人事行政部经理岗位说明书

人事行政部经理岗位说明书 一、基本资料 岗位名称 人事行政部经理 所在部门 人事行政部 职 系 管理职系 岗位定员 1 直接上级 直接下级 所辖人员 4 岗位分析日期 2011 年 10 月 1 日 二、工作描述 2.1 职责概述:在总监的领导下，组织开展公司人事行政管理、后勤保障管理、外联等工作以及本部门团队建设 工作。 2.2 主要职责与工作任务 职责表述：组织制定公司人事行政工作的年度工作计划、年度 人事行政费用预算、月度工作计划、周工作计划并进行分解行实 施。 工作结果 协作部门 1、组织完成上一年度的部门和各岗位的工作总结，并进 行述职； 工作总结、述职 报告 2、根据公司的年度经营计划和战略目标组织拟定部门的 年度工作计划； 年度工作计划 3、组织分解审批后的年度计划拟订月度、周工作计划， 并组织实施； 月、周工作计划 职 责 一 工 作 任 务 4、组织拟订公司年度行政、后勤费用支出预算并进行分 解。 年度费用预算表 财务部 职责表述：组织制定、完善各项人事行政管理制度和工作流程。 工作结果 协作部门 1、组织制定制度、流程修编计划； 修编计划 各部门 2、组织编制各项人事行政管理规章制度，经行政总监批 准后贯彻执行； 出台流程、文件 各部门 职 责 二 工 作 任 务 3、负责组织监督各项人事行政管理制度和流程的执行。 检查记录 各部门 职责表述：负责审核以公司名义签发的有关文件，处理行政方 面的重要函件。 工作结果 协作部门 1、参与其他部门文件的制定、评审； 行文审批单 各部门 2、组织外来行政函件的跟踪处理工作； 外来文件处理单 各部门 3、组织做好公司外来行政文件的管理工作； 外来文件清单 职 责 三 工 作 任 务 4、公司重要的函件起草工作。 函件 职责表述：负责证照的年审、变更、换证、使用、存档的管理 工作 工作结果 协作部门职责四 工 作 1、公司的证照分类，登记编号，建立管理台帐并建立目 录索引清单； 证照台账、清单 2、每年年初建立借阅归还记录，借阅必须先登记借阅记 录，并督促使用者归还； 借阅记录表 3、每年年末根据类别统计各类证照的年检和交费时间等 的办理计划，并按时去相关政府部门办理，并进行后续跟 踪工作； 办理计划 4、根据体系要求，每年年初将上一年度的借阅归还记录 和证照清单进行整理装订归档。 归档清单 任 务 5、新产生的证照和相关的材料及办事流程要录入管理台 帐。 管理台账 职责表述：负责新印章的办理、印章的废止、印章的保管及使 用登记工作 工作结果 协作部门 1、负责公司新印章的办理工作，填写印模启用登记表， 并报上级审批； 启用登记表 2、负责公司印章的废止工作，填写印模废止登记表，并 报上级审批； 废止登记表 3、负责公司印章的日常保管工作； 4、相关人员使用印章时，按部门填写印章使用登记表后 方可用印； 用印登记表 职责五 工 作 任 务 5、公司各部门须将印章拿出公司使用时，填写公司印章 外出使用申请表，并需总经理审批。 外出使用登记表 职责表述：负责指导、管理、监督部门人员的业务工作，改善 工作质量和服务态度。 工作结果 协作部门 1、组织召开部门工作会议，落实年月、周的各项工作。 月周工作计划 2、指导和协助部门人员开展业务工作。 职 责 六 工 作 任 务 3、监督检查各项工作的进展情况。 职责表述：行政费用的管理与控制。 工作结果 协作部门 1、指导、审核各部门年度行政费用需求计划的编制； 各部门 2、审核年度、月度行政费用支出计划； 收支计划表 3、检查控制行政费用的计划外支出； 4、审核报销凭证控制各项行政费用的实际支出； 收支计划表 职 责 七 工 作 任 务 5、确认费用分摊范围和标准，审核实际分摊结果。 费用分摊报表 职责表述：负责做好员工、各部门及上级之间的沟通工作。 