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PowerPoint使用技巧 辽宁工程技术大学 电子与信息工程学院 内容 n一、如何对齐多个对象 n二、如何复制幻灯片 n三、如何插入公式 n四、如何带走自己的字体 n五、如何将演示文稿保存为图片 n六、如何存出文稿中的图片 n七、如何将演示文稿转换为WORD文档 n八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件 内容 n九、如何压缩演示文稿的容量 n十、如何将表格插入到幻灯片中 n十一、如何加密演示文稿 n十二、如何使播放窗口可以随意调节 n十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播 放 n十四、如何抢救丢失的文稿 n十五、为什么我的VBA不能运行 一、如何对齐多个对象 n我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文 本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？ n解决方法：在PPT2003中，先执行“视图工具栏绘图”命令， 展开“绘图”工具栏（参见图一），然后同时选中多个需要对齐的 对象（参见图一），按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后 弹出一快捷菜单（参见图一）中，展开“对齐或分布”级联菜单， 选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。 一、如何对齐多个对象 n小技巧： n用此种方法设置的对齐方式，其实是多 个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中 ，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个 对象即刻向“最右边”一个对象（“文本框”） “看齐”了（如图二）。 n按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外 围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线 框所包围的对象。 n按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象 ，也可以同时选中被点击的多个对象（这 些对象可以不是连续的）。 二、如何复制幻灯片 n有时候，我们需要借用已经制作好的一篇演示 文稿中的某一张（或多张）幻灯片，我们如何 将其复制过来呢？ n解决方法：打开已经制作好的演示文稿，在右 边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行 “复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右 击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘 贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按 钮）即可。 二、如何复制幻灯片 n小技巧： n在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“ 母板”不被复制过来，而是使用了当前演示 的“母板”。 n按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉 ，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住 Ctrl键，在大纲区中的幻灯片上分别点击， 即可同时选中多张不连续的幻灯片。 三、如何插入公式 n在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式 ，怎么办呢？ n解决方法：在需要插入公式的幻灯片中，执行 “插入对象”命令，打开“插入对象”对话框， 在“对象类型”下面选中“Microsoft公式3.0”选项 ，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式 ”工具栏（如图三）上的相应“公式模板”按钮， 即可编辑制作出所需要的公式来（参见图四） 。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“ 文件退出并返回到演示文稿”命令即可。 三、如何插入公式 三、如何插入公式 n小技巧： n由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用 Office2002安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/ 删除程序”功能，进行安装。 n如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展 开，执行一下“视图工具栏”命令就行了。 n插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情 况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位 一下。 四、如何带走自己的字体 n我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好 的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可 能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示 文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的 字体一并带走呢？ n解决方法： n如果你所设置的是“TrueType字体”，那么完全可以 将其一并带走：执行“工具选项”命令，打开“选项 ”对话框（如图五），切换到“保存”标签下，选中其 中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再 保存（或另存）相应的演示文稿即可。 四、如何带走自己的字体 四、如何带走自己的字体 n小技巧： n为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入 TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌 入所用字符”选项。 n此设置只对当前演示文稿有效，如果打开 了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字 体，需要重复上面的操作。 n我们可以通过字体文件的扩展名来识别 “TrueType字体”（扩展名是ttf）。 五、如何将演示文稿保存为图片 n对于一些没有设置动画的演示文稿来说，如果 能将其保存为一幅幅的图片，这样，即使没有 安装PPT2002或播放器，我们也可以利用一些 图片浏览器来欣赏他们。那么，如何将其保存 为图片呢？ n解决方法： n启动PPT2002，打开相应的演示文稿，执行“文件另 存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右 侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一 种图形类型（参见图六），再取名保存。此时，系 统会弹出一个如图七所示的对话框，根据需要，单 击其中后个按钮即可。 