12-13第二学年《档案管理学》复习题

档案管理学复习题 一、填空题(每空 1 分，共 10 分) 1.文件的生命周期大致可以分为四个阶段，即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时 保存(或“休眠”)阶段和文件永久保存阶段。 2.馆藏建设的四大原则是有机关联性原则、效益原则、特色原则和弹性原则。 3.归档不仅仅是文件的转手和移交，它是一种具有重大意义的法律性、历史性行动。 4.档案信息处理语言按其构成原理，可以分为分类法语言、主题法语言和代码语言等。 5.全宗之下、案卷之上的档案实体分类层次，可以称为“系列“，对“系列分类表“人们一般称 其为全宗内分类方案。 6.档案著录是对档案文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 7.所谓按事由类同性分类，就是主要按社会职能的专业化分工(或分工)类分档案信息。 8.我国国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满 30 年向社会开放。 9.档案指南有全宗指南、档案馆指南(或档案馆介绍)、专题指南三种。 10.档案统计，从广义上说，包括档案实体统计、档案管理活动统计和档案事业统计三方面 的内容。 11.档案的内在联系性，决定了集中在一起的档案才具有整体功能。 12.档案法规总的来说，是从存档范围和保管期限两个方面，对档案信息的输入、储存问题 进行了规范。 13.智能控制是对档案信息更高程度的控制。智能控制的深化有助于导致实体控制的简化。 14.立档单位必须是具有相对独立社会职能，并主要以自己名义对外行文的社会主体单位。 15.档案整理首先是从区分全宗开始的，这是因为档案信息的有机关联性首先是在这一层次 上体现出来的，而且，它也是档案馆(室)对档案进行日常科学管理的基本单位。 16.对档案内容所涉及事物的著录所形成的条目，是编制索引的基础。 17.档案检索工具具有存储、检索、交流报道档案信息三项功能。 18.档案展览本身就是提供档案信息服务(或档案信息)的现场，利用者可以从中得到较为集 中和系统的材料。 19.全宗名册是用来统计档案馆保存的全宗数量，并固定全宗号的登记册。 20.借阅服务是应用面最广(普遍)的档案信息服务方式。 二、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序 号填在题干的括号内。（每小题 1 分，共 10 分) 1.所谓馆藏建设就是对文件或档案加以( C )，使之入藏于档案馆(室)的行为或过程。 A.统计 B.整理 C.选择 D.编目 2.( C )是档案本源性的概括和反映。 A.弹性原则 B.有机关联性原则 C.特色原则 D.效益原则 3.根据全宗和全宗群内档案文件的完整程度对档案文件价值的影响，当年度统计报表缺失时， 月报表的保存期限就应( B )。 A.缩短 B.延长 C.终止 D.不变 4.档案信息主要储存于档案原件之中。在档案信息处理过程中，把组织整理档案原件使之有 序的过程或行为称之为档案( B )控制。 2 A.信息 B.实体 C.智能 D.馆藏 5.以县以下机关为例，可以作为立档单位的是( A )。 A.县民政局 B.县公安局派出所 C.镇粮食管理所 D.镇邮电支局 6.著录格式是指构成（A )的各个项目在一定物质载体上的排列顺序及其表述方式。 A.条目 B.标目 C.目录 D.索引 7.中国档案主题词表是( C )语言。 A.标题法 B.单元词法 C.叙词法 D.关键词法 8.(A )既能用于组织馆藏和进行档案统计，又可用于检索。 A.案卷目录 B.分类目录 C.主题目录 D.专题目录 9.向用户提供档案的译文属于( C )服务。 A.复制 B.事实咨询 C.文献咨询 D.档案知识咨询 10.档案统计就是通过( A )的联系，对档案工作领域中诸现象的数量关系进行观察、分析 和研究，从而揭示其发展过程、现状及一般规律的工作。 A.质和量 B.宏观和微观 C.主体与客体 D.内容与形式 11.只有在档案发挥作用带来的利益( A)因保存档案而付出的代价时，档案才具有保存价值。 A.大于 B.小于 C.等于 D.近似于 12.直接鉴选法意味着( C )。 A.应逐份审阅文件的标题并确定其价值 B.应仔细查寻档案文件的有关目录并确定其价值 C.应逐份审阅文件的内容和形式并判定其价值 D.直接销毁档案文件 13.综合档案馆对于( C )的档案一般不收藏，但其中个别典型性、代表性单位的档案仍可 择其重要的收藏。 A.一级单位 B.二级单位 C.三级单位 D.中央或省直属单位 14.保持档案的历史联系，首先应保持档案在( C )。 A.时间上的联系 B.内容上的联系 C.来源上的联系 D.形式上的联系 15.在既有文书档案又有科技档案的企业综合档案室，对全宗内档案实行综合统一分类时， 可以主要按( B )分类。 A.年度 B.企业职能 C.实物 D.地域 16. “青年作家”是由“青年”与“作家”进行( A )组配得出的更为专指的概念。 A.概念相交 B.概念限定 C.概念概括 D.概念联结 7.