《费用报销制度》word版.doc

费用报销制度1.目的明确公司内部各种费用的报销规定、审批权限、审批责任及审批流程，有效控制各项费用开支，达到内部控制效果及提高工作效率。2.适用范围 公司所有员工（或部门）各项费用支出的申请及报销手续（不包括各项工程款支付和设备采购）。3.费用申请及报销原则3.1. 先申请、后办理的原则。经常性费用在年度预算总额内控制，非经常性费用支出和业务费用应事先以书面形式申请，特殊情况事先电话申请事后补办书面手续，批准后到财务部门办理相关借款手续和报销手续。3.2. 责权明确、分工负责的原则。业务主管负责制，各相关部门负责人负责审核业务的必要性，财务部门负责审核标准的执行、票据的合法性。3.3. 损失由责任人承担原则。因个人工作失误给公司造成损失的，由各相关责任人员部分承担。3.4. 预算内消耗原则。超预算的费用，须先写专项申请报告，经总经理批准后，才能发生并报销。4.定义4.1. 短程出差：凡在广东省省内出差，不需在外地住宿，当天返回公司的，则为短程出差。4.2. 长程出差：不属于“4.1短程出差”定义的其他出差，包括国内或国外长程出差。4.3. 短期培训：凡在广东省省内培训，不需在外地住宿，当天可以返回公司的，则为短期培训。4.4. 长期培训：不属于“4.3短期培训”定义的其他培训。4.5. 业务费：为保证公司生产、经营活动的正常开展，与外单位人员进行商务活动和业务联系而发生的费用，业务费的范围包括餐饮招待费、礼品费、赞助费、娱乐费、旅游活动费等费用。4.6. 经常性费用：为保证公司生产、经营活动的正常开展，每月或定期发生的例性费用，如办公费、打印耗材、清洁卫生费、运输费、差旅费、劳动保险费、调配费、电话费、伙食费、修理费（金额人民币500元）、抵押物的保险费、燃油费（含公司车辆和私车公用费用）、邮寄费等。4.7. 非经常性费用：不包括在“4.5业务费”和“4.6经常性费用”的其他支出。5.具体规定5.1. 出差差旅费报销管理规定5.1.1出差审批流程5.1.1.1. 由公司或部门领导下达任务书或出差指示，明确此次出差的目的及具体要求。5.1.1.2. 出差人根据出差任务书或出差指示，填写出差申请表，明确出差任务、地点、期限、交通工具等。需要预借支差旅费的，持批准后的出差申请单到财务部门核准借款金额并办理借款手续。出差申请单复印件，送人事部门考勤员据此考勤。5.1.1.3. 出差人出差回来，根据任务书或出差指示的要求，写一份出差报告，呈上级领导审阅，部门经理出差的，出差报告同时主管总监或总经理审阅。5.1.2. 出差差旅费的报销标准根据出差不同的地区，其差旅费的报销标准，分别规定如下：5.1.2.1. 短程出差：5.1.2.2. 市内办事工作需要去市内办事，错过中午就餐时间，按8元/天给予伙食补助。5.1.2.3. 市外短程出差项目交通费（元）膳食费（人民币元）10小时以下10小时以上（含10小时）标准实报15255.1.2.4. 国内长程出有效期：5.1.2.4.1. 凡去相关业务单位出差，往返路途的交通费、住宿费在标准以内据实报销，路途中的伙食费按40元/天给予补助，其他时间段的伙食费按25元/天给予补助。5.1.2.4.2. 一类地区（省会城市、直辖市、计划单列市）项目标准交通费（RMB元）住宿费（RMB元）膳食费（RMB元）杂费（RMB元）总经理实报40040实报总监实报35040实报经理、副经理、主管实报30040实报其他管理人员实报20040实报5.1.2.4.3. 二类地区（一类城市以外）项目标准交通费（RMB元）住宿费（RMB元）膳食费（RMB元）杂费（RMB元）总经理实报30040实报总监实报22040实报经理、副经理、主管实报20040实报其他管理人员实报11040实报5.1.2.5. 