EXCEL常用函数的PPT教程.ppt

2 使用函数 函数的类型 1. 常用函数: 函数作用 VLOOKUP在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所 在行中的指定列处的数据。 COUNTIF统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 SUMIF根据指定条伯对若干单元格求和 3 函数的使用 (VLOOKUP) VLOOKUP函数 函数名称：VLOOKUP 主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组 当前行中指定列处的数值。 使用格式: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明 : VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数 据表,需返回某列值的列号,逻辑值True1或False0) 注意： 如果 range_lookup 为 TRUE或省略，则 table_array 的第一列中 的数值 必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。 如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。 （2）返回错误值 #VALUE，没有找到匹配数值#N/0 4 函数的使用 (COUNTIF & SUMIF) COUNTIF函数 函数名称：COUNTIF 主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式：COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明：Range代表要统计的单元格区域；Criteria表示指定的条件表 达式。 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 SUMIF函数 函数名称：SUMIF 主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range） 参数说明：Range代表条件判断的单元格区域；Criteria为指定条件表达式； Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。 5 1.选中所需要的数据:如图 数据透视表的使用 数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您 可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴 趣区域的明细数据。 源数据 第三季度高尔夫汇总的源值 数据透视表 C2 和 C8 中源值的汇总 6 数据透视表的使用 创建数据透视表 打开要创建数据透视表的工作簿。 请单击列表或数据库中的单元格。 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。 在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中，遵循下列指令，并单击“所 需创建的报表类型”下的“数据透视表”。 按向导步骤 2 中的指示进行操作。 按向导步骤 3 中的指示进行操作，然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表 版式。 通常，可以在屏幕上设置报表的版式，推荐使用这种方法。只有在从大 型的外部数据源缓慢地检索信息，或需要设置页字段来一次一页地检索数据时， 才使用向导设置报表版式。如果不能确定，请尝试在屏幕上设置报表版式。如有 必要，可以返回向导。 7 在屏幕上设置报表版式 从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至 此处”的拖放区域。 如果没有看见字段列表，请在数据透视表拖放区域的外边框内单击 ，并确保“显示字段列表” 被按下。 若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用，请单击该字段旁的 。 对于要将其数据显示在整列中的字段，请将这些字段拖到标有“将列字段拖至此处”的拖 放区域。 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖到标有“请将数据项拖至此处”的区域。 只有带有 或 图标的字段可以被拖到此区域。 如果要添加多个数据字段，则应按所需顺序排列这些字段，方法是：用鼠标右键单击数据 字段，指向快捷菜单上的“顺序”，然后使用“顺序”菜单上的命令移动该字段。 将要用作为页字段的字段拖动到标有“请将页字段拖至此处”的区域。 若要重排字段，请将这些字段拖到其他区域。若要删除字段，请将其拖出数据透视表。 若要隐藏拖放区域的外边框，请单击数据透视表外的某个单元格。 注释 如果在设置报表版式时，数据出现得很慢，则请单击“数据透视表”工具栏上的 “始终显示项目” 来关闭初始数据显示。如果检索还是很慢或出现错误信息，请单击 “数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”，在向导中设置报表布局。 数据透视表的使用 8 在向导中设置报表布局 如果已经从向导中退出，则请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图 ”以返回该向导中。 在向导的步骤 3 中，单击“布局”。 将所需字段从右边的字段按钮组拖动到图示的“行”和“列”区域中。 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖动到“数据”区。 将要作为页字段使用的字段拖动到“页”区域中。 如果希望 Excel 一次检索一页数据，以便可以处理大量的源数据，请双击页字 段，单击“高级”，再单击“当选择页字段项时，检索外部数据源”选项，再单 击“确定”按钮两次。（该选项不可用于某些源数据，包括 OLAP 数据库和 “Office 数据连接”。） 若要重排字段，请将它们拖到其他区域。某些字段只能用于某些区域；如果将一 个字段拖动到其不能使用的区域，该字段将不会显示。 若要删除字段，请将其拖到图形区之外。 如果对版式满意，可单击“确定”，然后单击“完成”。 数据透视表的使用 9 常用快捷方式： 快捷键： 1、按【Ctrl】+【箭头键】可移动到工作表中当前数据区域 （数据区域：包 含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。）的边缘。 2、按【Ctrl】+【Shift】+【箭头键】可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格。 3、按【Ctrl】+【Shift】+【空格键】可选择整个工作表与【Ctrl】+ 【 A 】区别； 4、【F9】计算所有打开的工作簿中