信息化加工项目实施方案.doc

档档 案案 数数 字字 化化 加加 工工 项项 目目 实实 施施 方方 案案 目目 录录 1 一、总体实施原则一、总体实施原则3 二、加工现场布置二、加工现场布置5 三、生产进度安排三、生产进度安排5 3.1. 进度保障措施5 四、加工设备选型四、加工设备选型7 4.1. 整理工具配备7 4.2. 设备保障措施7 五、五、 团队组织管理团队组织管理7 5.1. 双方职责分配7 5.2. 技能强化培训8 5.3. 管理制度落实9 5.4. 岗位考核内容12 5.5. 人员保障措施14 六、六、 工艺流程设计工艺流程设计15 6.1. 生产工艺流程图15 6.2. 加工工序详解16 6.3. 影像基本处理内容26 6.4. 特殊影像的处理28 6.5. 特殊纸张的处理29 七、七、 品质保障措施品质保障措施31 7.1. 质量控制目标31 7.2. 质量保障计划31 7.3. 质量保障方案31 7.4 质量控制流程 33 7.5 质量控制措施 33 八、安全保密方案八、安全保密方案36 8.1. 安全保密原则36 8.2. 人员安全管理37 8.3. 设备安全管理38 8.4. 数据安全管理38 8.5. 离线备份38 8.6. 档案安全管理38 8.7. 信息保密措施39 8.8. 员工保密协议39 8.9. 项目保密协议40 2 九、项目验收交付九、项目验收交付41 十、售后服务承诺十、售后服务承诺42 10.1、免费服务期限 .42 10.2、质量保证期限 .42 10.3、 服务响应时间42 10.4、解决问题时间 .42 十一、十一、 项目实施预算项目实施预算43 11.1、项目报价 .43 11.2、项目人员配置 .43 11.3、项目设备配置 .44 11.4、工期预算 .44 3 一、总体实施原则一、总体实施原则 新世纪的到来，信息化已成为国际潮流，也是全球关注和竞争的焦点。信息 化是人类社会文明进步的必然趋势，能否跟上国际潮流，完成信息化进程，甚至 关系到一个企业、一个国家、甚至一个民族的兴衰。 随着信息化产业的飞速发展，传统意义上的档案管理手段已不适应于飞速发 展的今天，报纸、广播已不再是信息传播的唯一途径，取而代之电视、互联网在 人们的生活中已越来越重要。目前世界发达国家已走在信息化前列。 我国是具有悠久文明历史的大国，信息浩如烟海，取之不竭。而目前，我国 的信息产业，如电子出版、Internet 网上出版、数字图书馆建设等，却出现了“ 有路无车，有车无货“的窘迫局面。加速信息资源建设，成为我国信息产业发展 的急迫任务。我国现有报刊 3000 余种，各类杂志 4500 余种，报刊、杂志的电子 出版已经成为媒体潮流和竞争的热点。百科全书、地方志以及建筑、金融、医药、 法律等各行各业的档案资料、行业信息也都有待于数字化和电子出版；数字图书 馆建设也成为国家关注的重点项目。 当今社会是信息社会，信息资源已成为除物质资源与能量资源之外的第三资 源，信息化建设已成为衡量一个地县社会进步、科技发展，综合实力的标志。档 案作为一种具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性的特殊信息资源，已经成为一 个地县信息化建设的重要内容。 作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压 力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问 题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新 的技术、新的方法来管理档案的重要性，正在努力通过档案信息化融入整个社会 信息化的进程，逐步改变传统的档案管理模式并向档案的全电子化、多用户超远 程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展，通过最先进的技术手段使档案的 社会价值和经济价值得到最充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和 作用。 