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工程合同管理流程 共8页 第8页工程合同管理流程1. 目的对工程合同的拟稿、审批过程、审批权限以及合同的保管、履行、监控进行规范，减少合同风险，维护公司利益。2. 适用范围公司签署的工程设计、勘察、监理、施工承包合同和设备材料采购合同。3. 流程主导部门：合约采购部4. 职责4.1 合约采购部4.1.1 负责合同的拟稿和合同价款商定。4.1.2 负责组织合同洽谈，做好合同洽谈记录。4.1.3 负责根据合同洽谈结果，对初拟的合同进行修改，形成合同报批文本。4.1.4 负责合同的报批和报批结果的跟踪。4.1.5 负责签字盖章完成后合同文本的分发、登记、归档管理工作。4.1.6 负责工程合同执行情况的汇总统计上报工作。4.2 工程部4.2.1 参加工程勘察、施工承包、工程监理、设备材料采购类合同洽谈；4.2.2 审核工程合同，签署审核意见；4.2.3 负责工程施工、工程监理、设备材料采购等工程合同的执行管理工作，及时反馈合同执行情况；4.2.4 负责工程施工、工程监理、设备材料采购类合同的执行后评价工作，并将合同执行的评价结果反馈给合约采购部。4.3 设计部4.3.1 参加工程勘察、设计、技术服务类、设备材料采购类合同洽谈；4.3.2 审核工程勘察、设计、技术服务、设备材料采购类合同，签署审核意见；4.3.3 负责工程勘察、设计、技术服务类合同的执行管理工作，及时反馈合同执行情况；4.3.4 负责工程勘察、设计、技术服务类合同的执行后评价工作，并将合同执行的评价结果反馈给合约采购部。4.4 预算部4.4.1 负责协助合约采购部确定合同价款和工程造价计算和结算方式；4.4.2 参加工程合同洽谈；4.4.3 审核会签工程合同，签署审核意见；4.4.4 建立合同付款台账，及时登记合同款项支付情况，并定期与财务部、合约采购部核对合同付款情况。4.5 工程分管领导4.5.1 审核工程合同，签署审核意见。4.5.2 对工程合同的执行负有管理、检查、指导、监督的责任4.6 财务部4.6.1 审核工程合同，签署审核意见。4.6.2 参与工程合同付款管理，实施付款审批和支付。4.7 营销部4.7.1 提出样板房、销售卖场装饰装修的风格和限额具体要求，参加该类合同洽谈；4.7.2 审核会签样板房、销售卖场装修设计和施工合同，签署审核意见；4.7.3 参与样板房、销售卖场装修设计合同执行过程中的方案设计、方案深化设计审核，提出具体的要求和审核意见，并对最终成果进行确认。4.8 董事长审批工程合同。4.9 行政部4.9.1 负责合同的签字盖章。4.9.2 负责归档合同档案管理。5. 工作程序5.1 工程合同拟稿和洽谈5.1.1 工程合同拟稿由合约采购部负责。公司同意使用的标准格式合同的，应尽量使用格式合同。没有格式合同的，由合约采购部依照招标或直接发包初步确定的合同条件和发包范围（或采购清单），拟定合同初稿，拟稿时应参照已签署的合同及相关案例。5.1.2 工程合同初稿拟定后，送工程分管领导审核。合约采购部根据审核意见，对合同初稿进行修改，形成合同洽谈文本。5.1.3 合约采购部经理主持进行工程合同洽谈。并按本流程职责规定，通知相关部门派人参加洽谈。其中，工程勘察、设计、技术服务类合同，设计部经理应参加洽谈；工程施工承包、设备材料采购、工程勘察、工程监理类合同，工程部经理及工程部相关专业人员应参加洽谈；涉及工程造价及工程量计量的合同，预算部经理应参加洽谈。涉及销售卖场、样板房装修设计等与房产销售相关的合同，营销部经理应参加洽谈。5.1.4 合同洽谈应签署洽谈记录，参加洽谈的人员应在洽谈记录上签字。5.2 工程合同审批5.2.1 合同报批文本：合同报批文本由合约采购部根据经双方洽谈达成一致的记录进行修改完成。5.2.2 合同上报审批：合同报批文本修改完成，合约采购部负责合同的审批报送工作。5.2.3 合同的审批原则上按照合同审批表的顺序进行，遇特殊情况可以临时调整顺序，但须征得次序变动影响的下一会签人的同意。5.2.4 各审核人应在各自的职权范围内对合同提出修改意见，合同主办部门根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在合同审批表上签署意见。5.2.5 如审核部门对合同提出原则性修改意见，合约采购部应重新组织合同洽谈，必要时提出该意见的部门应参加洽商，双方取得一致后进行修改。序号部门名称审核重点1合约采购部负责合同起草，合同文字和结构、通用条款、特殊条款、专用条款，合同的商务条款和相关要求、合同的组成和附件，合同最终定稿确认。2工程部合同工作范围、双方权利义务、技术标准和要求、工程计划和现场管理要求、工期、进度、质量、保修等条款。3设计部勘查设计类合同设计周期、设计质量、设计过程管理、后期服务、成果文件的评审和检查验收。设备材料采购的技术标准和品质要求。4预算部合同价款的计量计算、结算方式、结算文件格式和要求，合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。5营销部销售卖场和样板房的装修风格和限额要求、设计文件各阶段的时间要求，最终成果的确认和评审。6财务部签约公司名称、合同款支付方式、履约担保、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。5.2.6 合同经董事长批准后方可办理签署盖章手续。5.3 工程合同签署和盖章5.3.1 工程合同原则上由对方先签字盖章。5.3.2 我方在合同的签字盖章由行政部办理。5.3.3 工程合同签章完成后，合约采购部负责合同的存档和合同的分发工作，合约采购部应建立合同收发管理档案，对发出的合同进行登记。5.4 工程合同的执行与反馈：合同执行部门负责按合同条款执行，合约采购部负有监督责任。执行部门每月应向合约采购部反馈合同执行情况和存在的问题，由合约采购部进行汇总后形成合同执行情况月报，报送公司领导和相关部门。5.5 工程分管领导对工程合同执行情况负有管理职责。工程分管领导应随时掌握合同执行情况，对合同管理工作进行监督和把控，提出改进的意见和建议。6. 工程合同管理流程图7. 相关工作表单合同谈判记录 约谈项目第几次约谈时间约谈地点参加人员约谈单位约谈内容谈判结果会签合同会签及审批表项目名称合同名称签约单位联系人及电话合同