(.D )是组成目录的最小单位。 A.卡片 B.著录项目 C.标目 D.条目 18.专题目录和专题索引的共性在于( D )。 A.都是对档案内容中某种专门事物的揭示 B.都能独立地检索档案 C.两者组成的基本零部件都是条目 3 D.选题、选材原则上类同 19.( A )属三次文献。 A.专题指南 B.专题目录 C.专题索引 D.主题目录 20.档案馆向档案事业管理机关报告全宗情况的工具是( D)。 A.全宗指南 B.全宗名册 C.全宗单 D.全宗卡片 三多选题（每题 2 分共计 10 分） 1下列属于专门档案的是（ CE ） A 各种行政性或政治性的公文 B 科研报告 C 婚姻和工商登记档案 D 设计任务书 E 医院 的病例 2中国第二历史档案馆负责收集和保管（ ABCD ） A北洋政府档案 B国民党政府档案 C伪满政权档案 D 汪伪政权档案 3档案馆档案的主要补充源是（ABCD） 现行机关档案 撤销机关档案 组织和个人保存的散失档案 档案馆之 间交接的档案 4适用于有些现行机关的档案分类法是（CD） 。 A.问题年度分类法 B.组织机构年度分类法 C.年度问题分类法 D.年度 组织机 构 5声像档案亦称（AC） A音像档案 B录音技术档案 C视听档案 D录像业务档案 6下面属于档案的是（ ACDE ） 7中国第一历史档案馆负责收集和保管（ABD ） A清代政府档案 B明代政府档案 C伪满政权档案 D明清前各朝代政权档案 8.在中央设置的综合性档案馆有（ABC） A中央档案馆 B中国第一历史档案馆 C中国第二历史档案馆 D中国科学技术档 案馆 9从文件归档的要求看，下列文件中需永久保管的是（ABC） 本机关机构演变、领导人任免的文件材料 下属机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料 上级机关颁发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件 上级机关颁发的非本机关主管业务也无需贯彻执 10、电子文件（档案）的价值鉴定包括（ ACD ） A技术鉴定 B非组织化鉴别 C网络随机抽样鉴定 D网络在线抽样鉴别 五、名词解释(每题 3 分，共 15 分) 1.案卷：是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系 的文件组合体，是文书单案的基本保管单位。 2.案卷目录：是案卷的名册，是先将装订好的一个年度的案卷按一定的方法排列，然后 再根据其排列顺序逐一编号登录而成的。 4 3.开发档案：就是将一般可以公开的以满一定保管期限的档案文件向社会开发。 4.全宗：是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践活动中所形成的档案的有机 整体。 5.档号：是档案室在档案整理过程中对档案的编号，通常包括：全宗号、目录号、卷号、 件号和页号。 6.主题词：是将自然语言中的名词术语，经过优选和规范化处理，在标引和检索时用 以表达各种概念的词。 7.历史档案：通常是指中华人民共和国建国以前形成的档案。 8.大事记：是以档案记载为主体依据，按时间顺序简要记述特定历史时期的重大事件和 重要活动的史料型参考资料，属于三次文献。 9.档案馆指南：又称档案馆介绍，是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案个有关文献， 指导利用者查阅的一种档案检索工具。 10.档案证明：是档案馆（室）根据利用者询问和申请，依据馆（室）藏档案内容制发 的证明某种事实的书面材料。 六、简答题 (每题 5 分，共 20 分) 1.如何确定文件成文日期？ 答：一般情况下，成文日期是以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过 日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准； 电报以发出日期为准。 2.简述档案整理的原则? 答：整理档案必须保存文件之间的历史联系。整理档案必须利用源基础。整理档 案必须便于保管和利用。 3.编制档号应坚持什么原则？ 答：唯一性原则。合理性原则。稳定性原则。扩充性原则。简单性原则。 4.简述光盘档案的特性？ 答：信息存储密度高；与计算机联机能力强；影像还原效果好；便于大量复制； 运用范围广。 5、如何理解以“件”为整理单位？ 答：件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。特殊情况：文件的正本与定稿 为一件。 正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订，也可各为一件。正文与文件 处理单等为一件。原件与复制件为一件。 转发文与被转发文为一件。 报表、名册、图册等，一册（本）作为一件。来文与复文可为一件，也可分别各为一件。 6.简述档案馆档案的来源? 答：1)接收现行机关的档案 2)接收撤销机关的档案 3）收集和征集历史档案 4）档案馆 之间交接档案 7.简述立档单位及其构成条件 答：形成全宗的单位，称为立档单位，又称全宗构成者。