高速公路工程档案管理存在的问题与对策分析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高速公路工程档案管理存在的问题 与对策分析 摘 要高速公路是国家基础设施 建设的重点领域之一，关系到人民群众 的交通出行。近几年来，高速公路建设 项目在规范化管理水平上的不断提高， 使人们对高速公路工程档案管理工作越 来越重视。高速公路工程档案管理是工 程建设管理的组成部分，是公路建设中 施工管理、竣工验收和工程质量检验的 重要记录依据。此外，高速公路工程档 案还为高速公路的营运、养护、扩建等 提供准确的信息，避免了时间和资源的 浪费，因此，人们应该对高速公路档案 进行精细化管理。本文主要对高速公路 档案管理存在的问题进行详细分析，并 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 提出了相应的解决策略。 中国论文网 /3/view-13035075.htm 关键词 高速公路；工程档案； 档案管理 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.076 中图分类号G271 文献标识码 A 文章编号1673-0194（ 2018）06-0-02 公路工程档案是工程从筹建到竣 工全过程的真实记录，是日后营运管理、 养护、改扩建决策的依据，所以工程档 案工作从刚开始就应高度重视，并把档 案工作作为一项硬指标来抓，以保证工 程档案质量。高速公路施工过程中，会 形成各类工程档案，对这些档案进行科 学合理的管理，是相关人员目前最主要 的工作。在对高速公路工程档案进行管 理r，人们也面临着许多问题，其中， 如何有效控制并保证各参建单位在建设 过程中形成规范、准确的资料并及时进 行管理，是强化档案管理工作最大的挑 战。因此，人们要及时对这些问题进行 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 分析，严格按照要求实行档案全过程管 理，重点从制度建设、严抓人员准入和 强化现场管理等方面入手，最终使档案 管理工作趋于规范化、标准化。 1 高速公路工程档案管理存在的 问题 1.1 档案管理制度不完善 高速公路工程档案中，管理制度 的不完善是档案管理存在的主要问题之 一。许多工程档案管理制度没有与内部 审核、工程交工验收以及企业的承包经 营相结合，缺乏指导性、实操性，导致 公路工程档案精细化管理困难，同时影 响了工程质量的记录。科学、合理的档 案管理制度，是保证档案管理工作的核 心，因此，相关人员需要制定切实可行 的工程档案管理制度。 1.2 档案管理模式缺乏创新 随着我国社会经济和信息化技术 的快速发展，档案管理模式必然会转变 为信息化管理模式。但我国的高速公路 档案管理模式还比较落后，未能与信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 化技术充分结合起来，现代信息技术与 先进的管理理念没有完全融合，同时， 管理人员还要意识到信息化的管理和经 营管理不是简单的结合，而是相互融合 与创新。由于档案的管理尚处在传统的 档案管理模式上，在一定程度上阻碍了 高速公路档案管理实现信息化管理和数 字化管理。此外，档案管理模式缺乏创 新，不仅影响了档案管理工作的质量， 还增加了档案管理工作的经费。 1.3 管理水平的滑坡 管理水平的滑坡主要表现在三个 方面。 第一，未设立专门档案部门，影 响了档案的统筹管理。许多高速项目部 门各司其职，工作中没有相互沟通与联 系，导致资料的形成与工程的建设不能 同步，且质量记录不健全、资料信息不 完善、图纸报告不齐全等现象随之发生。 对档案的管理也缺乏必要的条件和措施， 影响了工程档案的有效统筹管理。 第二，缺乏从事档案工作的技术 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 人员。许多单位未配备专职档案员，档 案工作由兼职档案员兼管，而兼职档案 员往往专业性较差，素质不高，而且缺 乏相应的档案管理经验，对档案工作要 求、管理和验收等方面不能全面掌握。 此外，档案管理人员的地位较低，变动 较大，从而降低了档案管理人员行使职 权的力度，不利于档案管理工作的顺利。 由于大多数参建单位档案管理人员非公 路或档案专业毕业，且没有经过系统性 的档案业务培训，对档案管理的收集、 整理、归档等工作缺乏专业操作，导致 在档案管理中出现了相应的质量问题。 第三，重工程建设、轻档案管理。 在高速公路建设过程中，许多单位对档 案进行粗放式管理，不注重档案材料的 形成、积累和管理，造成了工程档案不 全。此外，有许多工程档案管理部门在 工程完工后，对档案资料进行突击整理， 在整理的过程中将各类文件混淆，增加 了档案管理工作的难度，影响了档案质 量。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 2 高速公路档案管理的对策 2.1 健全档案管理机制，夯实档 案基础 制度是开展工作的先行，建立健 全的工作机制，与档案完整的运动过程 有机联系，贯穿于“ 档案生命周期 ”始终， 是保证档案质量的前提条件，因此，项 目单位须坚持制度管档原则。