办公自动化系统 (2)

浙江工业大学浙西分校信电系毕业设计（论文）办公自动化系统办公自动化系统(Office Automation System, OA)是指:基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。 OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是OA的前提。如果脱离计算机技术而谈OA，无异于痴人说梦。没有计算机技术， OA便成无源之水、无木之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。如:要建立决策支持系统，则需要数据仓库、OLAP等技术:要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术:要建立事务/业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。 OA是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流，通信技术是OA的基础。现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。没有通信技术的支持，OA便成了空中楼阁。 OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现OA的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础，提供了可能。要真正实现OA，还需物化人类思维中科学管理的内容。由此而知，OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现OA而努力，但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方而、部分地实现了OA的功能，与真正的OA尚有差距，差距的根本在于应用系统对管理思想的实现方面办公自动化的发展办公自动化(OA-Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、空间协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。现在所说的办公自动化，应该是以网络为依托，在企业内部进行畅通的信息交流。在这种模式下，企业成为一个大办公室，它所属的财务、人事、行政、业务等部门都成为企业信息流中的一个环节，而不再是单个的信息孤岛。依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方而的信息，并此为依据制定企业的战略决策。没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的已经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。从这个意义上讲，在市场竞争趋白热化的今大，办公自动化已经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。 我国从八十年代末、九十年代初开始发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史了。早期，多是由企业、单位内部的计算机人员或爱好者使用FoxBase, Foxpro编写出来的，这些软件井非我们现在所指的办公自动化软件，而是针对办公中某个特定的需求开发的(如:收文登记)它们多数是单机操作模式，不能实现信息交换和共享，所做的内容往往只是输入某些特定内容，再把这些内容按照一定的格式打印出来，所以这些软件在真正意义上说并不能说是办公自动化软件。 进入九十年代中期后，随着网络技术(如:100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种而向对象开发土具(如:Microsoft VisualStudio等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府对企业宏观调控的扩大和优化，这一切导致企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。随着软件市场的逐渐开拓，国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业“量身定做”办公自动化系统，由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以它功能比较完善，并能较好的满足用户的实际需要，但它存在着一些致命的缺点:开发周期长投资大软件开发完成后需要不断的维护 导致出现这些缺点的原因有很多种，如软件开发公司的开发队伍组队模式小合理、缺乏开发办公自动化产品的经验:用户缺乏对办公自动化产品的认识等等。但真正重要的原因往往是由于在开发过程中或开发完成后用户的需求发生变化而引起的，经常会出现在开发过程中因为用户的需求不断变化而导致软件的不断修改，以至整个开发周期加长和开发费用超支。当经过千辛万苦把软件开发出来后，又会因为用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，整个软件犹如一件千缝百补的衣裳，性能、适用性和实用性都会大大降低。很多软件开发公司认为这些问题的出现在于用户的需求的不断变化，其实这种想法并不正确，因为社会的发展和国家机构的改革必然会导致国家机关和企业的管理模式变化，而这种管理模式的变化将引起用户对办公自动化软件的需求变化。既然“变”是不可避免的，我们就要让软件能够适应这种变化。 到了九十年代末期，随着各个国家机关和企业计算机网络建设的逐渐完善，以及Internet/Intranet在国内的普及，整个社会中人与人的交流和联系方式发生了本质的变化，电子化的信息交流方式逐渐成为主流。这时早期开发的一些办公自动化软件又暴露出一些弊端，早期办公自动化软件多是以局域网环境为基础而设计的，由于当时选型的平台并不是统一的(如群件平台、数据库平台)，造成在实现多个局域网进行数据交换(如与上下级或平级单位的数据交换)遇到了极大的阻力，出现了一种“信息鸿沟”。局域网间的信息传递往往只能依靠原始的文本方式传递，从而又形成了一个个新的各自独立的信息孤岛。这种情况极大地阻碍了我国办公自动化的发展。自20世纪90年代中期至今，引出了Intranet, Extranet， Internet互联网技术在我国迅速发展和普及，政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，而对这些新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好像OA这个概念已经不适应信息化发展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段。这一个阶段的主要标志应为互连网技术的普遍使用。 办公自动化的内涵和外延在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网(Intranet)，从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了企业内外的信息、对外宣传，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。也就是说，用户只需要访问一个系统，就可以访问到所有他所需要的信息，包括办公信息、业务数据、Internet数据。我们认为办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。无疑，办公自动化系统的发展一定是既从功能上逐渐完善、强大，而且从易用性上也越来越友好和方便。为实现企业办公自动化的功能需求，信息技术必须提供坚实的基础和充分的技术手段，所以我们也应看到目前的开发水平。该系统总的来说是在WEB环境下开发的，所需的技术都与网络有关，由于开发时间等条件限制，功能需求分析中的部分功能短期不可能完全实现，如电子邮箱等功能。因此系统不可能一蹴而就，功能需在运行中小断扩充、修改和升级。办公自动化的发展方向办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，