档案数字化建设实践与发展策略分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案数字化建设实践与发展策略分 析 摘 要：随着我国信息技术不断 发展，推动了我国各个行业的发展进程。 档案管理工作与企业单位实际发展息息 相关，为了能够加强事业单位档案管理 质量，我们必须要对档案管理工作进行 创新，这样才能够充分发挥档案资源的 积极作用。通过融入数字化技术，推动 档案管理工作朝向数字化方向发展，从 而提高档案管理质量和效率。基于此， 本文重点探究档案数字化建设内容，提 出档案管理现存问题，进而分析加强档 案数字化建设的相关方法。 中国论文网 /2/view-13007474.htm 关键词：档案管理；数字化建设； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 发展策略；建设内容 对于任何企业单位来说，加强档 案管理工作都至关重要。企业单位作为 市场的重要组成部分，对推动我国经济 发展有着重要意义。从另一方面说，在 市场经济条件下，企业之间的竞争愈演 愈烈，而档案信息主要是企业单位发展 过程的记载，其中的内容对推动企业发 展、加强日常管理质量有着重要意义。 可见，为了能够提高档案科学化管理水 平，我们必须要融入信息技术，实现电 子化、数字化管理模式，加强档案管理 质量与效率。虽然很多企业已经在档案 管理中加入了计算机等配套设施，但仅 仅是将纸质文档内容转移到了计算机当 中，该种管理方法无法发挥出实质性作 用，在档案管理中依然会出现很多问题。 1 企业单位在档案数字化建设中 存在的问题 1.1 对数字化管理模式缺乏认识 很多企业单位对数字化档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 模式缺乏重视，导致数字化档案管理模 式发展止步不前，这就无法充分发挥档 案资源的价值。同时，档案信息作为企 业发展的重要依据，如果无法提高档案 信息的利用率，会白白浪费企业资源， 使得档案管理工作流于表面。很多很多 管理人员认为档案管理非常繁琐，在纸 质档案管理基础上，还要将档案信息输 入到计算机中，导致管理人员在工作上 不够积极性。这些问题都会在很大程度 上影响档案信息化管理建设进程。 1.2 工作人员的综合素质有待提 高 随着我国各行各业都融入了数字 化档案管理模式，但是数字化档案管理 模式对管理人员的专业素质有着一定要 求。随着档案信息化程度不断提高，但 是管理人员的综合素质却止步不前，很 多档案管理人员甚至不具备数字化业务 技术和专业技能，无法熟练操作 Word、 Excel 等软件。管理人员在输入 信息过程中，速度慢、输入出错等问题 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 屡见不鲜，甚至很多老员工不会操作计 算机，这些问题都会严重影响档案数字 化建设进程。 1.3 档案管理制度不够完善 制度作为开展档案管理工作的基 础，如果企业单位档案管理工作缺乏制 度支持，会导致档案管理工作缺乏规范 性。虽然很多企业单位针对数字化管理 模式提出了制度方案，但是制度内容依 然非常传统，导致管理工作和制度相脱 节，无法提高档案管理质量和效率。再 者，数字化档案管理模式也要有传统纸 质档案作为存根，这就需要才用数字化 管理和传统管理相结合的形式，但是在 实际工作当中却非常难以做到。 2 档案数字化建设内容 2.1 基础设施建设 软硬件结合是档案信息化建设的 基础，支撑着档案信息资源利用与开发 工作。硬件包括服务器、计算机、打印 机等工具；软件主要是信息化平台，在 事业单位系统化平台中增加档案管理模 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 块，这样才能够实现档案资源的共享， 提高档案资源的利用率。 2.2 数字资源建设 在档案数字化建设过程中，由于 会涉及到媒体库、档案资源库等，这就 需要进一步强化档案管理的整体性和统 一性，提高数字化档案管理质量，加强 档案管理的规范性，将传统管理形式转 化为数字化管理形式。这样即可利用网 络平台提高档案信息资源利用率，增加 档案信息资源管理类型。 2.3 标准化建设 为了能够保证档案数字化建设符 合预期标准，必须要不断强化档案信息 管理力度，规范档案管理流程，包括的 档案资源查询、应用、管理、分类、权 限设定等，这些内容必须要做出明确的 规定，特别是一些非公开档案资源需要 设立专有权限，这样才能够实现规范化、 标准化管理目标。 3 档案数字化建设与发展的有效 策略 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 3.1 转变传统的管理方法，实现 管理创新 想要全面发挥数字化档案的积极 作用，我们必须要加强管理方法和管理 理念上的融合，避免二者出现相互脱节 的情况。企业领导需要加强对档案数字 化建设的重视程度，树立科学、合理的 管理理念，这样才能够为后续工作奠定 基础。由于思维决定着行动，这就需要 档案管理人员必须要摒弃传统的档案管 理思想，构建科学化管理模式，以数字 化平台作为基础，加强对档案管理数字 化建设的投入力度，充分发挥档案管理 软硬件的积极优势，提高档案资源的利 用率和共享性，对于重点的档案进行标 注，这样才能够在档案检索过程中突出 重点。同时，需要保障数字化管理平台 的综合性，要求数字化平台中具有数据 库、检索窗口、反馈窗口等模块，这样 工作人员不需要到档案管理室查询档案 信息，而是通过档案管理平台直接检索 文件，大大提高了档案应用效率。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 3.2 完善档案管理制度，加强制 度的实时性 为了能够全面规范档案管理工作， 要求档案管理部门和上级领导能够针对 信息化管理模式制定相应的管理制度和 流程标准。首先，想要从根本上加强档 案管理工作的科学性和规范性，必须要 从法律角度制定相关制度，保障管理制 度在法律允许的范围内；其次，要结合 企业单位实际的发展状况，要求能够按 照规章制度流程开展相关的工作，这样 才能够进一步规范档案管理工作，让管 理工作有章可循，如果企业单位经营模 式出现变化，则需要对档案管理制度进 行调整；最后，构建完善的奖罚制度， 如果管理人员没有按照规章制度开展管 理工作，需要给予一定的惩罚，如果一 个月之内管理工作良好，给予一定的奖 励，这样才能够发挥管理人员的积极性。 3.3 引入先进的设备 为了能够提高档案管理质量和效 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 率，需要根据实际情况引入先进的设备 和管理技术。通过构建完善的共享机制， 提高档案的信息共享范围，提高档案资 源的利用率，避免档案资源应用仅仅局 限在某个领域，要让档案资源变更具价 值、更加系统、更加便捷。同时，为了 能够避免人为因素的影响，例如档案信 息输入错误、漏输等情况，可以采购一 个文字扫描仪，在电脑上下载扫描仪的 驱动软件，再将仪器插入电脑 U 口中， 即可对档案内容进行扫描录入，效率非 常快。但也需要管理人员对输入内容进 行检查，避免出现文字错误问题。 3.4 加强档案管理人员培训工作 档案管理人员作为档案管理中的 主体，工作人员的专业素质会直接影响 到档案管理质量。这就需要结合档案数 字化建设进程，对档案管理人员进行全 面培训，要求培训体系包括制度培训、 计算机培训、专业培训、法律培训、道 德培训等， 这样才能够全面提高管理 人员的综合能力，特别是一些管理软件 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 操作，包括应用平台、Excel、Word 等， 并保障管理人员操作的规范性。同时， 要构建考核制度，要求管理人员培