丰富的 理论知识和较高的政策理解能力，具有较强的工作能力和掌 握一定的工作方法和技巧，才能配合院长实现医院发展的目 标，从而为医院的事业发展贡献自己的一份力量。 做一个优秀的办公室主任应在以下几个方面具有相应 的潜质。 1 具有丰富的理论知识和较高的政策理解能力 1.1 医院是一个知识、技术密集的复杂系统，要胜任办公 室主任的工作，应具有较高的理论文化素养和广泛的科学知 识。横向的知识面要宽，包括哲学、社会学、经济学、法学、 人文学、公共关系学等社会知识和现代自然科学知识;纵向的 专业知识要深厚，包括现代管理知识和医学科学知识。这些 知识的取得，一是靠系统的理论学习，二是在工作中干中学、 学中干，不断“充电 ”，进行各项知识的 积累，才能应对办公室 大量的繁杂事务，使工作做到有条不紊，正确处理。 1.2 要当好办公室主任，应具有较强的政策理解能力，要 勤于学习，通过网络、电视、报纸、杂志等新闻媒体了解国内 外最新医学进展，国家出台的有关医疗卫生政策，获取医疗 2 卫生发展的政策信息，使医院的建设发展始终与国家的大政 方针保持一致。要详细阅读和理解上级来文，正确理解上级 意图。此外，院办主任还要注意参加办公会、院周会等各类 会议，详细了解领导思路和工作安排，才能在政策的框架内 正确执行医院的工作部署，保证各项工作的正常、高效运转。 2 具备较强的工作能力 2.1 办事要精明干练。办公室主任所做的一切工作，都可 统称为办事。办事能力体现在对接受的任何一项任务的完成 情况和临时对事务的处理情况。办事能力的基础必须是经验 丰富、知识面广、头脑清楚、思路敏捷。办事能力是由诸多能 力合成的。它包括:（1）专业能力: 既搞会务，熟悉会务; 搞办文， 熟悉办文;搞信息，熟悉信息; 搞接待，熟悉接待。所谓熟悉， 就是掌握工作规律，熟悉工作方法，了解对象，了解自己，得 心应手的做工作。（2）理解和领会能力：办事，基本上是在人 与人交往中进行，离不开接受上级的安排，也免不了同这个 或那个对象打交道。要达到预期目的，就必须很快、很准地 领会领导交待的意图，也要准确无误地听懂、摸清办事对象 的想法，从而采取相应的办法，达到目的。（3）条理性和驾驭 能力：办公室主任面对的常常是千头万绪、繁杂急迫的情况， 这就需要把诸多事务迅速归纳、梳理，分轻重缓急，难易远 近，驾轻就熟地办得清清楚楚，顺顺当当。（4）语言表达能力： 3 办公室主任进行上传下达、汇报情况、协调工作、来客来访 接待等都需要说话，往往说话的能力与办事的成功率有着直 接关系，会说话是办事成功的一个必要条件。这就要做到口 齿清楚，达意准确，还要讲究说话的艺术，说话艺术包含了 感染力、说服力、风度、礼貌等，说话时语言恰当，态度诚恳， 很可能办事就利利索索，所以说语言是一门相当重要的学问。 （5）应变能力或综合处置能力：世界上的事物总是瞬息万变、 不断发展的。办事的计划、预案和想象，常常会与现实不大 相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的想象和方 案完全打乱，在这种情况下，临阵不乱，迅速做出选择，一案 不行另换一案，原则不变，灵活处置，达到预期目的。（6）交 际能力：交际能力是处理人际关系的重要因素。要胜任院办 主任工作，必须善于与人共事，善于激励，影响并与人们相 互沟通。院办作为医院对内、对外的直接形象窗口，在与方 方面面的团体及个人的交往中，一定要掌握分寸、不卑不亢， 使人容易接近，容易被人信赖，从而提高办事的成功率。总 之，办事能力是综合素质的具体体现。 2.2 具有较好的文字表达能力。院办主任除行政事务外， 还需要从事文字工作。无论是编制工作计划，拟定通知、撰 写调查报告、总结报告、会议纪要等，都要有较强的写作能 力，能较为自如的驾驭文字，准确地言词达意。撰写的公文 基本上做到观点明确、思路清楚、层次分明、文字通顺。较为 4 准确地把握字意、词意，理解丰富的词汇，掌握语法和修辞， 有良好的辞章修养和文字技巧。二是学习相关的法律、法规、 方针、政策，具有较高的理论水平和政策水平。三是具备公 文写作的要求，熟练的掌握每种公文的作用及写作要求。四 是掌握第一手材料，应经常深入实际进行调查研究，并进行 分析综合，进而得出正确的结论，使所撰文稿内容实在，所 提措施切实可行。五是具有较强的逻辑思维能力。对于每一 种公文，特别是重要文稿，在写作上一定做到会谋篇布局。 一篇文稿分几个问题去构思，每个问题又分几个层次去写作， 都要反复研究，深刻揣摩，讲意义，作论述，提措施及段落连 接都要精心思考。 2.3 成为有多种技能多才多艺的复合型人才。及时向医 院领导提供大量的、准确的、有价值的信息，特别是超前信 息，已成为院办发挥参谋和助手，开创医院工作新局面的一 个重要标志，要提高办事效率，院办主任应掌握多种技能。 首先应掌握电脑的基础知识和操作技术，利用电脑进行文字 处理，查阅资料等。其次，应熟练掌握传真机、复印机等办公 设备的基本操作，了解摄像、摄影的基本知识和操作技能。 此外还应懂得操作录音机、会场音响设备，通晓接待工作和 礼仪活动，有关文娱活动等方方面面的知识等，以便能得心 应手的做好本职工作。 3 具备一定的工作方法和技巧 5 3.1 办公室主任工作既要积极主动，又要尽职不越位，尽 责不越权。一方面要在接受院长观察力、思考力、决策力的 直接传、帮、带下，做到与院长的默契配合;另一方面，院办主 任对内对外始终处于一个多向性、多渠道联系网络的关键部 位，经院领导授权，在与本系统和外系统的联系中，正确把 握“ 总调 度 ”的尺度，工作要到位不越位，围绕医院既定的管 理目标，调动内外各方面的积极因素，为医院的建设发展服 务。 3.2 锻炼自己的组织管理才干。院办主任有一项重要任 务就是综合协调。做好综合协调，必须具备一定的组织管理 能力;培养组织管理能力，要学会做思想工作，善于处理各方 面的关系;综合考虑各方面的利益，妥善解决问题，抓住关键， 对症下药，协调好各方面的行动。放大参谋和助手作用，努 力实现医院的发展目标。 3.3 创造性地开展工作，实现自己的人生价值。在医院管 理中，院办主任必须无条件服从院长的指示，但绝不是院领 导的附属品，应该有自己的追求，自己的人生观和价值取向。 现代医院已成为垂直发展整体化和横向联系多样化的组织， 要胜任管理工作，需要具备较高的与人共