公司人事行政部门日常事务工作总览.doc

公司人事行政部门日常事务工作总览行政及人力资源部主要工作包括：l 招聘l 入职/离职l 绩效考核l 薪资l 固定资产管理l 档案的归档管理l 出差管理l 车辆管理l 公司证照印鉴的管理l 办公设备、公共设施的日常管理和维护l 办公用品、日常用品及低值易耗品的采购、发放管理l 员工考勤l 工作证、入住宿舍的办理l 制服管理l 会议安排l 各种费用的交纳l 名片印制l 信件收发l 执行行政日常事务处理l 执行上级交办事务等招聘1、人员新增申请l 用人部门主管填写人员申请表，送行政人事部核对，由行政人事主管报公司总经理批准，列入公司招聘计划。2、发布招聘l 行政人事主管根据人员申请表拟定招聘方案，与相适合的媒介统一发布招聘信息，选聘合适的人才，安排面试。3、通知面试l 部门主管确认合适的应聘者并告知行政人事部，行政人事部与应聘者确定面试时间。l 公司一般员工由部门主管面试合格后，上报总经理签字，批准录用 ；主管以上员工需首先经过部门面试完后，再由总经理面试，确认方可录用。4、通知入职l 面试通过后，由行政人事部发放入职通知书。5、新员工入职手续的办理l 试用人员到职前按行政人事部发放的入职通知书办理好相关事宜（如：体检报告、退工单、劳动手册等），到职后到行政人事部报到，办理入职手续。6、转正手续办理l 试用人员经试用考核合格者，经行政主管审核，呈报公司领导批准后办理有关转正员工的手续。员工入职、离职手续行政部门负责员工入（离）职手续办理的具体工作。1、入职程序要点： l 办公室按用人部门最终确定的录用人员名单通知被录用人员报名时应携带的证件、资料等。 l 员工按入职通知书规定的时间带齐有关证件（身份证原件、学历证明原件及复印件、职业资格证原件、彩色一寸照片两张）到公司办公室报到。未按入职时间报到的员工，行政部应及时与入职人员联系、确认，并及时将情况反馈到用人部门。 l 办公室检查入职人员证件是否真实及齐备，证件齐备且真实者按正常程序办理入职手续。 l 新员工有以下情况者取消入职资格，不予办理入职手续。 l 证件不真实者； l 不能接受调整岗位者； l 不愿意签订劳动合同者。 l 新员工入职须填写员工调入单，由董事长签字。 l 办理入职手续后，办公室依据岗位属性为新员工录入指纹、发放工服、制作工牌、配备宿舍钥匙等，并登记确认。l 办公室带新员工到用人部门报到。由用人部门负责帮助新员工熟悉环境，介绍岗位职责和工作流程。 l 员工试用期结束后，由本人进行工作总结，提交转正申请表由用人部门和相关领导对其进行综合考核。试用期过后签署劳动合同及相关协议： 入职员工在通过试用期考核后应与公司签署劳动合同，劳动合同一式两份，公司和员工双方签字/盖章后各持一份。 重要岗位需要签定员工保守商业秘密协议书。 2、离职(指辞职或辞退) 1、辞职是指由员工本人申请终止与公司的劳动合同。 l 试用期内员工应提前三天，转正后员工应提前十五天填写员工离职审批表交办公室。l 员工提交员工离职审批表按人事权限规定进行审批，并在规定的时间内（15天内）完成审批作业。l 离职人员本人应在完成工作交接后到人资部门办理相关手续并签订解除劳动合同协议书。l 离职手续办理完毕的离职人员，财务部应停止其社保申报，并为其办理保险转移手续。 2、 辞退是公司根据有关劳动法律、法规、员工劳动合同和公司规章制度的有关规定，解除与员工的劳动关系。辞退员工按如下程序办理： l 所在部门在核准事实的基础上，由部门负责人与办公室研究后提出建议l 由用人主管部门填写员工离职审批表，按照审批权限报批。 l 辞退建议得到批准后，由办公室通知被辞退人员与部门主管安排工作交接，被辞退人员在接到通知当日开始办理工作交接，于三天内完成工作交接。l 持离职会签单到办公室办理离职手续。固定资产管理制度 为加强对企业固定资产的管理与核算，保证固定资产安全与合理使用，防止损坏丢失，充分发挥其使用效能，特制定本制度。 固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。固定资产根据其经济用途和使用情况分为生产经营用固定资产和非生产经营用固定资产。 生产经营用固定资产，是指直接服务于企业生产、经营过程的各种固定资产。如生产设备、房屋、建筑物、机电设备、电气设备、各类计量设备、运输车辆、器具、工具等。非生产经营用固定资产，是指不直接服务于生产、经营过程中的各种固定资产。如办公楼、职工食堂、车库房等房屋建筑物；办公用电子设备、办公用高档家具、车辆和其他固定资产。l 固定资产的购置 1、 固定资产的请购由使用部门填写请购单，送财务部查核无法调配时，报请总经理批准后，实施采购。 2、请购单上应详细填明资产名称、规格、型号、性能、产地、质量要求等资料以备采购及验收的依据。 3、各部门除年度经营计划编列扩充预算外，因特殊情况需要的添购，应说明其添购的效益和原因。