档案的价值与作用.ppt

第三章 档案的价值与作用 【本章要点】 说明档案的价值、作用，介绍中外关于档案价值 和作用的一般性认识。 阐述档案的各种价值形态。 揭示档案的各种典型作用形式。 描述档案价值实现的各种规律性。 阐明社会环境、档案意识及档案管理水平对档案 价值实现的影响。 各个国家、各类社会组织和个人之所 以世世代代保存档案，传给后人，是因为 档案具有其他事物不可替代的价值和作用 。在档案学和档案工作术语中，档案的价 值和作用经常被作为基本等同的概念理解 和使用，但从严格的科学意义上看，这两 个概念既有联系，又有差别。 第一节 档案的价值与作用概述 一、凭证价值和情报价值 根据档案价值实现领域和效果的不同， 可分为凭证价值和情报价值。 第二节 档案的价值形态 二、现实价值和长远价值 根据档案价值实现时间的不同，可分 为现实价值和长远价值。 三、对于形成者的价值和对于社会的价值 根据档案价值主体的不同，可分成对于 形成者的价值和对于社会的价值。 档案是人类文明的伴生物。在人类漫 长的文明史中，无论各个国家的政权性质 如何、发达程度如何，都无一例外地在日 积月累地形成和保存档案，并将其流传于 后世。之所以如此，是因为档案具有独特 的、重要的、广泛的社会作用。 第三节 档案的作用 一、行政作用 档案是各级各类机构、社会组织行使 职能、从事管理活动的真实记录，这些记 录对于该机构、地区乃至国家工作人员察 往知来，保持政策、体制、秩序、工作方 法的连续性、有效性，以及决策的科学性 具有不可替代的凭证和参考作用，这种作 用可以称为资治作用或行政作用。 二、业务作用 档案作为历史的记录，就其宏观而言， 纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会 的各个领域。就其微观而言，它记述了人 们改造客观世界和主观世界的实践过程， 涉及生产经营、金融贸易、工程设计、教 育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面 。 三、文化作用 档案的文化作用主要是指档案是人类 所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及 它对于人类社会文化的积累、传播、发展 与进步所发挥的各种功能。 四、法律作用 档案的法律作用是指档案在解决争端 、处理案件等活动中所发挥的证据作用。 法律作用是档案凭证价值的重要体现。从 档案的形成来看，它是当时、当地、当事 人在业务活动中形成的原始记录，真实性 、可靠性强，是令人信服的真凭实据。 五、教育作用 古人立档有直接或间接的目的，一方 面反映了中央集权制的封建政权在政治方 面的需要，另一方面也是所谓文化“文 治教化”的需要。 档案的价值是客观存在的，档案价值 的实现也有一定的规律可循，也需要一定 的条件保障。研究和掌握实现档案价值的 规律性与条件，是为了在尊重这些规律的 基础上，更合理、更有效地发挥档案的作 用。 第四节 实现档案价值的规律与条件 一、档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版 本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大 和发展的，它的扩展具有一定的规律性， 可称为档案价值的扩展律。 （一）由于价值主体扩展而导致的档案价值 扩展 这是指随着时间的推移，可能与档案 发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者及 其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案 价值的扩展。 （二）由于档案作用性质的变化而导致价值 扩展 档案对于利用者的有用性是多方面的， 而这些用途并不是同时显现出来的。随着 时间的推移和条件的变化，不仅利用者的 范围得以扩大，档案的作用性质也会发生 变化，呈现出档案价值的多元性特征。 二、档案价值的时效律 时效，指的是某一事物在一定时间内 发挥作用的特性。档案价值的时效性是指 档案对社会的有用性是有时限的，某些档 案在一定时期内对利用者是有价值的，超 过这个时间限制后则降低或丧失了价值。 这一规律可称为档案价值的时效律。 （一） 档案与利用者需求之间关系的时效性 并不是所有文件的生命期都一样长， 姑且不论其自然寿命，仅就其有用性而言 ，有些在文书处理过程完结后就被淘汰， 有些在现行期或半现行期内有利用价值， 有些则在进入非现行期以至永远都可能因 有用而被保存。 （二）档案价值形态的时效性 从档案价值的扩展律可知，档案对于 利用者有多方面的作用，因而具有各种不 同的价值形态。而这些作用往往是在不同 的时间段中发挥出来的。 三、实现档案价值的条件 档案价值关系不是天然存在的，而是 通过主体和客体之间的相互联系、相互作 用而形成的，这种联系和作用就是档案利 用活动。档案利用是档案价值产生和实现 的中介和必要条件。 （一）社会环境 社会制度、国家有关法规、政策、政 治经济形势等对于档案利用需求、档案机 构可能提供档案的程度有很大的制约作用 ，从而对档案价值关系的形成和实现具有 直接的影响。 （二） 社会档案意识 人们对档案的认识水平以及社会上对档 案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。 社会对档案的需求程度以及档案工作能够 满足需求的程度与社会档案意识密切相关 。 （三） 档案管理水平 档案管理水平的高低直接影响到档案 管理部门提供档案服务、满足社会需求的 能力，以及利用者获取所需档案信息的可 能性。 【复习思考题】 1、为什么要研究档案的价值与作用问题？ 2、目前档案学术界关于档案价值问题的研究 ，有哪几种具有代表性的学术理论观点？ 对这些观点你有何评价？ 3、什么是档案的作用？它与档案的利用价值 之间是一种什么关系？ 4、如何理解“档案的价值形态”这一概念？ 5、档案的基本价值形态有哪几种？ 6、档案为什么具有凭证价值和参考（情报） 价值？ 7、档案的现实价值是什么？档案的历史价值 是什么？ 8、有关档案对于形成者的价值和对于社会的 价值的研究有何理论和实践意义？ 9、档案的作用主要表现在哪些方面？认识档 案的各种作用对档案工作有何实践意义？ 10、说明档案为什么具有“资治作用”？ 11、说明档案为什么具有“文化作用”？ 12、认识档案的“法律作用”有何现实意义？ 13、为什么要研究档案价值实现