销售办事处分公司管理制度.doc

*有限公司办事处管理手册分目录第一部分：办事处设置及岗位责任体系2第一章办事处机构定位3一、办事处机构性质3二、办事处机构职能3三、管理总则3四、岗位基本原则3五、办事处组织结构设置4第二章办事处岗位责任制度5一、办事处经理岗位职责5二、业务经理岗位职责5第二部分：办事处管理体系6第一章办事处系统管理制度6一、例会制度7二、考勤制度7三、办事处工作制度8四、办事处办公设备使用制度8五、办事处保密制度9第二章办事处销售目标计划管理9一、月度销售计划的编制依据9二、销售计划编制、修改和确认9三、销售计划执行情况的考核9第三章办事处退发货管理制度10一、退货管理制度10二、发货管理制度10三、承运管理11第四章人事管理制度11第五章财务管理制度12第六章 培训管理制度14*有限公司办事处管理手册第一部分：办事处设置及岗位责任体系第一章办事处机构定位一、 办事处机构性质为了给营销系统人员提供一个良好的发展平台，在兼顾公司与销售人员利益的同时,进一步放宽销售政策，科学布设营销网点，不断加强营销队伍建设，完善现代营销手段，建立有效的竞争机制和激励机制，整合公司可利用资源，实现公司、个人效益最大化。本办法结合市场实际，对营销人员实行严格考核、优胜劣汰、奖优罚劣、充分调动办事处的积极性，确保2013年公司下达的市场营销目标的顺利实现，特制定本办法，此办法适用于公司直属办事处。二、 办事处机构职能在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定适用的市场策略和管理方式；对营销中心下达的销售目标进行分解，完成销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目标区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能；实施“区域代理和行业直销并行”的营销模式。三、 管理总则办事处管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的要求和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。四、 岗位基本原则各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完成与否都要在4小时之内进行复命。在规定时间内完成任务，在执行任务过程中，发现此任务确实有不可克服的困难，无法按时完成任务，需在4小时之内通知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完成，需在4小时之内通知上级主管。17五、 办事处组织结构设置：总经理销售总监大北方区 北京办事处市场总监华东区杭州办事处西南区重庆办事处华中区长沙办事处售后服务部市场推广部售后服务工程师售后服务工程师售后服务工程师产品专员产品专员销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理销售经理售后服务工程师广州办博柏得公司区域经理客户维护主管销售经理销售经理客户维护代表客户维护代表 第二章 办事处岗位责任制度一、 办事处经理（直属区域经理）岗位职责：直接上级：销售总监1、 传达、分解、落实市场销售部下达的公司政策与任务。2、 对所负责办事处的各项工作的成果和经营业绩承担全部责任。3、 主持每月销售目标的制定，报批销售计划部后分解落实，并督导实施；签发退换货申请，主持拟订下月、分品种进货计划（意向）。4、 监督业务经理填写日报告以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。5、 保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注产品销售价格的稳定性，洞察市场反馈的危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。6、 组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。7、 策划本区域促销、公关活动，报批及组织实施和结果评估。8、 制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与现金收付的签发及监督。9、 组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。10、负责办事处员工的月度绩效考评工作。二、 业务经理岗位职责：任用原则：由市场销售部授权当地招聘或总部招聘直接上级：办事处经理1. 协助办事处经理制定销售目标计划和目标分解计划，完成办事处经理下达的销售目标。2. 负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。3. 建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。4. 填写日工作计划与总结、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完成每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。5. 对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目标进行分解，提出完成目标的建议,主动向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。6. 协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。7. 执行公司的促销计划，定期对经销商业务人员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。8. 积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户，并维护重点客户。