l 固定资产的处置 1、 固定资产属于正常报废，由资产使用部门填写“固定资产处置单”，会同资产管理部门及技术人员进行实物鉴定，拟具处理意见送财务部，经公司总经理批准，核准后予以处置。 2、 属于保管、使用、维修不当，责任事故造成的固定资产提早报废，根据情节由责任人赔偿部分或全部损失。 3、 出售后的资产，固定资产管理人应将该项固定资产帐卡、验收单，送财务部存查。档案管理l 档案的文字书写必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。l 档案按有关规定装订并移送档案室统一保管。l 档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。l 档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。l 档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。出差管理规定1、 出差准备l 出差人员填写员工出差申请单，写明出差时间、地点和事由。报总经理批准，行政部备案。l 出差员工在出差前后均需到行政部办理外出考勤登记和核实。2、 出差费用预借支l 出差员工需预支出差费用的，凭核准的出差申请单到财务单位办理费用预支,预支金额由财务部按出差地点及出差天数审批预支金额；l 出差完毕后凭相关票据进行核销。3、 核销程序员工须在出差结束后5个工作日之内完成差旅费的报销工作，并向本部门负责人呈交一份出差报告单。 l 从财务部领取报销单后，依财务部规定的标准粘贴相应的正式发票。l 填好报销单的所有明细，出差人员签字后，呈报财务部，由财务部审核并按财务报销核决权限逐级核准。核准后可到财务领取报销费用。车辆管理规定1、 车辆使用须知l 车辆只能由拥有正式驾照的员工驾驶，行政部负责核实驾驶员证件的有效性，并登记备案。l 驾驶员须妥善保管车辆有关证件。l 驾驶员必须严格遵守交通规则。l 在用车期间，用车人要承担责任，保持车况完好。2、 借用与登记l 公司车辆由行政部统一管理。l 各部门公务用车须填写车辆使用申请单，说明用车事由和预计用车时间，交副总经理批准。l 行政部负责安排车辆，并填写车辆使用登记表，做好记录。3、事故与违反交通法规l 因驾驶员违反交通法规引起的罚款和扣分，由驾驶员承担。因事故造成的经济损失由驾驶员承担。l 有下列情况之一，公司将按照管理制度对驾驶员进行处罚：n 违反交通法规或引起交通事故的；n 超出借车申请范围使用车辆；n 未经许可将车借予他人使用。l 因驾驶员疏忽引起的事故，由驾驶员承担60%的经济损失。4、维修和保险l 车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由行政部经理批准。l 行政部应按时办理车辆保险。印鉴管理 1、印章刻制申请l 部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章。l 印章刻制申请经总裁批准后，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 2、印章使用与保管l 各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。 l 用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。l 盖空白公章只限总经理使用。办公设备、公共设施的日常管理和维护为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。l 电脑使用管理1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，使用软件前，必须杀毒，确保软件无病毒后方可打开，防止公司电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。4所有电脑不得安装游戏软件。5任何人未经同意，不得使用他人的电脑。l 打印机、复印机使用管理1、公司所有复印、打印文档工作由行政部统一负责。2、任何人不得利用公司机器复印打印与工作无关的文件。3、打印、复印文件资料要填写复印、打印登记表注明打印及复印的时间、标题、份数、用途和密级。4、凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。l 传真机使用管理1、传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。2、接收传真时尽量要求对方注明本公司具体收件人，方便行政部及时分发。3、不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。4、建立传真登记、签收制度，并立档备案。5、每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。