行政管理制度及合同管理制度.doc

第四章行政管理制度第一章 员工管理第一条 工作时间：公司上班时间为周一至周五的8:3017:30,每天中午12:0013:30为午餐和休息时间。凡属国家规定的节假日和公休日，均按有关规定执行。第二条 考勤制度、员工日常管理：综合部指定专人负责考勤，并将考勤名单交综合部备案。考勤员负责逐日如实记录本部门员工的出、缺勤，月底将考勤表（各种假条附后）交部门经理审核签字后于每月2日前报综合部，员工工资将按实际出勤天数发放。第三条 考勤统计是综合部对员工考核及工资发放的重要依据，任何人不得弄虚作假，综合部有权对各部门考勤情况进行检查、核对。1、 员工要严格遵守劳动制度，不得无故迟到、早退、缺勤。2、 员工要严格遵守劳动纪律，在工作时间不得做与工作无关的事，不得随意串岗、聊天等。如有违反，即作违纪处理。3、 上班时间不允许做与工作无关的事,如需外出应请示总经理，如总经理不在综合部办公的情况下，知会一下综合部人员，以便知道去向。第四条 请销假制度：员工请事假、病假及其它各类假，均应事先请假，事后销假；员工因业务需要外出工作，要由部门经理统一安排，部门经理外出工作，应及时通告主管领导。第五条 着装、礼仪、礼节规定：员工在工作时，应做到服装整洁、举止端庄、精神饱满；员工之间应互相尊重、互相帮助，要用自身言行树立项目部形象；员工在接待来电、来访时要用礼貌用语，不得在办公场所大声喧哗，吵闹或使用粗鲁语言。第六条 环境卫生、安全保卫制度：各部门应负责各自办公室的清洁卫生。所有的文件、资料、报纸要摆放整齐，桌面、地面等要保持清洁，每日工作结束时应将个人桌面拾干净及自己的椅子也要摆放整齐，关闭电器电源，关好门窗；各部门均设专人负责办公地点的安全、保卫、消防工作，定期检查，及时消除存在的隐患。同时，每一位员工对公司的安全、保卫、消防中存在的问题均要及时汇报、协助处理的义务。第二章 各种办公设备的使用制度第一条 公司计算机是用于工作的辅助工具，只能用于处理工作相关事务，任何人不得在内部网络上从事与工作无关的事项；任何人不得在上班时间利用电脑玩游戏，一经发现，将按公司有关规定进行处理。第二条 计算机属于固定资产，申请购买、转移和处理需经总经理批准。第三条 电脑操作人员应严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到问题或故障 ，要及时向综合部反映，以便请专业人员进行维修，以免造成机器损坏。第四条 由于个人操作不当而强行操作造成电脑软件损坏，致使电脑系统崩溃，由个人负责维修，费用自理。第五条 对电脑内部系统不得自行进行删除、更改数据等操作，需要进行相应的系统设置，应及时向综合部反映由专人进行操作；否则产生的一切不良后果由个人自行负责。第六条 任何人不得利用工作之便，打印复印与工作无关的私人文件，若因特殊情况需要使用者，须要现经过综合部同意方可使用，如若违反将视情节轻重予以批评或经济处罚。第三章 保密制度第一条 保密内容1、 员工应增强保密意识，保守公司商业秘密，维护公司利益。2、 必须妥善保管公司机密文件及内部资料。3、 机密文件和内部资料无需保留时，必须销毁。不准对外提供涉及公司利益的内部文件，下列内容为公司机密，除非公开通报，员工严禁打听。任何人询问，以公司公开宣传资料为准，或坦率告知对方“不便回答”或“不了解情况”。4、 公司资金状况、法律事务、利润税收。5、 客户开发动态、策划方案、投标方案、业务合同金额、回款欠款情况。6、 员工薪酬、业务奖励。第二条 保密责任：员工必须保守公司秘密。1、 未经许可不得携带公司重要资料离开办公场所；2、 禁止在公共场所或亲友中谈论公司机密；3、 不得随意向客人提供公司各类文件。第四章 办公用品管理第一条 公司办公用品的采购、验收、入库保管、发放统一由综合部管理，并建立办公用品购买、使用登记制度。负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字，并注明月份、名称、规格、数量等。第二条 各部门经理对各部门所使用的项目部财产及办公用品负有指导正确使用、妥善保管的责任，对员工有损坏项目部财产的行为应提出严肃批评，并予以制止。对情节严重的应及时做出处理。如有遗失和损坏，应由当事人酌情赔偿。第三条 各部门需购物品须按月提出购买计划，由部门经理按照“合理、必须、节约”的原则填写物品购买申请，由综合部审核，办公用品管理部门应恪尽职守，坚持原则，照章办事。