第二部分：办事处管理体系第一章办事处系统管理制度一、 办事处例会制度为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。(一)、当日业务总结会：1、 每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当日工作完成情况进行交流、总结。 2、业务经理每天工作完成后需在22：00前向直属上级电话汇报当天的业务工作 情况，汇报的内容包括业务进展、面临的问题及工作建议，因故不能及时汇报 的应于第二天上午9时前补报，以便上级主管及时掌握工作动态并作出必要的 指导。同时准备并计划第二天的工作内容，力争当日工作当日完成，日清日结， 部门负责人应做好记录以此作为绩效考核的一项内容。3、办事处经理每星期至少保证三次向销售总监电话汇报负责区域的业务情况、人 员动向、工作重点、销售回款等情况，并作为绩效考核的依据。(二)、周会：1、 每周需召开周工作例会，具体时间由各办事处根据所在办事处情况确定，周例会原则上是由办事处经理组织，如办事处经理因故不在，由其指定业务经理代为主持。并对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。2、 业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目标完成情况，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。3、 预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。4、 业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。 (三)、月会1、 每月28至次月5日前日由办事处经理组织召开月会，全体销售人员参加。时间为半天左右。2、 会议前，须完成各项上报公司的统计报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。3、 会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完成情况进行点评；下月工作计划与目标进行分解；责任落实。4、 会议结束后，办事处经理完成对各员工的业绩考评，填写办事处人员月度考核表，上报公司销售部。二、 办事处考勤制度(1) 、工作时间：（办事处期间）公司实行五天工作制，每个工作日工作时间为上午8时30分至下午5时，其中中 午12时至下午1时30分为午餐及休息时间。销售人员（包括业务经理及销售代表）每个工作日9时前向办事处经理以手机短信或电话的形式报告本日工作安排，办事处经理将以不定期抽查的形式检查销售人员工作时间情况以确保工作计划的真实有效贯彻。 (二)、出差因工作需要出差，需填写出差申请单由办事处经理进行审批，凭报销凭证确认出差 期间的考勤。(三)、事假员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上 应上报市场销售总监审批，三天以上者需由公司总经理批准，并由公司行政部备案。(四)、病假员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假处理。(五)、旷工员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职处理；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。(六)、考勤记录考勤记录由办事处主任负责，根据实际情况严格登记，月初由公司行政部统计记录，作为考勤依据。三、 办事处工作制度（一） 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司造成重大经济损失或严损企业形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。（二） 办事处全体员工须服从直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要主动做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。（三） 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，按时完成上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严肃处理。（四） 全体员工须树立以客户为中心，以企业形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间禁止大声喧哗、谈论私事和拨打私人电话。（五） 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向财务主管提出申请。（六） 办事处的全体员工须在周日和月初3日前向办事处经理提交周计划和月计划、销售回款及开发计划，办事处经理需向销售总监提交周、月计划，月度销售回款计划，同时递交本区域的销售生产计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。（七） 员工差旅费用按月进行报销，须在次月5日前由办事处经理进行审批后统一邮寄到公司总部，按审批流程进行审核报销，不可滞留票据。（八） 员工在出差中，须及时向办事处经理汇报出差进度及所遇到的各项问题。对于超出个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。（九） 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。四、 办事处办公设备使用制度（一） 办事处的办公设备应由办事处主任进行登记，由办事处经理明确各设备的保管责任人。使用办公设备的所有人员均须按有关要求操作。（二） 办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。