档案信息化：即将大量的纸质档案通过先进的电脑技术，转变成可供电脑方 便查阅的电子影像文件。其一：利于实现档案长期保存、节省档案存放空间；其 二：利于高效管理和快速查询，其三：利于实现数据共享，跟上国际化步伐。 面对新的形势，国家档案局颁布了全国档案信息化建设实施纲要，作为 全国档案事业发展的第一个专项规划，明确提出了加强电子文件归档和电子档案 的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范 性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、 安全保障体系和人才队伍建设的要求。在“十一五”规划期间将进一步提出“金 4 档”工程建设，构建全国性档案利用网络和档案信息资源数据库，提高档案利用 层次和水平，使档案为国家经济建设和社会政治建设服务的目标。这些都为我们 下一步开展档案信息化建设提供了明确的方向。 档案信息资源管理系统的建设既是电子政务发展的必然要求，也是信息社会 发展的必然要求，作为电子政务的一部分，档案信息资源管理系统为馆藏档案从 库存资源向信息资源转换提供中间件和支撑平台，为各级领导和公众提供了档案 目录和档案原文的数字信息查询中心，也为政府信息的发布提供了一个统一平台， 有利于提高政府办公的透明度，树立现代化的政府形象。 为了适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，促进全国档案事业现代化 水平的提高，为档案事业在新世纪新阶段的发展绘制出新的宏伟蓝图，档案事 业发展“十一五”规划已被列入国家发改委“十一五”专项规划编制目录，体 现了国家对档案事业发展的重视和支持，为推动档案事业可持续发展创造了有利 条件，也为各地区、各部门制定档案事业发展“十一五”规划提供了一个重要工 作基础。 以下是我们将就档案数字化扫描做如下汇报，方案中不足之处请贵集团领导、 专家给予帮助指导。谢谢 我们的总体实施原则如下： 1、详细规划、细致安排，将每项工作任务、每个工作环节都想到、做好， 无遗漏、无差错； 2、设立完善的项目管理体系和保障体系，为应对多方面已知、未知的情 况做好准备工作； 3、加强人员审查和员工管理工作，制订并执行高效的安全管理制度和保 密制度，确保项目的安全实施； 4、增加管理人员的投入，增强现场的监管力度，明确监管措施落实到位； 5、集中优势资源，从资金、技术、人员、工艺、设备、管理等多方面保 障项目的顺利实施； 6、全力保障品质检查，以多层次、多级别的检查管理，确保提交给用户 的产品全部符合质量要求； 7、全力保障信息安全和保护档案实体安全； 5 二、加工现场布置二、加工现场布置 策略简述策略简述：加工现场场地的规划策略要从物品的安全性、信息的保密性、工 作的连贯性、操作的便捷性和空间的舒适性等多个方面进行综合考虑。因此我们 布署现场的方案如下： 三、生产进度安排三、生产进度安排 3.1.3.1. 进度保障措施进度保障措施 项目实施的进度是与每天完成的产量及每批验收通过的数量成正比的，因此 实施进度的保障要通过对产量和质量两个方面的保障来实现。 一、质量保障 1、 对员工进行严格的岗位操作培训，减少次品的产生,避免重复返工。 2、 给员工提供明确的质量参考标准和样本。 3、 与工资、奖金、处罚挂钩，激励员工的工作热情和责任心。 4、 质量主管要尽心尽责做好现场监督检查工作。 5、 定期安排员工进行质量自检。 6 四、四、加工设备选型加工设备选型 4.1.4.1. 整理工具配备整理工具配备 4.2.4.2. 设备保障措施设备保障措施 设备的保障主要通过以下三种方法： 五、五、 团队组织管理团队组织管理 5.1.5.1. 双方职责分配双方职责分配 5.2.5.2. 技能强化培训技能强化培训 主要根据各岗位的工作内容针对性的对各位在岗员工进行操作培训，强化注 意事项、技术要求、质量要求、安全保护等内容。