日常办公用品报综合部审批；大宗（特殊）办公设备的购买，需做好计划并报公司总经理审批；专用或特殊用品需自行采购时，应事先征得综合部核准。第四条 员工领用物品均需填写“物品领用单”。单价在100元以上物品，员工在离开办公室时应予以收回。属非正常损失或遗失的，应由当事人酌情赔偿，赔偿由综合部会同财务部门核定，大额赔款可分期在工资中扣除。综合部有责任不定期检查部门保管、使用各类物品的情况。第五条 物品报废须由使用部门经理填写“报废申请单”，由综合部会同财务部门审核，报有关领导批准后执行。第六条 办公用品为办公所用，不得据为己有，如挪作私用，一经查实将受到处罚。第七条项目部职工如因各种原因离开项目部的要到项目部综合管理部办理好办公用品归还手续后方可办理人事手续。第八条 使用办公用品应树立节约光荣、浪费可耻的思想，处处精打细算，提倡节省，降低办公成本。第五章 公章、介绍信管理第一条公司公章、合同章、法人私章、介绍信由综合部负责保管，部门印章由部门经理或指定专人保管负责保管。第二条公司印章的刻制、启用、停用及销毁须报董事长批准。第三条印章使用要求 1、 凡属经济合同文本需盖项目部级公章和经济合同专用章的应事先经过管委会或其授权人员批准。2、 凡属对外公文需盖项目部级公章的，应事先征得总经理批准。3、 凡需携公章外出办事，应事先征得总经理签字批准，用后立即退回综合部。4、 凡属一般例行公事、联系业务等需加盖项目部级公章的，需经综合部经理批准。5、 凡属因公需要加盖部门印章的，须经部门经理同意。6、 各类公章的使用均应建立登记制度。7、 综合部有权不定期检查各部门公章、介绍信的使用情况。第四条介绍信、法人委托书的使用要求1， 介绍信、法人委托书均由综合部出具，法人委托书须经董事长签字生效。2， 因公出差需带加盖公司公章的空白介绍信，须董事长批准，如有剩余介绍信应交回综合部注销。第六章 固定资产管理第一条 固定资产是指使用期限超过一年且单位价值较高的房屋、建筑物、机械设备、运输工具、电脑及电脑软件、仪器仪表以及其他与生产经营有关的主要设备、工具和器具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在元以上且使用期限超过1年的应当作为固定资产。第二条 综合部负责公司所有固定资产的管理，由专人登记固定资产台账；财务部综合部，并制定固定资产管理办法和措施，根据总经理的批复，决定固定资产的购置、报废等事项。第三条 各职能部门负责归口管理本部门使用的固定资产，负责本部门固定资产的记录与管理。各部门负责人对本部门固定资产管理负主要责任。部门负责人以及资产管理人工作调动时必须将固定资产点交清楚，由于工作失职，管理不善造成损失的要追究责任。第四条 公司对固定资产实行“谁使用、谁管理”的原则，各部门负责人对本部门固定资产的安全、完整负责。第五条 固定资产一年清理一次，办公司组织实施，清理中发现非自认毁损情况，应由领用部门及时查明原因，上报综合部并作出处理。第七章 车辆及驾驶员管理办法第一条 车辆管理1. 公用车辆由综合部统一管理调度。2. 车辆每晚须开会公司，特殊情况经总经理批准可将车辆停放在公司外安全的存车处并负责车辆的保管。3. 应定期、定点对车辆进行维修、保养。4. 车辆维修、保养事项须事先填写申请单，将有关修理、保养项目报总经理审批后方可送修。5. 公用车辆原则上不得外借或私用，特殊情况须征得总经理批准。第二条 车辆使用1. 公司人员用车须提前一小时报综合部安排，若出车行程较远，应提前一天报综合部。2. 公司车辆由公司指定的司机驾驶，擅自驾驶公司车辆后果自负，并按违规处理。第三条驾驶员管理1. 驾驶员要重视交通法规学习，培养自觉遵守交通法规和增强交通安全意识的责任。2. 驾驶员应到综合部备档，并与公司签订安全协议书。3. 驾驶员要经常对车辆进行安全检查，及时排除不安全因素，平时要对车辆进行阿牛和保养，保持车辆的整洁。4. 驾驶员应严格遵守公司的各项规定，严守保密纪律，在未接到综合部的出车，不准私自出车。第四条费用管理 应公出车时所发生的汽油费、过桥费、停车费由驾驶员如实填写费用报销凭证，连同出车原始单据一起报综合部审核，财务复核、总经理审批，财务报销。第五条违规与事故处理有下列情形之一的违反交通规则或发生事故，由驾驶员负担经济损失，并予以行政处分或辞退。1. 无证驾驶；2. 未经许可将车辆借予他人使用；3. 违反交通规则；4. 