《酒店采购制度》word版.doc

酒店采购制度一、 酒店采购制度 1、 为搞好酒店的采购工作，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，特制定本制度。 2、 采购部是酒店工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。 3、 所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。 4、 相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒店利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。第一条 采购工作基本要求 1、 所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。 2、 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。 3、 采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。 4、 采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及公司。 5、 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。 6、 采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天，急用物品第二天必须采购回来，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。 7、 采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。 8、 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。 9、 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。第二条 采购岗位职责 1、 了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本，为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。 2、 了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态，会同有关部门根据实际经营情况，合理、科学地根据采购计划，对各种物品进行价格调查。 3、 搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作；积极配合搞好物资食品保管工作，做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。 4、 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。 5、 主动协调与酒店内其他各部门的关系，经常倾听使用部门对物资采购工作的意见，及进改进采购工作。 6、 协助客房仓库作好物质的验收工作，对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前，要严格验收，注意食品的生产期，不进保质期已过一半的食品，确保食品原料的新鲜度。 7、 与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。 8、 严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿、不受贿，在平等互利在原则下开展作业。二、酒店物品采购方法 采购部对物品包括一般物品、食品、饮料、工程物品的采购，可以采用以下几种方法 1、公开市场采购亦称竞争价格采购，适用于采购次数频繁，需要每日进货的食品原料。采购部通过电话联系或商函，或通过与供货单位直接洽商，取得所需食品原料的报价，一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价，分别登记在采购申请单上，经过比质比价，选择其中最好的供货单位。 2、无选择采购在较特殊的情况下，酒店所需要采购的某种原料在市场上奇缺，或仅有一家供货单位，或酒店必须得到此物品及食品原料。此时，采购部往往采取无选择采购方法，即连同采购申请单开出空白支票，由供货单位填写。 3、成本加价采购某种物品或食品原料的价格涨落变化较大或很难确定其合适价格时，可以采用成本加价法。此处说的成本指批发商、零售商等供货单位的商品成本。在某种情况下，供货单位和采购部双方都把握不住市场价格动向，于是便采用此法成交。即在供货单位购入原料时所花的成本上酌加一个百分比，作为供货单位的盈利部分。此法对供货单位而言，减少了因价格的骤然下降可能带来的亏损危险。对采购单位而言，加价的百分比一般比较小，也比较合算，采取成本加价方法的主要困难是很难准确掌握供货单位物品的真实成本，因此酒店采购时较少采用此方法。4、招标采购它是一种比较正规的采购方法。一般只有大型企业使用。采购单位把所需采购的物品名称及规格标准以投标邀请的形式寄给各有关供货单位，供货单位接到邀请后即行投标，报出价格，亦以要密封文件的形式寄回采购单位。一般而言，凡其物品能符合规格标准，出价格低者中标。这种方法有利于采购单位选择最低的价格但由于此法要求双方签订采购合同，因而又不利于采购单位在执行合同期间另行采购价格可能更低廉，质量更合适的物品原料。 5、“一次停靠”采购酒店营业所需的物品原料品质繁多，必须向众多的供货单位采购，这就意味着酒店每天必须花费大量的人力和时间处理票据和验收进货。为了减少采购、验收工作的成本费用。有的酒店使用“一次性停靠”采购法，如果属于同一类的各种原料、物资、酒店都向同一个单位购买，这样只需要向供货单位开出一张订单，接收一次送货，处理一张票据。然而，这种方法对大型酒店而言，仍不理想，于是酒店采购也使用超级市场购物方式。这种超级市场是现在逐渐建立的酒店物资源共享供应公司，它可以使酒店原料物资源共享供应及时无缺，而且每月订货，验收次数大大减少，降低了采购费用。 