xx物业公文管理规程

XX 物业公文管理规程 1.0 目的 规范公司级文件、以公司名义对外发的正式公函和公司内部文档的产生、 签批、流转和落实。 2.0 适用范围 适用于公司内外部公文管理，含发文和收文管理。 3.0 定义 公文一般有决定、通报、公告、启事、通知、报告、请示、纪要、函、 备忘录、传签单等。 4.0 职责 4.1 公司执行总经理负责公司级发文的审批和公司收文处理意见的审批。 4.2 各部门（项目）经理负责所分管部门或业务板块文件的审核，及按本文 件授权进行文件的审批。 4.3 行政人事部行政助理负责公司级文件的接收、登记、送文、取文、分发 等。 4.4 各部门（项目）经理负责本部门文件的提交和接收，必要时部门（项目） 经理指定专人进行协助。 5.0 程序要点 5.1 公文的分类 5.1.1 按使用用途分为： 上行文：请示（需要批复） 、报告 下行文：决定 平行文：通知、备忘录（含内部备忘录） 、公函、工作联系函（需要回 复） 综合文：公告、启事、纪要、传签单（跨部门、级别） 5.1.2 按使用场合分为 外部公文：与公司和集团外部单位联系事宜的公文 内部公文：在公司内部传递信息的公文 5.1.3 发文按权限效力分为 公司级发文：指经执行总经理审批的，并加盖公司印章的公文，若是发 文则一般使用红头文件 管理级发文：指经执行总经理授权行政人事部、财务部进行审批的，并 加盖行政人事部、财务部印章的公文 项目级发文：指经执行总经理授权项目负责人进行审批的，并加盖项目 “客户服务中心”或其它印章的公文 5.1.4 收文按权限效力分为 公司级收文：指公司各部门收到的以公司名义为送达对象的文件，由接 收部门必须在当日将公文内容传递到行政人事部行政助理处，最终按执 行总经理审批意见执行 部门级收文：指公司各部门收到的以项目名义或其它部门名义为送达对 象的文件，由接收部门（项目）经理负责处理 5.2 发文的格式：见附件 5.3 公司发文的管理 5.3.1 公司级文件：行政人事部行政助理拟稿行政人事经理审核必要时相 关人员审核执行总经理审批行政助理印制用印行政助理发布， 审批流程一般情况下采用背书签批，征询人员较多时可用传签单。 5.3.2 管理级文件和项目级文件：部门（项目）经理审批部门用印部门内 业发布和上报备案，审批流程一般情况下采用背书签批，征询人员较多 时可用传签单，上报备案一般使用扫描件上传到公司服务器。 5.3.3 文件编号 5.3.3.1 行政助理负责公司红头文件编号，公司红头文件统一编号为“XX 物业 年份（四位数）文件字第（三位数）号” 。 5.3.3.2 文件传签单 、 文件处理单及内部备忘录按“年度-流水号” 由 OA 自动生成编号。 5.4 公司收文的管理 5.4.1 公司级收文：收文部门/人员签收行政人事部行政助理编号登记行 政人事经理初步意见必要时相关人员意见执行总经理审批意见行 政助理按意见执行存档，签批一般使用收文处理单 ，若是工作联 系函、会签单等可以直接由处理人进行签批。 3 / 10 5.5 文件归档 5.5.1 行政助理每月底将需归档的纸质及电子文档进行整理后，统一存档。 5.5.2 对外重要的传真件均需存入档案室。发件人在发传真前应复印并自己留 用，原件交综合文员发送传真后，由综合文员转行政助理存档。 5.5.3 各部门（项目）负责人签批的一般性工作往来文件由各部门自行存档。 6.0 记录 6.1 文件格式 6.2 发文处理单 6.3 发文登记簿 （内部文件） 6.4 发文登记簿 （外发文件） 6.5 收文处理单 6.6 收文登记簿 7.0 相关支持文件 7.1 档案管理规程 文件格式 XX 物业管理有限公司文件 （上行字体为红色字-已完成印刷） XX 物业年字第号 签发：(本行采用四号字体,居中) 标题(红色反线下空两行，居中，字体为黑体加粗，字号为小二) 部：（正文在标题下空两行，本行及以下未特殊说明之处为宋体四号字） 正文 附件（在正文下空一行，左空 2 字）： 1、 、 年月日 加盖公司印章(应压年月日) 主题词: （居左顶格，四号黑体加粗） 主送：（左空一字，单位间用顿号格开，最后一个主送机关后标句号） 抄送：（同主送） 5 / 10 印数： 印发时间：（右空一字） 发 文 处 理 单 文件标题 文件编号 发文时间 主送单位 抄报/抄送 拟稿人 部门（项目） 经理 初审 行政助理 规范格式 行政人事部 经理审核 执行总经理审阅/签发： 日 期： 备注 文档印数 份 行政助理 归档 7 / 10 发 文 登 记 簿（内部文件） 发放登记 文号 文 件 名 称 发文时间 份数 主 送 抄 送 行政人事 部 财务部 客服中心 工程维修 部 秩序维护 部 环境管理 部 发 文 登 记 簿（外发文件） 发放登记 文号 文 件 名 称 发文时间 份数 主 送 抄 送 经办人签收确 认 文件送达确认 外单位回复确认 9 / 10 收文处理单 收文编号： 密 级： 来文单位