中关村证券股份有限公文处理规定

中 关 村 证 券 股 份 有 限 公 司 文 件 中关村证券股份有限公司公文处理规定 （暂行） 第一章 总则 第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高 公文处理工作的效率和公文质量，根据有关规定，结合公司工作实 际，特制定本办法。 第二条 公文（亦称：文书、文件）是机构、团体对外联络、对 内实施行政管理的重要工具。公司公文是传达贯彻上级主管部门和 公司的方针、政策，发布规章和制度，指导、布置、商洽工作，报 告情况，请示、答复问题的重要工具，是公司各部门及各分支机构 进行正常工作和活动的必要手段。 第三条 公司总裁办公室（以下简称总裁办） 、各分支机构办公室 是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导所属机构的公文处 理工作，公司各部（室） 、各分支机构应当指定专门人员负责公文处 理工作。文秘人员应当忠于职守、廉洁正派，具有有关专业知识。 第四条 各单位要努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要 少而精、注重效用。 第五条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门 统一收发、分办、传递、用印、立卷和销毁。 第六条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规 和公司的有关保密制度，确保国家秘密和公司秘密的安全。 第二章 公文种类 第七条 公司常用公文种类主要有： （一） 报告 适用于向领导或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议， 答复上级单位的询问或报送文件、物件。 （二） 请示 适用于向领导或上级单位请求指示、批准的事项。 （三） 决定 适用于对重要事项或重大行动作出的安排。 （四） 决议 适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 （五） 通知 适用于对下级发出指示、要求，发布行政和业务规定、规章，任 免干部，传达和转发上级或不相隶属单位周知或共同执行的事项， 也用通知。 （六） 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 第 3 页 共 11 页 （七） 批复 适用于回答下级请示的请示。 （八） 函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有 关主管部门请求批准等。 （九） 会议纪要 适用于记载、传达会议（会谈）议定事项和主要精神，要求与会 人员（单位）或下属机构共同遵守、执行或办理，也可称“会谈纪 要” 。 （十） 简报 适用于单位反映情况，交流经验，通报内部情况，传达信息。可 上报下发，是带有汇报工作和指导工作性质的文件。可定期、不定 期或就某专题下发。根据不同需要，简报分为工作简报、专题简报、 会议简报等。各种“简讯” 、 “信息” 、 “动态” 、 “参考” 、 “简况”等， 也用“简报” 。 （十一） 其他应用公文 如：条例、规定、章程、制度、规则、办法、工作计划、总结、 情况反映、实施细则、调查报告、会议记录、大事记等。 第三章 公文格式 第八条 公文格式一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文 字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、 附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。 （一） 版头，一般为“中关村证券股份有限公司文件” 、 “中关 村证券股份有限公司 XX 总部文件” 、 “中关村证券股份有限公司 XX 营业部文件” ，用套红大字统一印在公文首页上部。 （二） 标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当 标明发文机关、公文主题，并准确标明公文种类。 （三） 发文字号，包括发文机关代字、年份、序号。联合行文， 只标明主办机关发文字号。 （四） 发文机关应当写全称或者规范化简称。联合行文，主办 机关应当排列在前。 （五） 公文除会议纪要外，应当加盖印章。 （六） 保密公文应在密级处方括号中注明“绝密” 、 “机密” 、 “秘密” 、 “内部” ；紧急公文应在密级处圆括号中注明“特急” 、 “急” 、 “常规” 。 （七） 公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前列出附件 清单。 （八） 成文时间以领导人签发日期为准；联合行文，以最后签 发单位领导人的签发日期为准。 （九） 文件应当标明主题词。 第九条 公司发文编号暂定为五类： （一） 公司发文： 第 5 页 共 11 页 1 文件：中关村证券 第 号； 2 函：中关村证券函字 第 号。 （二） 董事会发文：中关村证券董字 第 号。 （三） 公司各部门发文： 一般情况下各部门不用红头文件形式对外发文。如确有需要发文， 在公司文件发文编号中加入该部门名称第一个字，如： 人力资源部：中关村证券人字 第 号； 稽核部：中关村证券稽字 第 号； 财务管理部：中关村证券财字 第 号。 （四） 管理总部发文 在总部文件发文编号中加入总部所在地地名的第一个字（有简称 的用简称） ，如汕头管理总部：中关村证券汕字 第 号。 （五） 营业部发文： 1 所在城市只有一家营业部的在文件发文编号中加如所在城市 名称（简称） ，如上海迎勋路营业部：中关村证券沪营字 第 号； 2 所在城市有 2 家以上营业部的在文件发文编号中加入所在街 道名称，如汕头金砖东营业部：中关村证券金砂东营字 第 号。 第十条 各种公文用纸一般采用国际标准 A4 幅面，左侧装订。 第四章 行文规则 第十一条 公司及各分支机构对外单位（包括政府机关、企事业 单位、社会团体等）行文时，用红头文件格式（见附件一 ） ；以公 司名义下发的命令、决定、指示、公告、批复等种类的公文皆用红 头文件格式；纪要用“会议纪要”格式（见附件二） ；简报用“工作 简报” （见附件三）格式；通告、通知、通报、函等一般用“办公传 真”格式（见附件四） 。 第十二条 各部（室） 、各分支机构向公司行文请示、及其他各类 报告，作为内部文件，一般不用红头文件格式，而分别采用内部请 示（见附件五） 、内部报告（见附件六）形式，先由主办单位起草后， 经主办单位负责人签署意见后，送总裁办。 第十三条 各分支机构的行文关系，应当根据各自的隶属关系和 职权范围确定。 第十四条 公司可同部委、中央直属机构、省、自治区、直辖市 有关部门互相行文；管理总部在自己的职权范围内，可以向所属机 构行文，但须抄送总裁办公室；公司各部门需向各分支机构下发通 知、商洽全局性事宜，上报公司领导批准后，统一以公司名义发文， 一般性或具体性事宜，宜以办公传真形式；管理总部、各部门在职 权范围内能够处理的事项，一般不要向公司行文请示。 第十五条 公司向各部（室） 、各分支机构下发的文件，主送机关 的顺序，一般为“各部（室） 、各分支机构” ；各部（室） 、各分支机 构向公司的行文，主送单位应为“公司领导” ，行文中应避免出现 第 7 页 共 11 页 “总公司”或公司领导的姓名称谓。 第十六条 各部（室）之间对有关问题未经协商一致，不得各自 向下行文。 第十七条 各部（室）可以联合行文。联合行文应当确有必要， 单位不宜过多。 第十八条 各所属机构的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。 第十九条 各分支机构一般不得越级请示。 第二十条 “请示”应当一文一事。一般写一个主送单位或收件 人，如需同时送其他机关，可以用抄送形式。除领导直接交办的事 项外， “请示”不得直接递送领导者个人。 第二十一条 “报告”中不得夹带请示事项。 第二十二条 行文必须遵守保密规定。 “会议纪要”不得对外正式 行文和发送。 第五章 公文办理 第二十三条 公文办理分为收文和发文。 （一） 收文 格式 外来文件、资料或通过报刊发布、网上下载的资料以及公司内 部行文（内部请示除外）等进行公文流转，需在文件首页附上并填 妥文件处理表 （见附件七） 。 流程 1 拆封（接收） 、登记 国务院各部委、各证券机构及其他单位投递我公司的文件资料 由总裁办总收人员拆封（接收） ；署名各业务部门的信件、文件、资 料由各部门负责人拆封（接收） ；公司领导亲启件由公司领导亲自拆 封（接收）或指定专人拆封（接收） 。总裁办对拆封（接收）的文件 加盖收文章进行统一编号，按日期顺序进行登记。 2 分送 总裁办总收人员根据来文性质和保密要求分类，并在文件首页 附上并填妥文件处理表 。 3 办文 负责公文的总裁办负责人填写拟办意见、传阅范围和时间限制； 文秘人员根据拟办意见分送领导审阅；领导签批后，按领导指示分 送有关部门承办并进行文件分类归档；承办单位按领导批示抓紧办 理，有必要提出进一步处理意见的公文，承办部门应按公司领导的 指示和公文的要求另行请示。 4 催办 送领导批示或交有关部门办理的公文，总裁办要指定专人负责 催办、查办，并向有关领导、各部门或分支机构反馈信息，通报情 况。 5 入卷 第 9 页 共 11 页 办文后，办文单位应及时将文件清理、退还，或按领导指示和 文件要求发出办文结果，总裁办文秘应及时分类入卷，以便于查询 和立卷。 （二） 发文 格式 在文件首页附上并填妥发文审批表 （见附件八） 。 流程 1 拟稿 经办人拟写文件初稿，并填妥发文审批表 2 核稿 部门联合发文或需送公司领导签发的文件在送交公司领导之前， 先由发文单位负责人核签，然后送总裁办公室核稿并由总裁办负责 人提出呈批意见，由总裁办统一送交领导签发。 各部门上报公文不符合公文处理要求的，总裁办可退回呈报部 门。 各部门、各分支机构在自己职权范围内下发的文件，由发文单 位负责核稿。的拟稿 3 签发 凡是以公司名义发文，文稿均由总裁办审核后送公司领导审批 签发；按照“谁分管、谁签发”的原则，在副总裁分管工作范围内 由分管副总裁签发；重要的或涉及全面性的公文必须由总裁签发， 若总裁外出，紧急情况时可由总裁授权的副总裁签发；经公司领导 授权，一般性公文可由总裁办公室负责人签发。 各分支机构在自己职权范围内发文，由发文单位领导签发。 内容涉及两个以上的部门或范围较广的文件，发文单位应在送 总裁办核稿和主管领导审阅前，先送有关部门会签；涉及外单位的 由总裁办负责送达会签。 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。 其他审批人圈阅，应当视为同意。 4 打印、 公司总裁办负责人打印公司对外发送的正式公文、资料、报