上海大学报销指南

上海大学报销指南 目 录 一、 各类业务办公地点、联系电话 .2 二、 上海大学开户银行信息 .2 三、 上海大学外汇银行账号信息 .3 四、 上海大学增值税专用发票信息 .3 五、 财务报销流程 .3 六、原始票据 5 1. 原始票据受理有哪些基本要求？ .5 2. 哪些票据报销时不予受理？ .5 七、报销支款单 6 1. 上海大学报销支款单 .6 2. 怎样填写报销支款单？ .7 八、支出内容和报销范围 8 （一）学院、部门经费 8 （二）项目经费 9 九、报销时应携带的其他相关材料 .10 1. 资料费 10 2. 印刷费、打印费 11 3. 版面费、出版费 11 4. 市内差旅费 11 5. 国内差旅费 11 6. 国际合作交流费 12 7. 会议费 12 8. 维修费、修缮费 12 9. 测试化验加工费 13 10. 劳务费 13 11. 设备购置及使用费 13 12. 办公用易耗品购置/办公用品 .14 13. 实验实习材料费 14 14. 实习、毕业设计指导费 15 15. 学生活动费 15 16. 答辩、评审费 15 17. 专家咨询费 15 十、借款业务 .15 1、什么是借款？ 15 2、借款流程 15 3、如何办理借款及冲销？ 15 十一、经费卡挂失、补卡流程 .16 一、 各类业务办公地点、联系电话 2 业务类型 校本部 延长校区 嘉定校区 报销、转账、 借款、冲销、 设备购置 行政楼301室 电话66132341 66136210 北大楼202室 电话56331890 56331221 综合楼107室 电话69982391 出国换汇、核 销 行政楼303室 电话66134273 - - 经费卡办理 行政楼301室 电话66132341 - - 财务处对外报销时间 周一至周四 上午8：00-11：15 下午 1：00-4：00 周五 上午8：00-11：15 二、 上海大学开户银行信息 宝山校区 单位名称：上海大学 银行账号：033270-00801210489 开户银行：中国农业银行上海市宝山区大场支行 银行行号：103290005138 延长校区 单位名称：上海大学 银行账号：033584-00801000968 开户银行：中国农业银行上海市闸北区共和支行 银行行号：103290041057 嘉定校区 单位名称：上海大学 银行账号：038071-00040057360 开户银行：中国农业银行上海市嘉定支行 银行行号：103290004037 三、 上海大学外汇银行账号信息 3 Account Name Shanghai University Account Number 30601442920000443 Bank Name Jingan Sub-branch, Shanghai Pudong Development Bank, Shanghai, P.R.China. Bank Address No.669, West Beijing Road, Shanghai, P.R.China. Swift NO. SPDBCNSHXXX 四、 上海大学增值税专用发票信息 单 位 名 称： 上海大学 纳税人识别号：31010842502637X 地 址、电 话：上海市延长路149开户行及账号：农行闸北共和支行033584-00801000968 五、 财务报销流程 4 六、原始票据 1. 原始票据受理有哪些基本要求？ 1) 票据要求真实、合法、准确、完整。 报销手工发票请先登录手工发票所在省市税务网站查询发票真伪，并在报销时附上打 印的查询结果。若本市开具的发票，可在上海财税网进行发票真伪查询，查询网址htt p://wsbs/WSBSptFpCx_login.jsp。 查询国际航空运输专用发票，华东总局税号：310105002403217,发票代码:*121* *无法查询的,请输入*111*进行查询。其他总局税号,请咨询开票单位。 报销飞机票（即航空运输电子客票行程单）请先自行验真，查询显示的行程单应与你 所持有的行程单（包含金额）一样，并在报销时附上打印的查询结果。春秋航空的机 票可在春秋航空网进行真伪查询，查询网址 /AirOrder /CheckFlight；其他航空公司的机票可在信天游网进行真伪查询，查询网址http:/ww /travelsky/static/home/。 