办公室工作中的时间管理

跑赢时间，增强办公室工作时效性 办公室做为机关的重要职能科室，在工作中起着承上启下， 协调左右的重要作用。办公室要做好服务领导、服务机关、服务 群众的三服务工作，每天要处理的事情是非常多且繁杂的，这 也是办公室工作的显著特点。如何能够在繁杂的事务中找出重 点，兼顾其它，做到抓大不放小，力求圆满完成各项工作，成为 我们在工作中不断讨论和探索的问题。为此我们办公室人员经 过多次探讨和交流，认为可以通过借鉴大型企业的先进管理手 段来改进和提高我们的工作效率。根据办公室工作的特点，我 们决定引入时间管理手段来改进我们的工作。 一、时间管理的核心 时间管理，就是对时间的运筹和控制，它具有让每一分、每 一秒、每一小时、每一天都发挥其最大效益与最大效率的能力。 时间管理的核心既是分清工作的轻重缓急，并且通过各方面的 组织协调让工作圆满完成。 我们可以通过下面这张表格对各项工作进行性质划分，确 定其优先次序，并根据其排序对工作进行合理安排，以达到最 大的时间利用率。 以办公室会务接待工作为例，根据全年的工作计划和往年 会议情况，我们可以大致将全年可能的会议和接待工作进行分 配，每个月有可能开哪些会，在月初既进行准备工作，这属于 “重要但不 紧急” 的工作，要在此 类工作上 进行有效的准备和安 排，以应对各种会议。同时，在实际工作中，有很多会议是临时 安排的，这时候这种会议既成为“重要又 紧急” 的工作，为组织好 会议，我们要把此工作排在最重要的位置，将时间和人力先投 入到此项工作中，以确保会议的正常进行。 工作性质分类 可能出现的情况 解决方案 重要又紧急 A 危机 急迫的问题 有限期的任 务、会议 准备事项 避免扩 大此类 事务，要把它们放 在第一位，将时间和精力先放到 解决这类 事务上。 重要但不紧急 B 准备及预防工作（防患未然） 制订计划 建立人际关系 培 训、创新 我们的大部分时间应该花在这类 事务上，为实现目标的行动过程 实际上绝大部分都是在处理这类 事 务。 不重要但紧急（具有 干扰性但作用不大） C 他人来访 不重要的电话 没有多大实质意义的会议 不重要的应酬活动 减少此 类事件的 发生，排除这些 事务的干 扰，节省时间，把时间 放到 处理重要事 务上。 不重要又不紧急 D 细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的电话和信件 避免发生此类事件 二、时间管理的重要原则 有效的工作行为必须要有科学的计划，这是时间管理的重 要原则，制订计划可以节约时间。首先要有年计划，然后根据年 度计划制订月计划，最后细化到周计划和每日计划。如果能对 这四种计划进行通盘考虑，时间的管理将能取得更大成功。 （一）年度计划 制订计划首先要确定目标。办公室工作的目标是以做好“三 个服务”为 基本宗旨，提高 “沟通协调、决策参 谋、督导落实、服 务保障、行政管理和统筹兼顾”六种能力 为目标。围绕这个目标， 我们首先应制订出统筹兼顾的年度计划，对全年的工作进行大 致的划分。年度计划要从全局入手，统筹兼顾，通盘考虑，做出 合理的安排。 （二）月计划和周计划 月度计划和周计划是计划管理中的重要一环，也是时间管 理的重点。要从全科室工作角度列出科室月度和周计划，也应 由科室每个人根据科室工作安排单独列出个人月计划和周计划。 我们可以通过以下表格来排出月计划和周计划。 年 月（ 周）工作计划/小结表 排序 时间投入 百分比 （%） 工作任务/项目 计 划完成情况/标准 实际完成 情况 未完成 原因 A 类 50 B 类 30 C 类 20 此表中 A 类、B 类、 C 类既为前文中的“ 重要且紧急”、 “重要 但不紧急” 、“不重要但 紧急”三类工作，在实际工作中，我们要避 免发生 D 类既“不重要也不紧急”的工作，以有效利用时间。 形成例会制度及时进行月度和周计划的总结，是发挥工作 计划表最大效能的有效手段。科室人员在每月和每周固定的时 间（可以选在月末和周末），组织开会进行总结和部署，会前每 个参会人员都应提前准备，开会时依次发言，共同探讨，既节约 时间，又可以把握整个办公室全盘的工作，同时更有利于科室 人员互相之间的团结协作。 （三）日计划 办公室工作事务繁杂，为了更好的完成工作，每个人都应 该制订自己的日计划。日计划作为时间管理的最末节，是圆满 完成各项工作的重要基石。日计划可以通过以下方式来编写。 1、制订每天的目标。 2、根据目标的轻重，安排优先次序。 3、搞清楚个人活力周期，制订出最理想工作时间。 4、以目标、优先次序、理想工作时间为基石，制订出一天的 计划。 5、预留时间给不可估计的突发事件。 “好 记 性不如 烂笔头 ”，这句话可以用在我 们每天的计划安 排上，如果每个科室人员都能在工作日志上按以上原则写出自 己的日计划，并严格遵照执行，持之以恒，相信任何工作都可以 圆满完成。 三、时间管理执行过程中的调整和改善 在确定工作目标、制订计划并对各项工作进行优先级排序 后，我们要遵照执行，在此过程中可以通过各种方法和手段来 提高我们的工作效率，使时间管理的效能最大化。 一一一 排除干扰。 办公室是一个经常受到干扰的部门，我们可以通过以下方 式来排除可能出现的干扰。 、改善工作环境。 清理办公桌，将所有可以吸引你视线的东西全挪开，将你 每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座)，将你要用的器材放在容易找到的地方，利用文件夹来 将不同的文件归档。 、有效应对影响工作的打扰者。 对于来访者，如果他的行为对工作造成负面干扰，我们可 以采取以下有效方法来改变这种状况： a.先委婉打断他的话 ； b.起立； c.把握好时间 和谈话 内容； d.可另约时间； e.态 度要友善。 （二）有效授权 一个人的精力是有限的，合理的授权他人进行工作是一个 管理者必须具备的素质。有效的授权是节约时间的有力武器。 在办公室工作中，每个人都有机会授权别人去完成某项工作。 做好授权有如下技巧： a.解 释 所分配工作的重要性； b.订出需要的结果； c.订 出下属的权利范 围及规定； d.达到完成工作限期的共识； e.询问下属的意 见及疑 问； f.订出跟进时间表； g.肯定成就, 提高士气。 （三）每日调整与应变 办公室工作经常会遇到突发性的事件和紧急任务，有可能 出现 “计 划不如变 化大”的情况，但在实际工作中，我们仍应坚 持按计划执行，对特殊情况预留足够的时间，必要时进行计划 的调整，采取有效的应变措施来保证计划的实施。可以采取以 下方式来应对可能的变化。 a.根除浪费时间 的习惯 ：拒绝拖延，拒绝遗忘； b.聆听完整的任务信息,认真领会任务的目的和意图，做出 正确的判断； c.与他人进 行有效的沟通，避免出 现任务执行中的分歧。 d.根据工作特点，制订出突发事件应急管理办法，并遵照执 行。 办公室在一个单位中担当着“参谋、管家、大使、督办” 的多 重角色，是单位的窗口，时间管理这种优秀的管理方法应用在 事务繁杂的办公室工作中，会使办公室工作更加优质高效，