港、澳地区出差项目标准往返交通费住宿费公杂费（含市内交通费）住宿/天不住宿/天澳门实报实报90港元40港元香港实报实报200港元5.1.2.6. 国外出差国家和地区币别往返交通费伙食费/天住宿费/天公杂费（含市内交通费）/天朝鲜美元实报703015韩国美元实报904015日本日元实报600090002500越南美元实报205510马来西来美元实报226510菲律宾美元实报226510印度尼西亚美元实报226510泰国美元实报225513新加坡美元实报257013法国欧元实报358520意大利欧元实报408515德国欧元实报3510520西班牙欧元实报357015南非美元实报256513未列入以上表中的国家，费用标准适用于2004年6月19日珠海外事网发布的财政部、外交部制发关于临时出国人员费用标准和管理办法的规定的通知，今后若财政部标准有变动，按最新标准执行。5.1.3. 出差出差费报销的相关规定：5.1.3.1 员工长程出差，从珠海到市外出发的，原则上公司不派车接送，出差乘坐的交通工具，总监及以上级别可双程乘坐飞机，经理及以下级别可单程乘坐飞机，机票票价在火车票票价的15%以内浮动的，可双程乘坐飞机。特殊情况需有书面报告并经总经理批准，否则超出的交通费用由个人全额承担。如乘坐公司车出差的，不得报销交通费。5.1.3.2. 员工在本市市区内公出，原则上不得乘坐出租车。如确因工作需要乘坐出租车的，应在出租车票上注明原因，经部门经理签字认可，方可报销；外地出差，如因公确需乘坐出租车的，须由出差批准人签字认可，方可报销。5.1.3.3. 乘坐火车硬坐达8小时以上的，可补助到同里程火车硬卧票价的金额；乘坐客轮等舱以下）达8小时以上的，可补助到三等舱票价的金额。5.1.3.4. 国外费用除往返交通费外实行包干制，国内住宿费总监、总监级别以上（含总监）在个人级别内据实报销，经理级别以下（含经理）未达个人级别标准的，可按节约部门的50%返回个人；如超出标准，超出部分则只按50%给予报销。5.1.3.5.单人出差，实际住宿时，可按个人级别标准的200%报销住宿费。无住宿发票的，要书面说明具体原因，且只能按个人级别标准的60%报销住宿费。5.1.3.6. 因实际需要，须陪同宾客住宿的，需补充书面说明，按住宿发票实数报销。5.1.3.7. 在火车、轮船上过夜，不报销住宿费，出差地免费招待食、宿的，不得报销膳食、住宿费、5.1.3.8. 低级别人员随同高级别人员出差时，如根据工作需要同住的，可按实际情况随同高级人员报销住宿费，但高于本人标准低于高级别人员标准的部分不再补助。5.1.3.9. 出差期间，确因工作需要，需招待宾客用膳，应补填餐饮招待费申请单，注明招待之宾客人数和时间，其招待费用经总经理或总监批准后，准予报销。壹天内招待壹餐，当天膳食费减半补助；壹天内招待如超过壹餐，当天膳食费不予补助。5.1.4. 出差期限：5.1.4.1. 部门经理级以下员工出差期限，由派出部门的经理根据需要确定；部门经理及以上人员的出差期限，由总经理确定。5.1.4.2. 出差人员在规定期限内，应努力完成出差任务，除因患重病或意外事故滞留外，一般不得任意延期。如因工作需要延期时，应电话请示经出差批准人同意，并在返回公司后说明原则 ，由出差批准人予以确认。5.2. 业务培训差旅费报销规定5.2.1. 流程5.2.1.1. 各部门根据培训需要，提出申请，或由总经理直接安排。5.2.1.2. 短期培训由各部门提出申请，人事行政部对申请进行审核并负责安排，长期培训需报总经理批准后方可安排。5.2.1.3. 受培人训期结束，应写培训报告，其它流程同“5.1.1.3”和“5.1.1.4”。