2) 票据上方须印有税务或财政部门的票据监制章，票据上须盖有开票单位的发票专用章或财 务专用章。 3) 发票的付款方名称（俗称台头）应填写“上海大学”。 4) 票据内容不能擅自添加、涂改、合计金额计算准确、大小写一致，不得涂改、挖补。 5) 购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额，货物较多无法一一填写的，需附上供货单 位出具的清单或电脑小票。 6) 办理业务所取得的票据，应该在票据取得的合理会计年度内办理报销。 2. 哪些票据报销时不予受理？ 1) 票据上方未印有税务或财政部门的票据监制章。 2) 票据开具内容与开票单位经营范围不符，或内容不完整（如无数量、单价、金额和经济业 务内容）。 3) 未加盖开具单位财务专用章或发票专用章。 4) 金额大小写不符，或金额挖补、涂改。 5) 同车号出租车票。 6) 手开发票未用复写纸三联复写。 7) 发票兑奖联已撕。 8) 发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”等字样、以代码冠名 、开具的发票中单位为“批”的而未提供有效购货清单。 5 9) 票据为未成年人火车票、飞机票 10) 假发票等其他不符合财务规定的发票。 七、报销支款单 1. 上海大学报销支款单 报销支款单一式两联复写，第一联白联为结算联，财务报销使用；第二联红联为存根联， 报销人自行保管留存。 上海大学报销支款单分为两类： （1）学院（部门）经费 （2）项目经费 6 2. 怎样填写报销支款单？ 1) 在学院（部门）处，填写所属学院或部处。 2) 在经费卡项目代号处，填写完整的经费卡号，包括字母、连接符和数字（经费卡号的第三 个字段-*- 代表经费立项年限）。同一类经费卡（即编号前三位相同的经费卡）的报销内容，可填写 在一张上海大学报销支款单。 3) 在附件处填写所附票据张数。每张报销支款单的附件控制在50张内。 4) 在相应的报销内容栏，填写报销发票金额。 5) 在报销金额（大小写）处，填写所报销发票的总金额，要求字迹清晰、工整，大小写金额 一致。如有错误不能涂改，需重新填写支款单。 6) 在结算方式处，打“”选择相应的方式。选“汇款”的需提供供货方名称，账号，开户 银行信息；选“进卡”的需在报销支款单下方的“农行借记卡”信息栏依次填写进卡人的 教职工工号（在读研究生学号）、姓名及进卡金额；选“内转”的需要填写转入部门(项 目)的经费卡号。 7) 填写部门(项目)负责人、报销（经办）人姓名、联系电话。报销经办人、部门（项目）负 责人不得为同一人。 7 八、支出内容和报销范围 （一）学院、部门经费 1、办公用品：是指不纳入固定资产管理的日常办公用品（低值耐用品、一次性消耗品） 、文具纸张、报刊杂志、清洁用品等支出，含笔、夹、取暖器、电话机、档案袋、信封、纸张 、计算器、名片、购发票、办公饮用水、纸杯等。 2、资料、印刷、打印费：是指因业务需要用的资料、书刊、讲义、考试试卷的装订印刷 费、复印打印费、购买书籍、电子资料的费用等。 3、论文、版面、出版费：是指论文的版面费、审稿费；图书、调查问卷材料、调研报告 和研究成果的出版费等。 4、电话、网络费：是指各学院、部门的电话费、传真费、网络通信费等。 5、邮寄费：是指信函、包裹、货物等物品的邮寄费、机要费、快递费。 6、市内差旅费：是指在上海市开展调研、参加会议、培训等活动所产生的交通费用。如 ：上海市的公交车票、地铁票、出租车票等。 7、国内差旅费：是指离开上海市，开展调研、参加会议、培训等活动所必需的费用。其 开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、会务费等。 8、交通工具运行维护费：是指学校公务车辆的燃料费、通行费、维修费、保险费、养护 费、交通工具的租用等费用。 9、实习、毕业设计费：是指本专科生为完成专业所需实习、毕业设计所需的材料费、资 料费、实验实习、毕业设计论文费、指导费、答辩费、评审费。 10、实验实习材料费：是指完成业务活动但不纳入固定资产管理范围的专用材料支出。包 括教学实验实习所需材料、药品试剂、动物、植物、养殖、标本、样品的采集费、低值易耗品 、工具以及艺术专用耗材和用品等。 