秘书心理素质和职业能力.doc

西南财经大学 国际商学院秘书心理素质与职业能力秘书心理素质与职业能力【摘要】 秘书是处在一种动态的人人活动系统中，在人人活动系统中，无论是活动的主体还是活动的客体都是人，并且在活动过程中主体和客体的位置又是经常发生变化得，秘书人员处在这种较为复杂的人人动态活动系统中，都必须具备良好的心理素质，才能适应工作的需要，发挥自己的优势，展示自己的才华。秘书在具备一定的心理素质之后，了解心理素质与秘书职业能力的关系，能够更好的开展秘书工作，促进职业能力的进一步提升。【关键词】秘书 心理素质 职业能力一、 秘书心理素质概述（一）、心理素质的定义心理素质是人的身体、心理和社会素质之一，是先天因素与后天因素的“合金”。简单地说，心理素质是以生理素质为基础，在实践活动中通过主体与客体的相互作用，而逐步发展和形成的心理潜能、能量、特点、品质与行为的综合。（二）秘书心理素质要求秘书工作是一种十分复杂繁重的脑力劳动，在整个活动过程中，秘书的心理活动频繁，智力活动也十分紧张，两项活动所产生的影响很大，这就需要秘书人员具有健全的心理素质。良好的心理素质是秘书人员不可缺少的一项基本素养，也是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。“一个优秀的秘书,不仅要具有较高的理论修养和思想修养;具有良好的工作作风、职业道德和广博的知识,还必须了解并善于调节自己的心理,经常保持心理平衡,努力培养自己完美的性格。”1“一个有着心理障碍的人，一个喜怒无常的人，是不可能做好秘书工作的。”2秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。“主要包括意志、性格、兴趣、情感等许多方面的素质要求。”3（三）秘书工作人员的心理素质具体分析1、意志意志是自觉地确定目的，并根据确定的目的来支配、调节自己的行动，克服各种困难，实现预定目的的心理过程。目的是意志行动的前提，克服困难是意志行动的核心，随意运动是意志行动的基础。2、性格性格是指一个人在个体生活过程中所形成的对现实稳固的态度以及与之相适应的习惯了的行为 方式，是一个人表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。人在实践活动中，总要对客观世界的各种刺激产生一定的反应，久而久之，这种反应就出现稳定化地倾向，成为一个人重要的心理特征，这便是性格。3、兴趣兴趣指兴致,对事物喜好或关切的情绪。心理学人们力求认识某种事物和从事某项活动的意识倾向。它表现为人们对某件事物、某项活动的选择性态度和积极的情绪反应。兴趣以需要为基础，在人的实践活动中具有重要的意义。兴趣可以使人集中注意，产生愉快紧张的心理状态。这对人的认识和活动会产生积极的影响，有利于提高工作的质量和效果。4.情感情感是态度这一整体中的一部分，它与态度中的内向感受、意向具有协调一致性，是态度在生理上一种较复杂而又稳定的生理评价和体验。情感包括道德感和价值感两个方面，具体表现为爱情、幸福、仇恨、厌恶、美感等等。 心理学大辞典中认为：“情感是人对客观事物是否满足自己的需要而产生的态度体验”。同时一般的普通心理学课程中还认为：“情绪和情感都是人对客观事物所持的态度体验，只是情绪更倾向于个体基本需求欲望上的态度体验，而情感则更倾向于社会需求欲望上的态度体验”。 5.气质气质是不以人的活动目的和内容为转移的心理活动的典型的稳定的动力特征。气质是人的个性心理特征之一，它是指在人的认识、情感、言语、行动中，心理活动发生时力量的强弱、变化的快慢和均衡程度等稳定的动力特征。它与日常生活中人们所说的“脾气”、“性格”、“性情”等含义相近。二、 秘书职业能力概述（一） 秘书的能力结构无论从事何种工作，都需要一定的能力做保证。一个人能顺利地完成某项活动，我们就说他具有某种能力。而能力又是多种多样的，更使某种复杂活动顺利完成，往往需要多种能力的综合。过去人们认为秘书就是打字员和办事员。