方正发布会执行方案.doc

方正发布会执行方案- 26 -目 录（一） 活动主旨P3（二） 活动核心环节P3（三） 新闻发布会流程P4-25（四） 活动新闻炒作P26（一）活动主旨通过资助地震孤儿，对其进行心理辅导帮助其走出灾难阴霾并建立积极的人生态度（二）活动核心环节时间内容7.157.221. 儿基会推荐孤儿人选，方正集团选定2. 在四川招聘专业幼师3. 标准“功夫舞”设计完毕4. 拍摄标准“功夫舞”完毕5. 为“功夫小子，快闪行动”启动预热，在各大网站首页上发布公益广告7.25联合儿基会，举办捐助地震孤儿暨功夫小子，快闪行动发布会，7.267.311. 10位“有故事”的孤儿进京参加功夫夏令营，幼教老师、北大心理专家同行，录制孤儿的梦想，并参观奥运场馆、武术队训练基地、北大2. “功夫小子，快闪行动”启动仪式（网络）；标准“功夫舞”各大视频网站发布；征集各地活动组织者8.18.201. 赠送方正电脑给孤儿，并参加专设的北大电脑培训课程2. 各地“功夫小子，快闪行动”活动组织者网络筛选；3. 网络推手软文轰炸各地网站8.218.24地震孤儿现场观看北京2008武术比赛8.24满载方正员工给孤儿院的礼物，欢送地震孤儿离京8.119.101. “功夫舞”在各地标志建筑前录制并在各大视频网站上发放，届时通过视频，与大家在网页上，进行闪客行动 ；2. 网络推手软文轰炸各地网站9.139.16选出优秀作品在主办网站公示（三）新闻发布会流程一新闻发布会概况方正集团资助地震儿童并对其进行心理干预使之健康成长。借助本次事件，召开新闻发布会，通过本次发布会现场沟通和媒体传播，向全国人民传播分方正的正面形象，增加方正品牌的美誉度。通过“功夫小子，快闪行动”全国范围内展开，使方正品牌形象更加年轻化。1.1发布会概况1、活动名称 “方正我们有功夫暨功夫小子，快闪行动新闻发布会”2、活动时间、地点2008年7月25日（星期五） 上午09:55-10：45 北京国际饭店二层国际厅（发布会）3、活动来宾构成总计人数：约100人来宾构成：u 儿基会官员u 方正人员u 北大心理学专家u 政府官员u 热度时代集团代表u 媒体主代表u 媒体（媒体来宾名单详见附件）媒体记者55位专业及行业媒体记者（约15人）；消费类大众媒体记者（约5人）；全国中心城市主流大众媒体记者（约35人）；1.2活动目标1. 全面展现方正集团企业形象，树立自身行业地位；2. 利用捐助地震孤儿并对其进行心理重建制造媒体事件，短时间内实现方正集团最大媒体曝光率利用“功夫小子，快闪行动” 制造社会事件，长时间实现方正集团最大媒体曝光率1.3活动策划思路：以“捐助，心理重建”为策划支点，全方位提升方正集团的企业形象：1. 活动形式是新闻发布会，气氛亲切和睦；2. 在氛围的营造上简洁大气，在设计和材料的选用上精益求精，凸现活动的国际化和高端品质；3. 对工作人员在外表气质及接待细节提出高标准和要求，以此承载分时传媒团队的精神和职业风貌；4. 对流程进行严格控制，精炼、激情、全方位沟通是关键词1.4项目执行管理原则 预演原则:注重流程管理与执行细节，多容易出现问题的环节，做到预想预知预演。 沟通原则：加强各个部门沟通与交流，对整体活动推进进程做到全面了解，对多部分多环节出现的问题及时协调与解决。 细节与标准原则：强调细节管理，每个环节必须充分考虑到细节，严格按照标准执行项目，规范执行流程。 落实与监督原则：严格按照各部分实施管理进度表落实每个环节。每个项目落实到具体负责人或联系人。对已实施项目进行质量监督与验收。