此培训在上岗前进行，并且在 实施过程中阶段性的进行突击考核。 7 5.3.5.3. 管理制度落实管理制度落实 5.5.1.5.5.1.员工纪律准则员工纪律准则 5.5.2.5.5.2.考勤管理制度考勤管理制度 5.5.3.5.5.3.物品管理制度物品管理制度 5.5.4.5.5.4.卫生管理制度卫生管理制度 5.5.5.5.5.5.休息管理制度休息管理制度 5.5.6.5.5.6.操作管理制度操作管理制度 5.5.7.5.5.7.档案保护制度档案保护制度 5.5.8.5.5.8.档案保密制度档案保密制度 5.4.5.4. 岗位考核内容岗位考核内容 5.6.1.5.6.1.流程工单流程工单考核考核 5.6.2.5.6.2.档案接收档案接收考核考核 5.6.3.5.6.3.案卷拆分案卷拆分考核考核 5.6.4.5.6.4.档案扫描档案扫描考核考核 8 5.6.5.5.6.5.影像影像处理处理考核考核 5.6.6.5.6.6.装订装订归还归还考核考核 5.5.5.5. 人员保障措施人员保障措施 六、六、 工艺流程设计工艺流程设计 6.1.6.1. 生产工艺流程图生产工艺流程图 6.2.6.2. 加工工序详解加工工序详解 6.2.1.6.2.1. 领用交接领用交接 档案的领用交接是数字化加工的第一个步骤。该项工作由我方项目主管亲自 负责，我方人员与用户指定人员共同到档案库房提出待加工的档案然后对档案情 况进行清点和登记，主要清点的内容是件数（卷数）和页数，主要登记的是案卷 编号和页数。 由双方交人员签字确认无误后才准档案出库。交接单一式三联，用户方执一 份，我方执两份。即做为领档的依据，也做为还档的参照。 工作要求：工作要求： 记录清晰、清点准确，对于已知的问题都要详细登记在册，并记录清晰、清点准确，对于已知的问题都要详细登记在册，并 经双方签字确认。经双方签字确认。 6.2.2.6.2.2. 检查、登记检查、登记 档案实体领出后由专用的推车和周转箱进行押运，到达加工现场后直接上架 到档案保管柜中，项目主管随档案移交一份交接单给质量主管，由质量主管负责 工单的初始化及档案发放工作。 数字化加工工作的第二个步骤就是对档案实体进行仔细的检查（包括：封面 内容、卷内目录内容、文件页码、页面情况、缺页漏页等内容） ，如果发现问题 9 就要登记到工单上并提交用户审核处理。 工作要求：检查仔细，问题记录准确详尽，并要求用户有明确的处理意见后工作要求：检查仔细，问题记录准确详尽，并要求用户有明确的处理意见后 将处理意见一并附在档案上递交给下一工序将处理意见一并附在档案上递交给下一工序。 6.2.3.6.2.3. 档案拆卷档案拆卷 当检查完的档案传递到拆卷工序后，即开始第三步骤拆除档案原始装订，拆 除装订时要求不得损伤档案纸张，同时要用起钉器来拨除金属装订物。对于纸质 较差、装订较簿或用户不允许拆卷的档案直接通过。拆除装订的档案要用不锈钢 的长尾夹进行固定然后放在档案篮中递交给下一工序操作。 工作要求：保护纸张、拆装无损工作要求：保护纸张、拆装无损 。 6.2.4.6.2.4. 扫描扫描前处理前处理 拆除装订物的档案到达前处理工序后就进入了第四个步骤，也是非常重要和 关键的一个预处理环节。处理人员拿到档案后要先对照第二道检查工序填写的工 作单了解问题页的大致情况，然后再对一页页的档案进行页面检查，发现有破损 的进行裱糊，发现有折皱的进行烫平，发现页码有颠倒的重排顺序，然后进行扫 描件与非扫描件的鉴定、纸张分类。对于需要扫描的夹稳后放入扫描篮中，对于 不需要扫描的夹好后放入非扫描件篮中。然后进行工单登记，并核对上一工序已 发现的问题，填写本工序发现的新问题及处理结果，如果问题严重需提交用户审 核后处理。 工作要求：对前面工序情况进行核对、本道工序情况认真填写工作要求：对前面工序情况进行核对、本道工序情况认真填写。 6.2.5.6.2.5. 扫描扫描加工加工 本道工序员工收到递交上来的扫描件后，直接上平板生产线扫描，扫描仪和 系统的参数都是设定好的，如果需要更换直接在系统模板中切换即可。 1. 