工作结果 协作部门 1、负责向总经理汇报各项工作的进展情况和存在问题； 2、负责协调与公司其他部门的工作，确保部门之间良 好协作； 各部门 3、协调本部门员工与其他部门领导和员工的关系，及 时解决问题、化解矛盾，保证工作的顺利开展； 各部门 职 责 八 工 作 任 务 4、协助各部门筹划和组织企业的重大活动。 各部门 版本号 A/0 HR/GL- 11004 3 / 5 职责表述：代表公司与政府相关部门、行业协会以及各类相关 单位联络，保持良好的合作关系。 工作结果 协作部门 1、协调和维护企业与政府相关部门、行业协会以及各 类相关单位的关系； 职 责 九 工作 任 务 2、妥善安排外来人员来访、检查、审核的接待工作。 职责表述：负责部门的团队建设工作。 工作结果 协作部门 1、负责组织部门内部的培训； 培训记录 2、有针对性地做好各岗位人员的培养工作； 职责十 工作 任 务 3、负责组织开展部门内的丰富多彩的活动。 职责表述：负责组织处理各类突发事件。 工作结果 协作部门 1、负责组织启动应急预案； 各部门 2、统筹协调突发事件的应急处理； 各部门 职责十一 工作 任 务 3、负责组织进行处理后续的系列工作； 各部门 职责十二 职责表述：完成总经理交办的其他工作。 日常 工作 1、部门间日常协调和沟通； 2、本部门日常工作指导、检查等，解决各岗位工作中问题，听取下属汇报，督导各项工作推进； 3、与有关部门交流沟通； 4、组织相关部门及人员进行制度执行和流程执行检查； 5、组织协调多岗位参与的工作； 6、审核有关文件、资料、报告、申请等； 7、临时的工作的落实。 定期 工作 1、定期组织召开部门会议，总结和落实工作； 2、参加公司月度、周工作例会； 3、定期递交各种报表； 4、定期组织完成对政府机关的工作； 5、执行工作计划中的必须定期完成的工作。 职权一：对公司经营计划有建议权； 职权二：各项人事行政费用的支出的审核权； 职权三： 所辖范围内各项人事行政事务工作审批权； 职权四：公司各项行政制度和流程执行情况的监督、检查权； 职权五：依照制度、流程，对公司员工违反人事行政制度有处罚建议权； 职权六：对部门内部员工的聘任、调配、任免、解聘有建议权； 职权七：对部门内部员工的考核权； 工作 职权 职权八：各种突发事件的处理权和指挥权。 考核指标 指标权重 部门各项工作的完成情况 制度的完善及有效执行程度 行政性资产的完好程度 行政费用的控制程度 员工满意度 关键业绩 指标 （KPI） 各类公文的规范程度 向总经理汇报各项工作的开展情况和需解决的问题 代表公司向相关政府部门递交报表汇报 定期进行工作总结和述职 督导相关部门的人事行政制度和工作流程的执行。 督导相关部门完成与本部门有关的配合工作。督导 督导本部门内人员工作的开展。 经常与各部门就涉及到的人事行政事务工作进行协调沟通 内 部 工 作 关 系 协 调 与政府相关部门、行业协会沟通各项需要办理的事宜。 工作 关系 外部工 作关系 与各类业务往来的单位协商各项工作的开展事宜。 三、任职资格 教育水平 大学本科 专 业 企业管理、行政管理、人 力资源管理、中文等相关 专业 年 龄 28 岁以上 性 别 不限 性格特质 性格中性或偏外向，具有亲和力、责任感；具备乐观、积极、赋予创新的性格特征；意志坚定；诚实守信、敬业、赋予工作激情。 工作经验 三年以上大中型企业行政工作经验 岗位所需 知识 精通行政管理知识；掌握文件、档案管理知识；了解基本的财务知识；熟练使用计算机办公； 熟悉公文写作知识；熟悉与公司相关的法律法规和一般司法程序。 职业能力 及素质要求 全局的驾驭能力；优秀的文字、语言表达能力；优秀的外联与公关能力；解决突发事件的能力； 分析问题、解决问题的能力；组织、协调能力；心理承受能力；情商管理能力； 有良好的职 业道德和职业操守。 培训科目名称 培训课时要求 团队执行力、胜任力 1 天 时间与计划管理 1 天 成本管理 1 天 岗位技能 培训要求 冲突与危机管理 1 天 公共关系 1 天 版本号 A/0 HR/GL- 11004 5