11、体育材料费(体育学院专用)：是指购买体育学院教学、训练、比赛用体育耗材用品的 费用。 12、培训费：是指各类培训支出。包含教师因业务需要，批准外出进修所发生的进修费、 住宿费、交通费、伙食补助费；职工因工作需要经进行的业务学习、培训发生的学费等费用。 13、公务接待费：是指接待来访宾客的各类接待费用，包括餐费、住宿费、交通费等费用 。 14、会议费：是指学校各部处、单位、各学院（系）单独或联合主办、举办或承办的各类 工作、业务会议以及组织的各类活动（以下简称会议）所发生的费用，具体包括：会议场地租 赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费；按规定开支的房租费、伙食费；会 8 议聘请专家发生的咨询费、劳务费及其他相关费用。 15、国际合作交流费：是指本校教职工出国、回国、赴港澳台地区的旅费（含保险）、住 宿费、伙食补助费、签证费、护照费、杂费以及邀请国外学者来华访问交流的国际旅费（含保 险）等。 16、维修费、修缮费：是指固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信 息系统运行与维护费用等支出。包括行政后勤办公用一般设备、教学科研专用设备的维修费、 维护费、软件升级；房屋、道路水电修缮、维护如水电材料；网络系统管网的维护等。 17、水电煤等能源费（学校专用）：是指单位业务活动产生的日常水费、电费、煤气费、 燃油费等。 18、答辩、评审费：是指研究生论文答辩费、评审费、答辩秘书费。 19、劳务费：是指我校支付给外单位（含个人）的费用，包括临时聘用人员、稿费、翻译 费、评审费、讲座费、搬运费、清洁工费等。 20、学生活动费：是指为开展学生活动所发生的文印费、交通费、文体活动材料费等。 21、设备购置：是指购置或自制按会计制度纳入固定资产管理的一般家具、办公设备；各 类专门用途的教学、科研、体育设备购置、运输、安装费、自制专用仪器设备的材料、配件购 置和加工费；各类交通工具的支出（含车辆购置税）；各类图书、电子读物和资料的费用。 （二）项目经费 1、资料费：是指购置书籍、电子资料等费用。 2、印刷费：是指资料、调查问卷材料、调研报告和研究成果等的装订印刷费、誊写费、 复印打印费。 3、出版费：是指论文的版面费、审稿费；图书、调查问卷材料、调研报告和研究成果的 出版费等。 4、市内差旅费：是指在上海市开展调研、参加会议、培训等活动所产生的交通费用。如 ：上海市的公交车票、地铁票、出租车票等。 5、国内差旅费：是指离开上海市开展调研、参加会议、培训等活动所必需的费用。其开 支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、会务费等。 6、国际合作交流费：是指出国、回国、赴港澳台地区的旅费（含保险）、住宿费、伙食 补助费、签证费、护照费、杂费、以及邀请国外学者来华访问交流的国际旅费（含保险）等。 7、会议费：是指组织(开展)项目开题、专题学术研讨、成果鉴定、咨询以及协调项目或 课题等活动而召开的小型会议费用。具体包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件 资料的印刷费、宣传费；按规定开支的房租费、伙食费；会议聘请专家发生的咨询费、劳务费 9 及其他相关费用。 8、维修费：是指项目研究所用固定资产的安装费、维护费、修理费等，包括设备安装、 调试及零星土建工程费，以及直接为课题研究所发生实验室改装费及设备维修费。 9、实验材料费：是指购买与实验实习有关，但不纳入固定资产管理范围的专用材料支出 。包括教学实验实习所需材料、药品试剂、动物、植物、养殖、标本、样品的采集费、工具、 耗材等。 10、测试化验加工费：是指课题研究过程中支付给外单位（包括课题依托单位内部独立核 算单位）的检验、测试、化验、加工等所支付的费用。 11、（专家）咨询费：是指项目研究过程中发生的支付给临时聘请的咨询专家的费用。 12、劳务费：是指支付给直接参与项目研究工作的在校研究生和临时聘用人员等的劳务性 费用。科委项目可以支付给所有参与项目研究工作成员的劳务费。 13、数据采集费（适用于：文科科研）：项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集 、案例分析等所需费用。 