办公室人员及岗位设置的说明.doc

河南冠能电子商务有限公司办公室人员及岗位职责建立和完善办公室的工作程序、岗位职责，使部门工作更加灵活高效；同时规范明晰部门日常工作特制定本制度。一、办公室人员设置根据公司现状及工作实际，办公室人员拟定5人。具体为：行政办公室主任1人，行政助理1人，人事助理1人、前台文员1人、行政内勤1人。二、办公室职责1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。2、协助公司领导制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻执行。3、负责公司会务安排，做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作，根据需要按会议决定发文。4.负责公司的各项文秘工作，起草、修改、审核公司的文件，处理和催办公司的各项指令。5、负责员工的考勤记录，每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。6、负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考核结果。7、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。8、负责公司人力资源相关业务，办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。9、办理员工的社会福利保险事项。10.负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。11.负责公司办公用品的计划、采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，控制费用，厉行节约。12、负责建立健全员工的人事档案。做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。13.负责公司的前台接待、客人来访迎送等招待工作。14.负责公司环境卫生打扫分配与安排。15.负责固定资产盘点、整理、存档。16.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。17.公司领导临时交办的工作。18.其他需要配合完成的工作。三、岗位职责（一）办公室主任1、.对公司总经理负责，根据总经理的工作部署，按照办公室的职能，负责主持办公室的全面工作。2.检查督促本部门日常工作，并经常向总经理汇报工作；3.每周六下午4时召开本部门会议，总结一周工作完成情况，安排下周工作；2、负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。3、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任的执行，努力提高工作水平和工作效率。指导督促本部门工作人员按时、按量、按质完成工作；4、组织安排公司会议议程，并安排会议记录，同时负责检查会议的执行情况。5、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的存档保存。6、负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。7、注意了解公司日常运营中的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策提供参考。8.做好内外联协调工作，为公司经营做好服务工作；9. 负责公司保密工作和法律事务，调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。10.做好公司领导临时交办的工作（二）行政助理1、协助办公室主任做好办公室日常工作。4、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查、不出错。5、负责员工的考勤记录。每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。6.协助制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻执行。7.负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考核结果。8、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。9、完成领导交办的其他工作，并将完成情况及时回报。（三）前台文员1. 做好公司的文字工作，包括文件、信函、报告、请示的起草、校核等，并协助做好文书档案的归档和清档工作。3. 及时递送上级文件及有关请示、报告给领导批阅，做到及时准确、无误，并做好催办工作。4. 根据会议的安排及主任的指示，及时发出会议通知，安排好会议室，做好会议记录和会议纪要整理工作，并配合搞好卫生和开水供应等服务工作。5. 协助搞好接待和来访工作。6.负责公司电话接听、转接、登记。7. 完成领导临时交办的任务。（四）人事助理1. 根据公司上级要求制订公司用工制度、人力资源管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度，经上次批准批准后组织实施，并根据公司的实际情况、发展战略和经营计划制定公司的人力资源计划。2. 制订和实施人力资源年度工作目标和工作计划，按月做出预算及工作计划。每年度根据公司的经营目标及公司的人员需求计划审核公司的人员编制，对公司人员的档案进行统一的管理。3. 依据公司的人力资源需求计划，组织各种形式的招聘工作，收集招聘信息，进行人员的招聘、选拔、聘用及配置。根据公司对不合格的员工进行解聘。4. 负责建立公司的培训体系，制定公司的年度培训计划，全面负责公司管理层的培训与能力开发工作，并对公司各个部门的培训工作进行监督和考核。5. 根据公司发展规划，对公司的各个职能部门进行职务分析，编制各岗位的岗位说明书。6. 建立员工沟通渠道，定期收集信息，拟订并不断评估公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。7. 负责办理员工的各项社会保险手续及有关证件的注册、登记、变更、年检等手续。8. 负责公司与外部各级组织、机构的业务联系，负责对内、对外劳资统计工作。9、督促各部门建立、完善员工入职培训，提高员工的素质。 10、负责代表公司与入职员工签订劳动合同。 （五）行政内勤1.协助办公室主任进行日常行政管理工作； 3.负责协助办公室主任办理公司办公设备、办公用品的购买； 4.负责作好公司开展各项活动的后勤支援工作； 5.在