但是国外，秘书早已被划分到行政管理的范围之内。在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，他们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书除了必须具有辅助决策、撰写公文、沟通信息、协调关系、组织会议、办理事务等方面的能力外，在表达能力、办事能力、交际能力、应变能力、管理能力、操作能力、调研能力等均有更高的要求。随着时代的进步，社会的发展，对秘书的能力要求也提出了更高的要求。一个合格的秘书，不仅要有合理的知识结构，而且还须具有较合理的能力结构。秘书的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶，只有通过努力学习和实践才能形成和发展。秘书的能力结构是由其工作特性决定的。笔者认为，下列五个方面的能力可体现出一个优秀秘书工作者的才能特点：秘书的能力结构表达能力信息处理能力活动能力应用能力创造能力口头表达能力书面表达能力收集整理加工提供交际能力组织管理能力协调能力操作技能书写能力预测能力应变能力评估能力探寻能力创新能力（二）秘书能力要素具体分析1.理解与判断能力秘书承担着为企业老总或单位领导服务的职责。这就意味着秘书必须为自己的上司负责。据此，“善解人意”十分重要。有时上司一个眼神一句话，秘书就要揣摩出他（她）的想法，然后迅速做出判断，确定自己应为或能为上司做些什么。准确地领会上司的意图，能以敏锐的直觉发现问题，并能找出问题发生的原因及解决办法，这是当好参谋助手的必要能力。2.沟通与交际能力进入信息时代之后，企业或单位管理中人际关系的作用丝毫也没有削弱。处于一个企业或单位管理神经中枢的秘书，是否具备沟通与交际的能力，对于企业或单位的人际关系会产生直接的影响。一般来说，上司在企业或单位内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并协助上司维护好这些关系。秘书要善于同各个层面的领导、各个部门的同事或下属打交道，善于沟通交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，那样，办事的成功率才高。3.组织与协调能力通常情况下，一个公司或单位领导的决策、指示，是通过秘书向下面传达的；而下面在贯彻落实过程中的情况，又是通过秘书反馈给领导的。起着桥梁与纽带作用的秘书，组织协调能力就显得格外重要。有时候，领导布置一件很复杂的事，组织能力强的秘书，会把这件事做得井井有条，滴水不漏；有时候，上下之间会因为意见不一或者误会而产生矛盾，协调能力强的秘书，过去一番话或一个举动，就能够化解矛盾，让事态平息。4.收集与选择信息能力处在信息爆炸时代，一个企业或单位的发展，越来越倚重信息。作为秘书的一项重要工作，要花大量精力调查、收集各式各样信息。在这方面，秘书首先要知道哪些是上司现在需要的信息，能够“雪中送炭”，上司自然赏识。由于市场行情瞬息万变，各类信息也在不断变化，秘书对收集到的信息还要有所选择，“去伪存真”，再加上一点“前瞻眼光”，这对上司会有更大帮助。5.口头与书面表达能力无论时代怎样变化，一个秘书不可或缺的技能中，有一副好口才，能写一手好文章，总是占据重要位置的。口才好就是口头表达能力强。秘书在上传下达、汇报情况、接待来访时，要十分讲究说话艺术，思路清晰，简洁明了，让人听得懂、听得明白，而且把握分寸，让人乐于接受不反感。就凭秘书一张嘴，很多难事都可以迎刃而解。写一手好文章就是书面表达能力要强。领导让你替他写份讲话稿，给公司、单位写篇行政公文或常用商务、事务文书，一般新闻报道，你提笔就来，而且写得很清楚、很规范，领导当面不夸，也会在心里夸你。如果是涉外秘书，还需要具备用外语口头交流与书面交流的能力。6.操作与办事能力一名当代秘书，应该熟练掌握计算机的使用，同时掌握其他现代办公设备的操作技能，像复印机、传真机、扩音器、录音机、移动电话等都要会用，还要会摄影、摄像、驾驶汽车等。