l 其他办公设备使用管理1、公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。2、办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。办公用品采购、发放管理 办公用品是指公司经营管理工作所需的信封、信笺、笔记本、计算器、钢笔、铅字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、墨水、尺子、文件夹、文件袋、修正液、胶水、订书机、订书钉、大头针、回行针、复写纸、印泥等商品。 低值易耗品是指单价金额在500元及其以下的日常办公用品、纸张和电脑耗材（包括个别价格在1000元左右电脑耗材产品）等商品。 1、领用与登记l 领用人根据工作需要填写办公用品申请表（单）。l 凭申请表（单）直接到行政部领取。l 行政部做好领用记录。 2、计划、采购与保管l 行政部每月底盘点办公用品的库存，根据库存情况制定办公用品采购计划。l 办公用品由采购不统一采购。l 办公用品由行政部统一保管。 3、使用与退还l 员工须爱惜公司财务，合理使用办公用品。l 员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部办理退还手续。 4、评审l 分管行政工作的副总每年至少检查一次办公用品的使用情况，必要时组织相关部门进行评审。员工考勤1、上下班打卡l 公司员工一律实行上下班打卡登记制度。员工应提前5分钟到公司做好上班准备。加班按实际出勤打卡。l 所有人员须到公司打卡报到后，才能外出办理各项业务。l 员工因公事外出未能打卡者，须在当天由部门经理签名核实，逾期无效。2、请假销假l 上班时间员工因私事外出凭部门经理核准完毕的请假单。l 因病或急事不能提前请假者，必须于当天亲自或委托他人电告主管，并于上班后补办请假手续。凡未请假或未被准假而缺勤者以旷工论。l 无故旷工达一个星期以上者，扣除当月工资，给予除名处理。3、加班l 因工作安排加班，加班后填写加班记录单，次日前交部门负责人确认，加班记录单于每月底交行政部门审核，交财务部保存。l 加班时间以1小时为计算单位。 平时加班: 元/小时。工休日、节假日加班：元/小时。员工工作证、入住宿舍的管理1、 工作证管理办法l 行政人资部负责员工工作证的统一制作、发放、回收。l 凡公司员工应于上班时间内在工作场所统一佩带员工工作证，一人一证，不得随意调换、借用。l 员工离职时，工作证随离职资料一并交还行政人资部。l 员工应保证工作证上的各项信息真实有效，不得私自涂改、涂鸦、一经发现，责令其换领新的员工证，并支付证件的工本费（每证10元）。2、宿舍管理工作l 负责员工宿舍的分配和调整工作l 按照公司要求做好员工入住物品的配备工作l 负责办理员工入住、退宿等相关手续l 负责员工宿舍楼内的公共物品、水电供应管理工作l 负责保管员工宿舍的备用钥匙和员工的住宿档案l 负责公司宿舍楼的安全保卫工作制服管理规定l 新员工在上岗前由人力资源部发放工作服和工作证。l 员工上班期间必须穿工作服、佩戴工作证。l 员工在职期间因个人原因造成工作服、工作证丢失和破损，由个人承担赔偿费用。l 员工离职时需将工作服、工作证交回公司。会议安排l 了解会议主题、时间、地点、参加人员。l 下会议通知。l 提前到场检查灯光、音响设备，取暖或制冷设备。l 安排专人负责会议记录、照相、会议签到、会场服务、文件发放等。费用缴纳l 按时申请、交纳公司各项费用。如员工房屋租金、水电费、社保、住房公积金等。l 将要交纳的各项费用进行审核记录。l 做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。l 具体流程如下：统计各项所要交纳费用申请审批资金部门主管审批领导审批签字 支付各项费用归类登记管理名片管理 l 印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 l 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。l 公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。 l 自确认名片内容起，一周内到行政部领取。 信件收发l 公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。l 收发业务范围包括：文件、报刊、挂号、电报的发送、登记等。l 收发人员填写收件登记簿、发件登记。 l 收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。 l 对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领