五、如何将演示文稿保存为图片 n小技巧： n同一演示文稿保存为不同格式的图形文件，“gif”格式容量最 小，“wmf”格式容量最大。 n在进行保存时所取的名称，其实不是图形文件名称，而是 用来保存图形文件的文件夹名称，图形文件是“幻灯片1.GIF、 幻灯片2.GIF”。 六、如何存出文稿中的图片 n有时，我们在欣赏某篇演示文稿时，发 现其中的一些图片非常精美，想保存下 来，供以后自己制作演示文稿时使用， 又该怎么办呢？ n解决方法： n右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷菜 单中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图 片”对话框，取名保存即可。 六、如何存出文稿中的图片 n小技巧： n如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来，可以这样操 作：打开演示文稿，执行“文件另存为Web页”命令，打 开“另存为”对话框（如图八），取名（如“片头片尾”）保 存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开，保存在上述 Web页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾.files”的子 文件夹中（图片通常保存为jpg和png格式各一份）。 七、如何将演示文稿转换为 WORD文档 n如果将想演示文稿转换为Word文档，该如何操 作呢？ n解决方法： n启动PPT2003，打开需要转换的演示文稿，执行“文 件发送MicrosoftWord”命令，打开“发送到 MicrosoftWord”对话框（如图九），设置好相应的 选项后，按下“确定”按钮。此时，系统会启动Word ，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一 下相应的文件就行了。 七、如何将演示文稿转换为 WORD文档 n小技巧： n其实，转换到Word文档 中的演示文稿内容，并不 是普通的文本和图片，而 只是将一张张幻灯片作为 图片插入在Word文档中 了。 八、如何将演示文稿保存为自 动播放的文件 n对于一些电脑初学者来说，让其启动PPT2003 ，打开相应的演示文稿，再播放出来，往往或 出现差错。有没有好的办法解决呢？ n解决方法： n启动PPT2003，打开相应的演示文稿，执行“文件 另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型” 右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中 “PowerPoint放映（*.pps）”选项，再取名保存。以 后，使用者只要双击这个文件，即可直接进入播放 状态，非常方便。 九、如何压缩演示文稿的容量 n对于由多张照片制作的演示文稿，其容量很大，移动和演示起来 都非常不方便，能不能压缩一下呢？ n解决方法： n启动PPT2003，打开相册文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另 存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜 单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框（如图十），选 中“Web/屏幕”选项（其他选项按默认情况，参见图十），然后按“确 定”按钮返回，再取名保存即可。经过上述压缩，容量将大大减小。 十、如何将表格插入到幻灯片中 n我们在制作演示文稿时，常常要用到表格。大家知道，表格我们 通常是用Excel来制作的。那么，能不能将Excel制作好的表格插 入到幻灯片中呢？ n解决方法： n启动Excel2003，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小， 并去掉相应的网格线。 n再启动PPT2003，选定一张幻灯片，执行“插入对象”命令， 打开“插入对象”对话框（如图十一），选中其中的“根据文件 创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件（ 参见图十一），按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中 ，调整一下大小就行了。 十一、如何加密演示文稿 n如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改 ，怎么办？ n解决办法：对演示文稿进行加密，这是 PPT2003的一个新增功能。 n启动PPT2003，打开相应的演示文稿，然后选 择下面两种方法中的一种，对其进行加密： 十一、如何加密演示文稿 n1、执行“工具选项”命令，打开“选 项”对话框，切换到“保存”标签下， 设置好相应选项的密码（参见图十 二），确定返回，然后再将文稿另 存一下即可。 n2、执行“文件另存为”命令，打开“ 另存为”对话框，按对话框右上方的 “工具”按钮，在随后弹出的下拉菜 单中，选择“安全选项”选项，打开“ 安全选项”对话框（如图十三），设 置好相应选项的密码，“确定”返回 ，再取名保存即可。 十一、如何加密演示文稿 n小技巧： n如果设置了“打开权限密码”，以后使用者要打开相应的演示文 稿时，必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码，否 则不能打开。 n如果设置了“修改权限密码”，以后使用者在打开相应的演示文 稿时，如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码，不 仅可以打开文稿，而且可以修改文稿，如果没有输入正确的 密码，则可以通过按其中的“只读”按钮，将文稿打开播放，当 不能对其进行修改。 十二、如何使播放窗口可以随意调节 n大家知道，通常情况下PPT是以全屏方式播放演示文稿 的，此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作 ，就必须将播放窗口最小化，非常不方便。如何解决 这个问题呢？ n解决方法： n启动PPT2003，打开 需要播放的文稿，按 住Alt键不放，再依次 按“D、V”字母键， 也可以进入播放状态， 不过此时的播放窗口 是可以随意调节的 （参见图十六） 十三、如何让Flash动画在演示文稿中 顺利播放 n我们知道，通过“ShockwaveFlashObject”控件，可以 将Flash动画插入到文稿中进行播放。但是，不知为何 ，当我们将文稿的保存位置移动后，插入的Flash动画 就不能播放了。 n解决方法： n将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，同时在 用“ShockwaveFlashObject”控件插入Flash动画时，将路径设 置为相对路径。 n经过这样的设置以后，无论如何移动Flash的保存位置， Powerpointer均可正常播放插入的动画。 n注意：插入的Flash动画不支持打包功能，也不支持相应的演 示文稿播放器。 十四、如何抢救丢失的文稿 n我们在编辑文稿时，由于 死机或停电，常常造成文 稿的丢失，能不能抢救回 来呢？ n解决方法： n启动PPT2003，执行“工具 选项”命令，打开“选项”对话 框，切换到“保存”标签下， 选中“保存自动恢复信息”选 项，并在后面的方框中设置 一个时间（为了减少损失， 建议时间设置的尽可能短一 些，参见图十七），确定返 回，然后正常编辑文稿。 十四、如何抢救丢失的文稿 n一旦出现死机或停电等 意外情况后，当再次启 动PPT2003时，系统会 自动打开一个“文档恢 复”工具栏，将丢失的 文稿显示出来，选择其 中需要的文稿，然后将 其保存起来即可。