（三） 员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。（四） 任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。（五） 上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。五、 办事处保密制度1、 原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。2、 必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。3、 不得向他人泄露公司的技术秘密与商业数据。4、 不得向他人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。5、 不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。6、 违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司造成的经济损失。第二章办事处销售目标计划管理一、 月度销售计划的编制依据1、 公司下达的年度计划销售指标及办事处年度经营计划。2、 上个月度的销售实际完成状况和各区域汇报的下月份计划汇总情况。3、 综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出的销售预测。二、 销售计划编制、修改和确认1、 办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，各区域业务经理协助完成。2、 在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务经理讨论销售计划，同时制定办事处月度订货计划、促销计划和市场开发计划。3、 根据市场销售部批准后的月度销售目标计划，各区域业务经理制定负责区域内的销售任务分解计划、促销计划和月度定货计划，同时制定自己的月度工作计划，交办事处经理审核批准。三、 销售计划执行情况的考核1、 办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。按照区域以销售目标计划表的方式分别展开、下达。2、 对各区域细分的计划，按周进行跟踪和检查，每月中对各区域计划完成情况和工作计划执行情况进行一次通报和总结，办事处经理应及时检查和督促区域业务经理的工作。3、 月末由办事处经理将办事处以及各区域销售计划完成情况上报销售部。4、 月末办事处经理组织全体职员进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完成情况进行考评和总结，填写办事处工作人员月度考核表；并写出书面分析说明后，一同上报销售部。 第三章 办事处退发货管理制度(一)、退货管理1、 客户因质量原因退货，由办事处经理参照公司有关规定作出处理。库管员应将实退数量填注于退换货申请表上办理入库。2、 办事处如因产品质量问题需向公司退货，须填写退换货申请表，报技术服务部核确认后方可办理退货。凡无审批而擅自退货者，运费由办事处经理自行承担。3、 退货申请表要写清名称、数量、退货原因，随货物一同返回公司。4、 因滞销而积压的库存，需要向销售部申请，批准后，可在规定时间内退回公司物流部。(二)、发货管理1、 接到客户订单后，商务部导购员应填制一式四联的发货单，并与财务确认货款是否到账后由销售主管领导签字后交仓库进行备货。2、 仓管员接商务部的发货单后，根据发货单上的品名、规格、数量准确备货，将备好的货物放置于备货区，由仓库管理人员清点，确认“单、实”相符。仓管员与商务部人员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。3、 如是新开发客户需由办事处经理提供销售合同，并签字盖章后方可发货。4、 内务主管每日工作结束前，应将回单与业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账与统计员的销售总帐与应收款账进行对账，做到账账相符。(三)、承运1、 所有物品在包装、搬运、出货过程中都要避免撞击和跌破。2、 用货车运货时，须视货物的轻重进行叠放，应避免货物被压损或变形。3、 搬运货物时，需注意人身安全。如货物不慎碰撞或掉落，可能会导致质量损伤时，储运员需及时检验，以确保其质量状况。4、 货物在托运前要核对品名、规格、数量是否正确。第四章人事管理制度一、 基本原则按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实行工资与奖金激励制。二、 招聘程序1、 申请办事处如因业务需要增加人员时，提前一周填写招聘申请表报销售部审批后，由行政部安排人员招聘工作。2、 招聘 （1） 如行政部通知办事处在当地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过此类工作的人员。 （2）人员招聘条件： 诚实、责任心强 ； 有良好的敬业精神及锲尔不舍的精神； 身体健康； 有良好的沟通、洞察及应变能力； （3）人员面试合格后填写入职人员登记表，经办事处经理签字后，报销售总监、总经理核定后上岗。3、 试用期情况：（1） 面试合格者，按规定的岗位试用。（2） 试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位工资80%标准进行发放。试用合格后填写转正申请表，经办事处经理审批后交由销售总监、行政部、总经理核定合格后转为正式员工。如未达到试用要求需要延期试用的由主管领导提出建议报销售总监批准。4、离职 （1）辞职 办事处员工辞职需提前壹个月提出书面申请，辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写离职人员工作交接表。 工作交接结束后，凭离职申请表结算工资。（1） 辞退/开除 员工辞退，办事处经理需得到销售总监、总经理批准后生效。