对于同一份档案中有铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，以文件主要部分 的清晰为准，必要时调整光亮度、明暗度、对比度和色彩中间值，以提 高内容的可辨程度。 2. 扫描时要对影像进行初审，确保影像的完整性，倾斜度不得超出 3 度 （超出 3 度纠偏后就会出现文字变形，影响阅读，因此需要重扫） ，发现 有麻点过多，字迹过浅、内容模糊不清的进行调整后重扫。 10 3. 根据客户要求及数据库结构对文件及图像命名。 （具体标准参见用户要求） 工作要求：对前工序进行校对、对本工序情况认真填写工作要求：对前工序进行校对、对本工序情况认真填写。 6.2.6.6.2.6. 影像修整影像修整 影像修整就是对扫描生成的影像文件进行标准化修图处理，使影像能够清晰、 准确、完整的反应出档案的原貌。 1. 修图以空白边缘为主，覆盖在有效内容上的部分不进行修整，以保持 档案原貌。 2. 对扫描完毕的图像文件进行纠偏，页面端正，无明显倾斜，倾斜度不 大于 1； 3. 对于扫描后图像文件中的污点、黑边等进行去除，保证图像文件的干 净、整洁和美观； 4. 保持上下左右四边尺寸合理，页面内容居中，边距过宽的进行裁边， 边距过窄的进行加宽； 5. 对于纸质发黄，很多还沾有各种污渍，且档案信息中包含了诸如毛笔、 铅笔、钢笔、油印件、复写件等多种类型的字迹，还有印鉴、照片等 图形，在不改动档案内容的情况下，可以调节色彩的对比度、饱和度， 使影像更清晰和美观，以达到清晰阅读为准； 6. 对于普通处理软件无法达到效果的，应采用 Photoshop 进行专业美化 处理。 工作要求：对前工序进行校对、不修改原始信息、按验收标准处理到位并认工作要求：对前工序进行校对、不修改原始信息、按验收标准处理到位并认 真填写工单真填写工单。 11 6.2.7.6.2.7. 影像质检影像质检 对修整好的扫描件图片按用户检查要求和检查尺度进行自检，发现问题及时 退回返工。 工作要求：检查认真仔细、数量核对清楚，认真填写工单工作要求：检查认真仔细、数量核对清楚，认真填写工单。 6.2.8.6.2.8. 条目著录条目著录 对于还未进行著录的档案条目我们可以参照实体进行著录，也可以参照扫描 件进行著录，同时著录方式采用目前最广泛使用的“一文双录，系统校对”方式， 让两个分开著录的员工组成一个小组同时去录一份档案目录，然后通过系统自动 校对，其中只要有一个标点错误系统就会自动提示，因此可以保证最终数据的 100%准确。 工作要求：采用一文双录方式，保质、保量完成著录工作，并认真填写工单；工作要求：采用一文双录方式，保质、保量完成著录工作，并认真填写工单； 6.2.9.6.2.9. 条目质检条目质检 通过系统自动进行双录校对，然后第三方再进行一次抽检后直接将数据导出 一份正确的放入主数据库中，等待与扫描件进行批量挂接。 12 工作要求：检查认真仔细、数量核对清楚，认真填写工单工作要求：检查认真仔细、数量核对清楚，认真填写工单。 6.2.10.6.2.10. 数据总检数据总检 我们通过人工和系统两种方式对挂接好的电子档案全文数据进行大批量自检， 包括目录的准确性、图片的参照效果、挂接的正确性等方面，发现有错误视为不 合验，退回上一环节重新处理。 工作要求：全面检查并认真填写工单工作要求：全面检查并认真填写工单。 6.2.11.6.2.11. 装订还原装订还原 加工完的档案我们会按页码顺序进行还原，然后再按原装订的痕迹进行装订， 对于部分需重装订的按用户要求以右边和底边对齐为准。 工作要求：检查仔细、装订美观、结实牢固、无遗漏并认真核对数量。工作要求：检查仔细、装订美观、结实牢固、无遗漏并认真核对数量。 6.2.12.6.2.12. 入库交接入库交接 将加工完的档案移交回档案仓库，在入库前由用户指派的人员对档案进行重 新清点检查，确认无误后才签收入库，双方签字确认。 13 工作要求：装订仔细、牢固，无缺页、无漏页、无错页、无破损工作要求：装订仔细、牢固，无缺页、无漏页、无错页、无破损。 6.2.13.6.2.13. 数据迁