14、设备费：是指项目研究过程中发生的设备购置或租赁设备而发生的费用。 15、设备购置和使用费：是指购买和使用收集资料、采集分析数据所需器材的费用，使用 费包括资料录入费、资料查询费、上网费和软件费。 16、燃料动力费：是指课题研究过程中可单独计量和核算的水、电、汽、燃料费用及排污 费用。 17、知识产权事务费：是指办理商标注册、专利申请、版权登记及代理机构收取的费用. 18、信息传播：是指课题研究过程中需要支付的专业软件购买费、文献检索费、专业通信 费等费用。 19、办公用易耗品购置：是指购置日常办公用品、文具纸张、清洁用品等发生的费用。 20、科研业务费（适用于：教委科研创新B.10卡）：是指研究生助研津贴、国内调研和学 术会议、论文印刷费、可行性分析等费用。 21、研究费用（浦江计划专用）： 是指设备购置、试剂材料、分析测试、人员费用、国际合作与交流旅差费、出版物（文献资料 等信息传播）费用、知识产权事物费。 九、报销时应携带的其他相关材料 报销时，除了携带报销支款单、原始票据、经费卡（保证卡内有足够的报销金额）、预约 单外，还需携带其他相关材料。具体要求如下： 1. 资料费 10 单张图书发票金额300元，请提供有效购书清单。 2. 印刷费、打印费 单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额1000元，请提供合同/协议或有效明细清 单. 3. 版面费、出版费 1) 需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同。 2) 发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证 明（加盖公章）。向国际组织缴纳论文版面费，参照“上海大学因公出国经费报销实施细 则(试行)”相应规定执行。 4. 市内差旅费 1) 报销单张10元以下地铁票、市内公交车票，请填写市内出差车费报销单，详细写明出 差时间、出差人、事由、路线、总计金额及报销人姓名。 2) 同车号出租车票不能报销。 5. 国内差旅费 1) 到财务处网站下载国内差旅费报销单，填写完毕后用A4纸打印出来。填写时，需注意 ： a) 出差人职务分三种：第一栏为院士，第二栏为局级人员、教授、研究员、职务工资在 五级（含）以上的高级工程师/高级经济师/高级会计师/副教授/副研究员，第三栏为 其他人员和学生。 b) 一次出差填写一张出差单。写清往返出差日期、起始地点及支出金额，将合计数写在 小计栏的￥后。 c) 自驾车出行或往返车票、机票不齐全的，请在“情况说明”栏写明原因。 d) 国内差旅费报销单右下方的“本人签字”处，应由出差人亲笔签字。 e) 伙食补贴每人每天50元，无需提供任何发票即可享有。 f) 每人每日住宿费标准：院士600元，局级人员、职务工资五级（含）以上专技人员300 元，其余人员为150元。超过住宿标准的，按住宿标准报销。 g) 会议住宿费实报实销，不受住宿标准限制。若住宿费开票单位与会议通知中指定的住 宿单位不一致，请提供会议承办方的证明（加盖公章）。 2) 报销机票时，请提供与电子客票行程单一致的登机牌。 3) 报销培训费时，请提供注明金额的培训通知。若培训费开票单位与主办单位不一致，请提 供培训单位出具的证明（加盖公章）。 11 4) 报销校外专家、学者来校考察或讲学产生的费用，请提供有关部门负责人或项目负责人签 字或盖章的邀请函。 5) 报销会议注册费时，请提供注明金额的会议邀请函或通知。若注册费开票单位与会议主办 单位不一致的，请提供会议主办方出具的证明（加盖公章）。 参考依据 上海大学国内差旅费管理办法（试行） 6. 国际合作交流费 1) 出国前先到外事处申请办理“上海市政府出国任务批件”或“出国、赴港澳台任务批件” ，凭批件到宝山校区行政楼303室申请购外汇。 2) 回国后15日内，携带原始外国票据到宝山校区行政楼303室申请办理外汇核销手续。 3) 报销国际机票时还需附上相应的登机牌及打印的电子客票行程单（无法提供登机牌的,须 附上与“电子机票”记载的人员姓名、日期、目的地一致的出入境记录的护照复印件）。 4) 在国外期间购买用于教学、科研等零星图书资料、影片、录像片、实验材料等小额用汇， 需办理国有资产入库手续后直接折合成人民币报销，报销时需携带对方提供的境外原始票 据。 