辞职核准后，辞职员工应同办事处经理确定交接时间、交接人，进行工作交接，填写离职人员工作交接表。 工作交接结束后，凭离职申请表结算工资，被开除人员无工资。（2） 自动离职 自动离职是指本人申请辞职而未获批准，自动离开的行为；自动离职的员工，扣发全部未发薪资，作为对因其离职而造成损失的赔偿金。第五章财务管理制度一、 资金管理1、 办事处对经销客户的销售一律实行现款现货，如特殊情况货款必需在发货后一个月内将货款打入公司销售账户。2、 员工借支现金，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理根据权限进行逐级审批。3、 严禁员工私自收受客户货款或将货款打入私有账户，特殊情况需接受货款的必须征得上级主管同意后方可按程序办理，如有违反者将做开除处理，并追究相关责任。4、 严格遵守财务部其他相关规定。二、 应收款管理1、 商务部与财务部要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款通知单同时核销。办事处经理与业务经理应做好催收工作。2、 业务经理应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采取措施追收。不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。3、 一旦确认出现坏帐时，填写财务部的“坏帐审批表”报公司调查、复核。坏帐的最后确认权在总经理。三、 小额办公用品及低值易耗品管理1、 办事处根据需要，由办事处经理审批，由办事处主任购置小额办公用品及低值易耗品。2、 办事处主任应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内务主管登记在册。四、 费用控制 1、办事处经理是控制办事处费用支出的责任人。所有费用支出均须办事处经理签字同意，由上级主管进行审核后，方能凭合法的凭证由财务主管报销。 2、如果已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与办事处主任共同承担责任。五、 促销品管理各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格按照促销计划比例发放，有关经手人签字。六、 办公设备管理重大采购事项需报请销售部，批准后方可采购。七、 费用支出标准(一) 费用额度与控制1、 公司将根据市场部费用管理制度执行。（参照市场部管理制度） (二) 费用支出具体标准1、 差旅费（非住宿所在地的工作区域之间所发生费用） 办事处经理：办事处经理按业务经理实际出差天数进行核算；一、 出差补助及住宿标准（参照市场部人员费用报销标准） 长途交通费：大巴或火车硬卧；2、 业务经理 出差补助及住宿标准（参照市场部人员费用报销标准）； 长途交通费：4小时以下按火车硬座，4小时以上按火车硬卧标准；3、 差旅费报销需有报销单及正式票据4、 办公电话费：限额200元/月； 传真费：必须使用正规票据； 邮寄费：必须使用正规邮电票据； 办公用品费(含复印费)：限额100元/月； 办事处物流费：登记； 促销宣传费：经公司批准后方可支出； 其他：超出预算的费用，支出前须填报，经公司批准后方可支出。(三)、费用的核销1、 办事处的所有支出均为限额实报实销，所有费用均需经办事处财务主管及办事处经理复核后，每个月连同发货单寄至财务部核销。2、 差旅费核销依据：当月考勤表、当月出差申请表以时间先后为序按飞机、火车、汽车票、住宿票及其他票据分类粘贴，按规定格式填写差旅费报销单及出差报告单，经审核报销。3、 业务人员出差需填写出差申请表，经办事处经理批准方可出差。经批准的出差申请表需在办事处备案，以此作为考勤、报销的依据。出差返回后，将填写好出差结果的申请表附于差旅费报销单后，经审核报销。无申请表或申请表填写不完善，该次差旅费不予报销。4、 传真、邮寄费、办公电话费、房租费、办公用品费、物流费等应分类粘贴报销。5、 特殊费用：未包含在上述之内的和超出预算的费用，报销时将经过批准的附于单据后并进行说明。6、 当月所有费用应按时寄回财务部，未按时寄回不予报销。所有费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据。7、 员工住宿的伙食费等杂费不予报销 第六章：培训制度第一条 本公司是研制、生产、销售医疗产品的高新技术企业。做为高科技企业，只有不断追求技术进步和创新才能与知识经济的步伐相一致。为使公司员工的知识、技能和职业素养符合并推动公司的发展，体现公司“以人为本”的管理思想，特制定本制度。第二条 本制度所称培训是指一切使员工获得知识、提高技能、提升职业素养的有针对性的学习活动。第三条 本制度所称“培训”分“专业培训”和“自学培训”两种形式：“专业培训”是指公司各级组织所组织的各种有针对性的学习培训活动；“自学培训”是指员工本人出于提高自身素质考虑，在业余时间进行的各种学习活动，包括文凭教育、非文凭教育以及自我教育等。第四条 行政部负责公司员工培训工作的归口管理。第一节 入职培训 第五条 公司新招聘员工入职前必须接受为期一周的入职培训，对一些特殊岗位，可根据需要将培训时间延长。第六条 入职培训由行政部按培训计划组织实施，并全程跟踪实施情况。第七条 入职培训的第一、二天由行政部安排，主要是对新员工进行公司的历史、公司的现状、公司的发展、公司的各项规章制度、公司产品、职业道德等方面的教育，以使新员工对公司有一个全面的了解，形成对公司的认同。行政部培训完毕后，由接收部门安排培训，培训内容包括： （1）办事处各项管理制度及工作程序。 （2）销售政策 （3）产品知识 （4）销售技巧、人员沟通及礼仪培训第八条 主要是针对新员工将要从事的岗位工作进行应知应会培训，以及提升工作绩效应学习的内容，包括知识的学习和技能的训练，使之能达到独立上岗的要求。第九条 新招聘员工入职培训结束后必须接受考核，考核依以下规定进行：（一） 由行政部进行统一理论笔试 ，考核的命题由行政部汇同各部门共同组织，采用百分制；（二） 笔试完后由其所在部门进行岗位模拟操作及应知应会考核，