6、合作采购合作采购是三家以上的酒店企业组织起来，联合采购某种物品原料。其主要优点是通过大批量采购，各酒店有机会享受优惠价格。尽管各酒店各有特色，但完全可以运用合作采购的方法采购某种相同标准的食品、饮料及各种通用物品。 7、集中采购酒店管理公司或集团往往建立地区性的采购办公室，为本公司该地区的酒店企业采购各种物品食品等，具体做法是各酒店将各自所需要的原料、物品及数量定期上报公司采购办公室，办公室汇总后集中采购。订货后，可根据具体情况，由供货单位分别运送到各个酒店企业，也可由采购办公室统一验收，随后再行分送。 集中采购的优点是由于批量大，往往可以享受优惠价格集中采购便于与更多的供货单位商洽，原料质量和价格上有更多的选择余地，集中采购可以减少各酒店企业采购员营私舞弊的机会。当然，集中采购也有不足之处，如各酒店只接受采购办公室采购的食品原料，利于酒店自己的经营特色或特殊需要。由于集中采购，酒店不得不放弃当地可能出现的廉价物品原料，集中采购可能趋使酒店菜单雷同，使酒店自行修改菜单的能力受到局限，不利于酒店创造独特风格。以上采购方法各酒店应根据自己酒店类型、规模、级别档次、隶属形式、业务特点、市场条件等因素，选择合适的采购方法。 三、采购程序1、酒店采购大型设备、家具、电器等固定资产 （1） 根据酒店物品的需求，填写申购单呈本部门相关主管审批； （2） 申购单需经部门主管，采购总监，财务总监及总经办签名后方可生效进行采购； （3） 采购员在实施采购时，要参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价并实施采购； （4） 在验收设备时，采购员必须会酒店相关负责人及仓管部共同对设备进行验收，验收内容包括：设备名称及规格、数量、单价、保修说明、出厂日期、设备使用年限、生产厂家等；（5） 验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并将设备交付使用； （6） 采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。 2、酒店采购肉类、海鲜、蔬菜、调料、酒水、香烟等原材料和库存商品 （1） 根据当日需求，每日填写每日购货单，经由厨房相关负责人开单后，交由驻店采购员进行采购； （2） 采买过程中，食品浮动单价大于5元以上的食材，均需报至厨师长，同意后方可购买 （3） 在办理验收入库时，采购员必须会同仓管员、厨房部负责人共同对货物进行验收。验收内容包括：进货数量、单价、质量等。 （4） 验收无误后，三方在入库单上签字确认，并及时办理货物的直拨或入库； （5） 采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。 3、酒店实施日常的零星采购（1） 申购部门负责人必须事先到仓库咨询有无存货，若有存货时，取消采购计划；若没有存货时，要填制物品申购单，报相关负责人审批； （2） 总经办批准并签字后，必须及时通知采购员实施采购； （3） 采购员持签字批准的物品申购单（附请款单）到财务部办理领款手续； （4） 采购员在采购过程中，必须本着货比三家的原则实施采购； （5） 在办理验收入库时采购员，必须会同仓管、申购人共同对货物进行验收。 （6） 验收无误后，三方在报销单据上签字确认，并及时办理入库。 （7） 采购员持签字后的报销单据，到财务部办理报销手续。 4、临时物品采购工作程序 （1） 临时物品的采购申请： 临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单，注明所需采购物品的名称、规格、数量等 （2） 临时物品的采购审批： 部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。 （3） 临时物品的采购实施： 采购员根据部门所下的申购单直接采购，部门急用的物品采购必须当天完成；采购员将部门所采购物品购回后，需将申购单交给相关部门补签手续。 （4） 临时物品的采购验证： 采购购回物品后，仓库及部门负责人验货给予优先及时验收，验收合格入库后交与申请部门领用。 四、采购物资验货流程 1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库，由库房根据申购单验收货物，不允许直接将货物交与使用部门。 2、对于不符合采购申购单的货物，库房人员有权拒收，供应商或采购人员办理入库验收手续后，仓管应开入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 4、在验收过程中，仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续， 5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作，对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。 五、仓储管理仓管是酒店采购控制成本的重要一环 ，仓库主管的报告上级是采购部经理，督导下级是收货员、物品仓库保管员。仓库主管的主要职责为 1 、服从采购部经理指示，负责酒店多种物品资源共享的申购、验收、保管及发放业务的组织管理工作。 2、根据部门的用量确定食品饮料及物品的库存量，负责审核申请采购单，写清各种物资共享的品名、数量、国内购买还是进口等项目。3、监督检查执行收货的程序与标准的情况，严格入库前把关，严格审核订单和发票，对所有入库物资源共享的数量、质量、包装、卫生等进行检查，对于低质量物品提出退货或拒收意见。 4、督导库房保管员认真填写帐卡，根据收货日报表及时放账，严格执行物资源共享发放规定，坚持原则办理领取手续，按提货单上数量发放并销账。督导并参与库房每月盘点，做到帐物相符，出现差错及时处理。 5、加强对食品库，酒水库和物品库的管理，对于保质期快到和使用慢的食品饮料，即时发给使用部门在保持期内用完，对于过期或破损的食品要及时报损，不准把不合格食品、饮料发入给使用部门，严格执行食品卫生法加强检疫工作确保卫生安全。 6、保证供应的前提下，不断货、不积压，使物资源共享周转快，缩短存放的时间，少占用资金，把库存量及时通告各使用部