构成立档单位的条件主要有以 下三个方面：1）可以独立行使职权或进行管理，并能主要以自己的名义对外行文。2）设有 5 会计单位或经济核算单位，可以编造预算或财务计划。3）设有管理人事的机构或人员，并 有一定的人事任免权。 8.简述鉴定价值的原则？ 答：从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值是鉴定工作总的指导思想，也是档 案价值评价的基本标准。即：1）全面的观点。2）发展的观点。3）历史的观点。4）效益的 观点。 9.档案保管期限表的内容有那些？ 答：1）通用档案保管期限表。2）专门档案保管期限表 3）同系统机关档案保管期限表。 4）同类型机关档案保管期限表。5）机关档案保管期限表。 10、试述档案检索工具的分类？ 答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。 按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检 索工具。 按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具， 若干范围检索工具。 按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。 11、文件整理装订前如何对一些文件进行排序？ 答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发文件在 前，被转发文件在后。复文在前，来文在后。汉文在前，少数民族文字文本在后。不同文字 的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后。 有文件处理单的可放在最前面。 7、论述题： 七、论述题(每题 10 分，共 20 分) 1、如何理解以“件”为整理单位？ 答：件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。特殊情况：文件的正本与定稿 为一件。 正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订，也可各为一件。正文与文件 处理单等为一件。原件与复制件为一件。 转发文与被转发文为一件。 报表、名册、图册等，一册（本）作为一件。来文与复文可为一件，也可分别各为一件。 2、试述档案检索工具的分类？ 答：按编制方法分，可分为目录、索引、指南。 按载体形式分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式检 索工具。 按检索范围分，可分为全宗范围检索工具，档案馆范围检索工具，专题范围检索工具， 若干范围检索工具。 按功能分，可分为馆藏性检索工具，查捡性检索工具，介绍性检索工具。 3、文件整理装订前如何对一些文件进行排序？ 答：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发文件在 前，被转发文件在后。复文在前，来文在后。汉文在前，少数民族文字文本在后。不同文字 6 的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后。 有文件处理单的可放在最前面。 4、试述档案统计工作的体系？ 答：档案统计工作体系大致可分为四个层次：第一，全国档案工作基本情况统计。由国 家统计局批准，国家档案局组织实施。现已实行的全国档案事业统计年报制度，采用了统一 上报软盘，计算机汇总。第二，专业系统档案工作基本情况统计，由专业主管机关组织进行。 第三，地方档案工作基本情况统计，由地方各级档案行政管理部门组织进行。第四，档案馆 和档案室工作情况统计，由各档案馆和档案室组织进行。 八、案例思考题一：(每题 15 分，共 15 分) 1、某机关秘书王 XX 在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放 地点，在既未请求局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将 1957 至 1969 年期 间形成的档案从柜中搬出，装入麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后， 在长达半年多的时间里，王 XX 既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过 问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王 XX 作了 深刻检查，并被行政警告处分。 思考：从这起档案误销事件中，我们应该吸取怎样的教训？档案销毁的基本程序是什么？ 解：从这起档案误销事件中，我们应当从中汲取：平时我们在从事档案工作中，应当树立档 案销毁制度观念，销毁的档案必须是经过严格的鉴定程序鉴定确认失去保存价值的档案。王 某在这一点上首先就没有经过领导的确认便擅自销毁档案这一做法显然是错误的。 档案的销