1.5项目管理架构制作物资清单确认会场设计方案场地协调确认平面设计方案场地布置物资准备和管理项目总指挥执行指挥媒体管理中心会议管理中心物资管理中心制定媒体计划确定媒体名单完成新闻通稿组织新闻背景资料媒体沟通及邀请确定专访媒体确定专访内容确定提问媒体确定提问问题媒体危机预案确定软文框架监督媒体发稿制定会议策划案制定会议执行案制定发布会流程场地确定和协调确认主持人邀请来宾及确定接待方案撰写串词及领导讲稿外协人员配置及管理监督场地布置协调各部门工作其他相关项目1.7工作进度管理表活动内容详细资料时间推进（7月5日7月24日）负责人56789101112131415161718192021222324文件部分完成发布会策划案确认发布会策划案完成发布会执行案确认发布会执行案所有设计完成所有设计确认完成所有发言人发言稿框架完成所有发言人发言稿确认所有发言人发言稿完成新闻通稿确认新闻通稿完成公司新闻背景资料确认公司新闻背景资料完成软文框架确认软文框架完成主持人串词确认主持人串词完成资金申请及立项手续完成公司简介内容确认公司简介内容完成短片内容确认短片内容选定开场歌曲曲目制定会议流程确认会议流程物资部分物资制作确定需要制作的物资确认供应商确定制作效果及样式签订合同完成所有物资制作对制作物资验收物资租赁确定需要租赁物资确定供应商签订合同完成所有物资的租赁租赁物资验收物资购买确定需要购买物资确定供应商完成所有物资的购买购买物资的验收执行物资确定需要准备的执行物资完成执行物资准备确认执行物资准备完毕人员部分选定童声合唱团人员确认礼仪人员礼仪人员培训签订礼仪人员合同确定分时工作人员及职责确定与会来宾人数及名单与会来宾邀请签订合同摄影摄像人员确定及沟通场地部分确定会场签订场地租赁合同办理布场证媒体部分确定媒体方案确定邀请的媒体名单媒体邀请及媒体沟通前期媒体投放媒体出席与否情况确认确定专访媒体确定专访内容架构确定发布会提问媒体确定发布会媒体提问内容媒体表现监控和收集其他流程预演1.8发布会执行流程阶段项目时间项目执行内容配合内容时间执行要求109:55-10:01童声合唱开场大纲：童声合唱团主唱在舞台中央领唱，大厅各角落以及会场席间散落合唱团其他成员；歌声近半时席间散落的合唱团成员缓缓走上舞台；歌曲完毕合唱团齐声朗读灾后重建相关诗歌 灯光全灭；追光歌唱者6分钟礼仪小姐关闭大门；贵宾提前进场就座，媒体机位架设完毕210:01-10:03主持人致开场辞主持人致开场词，介绍来宾，引出方正集团副总登台讲话灯光全亮，追光，上场音乐，音响切换2分钟310:03-10:07分时副总发言介绍活动的意义灯光全亮，追光，上场音乐,掌声4分钟410:07-10:08主持人串场肯定活动的意义引出灾区的孩子灯光全亮，追光1分钟510:08-10:12孤儿讲话灾区孤儿快乐的跳“功夫舞”，并以积极向上的态度讲述进京旅程灯光全亮，追光，上场音乐,掌声4分钟610:12-10:13主持人串场评论地震孤儿积极的生活态度灯光全亮，追光1分钟710:13-10:17北大心理学教授讲话对灾区儿童现状的描述及对未来希望灯光全亮，追光，上场音乐,掌声4分钟810:17-10:18主持人串场任何成功的商业模式都是多赢模式进而引出专家发言灯光全亮，追光1分钟910:18-10:22政府官员讲话站在国家的高度讲述方正此举的贡献灯光全亮，追光，上场音乐,掌声4分钟1010:22-10:23主持人串场感谢专家发言，邀请大家观看视频灯光全亮，追光1分钟1110:23-10:24短片孤儿进京短片大纲：地震孤儿捐助到进京的快乐旅程灯光渐暗1分钟1210:24-10:2430”主持人画外音串场有请方正集团董事长兼首席执行官致辞，30秒1310:2430”-10: 2830”方正CEO讲话方正集团的的昨天、今天和明天追光追随发言人上场后,全场灯光逐渐亮起4分钟1410: 2830”-10:29方正CEO邀请热度传媒集团代表致辞追光追随30秒1510:29-10:33热度传媒集团代表讲话所有灯光聚焦4分钟1610:33-10:34主持人串场感谢两位老总讲话；宣布进入媒体提问时间1分钟1710:34-10:44媒体提问确定的媒体按照确定的提纲提问由2名迎宾小姐负责递送话筒10分钟签到处6名迎宾小姐在活动开始后进入会场工作1810:44-10:45主持人宣布发布会结束宣布发布会结束1分钟发布会会场和酒会区同时开始播放背景音乐,撤场关闭会场大门,从后门撤离1.9执行要点1、各部门职责分工表活动内容详细内容负责人备注项目筹备和总控发布会策划、执行、协调各方工作公关策划中心来宾邀请邀请主要媒体主参加发布会、发送请柬、出席情况确认、出席名单确定、外地媒体主的接待信息确定并递送总裁办统一安排媒介中心外地来宾接待和管理所有外地来宾的接待、食宿安排、集体前往发布会现场、发布会现场外地来宾的管理、外地来宾送行会议管理中心发布会现场发布会所有来宾座次安排会议管理中心重要媒体主来宾的全程陪同媒介中心地震孤儿安排公关策划中心二、发布会相关安排2.1 