5) 在批准计划内旅行的，其城市间交通费凭有效的原始交通票据实报销。 6) 出国培训期间需要到另一个国家的城市出席会议、展览、交流活动的，在接到邀请函后， 及时向外事处申请办理因公出国批件。 参考依据 上海大学因公出国经费报销实施细则(试行) 临时出国人员费用开支标准和管理办法(财行200173号) 7. 会议费 1)由科研等项目经费承担的会议费，请填写“项目经费会议审批表”，内容包括会议通知 、议程、成果、出席人数、人员名单、开支明细等，经项目负责人和主管部门负责人签字批准 后，到财务处办理报销手续。 2)由其他经费承担的会议费，请填写“会议、活动经费预决算表”，内容包括会议预算， 会议通知、议程、成果、出席人数、人员名单、开支明细等，由经费负责人和会议活动负责人 签字批准后，到财务处办理报销手续。 上述两类表格可到财务处网站的“下载中心”下载。 参考依据 上海大学会议经费使用管理办法 12 8. 维修费、修缮费 1) 项目申报审批表 常规修缮工程项目：请填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”，电子表格 可在审计处网站下载。 实验室改造项目：请填写“上海大学实验室改造项目审批表”，电子表格可在设备处网 站下载。 2) 工程合同。闭口合同不作决算审计，须经学校审计处审核盖章。 3) 审计报告（通过自审或委托审计形式获得） 一万元及其以上至十万元的工程项目，请提供学校审计处的审计报告。 十万元以上至五十万元的工程项目，请提供学校审计处委托送审的审计机构的审计报告 。 五十万元以上的工程项目，请提供已有上级明确规定审计机构的审计报告或学校审计处 委托送审的审计机构的审计报告。 9. 测试化验加工费 1)支付给校外单位的测试费，请提供测试、加工合同。 2)内转给校内单位的测试费，请附详细测试工时与计费金额清单。 10. 劳务费 请提供“上海大学经费发放明细表”。“发放明细表”需登录上海大学信息门户网“薪 酬发放申报”，填写相关信息后打印获得。“发放明细表”上传的经费卡号应与报销支款单上 填写的经费卡号一致。 若劳务费涉及以下内容，请另附相应材料。 1)在校研究生和临时聘用人员等劳务费：请附“上海大学学生助理和临时聘用人员工作合 同书”原件及复印件。（表格可从财务处网站“下载中心”下载） 2)学术讲座酬金：请附“学术讲座通知”。 3)项目验收专家评审费：请附“专家验收评审意见书”。 11. 设备购置及使用费 1) 携带上海大学固定资产（办公家具）申请审批单（可从设备处、后勤集团网站下载） 、固定资产设备验收（增值）入库单 2) 设备租赁发生的使用费，请附租赁合同。 3) 设备购置严格按照设备采购流程操作。 13 4) 根据上海市政府采购管理办法规定：政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机 、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由设备处物资供应中心 统一办理，实行委托集中采购。 5) 设备单价或批量总价超过10万元人民币，必须进行公开招标或市政府集中采购。单价低于 10万元的国产设备统一由物资供应中心采购，单价低于10万的进口设备由招投标科采购。 设备采购可咨询： 66132950、56331542。 6) 家具单价或批量总价超过15（含）万元人民币，必须进行公开招标或市政府集中采购；单 价或批量总价超过2（含）万元，按货比三家方式采购；单价或批量总价低于2万，自行采 购。家具采购可咨询： 66134996。 12. 办公用易耗品购置/办公用品 1)若购货发票没有详细填写品名、数量、单价的，需附上有效购货清单。具体包括以下情 况： 发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”等字样、以代码冠 名、开具的发票中单位为“批”的； 购买电脑配件、耗材且金额在300元（含）以上的发票。 2)若购买下列办公用品（单价介于400元1000元之间），请先到设备处办理两用物资登 记手续，再到财务处办理报销。 两用物资清单：打印机，扫描仪，传真机，照相机，电子书（包括电子词典），录音笔 ，移动硬盘， DVD播放器，乐器，微波炉，电视机