高速公路 项目建设初期，项目单位应根据档案的 有关要求，制订竣工文件编制管理办法、 实施细则、档案工作考核办法等相应的 档案管理责任制，由专职档案人员对此 进行管理，并严格按照制度的要求和标 准贯彻执行。为实现档案管理的高效和 稳定，动态考核和管控参建单位档案质 量，还需制订竣工文件奖惩及考核办法。 建设过程中，相关人员仍需根据项目实 际情况，不断完善各项档案管理办法， 制订工作计划，从制度上实施有力约束， 为更好地开展档案工作奠定坚实的基础。 2.2 完善档案管理组织机构，强 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 化档案主体责任，推动工作落实 高速公路建设是一项系统工程， 工期跨度长，涉及面广，因此，为了保 证档案管理的系统性和安全性，项目需 要成立相应的“ 档案管理领导小组 ”，设 立管理机构，指定专人负责档案的统筹 规划、组织与协调。在实际的操作中， 要明确好每个部门、每个人的职责所在， 要求由总工担任档案工作小组组长，由 专职档案员负责具体的操作，及时、准 确地对各种文件进行收集、鉴定、整理 和归档，保证档案管理的有序开展。此 外，建设单位在招投标及合同签订阶段， 需约定档案管理责任、档案质量和费用 等相关条款；在过程管理阶段，需加强 履约监管，通过相关的条款、制度约束 各参建单位，促进档案责任主体落实。 2.3 充分利用现代化的管理手段 近几年来，我国的档案学科得到 了有力的发展，从事档案管理的人越来 越多，已完整地建立了档案管理系统， 档案管理工作的效率也得到了快速提高。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 但现代化的档案技术还很落后，没有牢 牢抓住人们处在信息化技术发展时代这 一机会，导致管理手段相对落后。因此， 相关人员要充分运用现代化管理手段， 采用电子计算机、现代通信技术、自动 化控制技术、 “互联网+”等先进的管理手 段，与信息化技术充分结合起来。此外， 管理人员观念的转变，是实施现代化管 理手段的基础，还要使用较为先进的管 理设备，以实现对档案管理的信息化管 理，不断提高高速公路档案管理的质量， 从而形成完整的、系统的档案管理系统。 2.4 加强人员配备，严把人员准 入关 档案员的责任心、积极性、业务 水平等方面，对项目档案收集齐全、完 整起着至关重要的作用，所以在项目开 工前，建设单位需对各参建单位专职档 案员进行面试，对不合格档案员要求及 时更换。例如，仁博高速新博项目在项 目开工前，对全线 22 名专职档案员进 行面试，更换 3 名不合格档案员；同时， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 在合同文件中明确规定，未经发包人同 意擅自更换档案员的予以 2 万元处罚。 新博项目开工 3 年来，只有 1 名档案员 因个人原因离职；且档案员整体素质较 高、人员稳定，使得项目档案管理工作 在南粤公司历年档案考核、上级领导检 查等方面都取得了较好的成绩。 2.5 强化现场管理，狠抓整改落 实 俗话说：“ 万事开头难 ”，项目档 案管理同涌 头难。项目档案管理要 开好头，就得先建立好框架，所以，项 目在开工前，各参建单位需根据批复分 部分项划分为若干卷（预立盒子）进行 积累，并在盒脊背上标注单位工程名称、 分部、分部工程名称，并按分部工程编 号的顺序排列上架，待资料形成后对号 存放。要确保资料的齐全完整、及时准 确，还得加强过程检查，采取措施激励 共进，把档案检查纳入月度综合检查和 专项检查中，发现问题狠抓整改，针对 发现的档案问题，综合运用发文通报、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 整改通知单等形式督促整改。在项目建 设中，难免会存在个别落单单位，但不 能置之不理，且要对这些单位进行扶贫， 以确保整体水平，因此，需树立标杆单 位，组织全线进行交流学习，要求好的 单位做经验介绍，扶贫较差单位，并对 优秀单位进行表彰通报。 项目档案管理还需规范化，在建 设过程中，根据施工阶段，对各参建单 位进行档案工作交底，统一做法。档案 工作交底的内容主要有档案库房软硬件 设施配备标准、原始记录本填写要求、 往来文件划分、照片档案收集范围以及 竣工图编制要求等。 2.6 明确档案管理目标，治理档 案通病 在高速公路档案管理中，要制定 科学、合理的档案管理工作目标，明确 实施档案管理的目的是，对质量档案通 病进行严格的控制。同时，项目的相关 负责人也要树立现代化档案管理意识， 充分认识到档案管理工作是推动项目建 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 设发展的重要保障，以及改变以往“重 建设、轻档案” 、资料临时抱佛脚、资 料后补的思想。在明确目标的基础上， 对高速公路的档案管理进行有效控制， 以确保过程精细化管理，从而提高档案 管理的整体质量。 此外，针对高速公路旱季大干， 资料严重滞后的现象，管理部门需不断 创新管理手段，把档案管理工作纳入劳 动竞赛，且要占整个劳动竞赛 10%的比 率，从而提高各部门的档案管理意识， 确保资料质量，实现工程资料的形成与 工程建设的同步进行，改变以往高速公 路旱季大干期间资料严重滞后的局面， 最终消除档案管理中的通病。 3 结 语 本文通过对高速公路档案管理存 在的问题进行分析，对此提出了一些有 效的管理策略。科