除此之外，秘书要有很强的办事能力。面对千头万绪的日常事务及工作，秘书应思维敏捷，行动干练，把一桩桩事办得有条不紊，而且优质、高效。领导不在场时，还要能独立处理突发事件，面对突如其来的重大变故或紧急情况，能镇定自若，化险为夷，把对企业或单位的损失降到最低限度。三、 秘书心理素质与职业能力之间的关系（一） 良好的意志品质是秘书职业能力的基础在秘书工作活动中，困难，挫折总是不可避免的。比如，自己加班加点整理出的稿子让领导一句话给否定了；自己辛辛苦苦地工作了几年甚至十几年，生活待遇还不高；自己身体欠佳但仍要为会议准备材料等。在这些困难、挫折面前，一个秘书如果没有良好的意志品质，就可能产生消极的情绪，就不能够正确对待这些问题，从而克服他们。由于秘书工作具有被动型的特点，要像迅速，及时地完成工作任务，没有一种拼搏精神，灭有顽强的毅力都是不可能的。（二） 良好的情绪利于秘书人员交际能力的提升保持良好的情绪有助于秘书人员处理人际关系，提升交际能力。人的情绪不仅具有自身的弥散性，而且还具有对周围人的感染性。秘书在人际关系中，如果心情愉快，则会热情主动，礼貌待人，不仅愿意积极参与交往，而且还会乐于为别人排忧解难，容易与周围人和谐相处；如果一个秘书情绪不佳，就会厌烦别人的打扰，甚至连电话也不愿意节，容易变得急躁草率，影响人际交往的正常进行，恶化人际交往环境，不利于交际能力的培养。（三）良好的性格利于秘书协调能力的提升性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。良好的性格在秘书日常协调工作中起到润滑剂的作用，能够较好的与多方面群里沟通协调，处理全局与部分的关系，更顺利的开展秘书协调工作。（四）秘书气质与秘书职业能力实现秘书的气质可以分为抑制性，活泼型，安静型，抑郁型四种，这四种不同的气质类型在不同的职业能力范畴有着不同的影响力。抑制性的秘书适合于从事鼓动组织类型的工作。当领导制定出一项新的决策时，如果由抑制性的秘书去发动和组织工作，能够制造比较热烈的工作气氛，造成一种情绪感染。这种类型的秘书办事果断，不拖泥带水，适合于处理办公室的日常事务和进行具有开创性的组织工作。这类秘书的组织管理能力，创新能力比较突出。活泼型的秘书由于灵活敏捷、活泼好动，善于与各种熟悉的和不熟的人打交道，适合于从事对外联系，交际方面的工作，同时还适合于处理各种人际关系的协调工作，能够比较灵活的解决各种人际矛盾与争端。这类秘书在交际能力和协调能力上有较为突出的表现。安静型的秘书由于比较沉重冷静，注意稳定而工作踏实，适合于从事材料综合及文书处理方面较为细心的工作，能够做到工作有条理性。这列秘书在书面表达能力，信息处理能力和书写能力方面有较为突出的表现。抑郁型的秘书由于感受性强，思维周密、深入，直觉性强，分析问题较深刻，有一定的预见性，因而适合于从事文件起草和提供咨询工作，能够深化领导的思想，使工作经验系统化。这类秘书的创造能力较为突出，主要表现在预测能力，探寻能力方面。气质的基本类型胆汁质（抑制型）多血质（活泼型）型）粘液质（安静型）抑 郁 质坦率热情；精力旺盛，容易冲动；脾气暴躁；思维敏捷；但准确性差；情感外露，但持续时间不长活泼好动,善于交际；思维敏捷；容易接受新鲜事物；情绪情感容易产生也容易变化和消失，容易外露；体验不深刻稳重，考虑问题全面；安静，沉默，善于克制自己；善于忍耐。情绪不易外露；注意力稳定而不容易转移，外部动作少而缓慢抑郁质的人为人小心谨慎，思考透彻，在困难面前容易优柔寡断组织管理能力，创新能力交际能力、协调能力书面表达能力，信息处理能力、书写能力创造能力较为（预测能力，探寻能力）（五） 兴趣激发秘书工作中的创新能力和探寻能力兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，激发秘书工作人员的创新能力和探寻能力四、结语 素质和能力有着天然的内在的必然联系。素质高是具备能力的前提和基础，并通过不断的实践活动进一步转化为能力；能力强、本领大是素质