现场设置区域人员配备人员职责物资配备酒店大门礼仪人员2名在正门口接待来宾水牌方正徽章酒店大门内迎宾小姐2名统一正装，引导来宾签到处签到， 方正徽章1楼电梯口礼仪人员2名在一层扶梯口，指引来宾上电梯方正徽章新闻发布会水牌2楼扶梯口礼仪人员2名指引来宾到签到处方正徽章走廊无无新闻发布会水牌签到处礼仪人员2名微笑接待来宾背景板1个、签到桌2个、记者签到本3本、油性签到笔10支、礼品袋200个、媒体新闻资料70份、礼品200份、企业介绍200份、业务介绍200份、媒体红包70个、新闻联系人名片100张工作人员4名l 2名工作人员查收来宾请柬、请来宾留下名片，向来宾发送礼品袋l 2名工作人员查收媒体请柬、名片，发送礼品袋和车马费贵宾休息厅门口迎宾小姐2名引导发言贵宾和分时发言人休息及进场参加发布会方正徽章主会场门口礼仪人员2名欢迎来宾进场大背景板2块、拱门1个舞台区礼仪小姐4名（签到处和酒店大门礼仪）活动开始后签到处2名礼仪小姐进入准备印石候场印石2个、托盘2个、绒布2块、印泥2盒、纸巾5张、礼宾带工作人员3名分别负责声光视频及舞台流程和主持人沟通发布会流程主持人主持发布会发布会流程2.2现场布置效果及流程图1、现场平面布置图2、发布会会场内布置2.3物资清单项目物资名称规格数量（个/份/套）负责人备注文件部分发布会策划案1电子版备份发布会执行案3给凯雷沟通发布会流程10电子版备份来宾出席名单3电子版备份发布会来宾坐次表3电子版备份外地来宾接待信息表10发送各中心及分公司，总裁办负责接待出席媒体名单3电子版备份提问媒体名单3电子版备份媒体提问提纲10电子版备份专访媒体名单3电子版备份专访内容纲要10电子版备份发布会功能区域划分设置图3电子版备份工作人员分布点位图3电子版备份方正副总发言稿2电子版备份北大心理学教授发言稿2电子版备份政府官员发言稿2电子版备份方正总裁发言稿2电子版备份热度传媒集团总裁发言稿2电子版备份主持人串词2电子版备份新闻通稿90电子版备份新闻背景资料90电子版备份制作物资欢迎水牌3国际厅大门两侧背景板2国际厅大门1签到处1大牌模型及推车3台卡2记者证70工作证30请柬200礼品200新闻资料光盘70个刻录所有新闻资料电子版，并加贴热度传媒贴膜童声合唱背景乐1电子版备份短片1电子版备份暖场音乐1发言人上场音乐1舞台背景板1舞台1印石2印泥2擦印泥纸5红绒布盖住印石和托盘为准2托盘2新闻负责人名片100方正集团徽章300租赁物资发布会场地1投影机2投影幕2讲台1音响1无线话筒2摄像1摄影1香摈塔1礼宾带10购买物资油性签名笔10媒体签到本3胸花200台花3执行物资笔记本电脑2对讲机10照相机2摄像机1中性笔15便签5U盘2移动硬盘1打印机12.4人员分工清单1、前期准备工作人员分工表项目负责人成员职责范围备注项目负责人前期准备工作的统筹、分配、管理与监督执行文件准备完成策划案完成执行案完成设计稿发布会流程制订公司介绍业务介绍主持人串词所有发言人讲话稿框架拟订并确定所有发言人讲话稿撰写所有发言人讲话稿确定准备统一对外说辞培训案祝酒辞拟订物资准备制订物资清单 活动所需物资购买活动所需物资租赁活动所需物资制作后勤准备完成项目立项手续完成内部财务手续负责对外财务手续负责公司内部沟通负责与方正公关部协调沟通场地协调人员准备摄影摄像人员联系和沟通礼仪招聘培训迎宾小姐沟通与培训来宾的邀请与接待与方正公关部的协调工作人员统筹管理和培训公司其他与会人员沟通和培训传播准备制定媒体计划执行媒体计划确定媒体名单邀请并沟通媒体撰写新闻通稿及其它新闻资料确定专访媒体和专访提纲确定提问媒体及提问内容2、现场执行人员分工表职能部门负责人成员职责范围备注项目总控现场总协调，控制整个发布会流程进度，协调各区域工作，与公司其它出席发布会有关人员沟通发布会执行细节外地来宾接待确定外地来宾抵京时间、地点等接站信息外地来宾接站外地来宾食宿安排外地来宾前往发布会现场整体统筹车辆、出发、路线、时间外地来宾在发布会现场的陪同外地来宾送行安排酒店大门接待所有来宾的接待引导来宾签到贵宾抵达信息确定贵宾抵达接待安排请相应领导出面迎接引导贵宾签到及休息签到处来宾签到提醒来宾发布会按照请柬编号对号入座媒体签到提醒来宾发布会按照请柬编号对号入座秩序管理安排两名礼仪小姐准备印石和托盘等候场场景布置和购物车管理2.5媒体传播执行管理1、媒体邀请管理分时传媒信息目标受众主要集中在中心城市和一、二级城市，其中又以商务类人士和广告界人士为主。