5.2.2. 短期培训期间的膳食费标准按“短期出差”有关规定办理；长期培训期间的膳食费标准按“长期出差”有关规定办理，住宿费按“5.1.3.5”规定据实报销，节约部分不再补助，非公司工作需要，中途往返的交通费不予报销。但有下列情形之一的，须按以下规定办理：培训单位或本公司已提供交通工具和费用的，不得再报销交通费；培训单位或本公司已提供全部膳食、住宿的，不得再单独报销住宿费及膳食费补助；因培训需要发生的其他杂费，可予报销。5.3. 员工调入的差旅费5.3.1. 员工的调入，仅指以下人员的调入试用期满正式调入公司的应届毕业生、公司聘用的高级主管级以上人员（含高级主管）、高级技术人员及聘请的顾问。5.3.2. 员工调入费用的报销标准5.3.2.1. 应届毕业生：报销从毕业学校至本公司的单程火车硬卧车票、长途汽车票和四等舱船票；5.3.2.2. 聘请顾问：报销从原住址至本公司的火车硬卧车票、长途汽车票和三等舱船票；5.3.2.3. 高级主管以上人员（含高级主管）、高级技术人员，报销从原住址至本公司的火车硬卧车票、长途汽车票和三等舱船票的同时，可报销市内单程计程车票，并凭单据报销随身携带行李的托运费；5.3.2.4. 超过上述标准的员工调入差旅费由个人自行承担，经总经理特批的除外。5.3.2.5. 员工调入时，一律不得在公司借支调入费用。5.4. 业务费报销规定5.4.1. 业务费报销标准5.4.1.1. 公司食堂客餐招待费标准：分为A、B、C三级。A级：特别客餐，标准为35元/人，4菜1汤，含啤酒、饮料；B级：中等客餐，标准为20元/人，3菜1汤，含啤酒、饮料；C级：普通客餐，标准为8元/人，随员工就餐，含饮料。5.4.1.2. 餐馆、酒店用餐招待费标准：按我公司接待人员级别分级，按实际就餐人数核定。总经理150元/人其他高管人员120元/人其他中层人员75元/人工作餐30元/人5.4.2. 餐饮费的相关规定：5.4.2.1. 凡来公司进行业务联系的外单位人员，如需用餐，原则上在公司食堂招待用餐。5.4.2.2. 对于来公司进行商务活动的特殊身份客人，或需在异地招待客人，允许在外面餐馆、酒店招待用餐；我公司陪客人数不能超过客人人数。5.4.2.3. 用餐人员在3人以下（含3人）的，可以在公司接待人员级别标准的120%以内报销；用餐人员在10人以上（含10人）的，在公司接待人员级别标准的80%以内报销。5.4.2.4. 公司食堂客餐招待费的批准、报销程序：（1）公司食堂客餐由人事行政部负责管理；（2）凡需在公司食堂招待客餐的，需由接待部门填写客餐通知单，经部门经理批准后交给人事行政部门后勤业务主管确认、安排；（3）A级客餐，应提前至少3小时办理批准手续并通知饭堂；B、C级客餐，应提前至少1小时办理批准手续并通知饭堂；（4）每月底由人事行政部门，按各部门汇总统计当月客餐餐费，并附上各部门的客餐通知单交财务部审核后，上报经总经理批准报销。5.4.2.5. 餐馆、酒店用餐招待费的批准、报销程序：（1）需在餐馆、酒店招待用餐的，总经理级别招待标准的500元/次以上或月招待费超出1500元，总监级以下人员，接待人需填写餐饮招待费申请单，经批准后，方可到外面餐馆、酒店就餐。在外地出差时的招待餐费，可在销差时补办批准手续。（2）若接待人预计接待费用超标，应在用餐前向本部门总经理请示批准限额，并在填写的餐饮招待费申请单上加以说明；（3）用餐后，接待人应将餐饮招待费申请单，随同餐馆、酒店开出的正式发票，一同作为报销凭据，向财务部门报销餐费；超过餐费标准的部分，如事前未办理批准手续的，原则上应由公司和接待人各承付50%，不允许补办批准手续。（4）凡不符合上述规定的，但确因特殊原因所发生的餐费，经总经理特许后，可按其批准的标准报销。