因个人原因发生交通事故后，如需向当事人赔偿损失，扣除保险金额后，其差额由驾驶人承担。第八章 档案管理制度第一条 总则：本规定所称的档案是指公司及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、凭证、技术资料、电脑盘片声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。公司各部门、员工有保护档案的义务。档案工作实行统一领导，科学化管理。第二条 行政档案管理制度1、文件档案工作由综合部总负责，各部门协助管理。2、文件档案的处理：（1）各类文件材料收文由综合部统一处理，由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集等工作。(2) 各类文件档案的整理、利用统计保护工作由综合部统一负责，以确保档案的完整及价值的发挥。(3 ) 政府部门下发的红头文件正本必须交由综合部存档。(4) 各部门的各类专业档案，由各部门自行管理。各部门应在立档后，将总目录及卷内目录交综合部一份，以便查阅、利用。（5）各类文件档案要妥善保管，任何人不得擅自携带机要文件外出，避免泄露、丢失等不安全事故发生。(6) 综合部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。3. 各部门上报使用的各种文件、表格，要按照公司统一规定的格式执行。4. 各类公文办理程序：（1） 一般下级报上级部门的请示类文件，应在三天内回复，紧急文件应当天回复。（2） 上级对下级的指示类文件，应按指示精神在规定的期限内办理，将处理结果及时向有关领导汇报。第三条 档案备份制度1、 办公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。2、 应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，要进行定期备份。第四条 处理条例：有下列行为之一，据情节轻重，给予扣薪处理：1、 毁损、丢失或擅自销毁公司档案2、 擅自向外界提供、抄摘公司档案；3、 涂改、伪造档案；4、 未及时归档或管理不善，造成档案无法合法利用的。第五条 借阅：为确保档案机密程度，档案资料只供本公司员工借（查）用，一般档案借阅期为七天，较重要档案为三天，重要档案不许拿走，在档案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅，必须经总经理批准方可。借（查）阅人对所借（查）用一般性档案资料，须妥善保管，不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。第九节 合同管理制度第一条 为进一步规范公司合同管理，改进和完善签订合同的业务流程，避免经营风险，保护公司权益和资产安全，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国经济合同法等，特制定本制度。第二条 签订合同的基本要求1、 合同应当采用书面形式签订。2、 合同文本应优先选用公司的格式文本。合同条款中间不能出现空白，对于合同文本中预留填空部分签约时未发生或签订双方不须作约定时，应在空白部分划斜线以示删除。3、 采用格式文本填制的合同，签订时需用黑色墨水或碳素墨水填写，书写应字体工整、字迹清晰无涂改。采用打印文本时应字迹清楚，当出现空白页时应注明“本页无正文”。多页合同应加盖骑缝章。4、 合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名，双方身份证复印件，委托代理人姓名、职务、联系方式，开户银行及账号，签约地点及日期等应填写齐全。第三条 合同条款的制定及签订1、 对外签订合同一般不使用他方拟定的草拟合同，没有格式合同文本时，董事长应首先指定合同承办人草拟合同条款。2、 合同的份数及分送：各类合同我方所执份数不少于正本一份，副本一份。3、 由工程部留存所有合同正本，并妥善保管，以备存档。4、 分送公司财务管理部门合同副本原件一份。第四条 合同的管理1、 法定代表人对授权代理人的委托授权手续办理；2、 公章用印的管理；3、 对备案合同进行台帐管理；4、 按流程传递、签批、分送合同；5、 合同履行过程中的联络、督办；6、 建立公司合同台帐，妥善保管合同签订过程中的往来文件、电报、传真、电话记录