因此，媒体邀请范围主要集中在国内主要城市主流平面媒体、国内最具影响力的经济类媒体以及国内广告界知名媒体。以下是本次发布会拟邀媒体名单：媒体类型媒体名单联系人电话国内主要城市主流媒体北京青年报新京报京华时报北京晚报北京晨报法制晚报东方早报羊城晚报南方都市报广州日报扬子晚报半岛晨报精品购物指南成都商报国内主要门户网站新浪网搜狐网网易网雅虎网TOM网国内主要电视媒体中央电视台（中国财经报道）北京电视台上海东方卫视凤凰卫视2、媒体专访管理 安排国内最具影响力的生活类媒体专访方正集团代表和热度传媒公司董事长，扩大事件影响力和方正曝光率； 提前与确定的专访媒体就专访内容进行深入沟通，确保专访的效果和可控性；3、发布会媒体提问阶段管理事先拟定发布会记者提问环节问题提纲，与媒体深入沟通，确定发布会提问媒体名单及提问提纲；4、媒体危机管理 事先就媒体可能提出的与本次事件主体相关的问题作充分预想，防止媒体在提问阶段背离提问纲要发问； 通过事前的充分沟通，尽量避免媒体报道可能出现的偏差； 通过事前反复的沟通和多次确定，确保多数媒体将事件按照方案设想进行充分传播；2.6会务执行管理1、外地来宾接待事先拟定外地来宾名单及其抵达北京的具体信息表，由总裁办统一部署车辆和人员，务必接待好外地来宾。2、外地来宾行程安排安排酒店叫醒服务，提前两小时三十分（上午7：30）叫醒所有与会来宾，准备好大巴，提前两小时从龙挝树宾馆出发前往发布会现场，防止因堵车等情况导致来宾延误出席发布会。2.7礼品和资料的安排与发放礼品和资料分装为来宾礼品包和媒体礼品包两大类三、其它相关事宜3.1、工作人员职责及管理制度u 所有工作人员必须要有责任心，完全服从上级的指挥；u 严格遵守项目组规定的系列规定；u 必须熟悉项目方案和活动流程安排，精神保持高度集中，密切注意活动流程的进展过程；u 必须按照要求着装，佩带工作证件；u 工作过程中，严禁吸烟；u 工作过程中必须精神饱满，保持微笑，文明礼貌，应表现尊重和适当的热情；u 严格听从项目指挥的安排；u 所有工作人员应该尊重自己和他人，团结其他工作人员和管理人员，不得拉帮结派，不得发生任何矛盾和冲突；u 发现问题要及时上报，并制定解决方案，不得隐瞒问题或忽略问题。3.2、礼仪管理制度u 礼仪人员必须严格按照项目组日程安排进行排练、彩排、预演等，不得迟到，早退、无故缺席；u 进场后按照要求着装，并佩带工作人员证件；u 到达现场后，必须第一时间准确到达指定位置，保持安静有序，不得嬉笑打闹，不得随处乱逛，不得与无关人员闲谈以及进入其他无关区域；u 工作过程中必须精神饱满，保持微笑，文明礼貌，应表现尊重和适当的热情；u 礼仪人员必须遵守管理人员安排，在指定地方休息、接待，不得无故私自离开指定范围；u 礼仪人员必须注意自身形象，爱护环境和公物，保持安静有序，不得出现任何不文明的行为或语言，不得大声喧哗，不得嬉笑打闹u 礼仪人员在整个活动期间如有突发情况(如身体不适等)无法进行工作时，应第一时间通知管理人员，并积极配合管理人员采取人员补替措施，在会议进行过程中出现该情况，应示意管理人员，等到同意后，方能离场。严禁随意擅自行动；u 礼仪人员在准备工作中出现突发情况，应第一时间通知相关负责人，并积极配合管理人员采取补救措施。3.3、迎宾小姐培训u 迎宾人员必须严格按照项目组日程安排进行排练、彩排、预演等，不得迟到，早退、无故缺席；u 进场后按照要求着装，并佩带工作人员证件；u 到达现场后，必须第一时间准确到达指定位置，保持安静有序，不得嬉笑打闹，不得随处乱逛，不得与无关人员