5.5. 礼品费的管理规定：5.5.1. 礼品费的使用原则：礼品费只能使用在对公司利益密切相关的重大经营活动和每年主要节庆日对主要关系户的交际活动上，必须严格控制使用范围和费用额度。5.5.2. 礼品费的办理程序：5.5.2.1. 一年一度主要节庆日的节日礼品费：按着广东地区的风俗习惯，一年一度主要节庆日包括中秋节、春节两大节日。各部门根据本部门的工作性质，对与本部门工作密切相关的主要关系户需赠送节日礼品的，由各部门造表提出需送礼品的单位（或姓名）和礼品额度，交由人事行政部汇总后，填写专项费用申请表，上报总经理批准费用，统一由人事行政部请款办理，交由各个部门分送关系户。5.5.2.2. 重大经营活动的礼品费：各部门在重大经营活动中，需赠送礼品时，应由主办部门填写专项费用申请表，营销中心填写礼金礼品申请表，经公司总经理审核，总经理批准后请款办理。5.5.3. 礼品费的报销规定：5.5.3.1. 一年一度主要节庆日的节日常规礼品费，由人事行政部负责报销，凭总经理批准的专项费用申请表及赠送礼品汇总名单和购物（或购物券）发票（原则上不送现金），向财务部门办理报销手续；特殊情况需要单独办理的，由主办部门负责申请并办理报销手续。5.5.3.2. 重大经营活动的礼品费，由主办部门负责报销，凭总经理批准的专项费用申请表、礼金礼品申请表和发票（如购物，应开具发票），向财务部办理报销手续。5.5.4. 赞助费的管理规定：5.5.4.1. 赞助费的使用原则：赞助费用于对与本公司经营工作有密切关系的外单位组织的大型活动或大型会议提供的经济支持；或对社会公益事业提供经济上的赞助。原则适用于3.1的规定。5.5.4.2. 赞助费的形式：（1）实物：以公司收来的抵债物品作为赞助；（2）抵扣应收货款：以公司对被赞助单位的部分应收货款作为赞助；（3）现金：出资现金作为赞助。5.5.4.3. 赞助费的申请与报销规定：（1）赞助费由提出赞助的部门主办，填写赞助费申请表，说明以何种形式赞助，经批准后，办理相关手续。以实物赞助的，办理物品的出库手续；以抵押应收货款赞助的，向财务部办理扣抵该单位应收货款手续；以现金赞助的，办理请款或转帐手续。（2）主办单位凭经批准的赞助费申请表，向财务部办理赞助费财务核销手续。5.5.5. 娱乐费的管理规定：5.5.5.1. 娱乐费的使用原则：娱乐费是在公司经营活动中，因公司经营上的需要，需安排适当的娱乐活动以招待外单位人员，而必须发生的费用。娱乐费的使用原则适用于“3.1”的规定，严格控制我方参加人数不得超过外单位人数，并严格控制费用额度。5.5.5.2. 娱乐费的申请与报销规定：（1）娱乐费由负责接待的部门填写娱乐费申请表，说明安排何种娱乐形式和参加人数，经请示、批准后才能安排，不得先斩后奏。如事先来不及书面报告，方可先口头请示，事后补办申请表。（2）娱乐费凭经批准的娱乐费申请表和娱乐场所开具的发票，由申请部门向财务部办理报销手续。5.6. 旅游活动费的管理规定：5.6.1. 旅游活动费的使用原则：旅游活动费是因公司经营上的需要，为外单位人员安排珠海市内旅游景点的游览或公司员工因工作业务联系，应外单位邀请参加的，带有会议商务旅游性质发生的国内外旅游费用，发生的旅游景点的门票、车船交通费用、会务费、差旅费等。旅游活动安排，同样应执行“3.1”的原则。5.6.2. 旅游活动费的申请与报销规定：（1）接待外单位人员的旅游活动费由负责接待的部门填写旅游活动费申请表，说明安排的旅游景点、参加人数及陪同人员等，经批准后予以安排，公司只可安排一个陪同客人。（2）旅游活动费凭经批准的旅游活动费申请表和旅游点的门票、车船票等有效凭证，向财务部办理报销手续。（3）参加外单位邀请的商务旅游活动，需有总经理特批的手续，